淺談檔案管理工作中存在的問題和對策

方芳

摘要：隨著社會發(fā)展的不斷深入，我國各項管理制度的不斷加大，對檔案管理工作也提出了規(guī)范化、標準化等更高的要求。本文通過分析當前企事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，針對這些現(xiàn)實問題提出合理化的建議，以期檔案管理工作能實現(xiàn)更好的發(fā)展。

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

檔案是記錄歷史、社會以及人類信息的一個重要載體，是企事業(yè)單位信息管理的重要部分。正隨著社會的進步發(fā)展，信息社會的到來，各行各業(yè)對檔案工作的要求不斷提高，當今檔案管理工作越來越凸顯出它知識性、服務性的功能。檔案管理工作的重點在于為企事業(yè)單位的決策者提供及時準確的員工信息，隨著計算機信息技術的迅速發(fā)展，檔案管理作為企事業(yè)單位員工人事管理工作中的一個重要組成部分，不僅在員工職位晉升、績效考評等活動中的作用日益重要，而且檔案信息資源的利用也逐步受到社會的重視。隨著我國現(xiàn)代化建設的進行，檔案管理工作有了一定的發(fā)展，同時也顯現(xiàn)出一些問題。

一、當前企事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現(xiàn)在的管理需求。

（二）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分企事業(yè)單位檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

（三）檔案硬件投入及經(jīng)費不足

近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網(wǎng)絡技術在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡技術管理檔案的企事業(yè)單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。企事業(yè)單位檔案室建設不標準、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。

（四）檔案開發(fā)利用率低

企事業(yè)單位檔案工作對企事業(yè)單位的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為企事業(yè)單位帶來巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。但是許多企事業(yè)單位長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使企事業(yè)單位員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

二、加強企事業(yè)單位檔案管理工作的一些對策

（一）加大宣傳力度，提高企事業(yè)單位檔案管理的認識

企事業(yè)單位領導要充分認識檔案工作對促進企事業(yè)單位發(fā)展的重要作用，切實增強做好企事業(yè)單位檔案工作的使命感和責任感，進一步明確檔案工作是各級領導義不容辭的責任和義務。企事業(yè)單位應加強對《中華人發(fā)共和國檔案法》及有關法規(guī)文件的宣傳和教育，提高檔案管理意識和法制概念，形成有利于企事業(yè)單位檔案管理的環(huán)境。

（二）建立健全切合實際的檔案管理制度強化工作責任

法制化是做好檔案管理工作的一項重要的基礎，要做好檔案管理工作必須以依法治檔為根本，落實好檔案管理制度化。《中華人發(fā)共和國檔案法》是目前我國檔案工作所遵循的主要法律。檔案管理制度要以《中華人發(fā)共和國檔案法》為指導原則，并結合本單位檔案工作的實際情況，制定一套適合于本單位的行之有效的管理制度。

（三）加強信息化建設，完善檔案管理工作的基礎設施

在實踐工作中，為了確保企事業(yè)單位檔案管理工作開展的有效性，加強信息化建設，完善檔案管理工作的基礎設施，也是其中一項重要的發(fā)展對策。結合企事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，通過實施加強信息化建設，完善檔案管理工作的基礎設施的對策的方式，強調企事業(yè)單位檔案管理工作開展的重要性，樹立積極發(fā)展的理念，有利于強化企事業(yè)單位檔案管理工作人員的管理意識，進而逐漸的提高工作效率。同時，鼓勵工作人員提出工作中遇到的問題，經(jīng)過共同的研究，及時的提出解決方案。因此，在企事業(yè)單位單位的管理工作中，為了有效的促進檔案管理工作的發(fā)展，應重視加強信息化建設，完善檔案管理工作的基礎設施這一發(fā)展對策。

（四）加強檔案的開發(fā)和利用，提高工作效率

檔案利用工作是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的共享。就必須加強檔案基礎管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎上加強對檔案的保管工作，隨時準備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復制件，以代替檔案原件提供利用。在管理好檔案的基礎上，檔案管理工作也要適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會效益的同時，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

（五）加強檔案管理人才的引進和培養(yǎng)

檔案管理事業(yè)的成熟發(fā)展，高素質的人才是關鍵。一般來說，從事檔案管理工作人員待遇相對較低，人們對檔案管理工作的認識也有偏差。因此，從人才引進的角度來說，很多單位無法吸引到高學歷高素質兼?zhèn)涞娜瞬拧Ｋ?，為了改善這種情況，我們需要主動提高工作人員的待遇、改善工作環(huán)境、注意安全防護。安排彈性的工作時間。使工作人員的培訓制度化等等。在人才管理方法實行人性化管理，注意人員的心理保健，讓他們沒有后顧之憂。

三、結束語

綜上所述，在高速發(fā)展的信息時代，檔案工作必須要緊緊結合時代發(fā)展要求，從理念上更新，行動上創(chuàng)新，采取行之有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，為單位進一步加強科學管理檔案發(fā)揮積極的作用。

參考文獻：

[1]王贏平.事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務，2014（1）：58.