淺談檔案管理工作中存在的問題和對(duì)策

方芳

摘要：隨著社會(huì)發(fā)展的不斷深入，我國各項(xiàng)管理制度的不斷加大，對(duì)檔案管理工作也提出了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化等更高的要求。本文通過分析當(dāng)前企事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，針對(duì)這些現(xiàn)實(shí)問題提出合理化的建議，以期檔案管理工作能實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對(duì)策

檔案是記錄歷史、社會(huì)以及人類信息的一個(gè)重要載體，是企事業(yè)單位信息管理的重要部分。正隨著社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展，信息社會(huì)的到來，各行各業(yè)對(duì)檔案工作的要求不斷提高，當(dāng)今檔案管理工作越來越凸顯出它知識(shí)性、服務(wù)性的功能。檔案管理工作的重點(diǎn)在于為企事業(yè)單位的決策者提供及時(shí)準(zhǔn)確的員工信息，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理作為企事業(yè)單位員工人事管理工作中的一個(gè)重要組成部分，不僅在員工職位晉升、績效考評(píng)等活動(dòng)中的作用日益重要，而且檔案信息資源的利用也逐步受到社會(huì)的重視。隨著我國現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)行，檔案管理工作有了一定的發(fā)展，同時(shí)也顯現(xiàn)出一些問題。

一、當(dāng)前企事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）對(duì)檔案的重視程度不夠

長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

（二）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分企事業(yè)單位檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。

（三）檔案硬件投入及經(jīng)費(fèi)不足

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運(yùn)用，管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的企事業(yè)單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。企事業(yè)單位檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。

（四）檔案開發(fā)利用率低

企事業(yè)單位檔案工作對(duì)企事業(yè)單位的各項(xiàng)工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為企事業(yè)單位帶來巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。但是許多企事業(yè)單位長期以來重“藏”輕“用”，對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳，因此使企事業(yè)單位員工對(duì)檔案利用效益知之甚少。由于對(duì)檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

二、加強(qiáng)企事業(yè)單位檔案管理工作的一些對(duì)策

（一）加大宣傳力度，提高企事業(yè)單位檔案管理的認(rèn)識(shí)

企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)檔案工作對(duì)促進(jìn)企事業(yè)單位發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好企事業(yè)單位檔案工作的使命感和責(zé)任感，進(jìn)一步明確檔案工作是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。企事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)《中華人發(fā)共和國檔案法》及有關(guān)法規(guī)文件的宣傳和教育，提高檔案管理意識(shí)和法制概念，形成有利于企事業(yè)單位檔案管理的環(huán)境。

（二）建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度強(qiáng)化工作責(zé)任

法制化是做好檔案管理工作的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作必須以依法治檔為根本，落實(shí)好檔案管理制度化?！吨腥A人發(fā)共和國檔案法》是目前我國檔案工作所遵循的主要法律。檔案管理制度要以《中華人發(fā)共和國檔案法》為指導(dǎo)原則，并結(jié)合本單位檔案工作的實(shí)際情況，制定一套適合于本單位的行之有效的管理制度。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)，完善檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施

在實(shí)踐工作中，為了確保企事業(yè)單位檔案管理工作開展的有效性，加強(qiáng)信息化建設(shè)，完善檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施，也是其中一項(xiàng)重要的發(fā)展對(duì)策。結(jié)合企事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，通過實(shí)施加強(qiáng)信息化建設(shè)，完善檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施的對(duì)策的方式，強(qiáng)調(diào)企事業(yè)單位檔案管理工作開展的重要性，樹立積極發(fā)展的理念，有利于強(qiáng)化企事業(yè)單位檔案管理工作人員的管理意識(shí)，進(jìn)而逐漸的提高工作效率。同時(shí)，鼓勵(lì)工作人員提出工作中遇到的問題，經(jīng)過共同的研究，及時(shí)的提出解決方案。因此，在企事業(yè)單位單位的管理工作中，為了有效的促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，應(yīng)重視加強(qiáng)信息化建設(shè)，完善檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施這一發(fā)展對(duì)策。

（四）加強(qiáng)檔案的開發(fā)和利用，提高工作效率

檔案利用工作是檔案自身價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價(jià)值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會(huì)重要的不可或缺的信息資源。要加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。就必須加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)檔案的保管工作，隨時(shí)準(zhǔn)備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用。在管理好檔案的基礎(chǔ)上，檔案管理工作也要適應(yīng)社會(huì)需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會(huì)效益的同時(shí)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

（五）加強(qiáng)檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)

檔案管理事業(yè)的成熟發(fā)展，高素質(zhì)的人才是關(guān)鍵。一般來說，從事檔案管理工作人員待遇相對(duì)較低，人們對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)也有偏差。因此，從人才引進(jìn)的角度來說，很多單位無法吸引到高學(xué)歷高素質(zhì)兼?zhèn)涞娜瞬拧Ｋ?，為了改善這種情況，我們需要主動(dòng)提高工作人員的待遇、改善工作環(huán)境、注意安全防護(hù)。安排彈性的工作時(shí)間。使工作人員的培訓(xùn)制度化等等。在人才管理方法實(shí)行人性化管理，注意人員的心理保健，讓他們沒有后顧之憂。

三、結(jié)束語

綜上所述，在高速發(fā)展的信息時(shí)代，檔案工作必須要緊緊結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求，從理念上更新，行動(dòng)上創(chuàng)新，采取行之有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，為單位進(jìn)一步加強(qiáng)科學(xué)管理檔案發(fā)揮積極的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]王贏平.事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（1）：58.