采購文件編制的思考

劉功勛　李嘉

摘要：采購工作一直以來都受到市場高度關(guān)注，采購活動必須遵循“公開、公平、公正和誠實信用”的基本原則?！吨腥A人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》實施以來，規(guī)范了市場采購行為，無論是政府還是企業(yè)均按照法律規(guī)定，形成了采購工作的主流方式，并且統(tǒng)一了模式和標(biāo)準(zhǔn)。隨著采購工作的延伸，國家部委、國網(wǎng)公司以及各省市分別明確了招標(biāo)采購、非招標(biāo)采購方式方法，并相繼出臺了若干配套規(guī)章制度和實施細(xì)則、辦法規(guī)定等補充內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：采購文件編制；招標(biāo)；非招標(biāo)

近幾年，明星公司加大投入，改善基礎(chǔ)設(shè)施水平，打造堅強(qiáng)電、水網(wǎng)絡(luò)，深入推行信息化建設(shè)。一系列的投入，使公司招標(biāo)、非招標(biāo)采購活動日益增多，采購過程的規(guī)范性及采購結(jié)果成為來自各方的焦點，從實際工作來看，采購工作各環(huán)節(jié)存在的爭議和問題也越來越多，要確保采購效果、保障各方合法權(quán)益，除了評審過程及后期合同履約控制外，重點還要從采購過程入手，抓住管控重點，比如招標(biāo)文件（含公開招標(biāo)文件、招標(biāo)資格預(yù)審邀請文件、邀請招標(biāo)文件等）、非招標(biāo)采購文件（含競爭性談判文件、詢價文件、單一來源談判文件等非招標(biāo)采購方式文件），采購文件（本文中采購文件代表招標(biāo)文件、非招標(biāo)采購文件）是招標(biāo)人在“招標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)、訂立合同”過程中的指導(dǎo)性文件，也是投標(biāo)人在響應(yīng)招標(biāo)項目中進(jìn)行標(biāo)書編制的參照和依據(jù)，采購文件的質(zhì)量直接影響采購工作的成敗和效果，是采購流程中的關(guān)鍵性工作，是達(dá)到采購、需求目的的合法性手段。

一、招標(biāo)非招標(biāo)采購的主要方式

按照法律規(guī)定，合法的招標(biāo)方式有兩種，即公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)；合法的非招標(biāo)方式主要有三種，即競爭性談判、詢價、單一來源采購；除以上幾種方式外，根據(jù)實際情況可由上級監(jiān)管部門認(rèn)定其他采購方式，比如公司當(dāng)前正計劃推行的電商化采購等。

必須進(jìn)行招標(biāo)的資金來源主要包括國有資金投資項目、國家融資項目、國際組織或者外國政府資金的項目。資金規(guī)模達(dá)到法定標(biāo)準(zhǔn)就必須進(jìn)行招標(biāo)，未達(dá)到招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，可以采用法定非招標(biāo)方式進(jìn)行。

與我們?nèi)粘９ぷ骶o密相關(guān)，更多的主要是國有資金，規(guī)定范圍主要有各級財政預(yù)算資金、納入財政管理的各種政府性專項建設(shè)基金、國有企業(yè)事業(yè)單位自有資金，并且國有資產(chǎn)投資者實際擁有控制權(quán)的項目。

（一）招標(biāo)

1.公開招標(biāo)。招標(biāo)人以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標(biāo)。該方式能最大限度的征集潛在投標(biāo)人，具有充分的競爭性，是當(dāng)前國際、國內(nèi)普遍采用的招標(biāo)方式。在國家法規(guī)中也明確了公開招標(biāo)應(yīng)作為主要采購方式。

2.邀請招標(biāo)。招標(biāo)人以投標(biāo)邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標(biāo)。該方式競爭性有限，一般在有特殊要求、專業(yè)性較強(qiáng)且潛在投標(biāo)人較少的情況下采用，但能保證投標(biāo)人的實力和資信，避免項目風(fēng)險，保證秩序競爭。采用該方式需經(jīng)項目審批部門進(jìn)行批準(zhǔn)。

（二）非招標(biāo)

1.競爭性談判。談判小組與符合資格條件的供應(yīng)商就采購貨物、工程和服務(wù)事宜進(jìn)行談判，供應(yīng)商按照談判文件的要求提交響應(yīng)文件和最后報價，招標(biāo)人從談判小組提出的成交候選人中確定成交供應(yīng)商的采購方式。該方式是非招標(biāo)采購的首選方式，競爭性較強(qiáng)，雙方可面對面進(jìn)行若干輪談判，在質(zhì)量和服務(wù)均能滿足采購文件實質(zhì)性響應(yīng)要求且最后報價最低的，原則確定為成交供應(yīng)商。明星公司在部分項目的評審上采取了綜合打分的辦法對投標(biāo)進(jìn)行評定和推薦。

2.詢價采購。詢價小組向符合資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求供應(yīng)商一次性報出不得更改的價格，招標(biāo)人從詢價小組提出的候選人中確定成交供應(yīng)商的采購方式。該方式一般針對物資類采購，且在價值較低、有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下采用，分為書面詢價和現(xiàn)場詢價，原則上報價最低的確定為成交供應(yīng)商。

3.單一來源采購。招標(biāo)人從某一特定供應(yīng)商處采購物資、工程和服務(wù)的采購方式。該方式不具有競爭性，但具有必需性和延續(xù)市場論壇/環(huán)球市場性，理由必須充分，對價格要有準(zhǔn)確判斷。

非招標(biāo)采購中的其他方式，如競爭性磋商、項目追補采購、電子商務(wù)平臺采購等在此就不作贅述。

二、采購文件編制需把握的六項核心內(nèi)容

（一）依法依規(guī)

采購文件編制必須符合國家現(xiàn)行法律法規(guī)的要求，文件中的方式以及程序必須合法。

1.現(xiàn)行招標(biāo)投標(biāo)及采購法律法規(guī)中對于具體的招標(biāo)、非招標(biāo)采購方式進(jìn)行了明確，規(guī)定了適用條件、標(biāo)準(zhǔn)和限額。在實際操作中究竟采用何種方式開展采購工作，應(yīng)該根據(jù)適用條件、項目特點和實際情況，參照規(guī)定進(jìn)行確定，不得人為更改采購方式。比如在招標(biāo)活動中，將必須公開招標(biāo)的項目改為邀請招標(biāo)，或以各種方式拆分項目避免招標(biāo)；在非招標(biāo)采購中，未按規(guī)定方式實施采購，或擅自調(diào)整采購方式，未經(jīng)審查采取詢價和單一來源而影響公平公正性。

2.采購文件中不得設(shè)置有歧視性、傾向性或不公平的限制條件、要求等內(nèi)容，為保證采購活動公平公正、競爭充分，在文件中不得出現(xiàn)人為提高資格條件或設(shè)置不合理的限制條件，或根據(jù)意向中標(biāo)人的條件設(shè)置技術(shù)性限制條件、要求等，設(shè)置帶有傾向性的扣分或加分條件，出現(xiàn)排他性條款。在評標(biāo)或評審方法和細(xì)則制定中不能將企業(yè)業(yè)績作為加分條件和中標(biāo)要素。

3.技術(shù)要求規(guī)定不得違規(guī)，不得要求或者標(biāo)明某一特定的專利、商標(biāo)、名稱、設(shè)計、型號、原產(chǎn)地或生產(chǎn)廠家。應(yīng)符合國家或行業(yè)主管部門要求的現(xiàn)行技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，不得人為提高標(biāo)準(zhǔn)或降低標(biāo)準(zhǔn)，影響市場公平競爭原則。

（二）完整規(guī)范

采購文件的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容要以規(guī)范的文字進(jìn)行描述，簡潔有序、準(zhǔn)確明了，把采購目的、要求、進(jìn)度、售后服務(wù)等完整體現(xiàn)。完整規(guī)范的采購文件才能有效的規(guī)范采購活動。

1.采購文件的整體結(jié)構(gòu)應(yīng)完整規(guī)范。招標(biāo)文件主要包括邀請、須知、文件格式、合同條款、評標(biāo)辦法、資格資質(zhì)要求、技術(shù)商務(wù)要求等，工程類還有工程量清單及圖紙等內(nèi)容；非招標(biāo)采購文件一般包括邀請、須知、技術(shù)和商務(wù)要求、響應(yīng)文件格式、合同主要條款等，采取綜合評分方式的要進(jìn)行明確，工程施工類還包括概況及圖紙等內(nèi)容。

2.采購文件編制的用詞用語要準(zhǔn)確無誤，不得含糊不清或有歧義，不能使用“大概、大約”等無法確定的或表達(dá)上含糊不清的語句，防止投標(biāo)人出現(xiàn)理解誤差。

3.采購文件的條款內(nèi)容應(yīng)完整規(guī)范。在實際采購活動中，盡管部分條款內(nèi)容在采購評審或定標(biāo)之前都未發(fā)揮實質(zhì)性作用，如合同條款，但應(yīng)當(dāng)要保持內(nèi)容的完整規(guī)范，不能省略或刪減，這些內(nèi)容都是定標(biāo)后續(xù)工作的規(guī)范性文本和履約依據(jù)。

4.工程項目采購文件中的工程概況、設(shè)計、工程量清單、圖紙等內(nèi)容應(yīng)完整規(guī)范。這些內(nèi)容是報價的基礎(chǔ)和依據(jù)，在寫入正式采購文件之前一定要嚴(yán)格并認(rèn)真細(xì)致的把關(guān)審查，保證相關(guān)內(nèi)容完整、充分的展現(xiàn)出來。設(shè)備采購文件的技術(shù)指標(biāo)要規(guī)范的進(jìn)行描述，確保兼容性。

5.采購文件要充分反映采購項目的獨特個性，不能按照相同內(nèi)容模版來套取，應(yīng)充分結(jié)合采購內(nèi)容和實際情況進(jìn)行內(nèi)容填充，比如相應(yīng)技術(shù)要求、評審方法、評標(biāo)打分標(biāo)準(zhǔn)等。同時編制和審查中要有充分的事件預(yù)想，評定過程中的情況及處理方式要明確，如綜合評分打分結(jié)果一致應(yīng)如何處理、綜合評審報價一致如何處理等方面的問題。

（三）平等合理

采購文件要體現(xiàn)平等對待招標(biāo)人和投標(biāo)人、合理提出技術(shù)要求與商務(wù)條件。技術(shù)要求根據(jù)可行性報告、技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析確立，不能盲目提高或降低標(biāo)準(zhǔn)要求。

1.平等合理劃分標(biāo)包，充分考慮質(zhì)量和物資生產(chǎn)供應(yīng)周期，結(jié)合資金計劃和市場潛在投標(biāo)人的承包能力及參與競爭能力。

2.平等合理采用評標(biāo)評審辦法，根據(jù)項目的特點和實際情況選擇最適合的評定方式，對于技術(shù)要求復(fù)雜、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不能統(tǒng)一、有高性價比要求的采購項目，如大型成套設(shè)備物資或有特殊要求的工程項目，可以采取綜合評分打分的方法；對于技術(shù)簡單、要求能統(tǒng)一、能通用定型、滿足基本要求就可以的物資或勞務(wù)承包居多，無特殊材料要求的工程、服務(wù)等項目就可以采取綜合評審（原則低價）的方法。

3.平等合理設(shè)置價款結(jié)算或聯(lián)動方式，根據(jù)采購項目特點或時間周期，合理確定價款結(jié)算方法，并在合同條款中進(jìn)行明確，要保證采購進(jìn)度或項目實施進(jìn)度與價款結(jié)算相協(xié)調(diào)。價格聯(lián)動方式更多的運用在大批量的協(xié)議庫存采購，因規(guī)模大、合同周期長，要確定合理的價格聯(lián)動方式，應(yīng)保證價格調(diào)整范圍與市場價格水平相符，有充分的調(diào)價依據(jù)。

4.平等合理分擔(dān)雙方風(fēng)險和責(zé)任。站在招標(biāo)人自身角度，都希望將風(fēng)險偏重在投標(biāo)人，或由投標(biāo)人全面承擔(dān)，條款中苛刻、不平衡的條款其實是一把“雙刃劍”，當(dāng)投標(biāo)人承擔(dān)不了這種風(fēng)險和責(zé)任時，會對招標(biāo)人也造成傷害。在風(fēng)險和責(zé)任分擔(dān)上，要從整體效益出發(fā)，最大限度發(fā)揮雙方積極性，比如不可抗力、自然因素、政府行為、環(huán)境限制等方面做到共同承擔(dān)。

（四）標(biāo)準(zhǔn)一致

采購文件整體內(nèi)容要標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一和結(jié)構(gòu)相互一致，不能存在沖突或矛盾，同時要講究技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)先，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)就是需求方向和要求，是決定采購成敗的重要依據(jù)。

1.采購文件各組成部分要保持標(biāo)準(zhǔn)一致，文件結(jié)構(gòu)由多個章節(jié)部分和不同主題內(nèi)容組成，但相互關(guān)聯(lián)、目的一致，如技術(shù)要求與合同條款要保持一致，技術(shù)要求與圖紙、材料或工程量清單保持一致，須知和響應(yīng)文件格式要求資格文件等內(nèi)容要一致。

2.采購文件中所涉及的名稱要保持一致，多次使用的名詞或稱謂要在通用合同條款中的詞語定義中進(jìn)行明確和統(tǒng)一，規(guī)范語言表述，避免在采購文件中同時出現(xiàn)“技術(shù)資料”、“技術(shù)要求”、“技術(shù)規(guī)范”，“賣方”與“供方”，“響應(yīng)文件”與“應(yīng)答文件”等前后不一致的情況。

3.采購文件中語言表述要標(biāo)準(zhǔn)、清晰，避免出現(xiàn)讓投標(biāo)人通過“猜”的方式，來理解或掌握招標(biāo)人需求；在評標(biāo)辦法中避免出現(xiàn)“相關(guān)、相應(yīng)”等不明確用語；避免在文件中出現(xiàn)“高于、優(yōu)于”什么產(chǎn)品的對比描述；避免不正確的描述導(dǎo)致出現(xiàn)指定性條款，從而使投標(biāo)人產(chǎn)生質(zhì)疑。

（五）操作可行

采購文件編制的所有內(nèi)容都會在后期付諸實施，如評標(biāo)或評審方式、技術(shù)要求、合同條款等內(nèi)容，因此工作程序、條件、方法等操作性和可行性要強(qiáng)。

1.采購文件中規(guī)定的相關(guān)程序，須知中規(guī)定的程序，以及合同條款和技術(shù)條款規(guī)定的變更與索賠程序、項目驗收程序、價款結(jié)算程序等一系列合同履行程序，必須保證內(nèi)容明確具體，操作可行。

2.評標(biāo)或評審辦法作為評標(biāo)工作的重要依據(jù)，是評審人員履行職責(zé)的指導(dǎo)，要保證短時間內(nèi)的公平打分，評分細(xì)則就必須清晰明確，可判斷、可量化，所列方法和因素必須操作可行。

3.合同中的關(guān)鍵性條款，如價格調(diào)整、變化、聯(lián)動方式，付款方式，以及生產(chǎn)供應(yīng)、交付地點、方式等方面。均應(yīng)約定清楚，規(guī)定明確具體、操作性強(qiáng)、切實可行，確保能準(zhǔn)確、順利的實施履約，避免或減少合同糾紛。

4.技術(shù)文件中的技術(shù)要求應(yīng)操作可行，滿足現(xiàn)行技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求，避免高出行業(yè)通常執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，避免不切實際的響應(yīng)速度，避免苛刻的指標(biāo)或條件設(shè)置導(dǎo)致滿足需求的投標(biāo)人數(shù)量不足，或者否決性條款過多導(dǎo)致競爭不充分。

5.施工現(xiàn)場條件應(yīng)具有可行性，采購文件提供的現(xiàn)場狀況應(yīng)真實、清楚，現(xiàn)場條件因素也是投標(biāo)報價的重要因素，因此提供的現(xiàn)場條件必須符合事實，避免合同履約引起其他糾紛。

（六）風(fēng)險可控

采購文件要對采購過程和履約過程中可能產(chǎn)生的意外和風(fēng)險進(jìn)行防范和控制。市場環(huán)境復(fù)雜，風(fēng)險無處不在，要有明確的控制措施，對自身利益進(jìn)行保護(hù)。

1.中標(biāo)人違約的風(fēng)險。在合同履行期間，中標(biāo)人違約拒絕或不正確履行合同，將會給招標(biāo)人造成損失。因此采購文件要對履約擔(dān)保進(jìn)行明確，要有約束力，同時還要針對中標(biāo)人不同程度的違約行為約定相應(yīng)的違約金，以保證招標(biāo)人因中標(biāo)人違約而造成經(jīng)濟(jì)損失的情況下能得到補償。

2.價格變動的風(fēng)險。在合同履行中，合同價格調(diào)整、變更、聯(lián)動、索賠等條款往往是價格風(fēng)險的關(guān)鍵，也是防范和控制合同價格風(fēng)險的途徑。因此采購文件條款對可能發(fā)生的因素和影響要有充分的預(yù)測，并明確防范措施，合理確定價格調(diào)整、變更、聯(lián)動、索賠等內(nèi)容。

3.工程項目的風(fēng)險。在工程建設(shè)中，意外事故、自然災(zāi)害以及其他不確定因素往往會對工程建設(shè)帶來風(fēng)險。因此采購文件應(yīng)對工程項目建設(shè)強(qiáng)制性規(guī)定合同雙方分別對自己負(fù)責(zé)的保險范圍進(jìn)行投保，加強(qiáng)對工程建設(shè)的安全管理和風(fēng)險預(yù)控。

三、結(jié)語

采購過程作為手段不能取代目的，我們務(wù)必厘清物資、工程建設(shè)采購只是我們實現(xiàn)物資、工程建設(shè)中的一個重要環(huán)節(jié)，招標(biāo)人需要好品質(zhì)的物資或需要的重合同、講質(zhì)量、守誠信口碑好的工程建設(shè)企業(yè)來為之服務(wù)，保證質(zhì)量價格在我們接受的范圍才是目的所在；若通過合法的程序沒能如愿采購到想要的好品牌、好工程建設(shè)隊伍，這就沒有實現(xiàn)我們的預(yù)期，不能算是成功的采購。因此我們在這里僅提出一些粗淺的思考，望能引起同事們更多的思索，決不能為規(guī)避什么而放棄我們的預(yù)期目的。