如何做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息化建設(shè)

劉營

隨著計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)及利用已經(jīng)呈現(xiàn)出一些新的特點和趨勢，暴露出一些問題和不足，只有采取有效的對策，才能更好的實現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)利用。

一、當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題和不足

1、檔案信息服務(wù)意識薄弱。由于歷史和現(xiàn)實原因，不少檔案部門和檔案工作者形成了“重管輕用”的觀念上，他們認(rèn)為“按時接收，按時開放，提供利用”就夠了，有的甚至將檔案工作看成一種輔助性的工作，對檔案工作缺乏必要的投入，認(rèn)為沒有什么開發(fā)價值，再怎么開發(fā)也不能提高效率、不能創(chuàng)造效益。這種種錯誤觀念將不能適應(yīng)當(dāng)前及未來經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展對檔案信息資源的迫切需求，這是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案信息資源開發(fā)利用中必須解決的一個重要的問題，否則檔案工作將無法應(yīng)對數(shù)字時代的挑戰(zhàn)。

2、檔案信息資源建設(shè)不足。檔案信息化建設(shè)的實質(zhì)是為檔案信息資源的開發(fā)利用提供一個新的平臺和空間。因此，檔案信息化建設(shè)要求有針對性地開展檔案信息資源的數(shù)字化、有序化、規(guī)范化和特色化建設(shè)，這是檔案信息資源建設(shè)的重要內(nèi)容。目前，我國一些檔案部門的檔案信息化建設(shè)存在整體投入不夠，一些部門對檔案信息服務(wù)重視程度不夠，檔案工作效益低下，缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，還沒有形成統(tǒng)一的開發(fā)利用及管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等問題。

3、檔案管理人員素質(zhì)不高。隨著社會的發(fā)展，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于檔案工作的各個環(huán)節(jié)，檔案工作無論從內(nèi)容和形式上都發(fā)生了重要的變化，僅僅依靠傳統(tǒng)的檔案工作隊伍素質(zhì)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)信息時代對檔案人員的需求。目前某些檔案管理人員缺乏新的專業(yè)知識，知識結(jié)構(gòu)出現(xiàn)斷層現(xiàn)象；缺乏現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息知識和創(chuàng)新意識；對計算機(jī)的使用不夠熟練等，這些都給網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案信息資源開發(fā)利用工作帶來一定的阻礙。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用的措施及對策

1、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案信息資源開發(fā)利用的措施。

（1）解放思想，強(qiáng)化服務(wù)意識 。在數(shù)字時代檔案的開發(fā)與利用中，不僅要做好傳統(tǒng)的服務(wù)工作，而且要發(fā)揮主觀能動性，充分利用網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)站和檔案信息數(shù)據(jù)庫等優(yōu)勢，開發(fā)多種多樣的數(shù)字檔案信息資源，不斷開拓檔案信息服務(wù)的新局面。檔案信息的開發(fā)利用工作是檔案工作的最終目的，是檔案工作其他環(huán)節(jié)的落腳點。對檔案機(jī)構(gòu)保存的檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用是社會發(fā)展的必然要求，檔案工作者要強(qiáng)化服務(wù)意識，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的開發(fā)利用，這是數(shù)字時代賦予檔案工作者義不容辭的責(zé)任，是社會對檔案工作發(fā)展的必然要求。

（2）深層次多角度開發(fā)檔案信息資源。要深層次多角度開發(fā)檔案信息資源，主要采取以下措施：一是積極拓展傳統(tǒng)載體及新型電子檔案收集的渠道，豐富館藏；二是對傳統(tǒng)載體檔案實施數(shù)字化，采取多種方式組織數(shù)字檔案信息。對于收集和移交過來的傳統(tǒng)載體，要積極實施數(shù)字化，這是提供網(wǎng)絡(luò)利用的前提。

（3）進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)型、教育型開發(fā)利用。信息技術(shù)的迅速發(fā)展為檔案部門深層次開發(fā)檔案信息資源提供了條件，檔案工作者要熟練掌握計算機(jī)操作、數(shù)據(jù)庫管理和網(wǎng)絡(luò)管理等基本知識和技能，提升自身的信息素質(zhì)。網(wǎng)絡(luò)型開發(fā)利用打破了傳統(tǒng)時空服務(wù)方式的限制，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源互動、及時、全天候、多元化及個性化的服務(wù)。檔案部門間要加強(qiáng)合作與協(xié)作，優(yōu)化檔案館藏建設(shè)，協(xié)同建設(shè)各種文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)庫，開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源共建共享。

（4）提高檔案工作者自身的素質(zhì)。檔案工作者自身素質(zhì)將直接影響著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案信息資源的開發(fā)利用工作。檔案工作者除了掌握自身所學(xué)的本專業(yè)知識外，還應(yīng)該通過各種在職教育的形式，學(xué)習(xí)多方面的科學(xué)文化知識，以及多種相關(guān)專業(yè)的知識。檔案工作者必須轉(zhuǎn)換角色，從“守門人”變成信息的采集，管理和傳播者，不但要提供信息，還要提供從信息中提煉出來的新的知識，要從舊的管理和服務(wù)方式中走出來，以滿足用戶信息需求為中心使自己在未來的服務(wù)中承擔(dān)起“信息資源建設(shè)者的角色”。

2、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用對策。

（1）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。建立檔案數(shù)據(jù)庫是網(wǎng)絡(luò)信息資源組織的重要形式，就是將要處理的數(shù)據(jù)經(jīng)過合理分類和規(guī)范化處理之后，以記錄的形式存儲于計算機(jī)，目前的數(shù)據(jù)庫主要有以館藏檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)的館藏檔案數(shù)據(jù)庫，在國外通常稱為“公用數(shù)據(jù)庫”。還有一種是以歸檔電子文件為基礎(chǔ)的電子文件數(shù)據(jù)庫，在國外稱為“公用信息系統(tǒng)”。

（2）建立高效的網(wǎng)絡(luò)檔案檢索系統(tǒng) 。檔案工作的最終目的是滿足用戶的信息需求，所以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案工作涉及多方面的內(nèi)容，其核心和關(guān)鍵環(huán)節(jié)是檔案信息資源的有效檢索，網(wǎng)絡(luò)檔案檢索系統(tǒng)面臨許多新的課題，如前期基礎(chǔ)工作的組織實施，信息檢索系統(tǒng)的功能，網(wǎng)絡(luò)信息組織與檢索的管理方法和技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中只有建立高效的網(wǎng)絡(luò)檔案檢索系統(tǒng)，才能滿足利用者的需求。

（3）滿足利用者查找信息的求全和求準(zhǔn)需求。求全就是利用者為了達(dá)到解決實際問題的目的對信息進(jìn)行搜尋，需要盡可能搜到全面的信息，各個方面的材料搜集齊全，對這些材料進(jìn)行全面分析從而得出結(jié)論。求準(zhǔn)就是利用者在搜尋信息時，希望搜到的信息有一定的針對性，是和利用需求的信息有關(guān)的，而不是大量的無用信息，節(jié)省查詢時間。

（4）滿足利用者對利用速度的求快需求。檔案利用者總是希望在最短的時間內(nèi)搜到滿足需求的信息，解決實際問題，這種在最短時間內(nèi)找到最全面，最準(zhǔn)確信息的需求就是對利用速度的求快需求，建立高效的檔案檢索系統(tǒng)，能夠節(jié)省利用者時間，提高工作效率。

總之，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化建設(shè)是信息時代檔案事業(yè)發(fā)展的需要，如何進(jìn)行檔案信息化資源的開發(fā)、管理及應(yīng)用也是我們始終都在探索的問題。我們應(yīng)該積極去發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，通過不斷提高自身的素質(zhì)和能力，從而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下做好檔案管理工作。

（作者單位：山東濰坊市奎文區(qū)交通運(yùn)輸局）