科研經費報銷管理系統(tǒng)的構建與實現(xiàn)

李文君， 韓啟忠

(河南省農業(yè)科學院財務處，河南鄭州 450002)

隨著國家、社會和企業(yè)對農業(yè)投入的不斷加大，農業(yè)科研機構的科研項目和經費都有了大幅度的提高，而大量的科研項目在經費管理方面存在以下幾方面的問題：(1)科研經費來源項目類型較多，既有縱向課題，又有橫向課題，既有國家項目，也有地方項目，經費管理標準存在差異[1-5]；(2)科研經費預算編制不合理，與實際支出不符[6-7]；(3)科研團隊、科研管理部門和財務部門之間溝通不暢，經費管理效率不高[8-9]；(4)缺乏對經費支出的動態(tài)管理[10]；(5)現(xiàn)代化信息技術應用不足，缺乏完善的信息化管理平臺[11]。針對以上問題，可利用現(xiàn)代化的計算機技術、信息技術提高科研項目經費管理水平，切實提高科研經費管理制度的執(zhí)行力，確?？蒲泄ぷ黜樌_展。

隨著信息技術的深入發(fā)展和國家科技創(chuàng)新體系的深化改革，科研項目的信息化管理也得到迅速的發(fā)展，很多研究者基于自己對科研項目經費管理的調查研究，從而開發(fā)了一批科研項目經費管理系統(tǒng)[12-17]，取得了不錯的應用效果。辛毅和廖清遠等通過對科研單位科研項目管理的實際情況進行調研，設計開發(fā)了科研項目管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了項目管理過程中的通知發(fā)布、項目管理、申報管理、科研成果管理以及在管理過程中用戶等級的權限管理等，但是缺乏對科研項目經費的管理功能[12，16]。吳春麗以某科研院所為對象，調研科研項目經費管理系統(tǒng)的實際應用水平，明確了科研院所的實際使用需求，設計開發(fā)了科研院所項目經費管理系統(tǒng)，并從系統(tǒng)安全方面進行了設計，取得了預期的效果[17]。以上這些管理系統(tǒng)主要針對高?；蛘呖蒲性核呢攧詹块T使用，而不適合科研團隊對項目經費的內部管控。由于高校和科研院所的科研項目都圍繞科研團隊、實驗室等專業(yè)的科研團隊展開，科研團隊財務報賬須依附于單位財務部門，團隊負責人對團隊科研項目經費缺乏有效的管理和實時動態(tài)的掌握。因此，本研究從科研團隊的需求出發(fā)，構建了科研經費報銷管理系統(tǒng)，為科研團隊內部進行項目經費的管理提供了便捷的工具。

1 系統(tǒng)設計開發(fā)

1.1 系統(tǒng)結構框架設計

1.1.1 系統(tǒng)功能設計 科研經費報銷管理系統(tǒng)主要包括項目管理、項目支出明細、審批管理、用戶信息管理和賬單申報五大功能模塊(圖1)。項目管理模塊可以查看當前所有在研項目的詳細信息，以表格的形式呈現(xiàn)，各項目的基本信息一目了然；項目支出明細模塊可以查看項目支出的詳細情況，包括項目名稱、開始時間、結束時間、到賬經費及結余經費等；賬單申報模塊提供賬單的在線填寫與申報功能；審批管理模塊可以明確列出項目審批情況，包括未審批、已審批的項目詳情和反饋信息等；用戶信息管理模塊可對用戶信息進行添加、修改、刪除等。

1.1.2 系統(tǒng)權限設置 由圖1可知，本系統(tǒng)設置管理員、項目主持人和報賬人三級權限。管理員權限為最高級別權限，負責整個報銷系統(tǒng)項目的管理與編輯、報賬單的審批管理與各個項目支出明細的查詢等，分別設置有項目管理、項目支出明細、審批管理、用戶信息管理4個模塊。項目主持人可查看主持人名下項目的基本情況和科研經費的支出情況及明細。報賬人主要負責項目支出的發(fā)票整理、粘貼和賬單申報，并對報賬單及相關票據進行拍照上傳，經管理員審批后，根據反饋意見找項目相關負責人簽字。

三級權限設置規(guī)范了科研項目的經費管理，團隊負責人具有管理員權限，可根據預算和項目進展的實際情況設置不同的優(yōu)先級，提醒項目主持人按時規(guī)范項目經費的支出。項目主持人對項目經費支出明細可以實時查看，掌握項目經費支出的具體情況，了解項目經費結余情況，根據項目經費進展合理安排經費支出計劃。在三級權限中，報賬人是比較重要的一環(huán)，負責項目經費支出中發(fā)票的整理和賬單申報及存檔工作，是經費報銷系統(tǒng)中支出明細等數據的來源，為整個系統(tǒng)提供底層的數據支撐。

1.2 系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境

系統(tǒng)整體架構由Web服務器端和手機客戶端組成，采用B/S架構、MVC(model view controller)模式，服務器系統(tǒng)為Windows Server 2008，服務器為IIS服務器。服務器作為數據資源中心為手機客戶端提供基礎數據支撐，手機客戶端在此基礎上實現(xiàn)對賬單信息的錄入，從而為服務器提供實時可靠的核心數據來源，為后期數據展示與分析提供基礎。

Web端在win10操作系統(tǒng)、VisualStudio 2015環(huán)境下，采用C#、HTMl5、JavaScript語言編程，通過設計其CSS風格，實現(xiàn)網站整體布局的美觀與合理。手機客戶端由“JDK(Java development kit)+Eclipse +Android SDK(Software development kit)+ADT(Android development tools)”構建，通過調用后臺服務器發(fā)布的Webservice服務實現(xiàn)數據的傳輸，以便完成數據的錄入與保存。

2 系統(tǒng)的功能實現(xiàn)

科研經費報銷管理系統(tǒng)各功能模塊及業(yè)務流程如圖2所示，該系統(tǒng)構成了一套完整的科研項目經費預算、支出申報、審核和批準的標準業(yè)務管理流程，解決了以往科研團隊項目經費管理混亂、團隊負責人不能及時了解團隊項目的經費情況以及項目主持人不能實時掌握項目經費變動情況等問題。

2.1 項目管理

由圖3可知，項目管理模塊可對科研團隊所有項目進行統(tǒng)一管理，對不同來源的項目分類管理，解決了不同來源項目經費預算標準不一致的問題。該模塊由具有管理員權限的系統(tǒng)管理員(團隊負責人)對團隊的項目信息進行整理錄入，并根據項目實際進展安排經費支出的優(yōu)先級，提醒項目主持人加快項目研究和經費支出進度。項目信息主要包括項目名稱、來源、合同編號、開始日期、截止日期、項目主持人、項目組成員、項目經費等。將項目信息錄入系統(tǒng)后，將以表格的形式展現(xiàn)在系統(tǒng)的前端界面，隨著科研項目的展開，可對項目進行編輯，如結題項目的刪除、新增項目的添加和項目預算的調整等。

2.2 項目支出明細

項目支出明細模塊主要展示科研團隊所有項目列表及其對應的項目名稱、項目來源、合同編號、開始日期、結束日期、項目主持人、到賬經費及結余經費等詳細信息。具有管理員權限的用戶可以查看團隊所有項目的支出明細及匯總情況，具有主持人權限的賬戶可以查看自己主持項目的支出明細及匯總情況，Web端界面如圖4所示。支出明細包括經費報賬日期、預算科目、本次支出金額、報賬人、備注等內容；匯總表中包括預算科目、預算額度、支出額度和結余；預算科目包含設備費、材料費、測試化驗加工費、差旅費、會議費等常見科研項目的預算類型，預算科目可根據不同類型項目進行修改。

2.3 審批管理模塊

該模塊主要為科研團隊負責人提供賬單的審批與管理功能，科研團隊負責人收到賬單提交短信通知后，通過Web端或手機APP實時對賬單進行審批，對不符合要求的賬單提出反饋信息，以供報賬人員參考修改。由圖5可知，該模塊包括未審批支出和已審批支出2個部分，在相應的模塊下列出了各個項目的預算科目、所屬項目名稱、報賬日期、申報人、預算金額、已支出金額、剩余金額、備注等信息。報賬人提交的報賬單與已審批列表相比，未審批支出部分具有“詳情”選項，該選項列出了支出的具體詳細情況，審批人可根據支出詳細情況判斷此筆支出是否合適，做出批準或不批準的決策，并給出反饋意見，為未通過審批的賬單提出修改意見。

2.4 用戶信息管理模塊

用戶信息管理模塊提供賬號管理功能，該模塊分為用戶賬號、姓名、工作單位、手機號、用戶類型(權限類型)和備注。管理人(團隊負責人)可根據項團隊分工添加并修改項目主持人、報賬人的基本信息和權限(圖6)。

2.5 申報賬單模塊

該模塊包括Web端和Android客戶端2種版本，報賬員提供報銷單的實時申報與照片上傳存檔功能。由圖7可知，該模塊分為支出申報、審核通過和審核未通過3個部分。Android客戶端可以實現(xiàn)賬單照片隨拍隨傳，審核人隨時隨地審核批準賬單，減輕了報賬人員的工作量，提高了報賬工作的效率。該模塊Web端視窗的左側為報賬信息錄入窗口，報賬員根據實際支出情況填寫報賬單信息，包括支出項目、支出科目、支出金額，將相關票據的電子照片和報賬單照片上傳至Web端服務器，并對本次支出的詳細信息進行備注說明，其中支出項目按照管理員設置的項目優(yōu)先級進行排序，提醒報賬員優(yōu)先選擇優(yōu)先級高的項目和支出科目進行填報。賬單信息錄入并完成提交后，系統(tǒng)以短信方式提醒管理員審批。該模塊視窗的右側為未通過審批和通過審批的支出列表，報賬人可查詢到未通過審批的報賬單及修改建議。

3 討論與結論

科研經費報銷管理系統(tǒng)是科研院所和高校進行科研項目經費管理的重要工具，通過便捷的經費報銷管理系統(tǒng)，能夠實現(xiàn)科研經費支出的動態(tài)化、高效化管理。劉曄通過對基本科研業(yè)務費的管理流程進行調研，設計并開發(fā)了基于Web的基本科研業(yè)務費管理系統(tǒng)[13]。廖良林從高職院校實際需求出發(fā)，研究開發(fā)了一個基于ASP.NET技術的科研財務信息管理系統(tǒng)，為科研財務信息化工作提供了一個智能化管理平臺[14]。賈華以農業(yè)科研單位為例，針對財務信息化管理現(xiàn)狀以及存在的問題，構建了財務信息化管理系統(tǒng)平臺，提升了單位財務信息化水平[15]。以上研究者開發(fā)的科研項目管理系統(tǒng)均從科研院所或高校的財務部門和科研管理部門的需求出發(fā)，功能較多，涵蓋了科研項目申報、項目管理和經費管理等多個方面，為科研院所、高校的財務部門提供了便捷的管理工具。而對于以科研團隊、實驗室為主體的科研項目組，沒有自己獨立的財務機構，其項目經費支出需要層層簽字審核，最終的項目支出明細和單據憑證都遞交到了財務部門，給團隊科研項目經費的實時動態(tài)管理帶來了極大的不便。本研究從科研團隊的需求出發(fā)，調研了科研團隊在項目經費管理中存在的問題和實際需求，結合筆者所在課題組多年科研項目經費管理的經驗，構建并開發(fā)了科研經費報銷管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)為科研團隊內部對科研項目基本情況、科研經費支出申報與明細查詢等管理提供了實時、動態(tài)化的管理工具，為科研項目每一筆經費支出提供了憑證和明細記錄，保障了科研項目經費的合理支出，提高了科研經費管理工作的效率。

本研究以科研團隊的需求為導向，采用B/S架構、MVC模式，利用C#、HTML、JavaScript等語言編寫，進而開發(fā)了科研經費報銷管理系統(tǒng)Web版和手機APP。該系統(tǒng)提高了科研團隊項目經費信息化管理水平，實現(xiàn)了報賬單網上實時申報審批和經費支出的實時動態(tài)化管理，每筆經費支出都有電子存檔，便于團隊內部核對查賬，為團隊負責人和項目主持人實時掌握科研項目經費支出的詳細情況提供了可靠的保障。