如何做好新形勢(shì)下的檔案信息化工作

尚寶英

在步入信息化時(shí)代的今天，信息技術(shù)日新月異的發(fā)展對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，也對(duì)政治生活、社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域進(jìn)行廣泛滲透，逐步改變著人們的工作方式、生活方式乃至思維方式。作為記錄歷史、傳承文明的檔案工作，必然也受到包括信息技術(shù)在內(nèi)的科學(xué)技術(shù)的影響和滲透。檔案工作者應(yīng)順應(yīng)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，主動(dòng)作為，勇于創(chuàng)新，以信息化引領(lǐng)檔案工作發(fā)展，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

一、信息化對(duì)檔案工作帶來(lái)的影響

一是推動(dòng)檔案管理要變被動(dòng)為主動(dòng)。過(guò)去的檔案過(guò)多地注意了收藏保管，不注重利用，檔案在人們的心目鮮為人知。它可以在歷史的一個(gè)角落里，坐等人們利用，許多有價(jià)值的可以公開的檔案信息資源就不為人所知，更不能為人所用。信息化時(shí)代的到來(lái)要求檔案信息資源要實(shí)現(xiàn)全社會(huì)共享，檔案管理工作需要走出去，引進(jìn)來(lái)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。這就要求檔案管理要加強(qiáng)宣傳，要走出去，加強(qiáng)與社會(huì)之間的聯(lián)系，讓社會(huì)知道檔案，了解檔案，從而更好地利用檔案。

二是檔案載體多元化，要多種載體并存。過(guò)去的檔案基本上是以紙質(zhì)為載體的，紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下。紙質(zhì)檔案具有客觀性、原始牲，同時(shí)也更具有法律效用，難以刪改和造假，但是紙質(zhì)檔案在保存和利用的過(guò)程中，由子環(huán)境和人為的因素，容易受潮、變霉、被蟲蛀，容易沾上各種污斑，不僅影響字跡的清晰度還影響紙張和字跡的耐久性，減少了檔案的使用壽命，而且紙質(zhì)檔案查閱起來(lái)費(fèi)時(shí)、費(fèi)力；信息化時(shí)代的到來(lái)，要求檔案載體多元化，檔案載體不僅僅停留在紙質(zhì)載體上，還要有縮微型、聲像型、機(jī)讀型等新型載體和記錄方式存在，形成各種載體檔案共存的局面，揚(yáng)其所長(zhǎng)，避其所短，這樣形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，既能充分延長(zhǎng)檔案的使用壽命，還能減少查借閱檔案的時(shí)間。

三是檔案利用主體多元化。過(guò)去的檔案工作較多的注意了為黨和政府服務(wù)，所以以往機(jī)關(guān)工作人員一直是利用檔案的主體。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)以及我國(guó) “依法治國(guó)”進(jìn)程的加快，來(lái)自社會(huì)各階層的檔案需求者紛紛走進(jìn)檔案館，查詢所需的各種檔案信息?，F(xiàn)在檔案利用者已經(jīng)不僅僅有機(jī)關(guān)工作者、企事業(yè)單位管理者、科學(xué)研究工作者、文學(xué)藝術(shù)工作者等，而且還有工人、農(nóng)民，個(gè)體私營(yíng)工商者，甚至在校學(xué)生也已成為實(shí)際的檔案利用者。2004 年1月18 日，外交部網(wǎng)站發(fā)布了條消息：“外交檔案正式對(duì)外開放”。幾天之內(nèi)，學(xué)者、官員、記者和普通公民紛紛向檔案館提出利用申請(qǐng)。外交檔案正式對(duì)外開放，為普通公眾服務(wù)，正是檔案利用主體多元化的一個(gè)很好的寫照。

四是利用檔案形式多樣化。檔案利用者既可以直接到檔案館查閱所需要的檔案或檔案資料，也可以通過(guò)參觀檔案史料展覽、收聽廣播、閱讀報(bào)刊、瀏覽網(wǎng)站、上網(wǎng)查詢檔案，還可通過(guò)電話、電報(bào)、傳真、信函等形式咨詢檔案事務(wù)。

二、信息化條件下檔案工作的出路

科技的發(fā)展，信息化社會(huì)的突飛猛進(jìn)，使人們對(duì)檔案信息的需求越來(lái)越迫切。面對(duì)信息化對(duì)檔案工作的深刻影響，我認(rèn)為檔案管理者應(yīng)創(chuàng)新工作思路，從以下幾方面探積極探尋檔案工作在信息化條件下的出路。

一是加大檔案宣傳力度，利用各種媒介和手段宣傳檔案，實(shí)現(xiàn)宣傳工作的突破，使檔案由 “行業(yè)內(nèi)了解” 向 “全社會(huì)知曉”發(fā)展。一方面要充分利用館藏資源，發(fā)揮愛國(guó)主義教育基地的作用。舉辦檔案展覽是新形勢(shì)下檔案館一項(xiàng)重要的職責(zé)和義務(wù)，是開放公布檔案的好形式，是合理開發(fā)有效利用檔案信息資源的主要途徑，是發(fā)揮檔案自身價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的重要手段。另一方面要充分利用大眾傳播媒介，以豐富的內(nèi)容和多樣的形式開展檔案宣傳工作。從檔案中挖掘信息，充分利用電視、電臺(tái)、廣播、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)、公眾號(hào)、上街懸掛橫幅等手段，宣傳檔案，擴(kuò)大檔案的社會(huì)影響，從而讓人們更好的了解檔案。

二是建立檔案網(wǎng)站。隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，建立檔案網(wǎng)站成為許多檔案部門拓寬利用服務(wù)的新舉措。建立檔案網(wǎng)站不僅能實(shí)現(xiàn)大量館藏信息資源的共享，更快速、廣泛、深入、低成本地完成檔案信息服務(wù)全社會(huì)的職能，而且可以直接快速地獲取反饋信息，準(zhǔn)確掌握利用者需求，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案網(wǎng)站的建設(shè)要堅(jiān)持高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容充實(shí)，不落俗套，既體現(xiàn)了檔案的古典韻味，又有現(xiàn)代的藝術(shù)風(fēng)格，為社會(huì)公眾更多地了解檔案、利用檔案提供了信息平臺(tái)。當(dāng)然，如果利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)加強(qiáng)館際之間的交流，像檔案館、圖書館、博物館之間，所有的檔案、圖書條目進(jìn)行電子條目錄入；我們能更大程度地實(shí)現(xiàn)資源共享，從而更快地去檢索檔案，這將是檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程中一個(gè)很大的進(jìn)步。

三是檔案事業(yè)要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，重視信息化建設(shè)，多方面多角度地開辟信息化建設(shè)的渠道。信息化時(shí)代，信息的重要牲不言而喻。充分挖掘檔案寶貴信息資源，加大開發(fā)利用力度，對(duì)檔案信息資源利用價(jià)值進(jìn)行分析，實(shí)行分類管理，使檔案信息資源更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展服務(wù)，使其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，從而更好地推動(dòng)社會(huì)事業(yè)的發(fā)展。

四是開展現(xiàn)行文件利用工作，解決館藏滯后和檔案信息需求時(shí)效性之間的矛盾。根據(jù)《檔案法》規(guī)定：立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10 年或20 年向各級(jí)檔案館移交，而國(guó)家檔案館保管的檔案自形成之日起滿30 年向社會(huì)開放，如此，就形成一個(gè)不允許公眾利用的封閉期。這期間，許多和群眾利益息息相關(guān)的檔案，人們卻無(wú)法通過(guò)正常的途徑獲取、利用。而近幾年來(lái)，檔案部門通過(guò)開展現(xiàn)行公開文件利用工作，把政府部門產(chǎn)生的可以公開的文件，特別是與廣大人民群眾的生產(chǎn)，生活密切相關(guān)的文件收集起來(lái)，集中提供利用，把檔案部門變成廣大人民群眾了解黨和國(guó)家有關(guān)方針、政策、法律、法規(guī)的重要場(chǎng)所，有利于廣大人民群眾的參政議政和維護(hù)自身的權(quán)益，有利于推進(jìn)政務(wù)信息的公開，也有利于推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

五是檔案事業(yè)要發(fā)展，就必須要?jiǎng)?chuàng)新。創(chuàng)新是民族的動(dòng)力，是發(fā)展的源泉，任何事物要想發(fā)展，就必須要?jiǎng)?chuàng)新，檔案事業(yè)的發(fā)展也不外乎于此。我們要圍繞重點(diǎn)工作，適時(shí)地抓好一些重大活動(dòng)，重大項(xiàng)目的檔案創(chuàng)新，或開展一些有聲有色的、影響大的檔案宣傳活動(dòng)，使檔案工作更好的為中心工作服務(wù)。要增強(qiáng)品牌意識(shí)，盡力培育本地區(qū)、本單位有特色的檔案品牌，并不斷提高水平。事實(shí)上，我們只要思想敏銳，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)新的閃光點(diǎn)，充分調(diào)動(dòng)各種積極因素，重視吸取專家的意見，就能搞出一些有新意、有特色的檔案品牌，增強(qiáng)檔案工作的活力，擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)影響，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供強(qiáng)有力的檔案信息支撐。

（作者單位：高密市總工會(huì)）