論如何發(fā)揮檔案管理在企業(yè)改革發(fā)展中的服務(wù)效用

周莉

摘 要：檔案管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，將企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營活動(dòng)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，用于指導(dǎo)和改善企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)，對(duì)于企業(yè)而言，檔案管理有著極強(qiáng)的重要性。在企業(yè)改制過程中，檔案管理工作存在一些問題，例如，檔案材料過于分散，檔案的保存和交接問題，影響了企業(yè)管理。本文主要探討國企改制中，檔案管理存在的問題，根據(jù)問題提出相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；問題；對(duì)策

檔案管理對(duì)于企業(yè)而言有著重要意義，檔案管理是對(duì)企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，可以指導(dǎo)企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)，改善企業(yè)經(jīng)營，加快企業(yè)技術(shù)進(jìn)步。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案數(shù)量也在不斷地增多，檔案管理工作越來越復(fù)雜。本文從事檔案管理工作多年，以本人工作為例，闡述企業(yè)在改制過程中檔案管理存在的問題，并提出參考性建議。

一、國企改制過程中檔案管理存在問題

1.檔案材料過于分散，檔案移交不全

檔案管理工作最為基礎(chǔ)和最為重要的工作就是對(duì)檔案進(jìn)行管理、保存和維護(hù)，保證檔案的完整和齊全。然而在企業(yè)改制中，對(duì)于檔案的管理存在較大問題，檔案材料過于分散，企業(yè)檔案收集不全。由于企業(yè)檔案數(shù)量比較巨大，加上檔案比較分散，大多集中在各個(gè)部門，甚至是員工手中，部分企業(yè)人員對(duì)于檔案管理意識(shí)不全，沒有上交檔案的意識(shí)，認(rèn)為檔案在自己手中更為方便，為集中上交到檔案室，進(jìn)行集中的管理，久而久之檔案容易出現(xiàn)丟失和損毀。

2.檔案管理不重視，缺乏專業(yè)檔案管理人才

企業(yè)對(duì)于檔案管理工作重視程度不足，主要體現(xiàn)在，檔案管理人員頻繁變動(dòng)，缺乏專業(yè)的檔案管理人才，這就限制了企業(yè)檔案的有效管理。企業(yè)檔案管理人員，通常是配備兼職人員，不僅缺乏相應(yīng)的檔案管理知識(shí)，受到本職工作量的限制，沒有足夠的時(shí)間，學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識(shí)，整理檔案，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理存在混亂的情況，檔案整理工作質(zhì)量較差。

3.檔案重復(fù)保存情況嚴(yán)重

在企業(yè)，檔案重復(fù)保存的情況經(jīng)常出現(xiàn)，主要原因在于，企業(yè)不斷的發(fā)展和壯大，會(huì)成立相應(yīng)的分公司或子公司，檔案管理工作實(shí)行分級(jí)管理制度，各個(gè)子公司或分公司分別設(shè)有相應(yīng)的檔案室，對(duì)分公司或子公司檔案進(jìn)行分級(jí)管理。通常情況下，總公司將擬定的文件下發(fā)到各分公司，分公司檔案管理人員，對(duì)于檔案歸檔能力較差，將所有文件進(jìn)行保存，導(dǎo)致檔案重復(fù)保存情況的出現(xiàn)，消耗大量人力、物力和財(cái)力。

二、提升企業(yè)檔案管理的對(duì)策

1.制定完善的檔案管理制度，加大檔案管理工作的宣傳

解決企業(yè)檔案材料過于分散和檔案移交不全的情況，需要企業(yè)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度。首先，企業(yè)根據(jù)自身實(shí)際情況，制定完善的企業(yè)檔案管理制度，并根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行補(bǔ)充，使其不斷完善，保證有完善的規(guī)章制度規(guī)范檔案管理工作。其次，企業(yè)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宣傳。依靠企業(yè)宣傳，讓各級(jí)部門認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，提升企業(yè)員工檔案管理意識(shí)。依靠各種渠道對(duì)企業(yè)檔案管理制度和《檔案法》進(jìn)行宣傳，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的必要性和重要性，自覺地支持檔案管理員的工作，及時(shí)地將日常工作檔案移交給檔案室，保證企業(yè)檔案的完整和齊全。

2.建設(shè)檔案管理人員隊(duì)伍，提升檔案管理人員素質(zhì)

企業(yè)建設(shè)檔案管理人員隊(duì)伍，保證檔案管理人員具有良好的穩(wěn)定性以及較高的專業(yè)素質(zhì)，是保證企業(yè)檔案管理工作有效開展的基礎(chǔ)。由于企業(yè)檔案數(shù)量比較龐大，在選擇檔案管理人員時(shí)，需要其具備良好的專業(yè)知識(shí)、吃苦耐勞、工作細(xì)心的人員，并保證檔案管理人員的穩(wěn)定性。加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)，企業(yè)定期組織安排企業(yè)檔案管理人員參加檔案局舉辦的各類培訓(xùn)活動(dòng)，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任心，保證檔案管理工作質(zhì)量。此外，邀請(qǐng)檔案部門的專家進(jìn)行講座和指導(dǎo)工作；同先進(jìn)單位保持聯(lián)系，學(xué)習(xí)其先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)；加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)考核，督促其不斷的學(xué)習(xí)和提升自己。

3.做好檔案歸檔管理，企業(yè)內(nèi)部共享檔案資源

為了避免在檔案管理中，出現(xiàn)重復(fù)保存的情況，可以從兩方面進(jìn)行控制。一方面，企業(yè)各分公司根據(jù)自身情況，確定檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，包括檔案的歸檔范圍、檔案保管的期限。嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)定，進(jìn)行檔案歸檔，對(duì)于不在歸檔范圍的文件，及時(shí)清理。

4.企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理

為了提升檔案管理的工作效率，需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，除去現(xiàn)代化設(shè)備的使用外，推動(dòng)檔案的信息化管理。企業(yè)應(yīng)該注重企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，為檔案管理現(xiàn)代化，提供必要的人力、物力和財(cái)力支持。首先，加大對(duì)檔案管理的資金投入，改善檔案室的硬件設(shè)備，檔案室應(yīng)該配備完善的現(xiàn)代化設(shè)備，例如，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)、濕度記錄儀、裝訂機(jī)、吸塵器等。其次，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，購買檔案管理的軟件，使用現(xiàn)代化方式進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)檢索，更好的提供檔案信息服務(wù)。

5.加強(qiáng)企業(yè)檔案的開發(fā)和利用

企業(yè)檔案是一種重要的信息資源，對(duì)企業(yè)而言有著極大的價(jià)值。只有充分挖掘企業(yè)檔案的價(jià)值，才能使其更好的為企業(yè)決策和企業(yè)經(jīng)營提供服務(wù)，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。因此，企業(yè)必須重視起檔案管理工作，轉(zhuǎn)變管理觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，促進(jìn)其進(jìn)行企業(yè)檔案的開發(fā)和利用，挖掘企業(yè)檔案中的深層價(jià)值，為企業(yè)決策和企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)，提供信息服務(wù)。

三、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)檔案是企業(yè)資源的一種形式，因此，對(duì)于企業(yè)而言，做好檔案管理工作很有必要。當(dāng)前在企業(yè)改制中，企業(yè)檔案管理方面的問題開始暴露出來，例如，檔案材料過于分散，檔案移交不全；不重視檔案管理，缺乏專業(yè)人才；檔案重復(fù)保存；檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)不足；對(duì)檔案的開發(fā)和利用不足。為了提升國企檔案管理水平，企業(yè)首先需要制定完善的檔案管理制度，加大宣傳力度。其次，提升檔案管理人員素質(zhì)。最后，共享檔案資源，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，加強(qiáng)企業(yè)檔案的開發(fā)和利用。

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（作者單位：勝利油田油區(qū)稽查支隊(duì)）