檔案管理在新形勢下的有效性

李傳濤

摘 要：檔案是歷史的真實記錄。隨著社會的發(fā)展，信息技術的進步，把檔案看成文件庫的傳統(tǒng)認識正在被記憶庫和知識庫的認識所取代。辦公自動化的進一步發(fā)展和深化，特別是電子計算機和通訊技術的結合，形成了信息技術產(chǎn)業(yè)。做好檔案工作，不再僅僅是保持檔案資料的齊全和安全，更要做到資料的完整性、管理的規(guī)范性、利用的有效性。新形勢下如何做好檔案管理工作，給檔案管理工作提出了更高的要求。

為了更好地做到檔案工作的與時俱進，加快檔案信息化資源建設，從而實現(xiàn)檔案管理從手工型向數(shù)字型、從封閉或半封閉型向開放型轉轉變，筆者以為要從以下方面予以著手，才能切實提高檔案管理工作的有效性。

一、檔案管理概況

隨著科技的進步和計算機網(wǎng)絡的深化應用，檔案信息化管理越來越受到廣泛重視。通過檔案信息化管理系統(tǒng)的應用，建立了計算機檔案數(shù)據(jù)庫，利用計算機編制了檔案案卷目錄、分類目錄、專題目錄、全引目錄等多種檢索工具，實現(xiàn)了檔案計算機網(wǎng)絡檢索。同時有效地實現(xiàn)與其他業(yè)務系統(tǒng)（如辦公自動化系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)等）的無縫連接，及其電子文件的實時物理歸檔，極大地提高了檔案的利用率。為開展發(fā)展規(guī)劃、運行分析等各項活動發(fā)揮了積極、重要的作用。

二、現(xiàn)代檔案管理的存在的問題

雖然隨著時代的發(fā)展，我們的檔案管理取得了一些成績，但由于歷史、人為、技術及管理方在面的原因，與檔案管理的現(xiàn)代化及今后社會發(fā)展的需要還存在著一些差距和不足。

（1）檔案管理與社會生產(chǎn)力的發(fā)展還不能有機融合。

為實現(xiàn)檔案管理需要，我們建立了一系列各種專業(yè)的計算機管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)承載著大量的管理信息，并且隨著社會的發(fā)展而快速的更新。但一些系統(tǒng)在先期開發(fā)時并未考慮與檔案系統(tǒng)相融合，檔案管理人員如果不進入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分或基本接收不到檔案。

（2）社會對檔案管理的重要性認識不足。

一直以來，社會一些部門只注重物質文明的建設，而忽視了的檔案建設。再加上部分的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責任心不強，直接導致原有一些檔案資料的缺失，庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為生產(chǎn)力的發(fā)展提供檔案服務和工作支持，使對于檔案的需求和對檔案的利用難以取得預期效果。

（3）檔案管理現(xiàn)代化體制機制還不健全。

檔案科室內部分工不細，未形成檔案管理部門與各業(yè)務部門工作的有效聯(lián)動，在工作過程中形成的材料歸檔還比較難，導致檔案管理工作與其它工作相比相對滯后。

（4）檔案隊伍的素質與社會生產(chǎn)力的發(fā)展還不相適應。

由于歷史原因，許多單位檔案管理崗位屬于人員安置型，造成目前檔案管理隊伍中整體素質不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術，又精通檔案業(yè)務的復合型人才，不能很好地適應檔案信息網(wǎng)絡化建設的發(fā)展需要。

三、加強現(xiàn)代檔案管理的建議

（1）按照檔案管理要求，定期整理打掃檔案室，做好檔案室環(huán)境工作和檔案信息的保護工作

（2）與各部門溝通協(xié)調資料歸檔相關工作；

（3）做好電子數(shù)據(jù)的收集、整理，維護和利用好文書檔案管理系統(tǒng)，努力做到收一份文，及時存錄一份文件；

（4）按照檔案管理制度，對單位檔案室進行常態(tài)化管理，專人管理，按照標準對已入庫檔案進行保存，做好檔案的收藏和保密工作。

（5）嚴格按照檔案借閱制度，完善借閱程序，一般只限于在“檔案閱覽室”使用，并進行登記。嚴格履行借閱手續(xù)，借閱者要認真填寫《檔案借閱登記表》，不得轉借、涂改、圈劃、批注、增刪、抽頁、裁剪、拆卷、摘抄、拍照等，不得擅自公布檔案內容，確保檔案的保密、完整與安全。

（6）耐心細致，搞好檔案工作。檔案服務工作的內容比較繁瑣，面對大量的日常性檔案保管工作和領導臨時交辦的事項，我都能抓緊時間，高效、圓滿、妥善地辦理好，為檔案室工作的正常開展提供了有效保證。

總之，檔案在社會經(jīng)濟建設和各項管理工作中都具有重要的意義，而且是推進社會進步和發(fā)展的重要文獻資料。加強和規(guī)范檔案管理是具有總結過去、指導現(xiàn)在、規(guī)劃未來的參考價值，檔案管理工作的好壞，直接反應現(xiàn)代社會建設的成果。因此，不斷夯實檔案基礎建設，系統(tǒng)完善檔案管理辦法，持續(xù)加大檔案管理力度和優(yōu)化提高檔案管理人員素質，有效地發(fā)揮檔案的功能和價值，就變得非常重要。

參考文獻

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[2]王玉玫；處級公務員能力建設的有效性問題研究[D]；蘇州大學；2009年

[3]張東青；略論檔案管理人員素質提高[N]；江蘇法制報；2010年

（作者單位：山東省鄆城縣人力資源和社會保障局）