探究企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的路徑

張廣坤

摘 要：近年來，我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展十分迅速，這也推動(dòng)了我國企業(yè)的快速發(fā)展，而在企業(yè)的發(fā)展中，企業(yè)的檔案管理工作是其發(fā)展的基本保障，企業(yè)的發(fā)展需要以其檔案資料數(shù)據(jù)作為依據(jù)。因此，如何做好檔案管理是企業(yè)發(fā)展中的重要內(nèi)容，但是在實(shí)際的企業(yè)檔案管理中，還不可避免的存在一定的問題，這對其長期的發(fā)展也造成了一定的影響。本文就針對其存在的問題進(jìn)行分析，進(jìn)而提出相應(yīng)的檔案管理工作規(guī)范化的路徑，希望為企業(yè)的發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：企業(yè)發(fā)展 檔案管理 工作規(guī)范化 路徑

中圖分類號：F279.23 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）07（a）-099-02

檔案管理工作包括了企業(yè)發(fā)展的歷程以及資料，其不僅是企業(yè)發(fā)展歷史的儲(chǔ)存工作，同時(shí)也是企業(yè)未來發(fā)展的參考依據(jù)，因此，良好的企業(yè)檔案管理工作是促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展的必要途徑，也是企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展所需要重視的管理工作。由于企業(yè)發(fā)展中涉及到的內(nèi)容十分復(fù)雜，這也導(dǎo)致了其檔案管理工作存在一定的難度，為了實(shí)現(xiàn)良好的檔案管理，就需要管理人員正視其工作中存在的問題，進(jìn)而進(jìn)行管理工作規(guī)范化的探索和研究。

1 企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的必要性

企業(yè)檔案是企業(yè)在發(fā)展過程中的印記以及發(fā)展歷程，其不僅是企業(yè)的發(fā)展歷史記載，同時(shí)也是企業(yè)解決企業(yè)問題以及應(yīng)市場挑戰(zhàn)的參考依據(jù)，對其企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略以及決策的制定具有著重要的作用。對于企業(yè)的管理水平來說，企業(yè)的檔案管理工作是評判其現(xiàn)代化管理水平的依據(jù)，企業(yè)的檔案管理內(nèi)容，需要企業(yè)生產(chǎn)、運(yùn)營以及后勤等資料信息進(jìn)行全面的記錄，主要包括對企業(yè)財(cái)政的收入支出財(cái)務(wù)檔案、工作人員的基本信息、人員的流動(dòng)清單以及相關(guān)產(chǎn)品的研究資料研發(fā)檔案等內(nèi)容，其每一部分的檔案內(nèi)容雖然都有所不同，針對的管理對象也不同，但是它們都和企業(yè)的運(yùn)營與發(fā)展有著密不可分的關(guān)系，因此，企業(yè)就需要高度重視檔案管理工作，對其進(jìn)行規(guī)范化的管理，從而來提高檔案的管理水平。

企業(yè)檔案管理中的人事信息、人才儲(chǔ)備信息、會(huì)議談話記錄以及財(cái)務(wù)信息等，都對企業(yè)的未來發(fā)展有著非常重要作用，它們涉及到企業(yè)運(yùn)營中的方方面面，并能夠?yàn)槠髽I(yè)的各項(xiàng)管理內(nèi)容決策提供良好的方案資料，進(jìn)而明確企業(yè)的發(fā)展方向，比如企業(yè)的人事檔案管理，能夠?yàn)槠髽I(yè)的用人留人以及人才提升提供重要的依據(jù)，企業(yè)財(cái)務(wù)信息管理則可以對企業(yè)來年的發(fā)展提供良好的財(cái)務(wù)預(yù)算[1]。

2 企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案利用率比較低

隨著我國社會(huì)市場經(jīng)濟(jì)的快速提高，也推動(dòng)了企業(yè)的快速發(fā)展，而企業(yè)快速的發(fā)展和其管理水平之間存在了一定的脫節(jié)，就需要企業(yè)重視對其企業(yè)的管理，這也是其長遠(yuǎn)發(fā)展所必須重視的內(nèi)容。企業(yè)檔案管理作為企業(yè)重要的管理內(nèi)容，對企業(yè)的發(fā)展具有重要的作用，而在很多的企業(yè)管理中并沒有重視對檔案的管理，進(jìn)而造成了其對檔案的利用率比較低，這也是企業(yè)管理中比較明顯的問題。比如，在企業(yè)項(xiàng)目研發(fā)以及投產(chǎn)分析的時(shí)候，由于其對檔案管理的利用率不足，就會(huì)導(dǎo)致其沒有對以前的項(xiàng)目研究產(chǎn)生的檔案進(jìn)行預(yù)留保存，即使進(jìn)行了保存，但是由于其管理工作的不規(guī)范，也可能出現(xiàn)檔案查找不方便或者不全面等情況，從而無法從檔案中找到完善的方案依據(jù)，這也對企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略以及目標(biāo)的制定和實(shí)現(xiàn)造成了一定的影響，因此，需要企業(yè)重視檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，也是企業(yè)發(fā)展中必須要重視的內(nèi)容[2]。

2.2 檔案收集不完整

在企業(yè)的檔案管理中，對于檔案收集不完整的情況是比較嚴(yán)重的，在一些企業(yè)的檔案管理中，其檔案管理的結(jié)構(gòu)存在不合理，以致于導(dǎo)致檔案收集問題，其可能對上級的發(fā)文一般比較重視，而對于涉及其企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營資料、經(jīng)濟(jì)合同、管理文件以及報(bào)表等管理內(nèi)容則比較疏忽，對于這些資料收集往往存在收集不及時(shí)的情況，沒有及時(shí)的抓住企業(yè)管理工作的重點(diǎn)，不僅關(guān)于企業(yè)的重點(diǎn)科研成果以及重要的生產(chǎn)項(xiàng)目相關(guān)資料沒有全面收集，而在新環(huán)境下對電子版的信息收集也存在漏洞，另外，企業(yè)在發(fā)展和管理的過程中，其管理人員也存在一定的流動(dòng)性，在其人員的流動(dòng)中也不可避免的會(huì)出現(xiàn)工作交接的漏洞，因此會(huì)造成其資料歸檔的混亂，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案收集問題的出現(xiàn)。

3 企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的路徑

3.1 健全檔案歸檔制度規(guī)范

企業(yè)檔案的規(guī)范化管理需要得到企業(yè)重視，想要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化，就需要健全檔案歸檔制度規(guī)范，在進(jìn)行檔案管理制度制定的過程中，需要對企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行充分的了解，進(jìn)而根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求進(jìn)行分析和制定，并對企業(yè)各部門和各受眾利益進(jìn)行保障。比如，對于檔案歸檔制度的制定，需要對企業(yè)檔案管理中每一個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行明確分工和指引，制定相應(yīng)的具體工作細(xì)則、詳細(xì)管理內(nèi)容規(guī)定、有效的獎(jiǎng)懲措施以及應(yīng)急預(yù)案，另外，在企業(yè)歸檔管理中還需要對其檔案復(fù)印以及備份等內(nèi)容做好嚴(yán)格的保密措施，從而盡可能地避免其管理失誤以及風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)[3]。

3.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)與能力

企業(yè)檔案管理人員是進(jìn)行檔案管理的主要參與者和執(zhí)行者，他們綜合素質(zhì)的水平直接就影響到了檔案管理相關(guān)工作的有效性，因此，想要促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，就需要提高相關(guān)檔案管理人員的管理水平。對于提高檔案管理人員的素質(zhì)與能力來說，可以通過人才定期培訓(xùn)的方式，來將一些先進(jìn)的管理知識以及管理技巧進(jìn)行收集和傳授，還可以將其外派到相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行在職學(xué)習(xí)和對外交流，從而來提高他們的知識水平和技能水平，在培訓(xùn)的過程中，其不僅要涉及到檔案管理業(yè)務(wù)知識內(nèi)容，同時(shí)還要對相關(guān)的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行掌握，來豐富其檔案管理人員的知識面以及技術(shù)水平，另外，企業(yè)還可以從企業(yè)外部引進(jìn)一些專業(yè)檔案管理人才加入到企業(yè)中，從而加強(qiáng)其人才隊(duì)伍的建設(shè)和培養(yǎng)，使企業(yè)檔案管理人才結(jié)構(gòu)更加合理。

3.3 加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化

對于企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展來說，企業(yè)需要采取相應(yīng)的措施來加強(qiáng)管理的力度，比如，企業(yè)可以加強(qiáng)其檔案移交和審批工作的流程化管理和制度化管理，對其審批的權(quán)限和移交的明細(xì)進(jìn)行確定，從而保證所有的檔案文件都可以能及時(shí)有效的可查找，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)檔案的動(dòng)態(tài)化管理，另外，在檔案資料發(fā)生變動(dòng)時(shí)，需要對其進(jìn)行及時(shí)的修正，并要求檔案管理人員定期的對其檔案信息的資料進(jìn)行檢查，保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，同時(shí)還需要加強(qiáng)檔案管理的考核工作，對其管理工作中的問題進(jìn)行及時(shí)的發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行有效的糾正，從而保證檔案管理工程的規(guī)范化[4]。

3.4 提高企業(yè)檔案管理的信息化程度

在新時(shí)期環(huán)境下，信息科技技術(shù)發(fā)展十分迅速，這也為企業(yè)檔案管理工作提供了良好的條件，因此，企業(yè)就可以從提高檔案管理的信息化程度，來加強(qiáng)其檔案管理硬件以及軟件的建設(shè)，可以建立相應(yīng)的電子閱覽室以及檔案網(wǎng)站的信息共享平臺(tái)軟件系統(tǒng)，來實(shí)現(xiàn)對企業(yè)檔案的實(shí)時(shí)管理，同時(shí)也方便企業(yè)用戶對檔案信息檢索和查找，利用這種資源共享平臺(tái)，就可以有效地提高企業(yè)檔案的利用率，同時(shí)也能不斷的完善其電子檔案的內(nèi)容，并采用相應(yīng)的現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化管理方法，改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理。

4 結(jié)語

企業(yè)檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展具有著重要的意義，想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，就需要企業(yè)正視其檔案管理中存在的問題，進(jìn)而采取相應(yīng)的措施來加強(qiáng)檔案管理，這也是企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展必須要重視和研究的重點(diǎn)內(nèi)容。

參考文獻(xiàn)

[1] 馮蘭.淺談提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（2）.

[2] 滕麗.關(guān)于我國國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實(shí)審視與解決路徑探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（23）.

[3] 李學(xué)艷.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化路徑研究[J].卷宗， 2016，6（8）.

[4] 律寶文.新時(shí)期企業(yè)檔案管理面臨的現(xiàn)實(shí)困境與優(yōu)化路徑探究[J].管理學(xué)家，2014（7）.