對做好檔案管理工作幾個重要因素的探討

王英杰

摘 要：隨著新媒體時代的到來，要做好檔案管理工作，更多檔案管理人員從實際出發(fā)總結(jié)經(jīng)驗，并結(jié)合現(xiàn)代的管理方法，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。本文通過在信息、人員、安全等要素探討如何做好檔案管理工作，使檔案信息能夠真正服務(wù)大眾。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理；優(yōu)化

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作越來越重要。檔案工作是在各項工作中形成的，具有保存考究價值的資料，是對工作的記錄及考察的憑證。然而檔案管理工作需要相應(yīng)的資料做好規(guī)整、建立健全管理體制、完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、健全檔案工作制度。檔案管理工作應(yīng)該與時俱進(jìn)，吸收、借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢。本文就做好檔案管理的幾個重要因素做以淺顯探討分析。

1 信息化建設(shè)

信息化建設(shè)推進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，作為常見形式電子檔案也應(yīng)運而生。檔案管理信息化，不僅為檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展做出重大貢獻(xiàn)，也極大拓寬檔案工作范圍，將檔案事業(yè)推向新的臺階。

（1）網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。檔案信息資源整合一個最終目的是實現(xiàn)信息共享，目前大環(huán)境下網(wǎng)絡(luò)已實現(xiàn)互聯(lián)互通，但各地內(nèi)部檔案互聯(lián)互通的程度比較低，檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)多在封閉的狀態(tài)下進(jìn)行，類型多樣、標(biāo)準(zhǔn)難統(tǒng)一，形成“信息孤島”。因此，前期的統(tǒng)籌規(guī)劃是檔案信息化建設(shè)的重點，參考相關(guān)專業(yè)要求，結(jié)合電子政務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，集中開發(fā)，統(tǒng)一指標(biāo)，有計劃地分步開展，保證檔案管理效果和工作效率。

（2）系統(tǒng)建設(shè)。目前檔案信息系統(tǒng)仍是五花八門，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式，使用效果不佳。因此，在檔案信息化建設(shè)過程中，人力、技術(shù)、財力應(yīng)給予大力支持，加大研究力度，不斷解決技術(shù)難點，為建立了健康的信息系統(tǒng)提供良好的環(huán)境，從而真正地實現(xiàn)檔案信息資源利用的最大化。

2 人員素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平直接關(guān)系著檔案管理的優(yōu)劣。目前，在檔案管理工作中，檔案工作人員主要存在以下幾方面不足：

（1）服務(wù)意識薄弱。過去檔案工作不重視利用，主要從事收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)，現(xiàn)在摒棄該管理理念，拓寬檔案管理的內(nèi)容，更多強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的服務(wù)性，不斷提升檔案內(nèi)容的價值。但是，由于對檔案工作認(rèn)識不足，加之相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，缺乏監(jiān)管，一些檔案人員工作理念的轉(zhuǎn)變還有一定的難度，工作積極性不高，敷衍了事的現(xiàn)象仍存在。從嚴(yán)格意義上說，檔案管理工作突出的是服務(wù)理念，無論是對內(nèi)部人員還是社會大眾，檔案管理工作人員需要明確檔案管理的職責(zé)，加快觀念上轉(zhuǎn)變，以服務(wù)為己任，更好服務(wù)社會。

（2）專業(yè)化水平低。檔案工作內(nèi)容繁雜，并非簡單的材料整理，很多人對檔案管理工作了解和重視不足，長期以來，大多數(shù)檔案工作崗位人員或是臨時調(diào)用或是年齡偏大臨近退休人員負(fù)責(zé)，很大的一部分人員根本不具備專業(yè)檔案管理知識，外出學(xué)習(xí)和培養(yǎng)的機(jī)會更是少之又少。實際工作中，檔案管理工作人員職責(zé)不明確，并未按照相關(guān)規(guī)范進(jìn)行檔案整理歸檔，客觀上影響檔案有效開發(fā)和利用。因此緊跟時代腳步，充分利用現(xiàn)代化手段，通過自學(xué)、培訓(xùn)及繼續(xù)教育等方式，不斷提升檔案工作人員的專業(yè)知識和技能。

（3）信息化水平偏低。隨著信息化的到來，檔案管理方法更多應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及給檔案管理工作帶來了極大便利，更節(jié)省大量人力、物力、財力。但一些檔案管理人員仍采取傳統(tǒng)手工提取檔案信息的方法，一方面是自身缺乏信息技術(shù)知識，另一方面是很多優(yōu)秀信息化技術(shù)人員不愿從事枯燥的檔案工作，這些都在很大程度上阻礙著檔案管理成效和檔案信息化建設(shè)的科學(xué)化。因此，提高檔案管理人員的信息化水平，是實現(xiàn)檔案事業(yè)科學(xué)、高效、規(guī)范管理的重要手段。

3 安全保障

現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息資源復(fù)印和傳播更便利，一些備份和記錄內(nèi)容很大程度上涉及個人隱私和檔案資源著作權(quán)，網(wǎng)絡(luò)資源共享容易使個人數(shù)據(jù)不妥當(dāng)?shù)財U(kuò)散、變更、甚至濫用及意外丟失，給檔案安全工作帶來極大威脅，這也是檔案信息化建設(shè)亟待解決的難點。

（1）安全立法問題。圍繞網(wǎng)絡(luò)信息安全，我國已經(jīng)制定了一系列法律，只是規(guī)定了檔案開放時限、服務(wù)對象、范圍等內(nèi)容。但在實際工作中，尤其在檔案信息服務(wù)過程中隱私保護(hù)主體，在網(wǎng)絡(luò)信息資源建設(shè)中的責(zé)任和義務(wù)，還有需要對保護(hù)內(nèi)容范圍和保密級別做詳細(xì)的規(guī)定。因此，檔案信息資源開發(fā)利用中需進(jìn)一步制定操作性比較強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)，并加大宣傳，增強(qiáng)檔案管理法律化意識，保證檔案的安全性，滿足人們對檔案信息的需求。

（2）職業(yè)道德問題。檔案人員是檔案信息整合、優(yōu)化、傳播者，檔案職業(yè)道德又是檔案工作人員的行為規(guī)范，檔案工作者要以身作則，明確檔案安全規(guī)范，在開發(fā)利用檔案的工作中遵守有關(guān)的法令法規(guī)，注意對服務(wù)對象隱私的保護(hù)，防止被壞人利用，檔案管理工作者通過學(xué)習(xí)不斷加強(qiáng)自身職業(yè)修養(yǎng)，促進(jìn)檔案事業(yè)不斷向縱深發(fā)展。