基層干部人事檔案管理制度發(fā)展與改革

豐超

摘 要：基層干部人事檔案管理是單位各項管理工作的重要組成部分。對個人來說，它記錄了干部人員真實詳細的信息；對單位來說，它是選拔錄用干部人員的重要依據(jù)。做好干部人事檔案管理工作不僅與個人切身利益相關，也是體現(xiàn)單位在管理方面到位不到位的一個衡量指標。在當今時代，隨著人事制度的改革，單位要實時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決問題，利用信息化規(guī)范管理，不斷提高管理水平，確保干部人事檔案管理工作高效展開。

關鍵詞：干部；人事檔案；管理

人事檔案管理工作的最終價值是使檔案得到有效利用，為單位發(fā)展提供準確的信息和科學決策的依據(jù)。加強單位人事檔案管理，充分發(fā)揮其作用，是有效配置單位人力資源、促進單位發(fā)展的有力保證，也是現(xiàn)階段人事檔案管理工作的重點所在。

一、干部人事檔案管理的概述

干部人事檔案管理是指將干部的個人基本資料、履歷、學歷以及工作相關記錄等資料進行統(tǒng)一的收集管理，能夠反映一個干部是否具有資格在其當前崗位，合格的干部應該是通過國家的嚴格篩選的，若是對檔案進行造假，不僅僅是對其他人員的不公平，更是對廣大人民群眾的不負責任。其次也能反映一個干部是否在工作期間為人民謀福利，全心全意為人民著想。這是一項專門的工作，要求干部人事檔案管理人員能夠?qū)嵤虑笫堑膶Ω刹抠Y料進行記錄，在錄入檔案時，嚴格要求自己，避免審核數(shù)據(jù)不出現(xiàn)誤差，在檔案歸檔以后還需要做好相應的監(jiān)督管理工作，避免檔案被人為惡意篡改，蒙蔽大眾。干部人事檔案管理工作看似簡單，實則需要管理人員有著過硬的專業(yè)素質(zhì)修養(yǎng)，同時該項工作相對比較枯燥，還需要管理人員能夠有足夠的耐心并且足夠的細心完成該項工作。只有這樣才能保障檔案的真實性，為人民負起責任。

二、干部人事檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理水平不高

干部人事檔案管理工作，既是一項政治性、政策性、保密性、服務性很強的工作，也是一項具有科學性和專業(yè)性的工作。這些性質(zhì)要求從事干部人事檔案管理工作的人員，必須具備較好的政治素質(zhì)和較高的專業(yè)素質(zhì)。但由于檔案管理人員大多數(shù)是身兼多職，對檔案工作投入的精力不足，相應的業(yè)務培訓系統(tǒng)性不強，因此嚴重影響了檔案管理水平。

2.2 檔案收集力度不夠

干部人事檔案的形成單位分散，有本單位的，也有外單位的，而且形成時間不固定，給檔案收集工作增加了難度。在整理干部人事檔案時經(jīng)常會遇到材料缺失的現(xiàn)象。一般有三類材料缺的比較多。一是學歷、學位材料；二是獎勵、表彰登記表；三是較早前的干部任免審批表及考察材料。有的收集的材料大小不一，字跡潦草不清，書寫不規(guī)范，給干部人事部門查閱檔案帶來了很多困難。

2.3 檔案整理水平欠缺

干部人事檔案要進行規(guī)范化的整理，干部人事檔案既不能“欠”整理，也不能“過”整理。在新《條例》規(guī)定之前，檔案材料必須統(tǒng)一裁剪或整理成標準的16開（260*184mm）規(guī)格，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水筆或復寫紙書寫。而在實際檔案文卷中會看到很多不符合檔案整理規(guī)定的地方，有的檔案整理人員為了達到標準大小的紙張規(guī)格，對檔案材料實行野蠻裁割，導致許多有價值的檔案材料缺失邊角內(nèi)容；有的檔案材料被反復打孔裝訂，致使左側(cè)邊緣綜排達10余個孔洞；由于檔案整理人員對檔案鑒別存在理解差異，所以在對整理中因?qū)徍颂蕹龅臋n案材料，須進行登記，經(jīng)主管領導審核批準后分情況予以處理，而在實際工作中，對剔除檔案的材料登記往往無跡可查。

2.4 檔案管理信息化程度不強

隨著科學技術的發(fā)展，計算機技術得到廣泛的開發(fā)，但許多先進的技術手段和管理理念還沒有充分深入到檔案管理上來。特別是調(diào)閱檔案程序需要反復翻閱檔案原始材料，影響了檔案的保存和安全，并造成一定的資源浪費。

三、干部人事檔案管理對策

3.1 提高認識，促進管理常態(tài)化

干部人事檔案管理工作是我國黨政干部人事工作很重要的一個部分，這與每個干部人員的切身利益息息相關。作為單位的領導部門，在人事檔案管理工作中首先要提高認識，因為認識決定高度，高度決定行動，行動決定結(jié)果。要把這項管理工作列入日常的重點工作當中，認識到它的重要性并落實到行動上來。要舍得投入人力、物力和財力，并把管理經(jīng)費開支列入到單位財政年度預算上，以此來保證正常工作的展開和落實。對人事檔案管理人員進行專職培訓，提高他們對檔案管理的認識，加強他們工作上的業(yè)務能力。在生活和工作等方面表示關心，在薪資待遇上妥善解決，提高他們工作上的熱情和積極性，促進檔案進行常態(tài)化管理。

3.2 落實制度，強制管理規(guī)范化

在檔案管理工作中少不了制度，制定制度很重要，但是更重要的還要去執(zhí)行和落實制度，不然就是毫無意義的。落實制度可以從下面幾個方面入手：其一，信息材料規(guī)范內(nèi)容填寫。比如出生日期、參加工作時間等是農(nóng)歷還是公歷的，不要能省則省，做到完整規(guī)范；其二，管理規(guī)范。檔案實行管理體制責任制，人事部門按照管理范圍類執(zhí)行管理原則，對人員的檔案信息適時跟進落實，及時整理人員的檔案管理。其三，使用和傳輸規(guī)范。在查閱干部檔案信息的時候，不得查看其親屬關系的檔案，遵循有關查閱制度。人員因工作變動需要進行檔案轉(zhuǎn)移，要保證文件完整。

3.3 與時俱進，促進信息化管理

信息化時代進行信息化管理是管理趨勢。針對有些單位特別是基層單位，要加強促進其信息化管理，這能夠提高管理的高效性。單位首先可以對人事檔案管理人員進行培訓，熟練利用先進的軟件進行操作。之后，要利用計算機、掃描儀等設備把干部人員的檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)庫資料，搭建一個完整的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，方便以后對干部人員信息的快速準確查詢。單位要充分利用先進的科學技術，及時更新干部人員的檔案信息，保持檔案信息的時效性。

結(jié)語：

單位的人事檔案管理應該積極轉(zhuǎn)變工作零路，不斷深化對這項工作意義的認識，夯實業(yè)務基礎，樹立與時俱進的理念，增強服務意識，建立現(xiàn)代化管理模式，多方向、多渠道、多用途地開發(fā)利用檔案信息資源，推動單位人力資源管理和其他相關事務的發(fā)展，使其在單位現(xiàn)代化發(fā)展進程中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻

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（作者單位：鄒城市委組織部干部信息中心）