基于ERP環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制研究

李雪華

摘 要：隨著信息技術(shù)的大力發(fā)展，企業(yè)管理效率、運(yùn)營效能的提升和信息技術(shù)的應(yīng)用息息相關(guān)，ERP（企業(yè)資源計(jì)劃），是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺。其宗旨是對企業(yè)擁有的人、財(cái)、物、信息等資源進(jìn)行綜合平衡和優(yōu)化管理，提升企業(yè)的管理效率。如何結(jié)合企業(yè)實(shí)際，掌握并運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)及管理軟件，對企業(yè)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文從企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)的重要作用入手，分析企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系并提出ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng) 內(nèi)部控制 研究

中圖分類號：F426.8 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）10（c）-165-02

1 企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)的重要作用

1.1 降低成本，提高工作效率

ERP的應(yīng)用，可以大幅度減少大量繁雜瑣碎的手工操作，減少基礎(chǔ)層面的操作成本，提升工作的效率。

1.2 流程標(biāo)準(zhǔn)化，提升企業(yè)運(yùn)營管理效果

ERP的應(yīng)用，可以使企業(yè)的工作流程標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，使部門間的配合更加順暢，使各生產(chǎn)運(yùn)營環(huán)節(jié)無縫對接，減少損耗，有利于管理者全面客觀掌握經(jīng)營的全過程。

1.3 加強(qiáng)信息的應(yīng)用，提升決策效率

通過ERP的應(yīng)用，將企業(yè)的供、產(chǎn)、銷各環(huán)節(jié)有效銜接，形成了企業(yè)內(nèi)、外的信息平臺，打破了傳統(tǒng)企業(yè)信息不對稱、信息滯后的情況，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)信息共享，使管理者可以根據(jù)客觀、全面的數(shù)據(jù)，作出科學(xué)、合理的決策。

2 企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

2.1 ERP是內(nèi)部控制的手段和工具之一

在信息化社會，ERP作為內(nèi)控管理的重要手段之一，推行及建設(shè)ERP的過程，不是簡單的從手工化到系統(tǒng)化，而是對企業(yè)內(nèi)控過程的檢討、優(yōu)化以及流程再造的過程，項(xiàng)目人員必須合理設(shè)計(jì)流程及控制點(diǎn)，使企業(yè)的管理思想和內(nèi)控要求，有效的嵌入到ERP的系統(tǒng)中，提升內(nèi)控的效率。

2.2 ERP是內(nèi)部控制的客體

ERP是根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)本質(zhì)和管理需要，由人進(jìn)行設(shè)計(jì)和實(shí)施的一個工具，ERP是內(nèi)控管理的客體，這個工具如何設(shè)計(jì)，如何操作，直接決定使用的效果。ERP在立項(xiàng)、評估、建設(shè)、實(shí)施、操作等環(huán)節(jié)過程中，都受企業(yè)內(nèi)控制度的指導(dǎo)和約束、符合內(nèi)控要求，真正為提升內(nèi)控服務(wù)。

2.3 ERP是內(nèi)部控制的助推器

ERP作為內(nèi)控管理的手段，是為實(shí)現(xiàn)企業(yè)不斷提升管理效益服務(wù)的。隨著經(jīng)營管理的發(fā)展，ERP也要不斷地進(jìn)行優(yōu)化、升級，ERP的設(shè)計(jì)，體現(xiàn)了經(jīng)營管理的思想和內(nèi)控的要求，其本質(zhì)上是企業(yè)內(nèi)控的助推器，在企業(yè)的不同發(fā)展階段，需要ERP給予相應(yīng)的合適的支持，若企業(yè)高速發(fā)展，勢必要求ERP也更新?lián)Q代。

3 企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對內(nèi)部控制的影響

3.1 內(nèi)部控制在形式上發(fā)生變化

傳統(tǒng)管理模式下，經(jīng)辦人進(jìn)行賬賬、賬表各項(xiàng)數(shù)據(jù)的核對，層層傳遞申請資料進(jìn)行審批等事項(xiàng)，是內(nèi)控管理的重要內(nèi)容。實(shí)施 ERP之后，直接在系統(tǒng)中設(shè)置各數(shù)據(jù)、賬表的勾稽關(guān)系，數(shù)據(jù)一旦錄入，便可自行比對，可隨時預(yù)警、及時修復(fù)，系統(tǒng)能出具各項(xiàng)核對及管理報(bào)表，同時設(shè)置合理的授權(quán)審批機(jī)制。內(nèi)控的落實(shí)，更多的體現(xiàn)為對操作標(biāo)準(zhǔn)、流程設(shè)計(jì)的合理性管理。

3.2 內(nèi)部控制的范圍擴(kuò)大

傳統(tǒng)的內(nèi)控管理，關(guān)注工作任務(wù)的落實(shí)、工作事項(xiàng)的完成情況，在ERP系統(tǒng)下，除了優(yōu)化企業(yè)自身的流程，使系統(tǒng)控制有效嵌入到個業(yè)務(wù)環(huán)境中，還應(yīng)把和企業(yè)相關(guān)的供應(yīng)商、客戶、合作伙伴納入ERP的系統(tǒng)，形成緊密的供應(yīng)鏈，有效安排企業(yè)的供、產(chǎn)、銷，實(shí)現(xiàn)跨機(jī)構(gòu)、跨業(yè)務(wù)領(lǐng)域的有效管理。隨著ERP應(yīng)用范圍的擴(kuò)大，內(nèi)控范圍也隨之?dāng)U大。

3.3 內(nèi)部控制的重點(diǎn)發(fā)生改變

傳統(tǒng)的內(nèi)控管理，側(cè)重于內(nèi)部操作是否標(biāo)準(zhǔn)、合規(guī)，是否履行崗位職責(zé)，在ERP系統(tǒng)的支持下，更關(guān)注于崗位職責(zé)的劃分、授權(quán)分配的合理性，流程優(yōu)化的可行性，報(bào)表呈現(xiàn)、數(shù)據(jù)分析、預(yù)警的有效性，以及對數(shù)據(jù)安全性的管理，更關(guān)注從大數(shù)據(jù)中提煉關(guān)鍵信息，作出科學(xué)合理的決策，提升管理的效率、效果。

3.4 對內(nèi)部控制的要素產(chǎn)生新的影響

首先，在控制環(huán)境方面，在ERP體系下，由計(jì)算機(jī)自動進(jìn)行的審核判斷，自動控制代替了人工對接，數(shù)據(jù)來源的端口也更加廣泛，組織結(jié)構(gòu)越發(fā)扁平，上下級的關(guān)系不僅僅是傳統(tǒng)意義上的主管、下屬的管理關(guān)系，更多的表現(xiàn)為以業(yè)務(wù)為中心，圍繞業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)開展的各項(xiàng)配合工作。

其次，在風(fēng)險評估方面，實(shí)施ERP系統(tǒng)，使企業(yè)的數(shù)據(jù)集成度更高，系統(tǒng)的開放性，數(shù)據(jù)的共享性一方面提升了企業(yè)管理效率；另一方面，對于信息的保護(hù)以及系統(tǒng)的安全備份，防范黑客攻擊，避免企業(yè)核心數(shù)據(jù)及商業(yè)機(jī)密外泄，也給企業(yè)在風(fēng)險評估和應(yīng)對方面提出了新的挑戰(zhàn)和要求。

再次，在控制活動方面，從傳統(tǒng)模式下主要對人的控制，改變?yōu)閷θ?、機(jī)的控制和管理。從對人的工作標(biāo)準(zhǔn)的控制，轉(zhuǎn)變?yōu)閷I(yè)務(wù)流程以及計(jì)算機(jī)流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)，防范漏洞等方面的控制。

最后，在信息與溝通方面，ERP系統(tǒng)，本質(zhì)上是一個信息集成系統(tǒng)，ERP的應(yīng)用，一方面實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的高度集中、共享，使內(nèi)、外使用者可以更加直接、便利的獲取數(shù)據(jù)，改變了傳統(tǒng)管理模式下要層層獲取數(shù)據(jù)方式，也推動內(nèi)控管理向縱深方面展開；另一方面，ERP也是一個相對開放的系統(tǒng)，有利于不同崗位圍繞工作職責(zé)、目標(biāo)，客觀有效的溝通，協(xié)商解決問題，提升內(nèi)控管理的效果。

4 ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略

4.1 重新調(diào)整優(yōu)化企業(yè)的組織架構(gòu)

ERP的主要目的是要實(shí)現(xiàn)對企業(yè)的有效管理，計(jì)劃安排、事務(wù)處理、控制與決策等功能都在整個系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程中實(shí)現(xiàn)，這就要求各流程之間要無縫銜接，要充分發(fā)揮員工的主觀能動性和協(xié)作精神，這也在客觀上推動企業(yè)組織架構(gòu)從“高聳式”向“扁平化”的形式發(fā)展，保障各部門能高效協(xié)作、溝通、提高決策的效率。

4.2 明確崗位職責(zé)和分工

在傳統(tǒng)模式下，以手工操作為主，經(jīng)常會出現(xiàn)職責(zé)不清，部門和員工之間推諉扯皮的現(xiàn)象，ERP的應(yīng)用，大量中間的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、復(fù)核崗位的工作被計(jì)算機(jī)自動處理，大部分的數(shù)據(jù)處理崗被取消，員工的工作重心，從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、編制，轉(zhuǎn)移到對數(shù)據(jù)的分析、應(yīng)用上，提升了作業(yè)水平以及數(shù)據(jù)收集、分析的能力，同時也加強(qiáng)了對系統(tǒng)的依賴，企業(yè)應(yīng)根據(jù)內(nèi)控制度及實(shí)際工作要求對崗位職責(zé)和分工進(jìn)行重新的定義，明確權(quán)責(zé)分配體系，合理設(shè)置崗位，并和系統(tǒng)設(shè)置、授權(quán)相匹配，形成科學(xué)的職責(zé)分工和約束制衡機(jī)制，既要做到事事有人做，人人有專責(zé)，也要保障數(shù)據(jù)安全，操作簡便易行，真正實(shí)現(xiàn)各司其職，各負(fù)其責(zé)。

4.3 重整業(yè)務(wù)流程

實(shí)施ERP系統(tǒng)，不是簡單的將線下手工操作，遷移到線上系統(tǒng)，而是對整個業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和再造。ERP是一個先進(jìn)的管理工具，但其具體的功能、模塊、流程、標(biāo)準(zhǔn)，還是由人來設(shè)計(jì)的。在設(shè)計(jì)系統(tǒng)流程時，要總結(jié)企業(yè)在過往經(jīng)營管理過程中存在的問題，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，同時學(xué)習(xí)先進(jìn)的標(biāo)桿企業(yè)高效管理方式，結(jié)合公司未來的發(fā)展戰(zhàn)略，設(shè)計(jì)實(shí)用、高效、易操作的系統(tǒng)流程。尤其是關(guān)鍵點(diǎn)的控制、預(yù)警機(jī)制、重要崗位授權(quán)機(jī)制需要和業(yè)務(wù)過程緊密結(jié)合，做到流程標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)化，所有人都能嚴(yán)格按系統(tǒng)設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)流程操作，使企業(yè)在使用ERP的過程中，能實(shí)現(xiàn)對經(jīng)營過程的動態(tài)管理。高效的ERP系統(tǒng)，既是一臺攝影機(jī)，記錄著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個事項(xiàng)和過程，也是一臺預(yù)警器，根據(jù)事項(xiàng)的記錄和企業(yè)設(shè)置的各項(xiàng)指標(biāo)，及時準(zhǔn)確的提供有效信息，為企業(yè)的經(jīng)營決策提供可靠的信息支持。

4.4 完善內(nèi)控管理制度，體現(xiàn)事前計(jì)劃及事中控制的思想

ERP作為提升內(nèi)控管理水平的一種手段，也是內(nèi)控管理制度的一部分。ERP的應(yīng)用，對整個內(nèi)控管理的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)提出了新的要求。ERP系統(tǒng)中的計(jì)劃體系包括生產(chǎn)、物料需求、采購、銷售、預(yù)算以及人力資源計(jì)劃等方面，這些計(jì)劃功能和價值控制的有效應(yīng)用，需要相應(yīng)的內(nèi)控制度進(jìn)行指導(dǎo)和約束。企業(yè)要根據(jù)新的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、崗位職責(zé)，健全內(nèi)部控制的制度。例如，ERP作為信息集成系統(tǒng)，一方面加強(qiáng)了數(shù)據(jù)共享；另一方面，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的存在，人為設(shè)置及操作的實(shí)際情況，也使企業(yè)的數(shù)據(jù)信息處于一個相對公開的環(huán)境，如何保證企業(yè)數(shù)據(jù)的安全，以及操作人員的操作標(biāo)準(zhǔn)和職業(yè)道德等，是企業(yè)必須解決的現(xiàn)實(shí)問題。企業(yè)要通過制定相應(yīng)的內(nèi)控制度，對數(shù)據(jù)的錄入、使用、備份等方面進(jìn)行嚴(yán)格管理，保障ERP的實(shí)施，能真正為企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)服務(wù)。

4.5 加強(qiáng)ERP的軟件及硬件管理，建立ERP的操作管理制度

ERP作為一個信息化的產(chǎn)品，它的使用效果，首選取決于軟件的設(shè)計(jì)，其次和硬件環(huán)境也息息相關(guān)，包括服務(wù)器的配置，系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)，定期的數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)的非法修改和刪除，保障數(shù)據(jù)的安全完整。ERP系統(tǒng)作為企業(yè)的一項(xiàng)無形資產(chǎn)，需要對其軟、硬件環(huán)境都進(jìn)行合理的使用、管理，并定期出具使用及運(yùn)維報(bào)告，及時對系統(tǒng)的維護(hù)、更新出具建設(shè)性意見及專項(xiàng)報(bào)告，不斷的更新、優(yōu)化ERP系統(tǒng)，使其能快速配合、積極響應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展。同時需要建立ERP系統(tǒng)的操作制度，包括作業(yè)流程、單據(jù)內(nèi)容、關(guān)鍵字段、事務(wù)處理規(guī)則等，都要逐一明確并用制度的形式規(guī)范、管理。讓各管理作業(yè)系統(tǒng)模塊的使用人員，明確了解所作業(yè)的系統(tǒng)模塊框架、作業(yè)流程，使用標(biāo)準(zhǔn)，明確上機(jī)人員的操作權(quán)限和內(nèi)容，明確信息的收集、處理、傳遞程序，尤其是對外部提供數(shù)據(jù)的審批授權(quán)，對操作密碼嚴(yán)格管理，對未經(jīng)授權(quán)人員禁止操作系統(tǒng)等，對操作情況進(jìn)行完整記錄等。

4.6 加強(qiáng)內(nèi)外部審計(jì)職能

ERP系統(tǒng)的實(shí)施，也賦予了審計(jì)新的職責(zé)。審計(jì)人員不僅要熟悉公司業(yè)務(wù)，還要充分了解系統(tǒng)設(shè)置，了解管理思想在系統(tǒng)中的體現(xiàn)，這樣才能通過系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)操作中的問題。在ERP系統(tǒng)下，減少了人為的操作失誤及舞弊行為，但也由于流程和操作的系統(tǒng)化，使管理中的問題變得更為隱蔽。審計(jì)人員在專業(yè)上、審計(jì)方法上都要不斷提升，以適應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展的階段，不斷完善相應(yīng)的審計(jì)職能，使內(nèi)控工作得到有效開展。

4.7 加強(qiáng)人才的培養(yǎng)和管理

ERP的應(yīng)用，對企業(yè)員工的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能都提出了新的要求。作為信息化技術(shù)的產(chǎn)品，需要操作者具備熟練的計(jì)算器操作和應(yīng)用水平，要能快速識別和應(yīng)用系統(tǒng)提示的信息。同時，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及授權(quán)操作的可行性，對員工的職業(yè)道德也提出了更高的要求。企業(yè)不僅要提升員工的專業(yè)操作技能、專業(yè)的工作水平，還需要加強(qiáng)和培養(yǎng)員工的職業(yè)道德，杜絕利用先進(jìn)的管理系統(tǒng)，做出有損企業(yè)利益的事情。

5 結(jié)語

隨著信息化建設(shè)的快速發(fā)展以及信息技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，ERP的功能也將更加完善，ERP系統(tǒng)的推行和實(shí)施，是企業(yè)提升管理效率的一個客觀及有效的選擇。根據(jù)ERP系統(tǒng)的特性，結(jié)合內(nèi)部控制的原則和方法，企業(yè)有效的利用其優(yōu)點(diǎn)，并管理其存在的問題或面臨的風(fēng)險。筆者相信，ERP系統(tǒng)的有效實(shí)施，一定能成為企業(yè)發(fā)展的助推器。

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