基層檔案管理模式創(chuàng)新顯活力

周春燕

近年來(lái)，如皋市檔案局圍繞“檔案強(qiáng)市”的建設(shè)目標(biāo)，著力在全面提升基層檔案管理水平上下功夫，創(chuàng)新工作模式，全力推進(jìn)鎮(zhèn)（區(qū)、街道）檔案中心規(guī)范化建設(shè)。2014年，全市14個(gè)鎮(zhèn)（區(qū)、街道）全部建成檔案中心，實(shí)現(xiàn)鎮(zhèn)級(jí)各部門、各門類檔案集中統(tǒng)一規(guī)范管理，如皋市委市政府撥?？?0萬(wàn)元給以獎(jiǎng)補(bǔ)，省檔案局局長(zhǎng)謝波批示進(jìn)行專項(xiàng)評(píng)估，2015年6月省檔案局發(fā)?？谌⊥茝V該局的做法和經(jīng)驗(yàn)。近兩年，該市又放大示范效應(yīng)，積極探索“村檔鎮(zhèn)管”，推動(dòng)村（居）星級(jí)檔案室創(chuàng)建，逐步完善基層檔案管理機(jī)制、體制，形成“橫向到邊、縱向到底”的檔案規(guī)范化管理新格局，全市基層檔案管理步入良性循環(huán)的新軌道。

高點(diǎn)定位，科學(xué)決策。針對(duì)全市各鎮(zhèn)（區(qū)、街道）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)重視不夠、制度不完善、資金投入不足、庫(kù)房面積不達(dá)標(biāo)、硬件設(shè)施嚴(yán)重缺乏、保管條件差、人員變動(dòng)頻繁、業(yè)務(wù)水平不高、檔案整理不規(guī)范、信息化建設(shè)緩慢、檔案開發(fā)利用程度不高等現(xiàn)狀，以及因鄉(xiāng)鎮(zhèn)多次區(qū)劃調(diào)整帶來(lái)的檔案丟失、損毀等問(wèn)題，如皋市檔案局審時(shí)度勢(shì)、科學(xué)謀劃，果斷提出建設(shè)鎮(zhèn)（區(qū)、街道）檔案中心，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)“七所八站”檔案實(shí)行“一站式”集中統(tǒng)一規(guī)范管理，從根本上解決基層檔案管理不規(guī)范、不科學(xué)等問(wèn)題。

多措并舉，破冰前行。為了實(shí)現(xiàn)全面建成鎮(zhèn)（區(qū)、街道）檔案中心，促進(jìn)全市鎮(zhèn)（區(qū)、街道）檔案管理大變臉、大提升，如皋市檔案局運(yùn)籌帷幄、強(qiáng)力推進(jìn)，多措并舉、攻堅(jiān)克難，8個(gè)月時(shí)間即完成原計(jì)劃需兩年完成的工作任務(wù)。

一是堅(jiān)持頂層設(shè)計(jì)。多次向市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)專題匯報(bào)建設(shè)構(gòu)想，得到重視與支持。2014年1月，如皋市委辦、市政府辦聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于建立鎮(zhèn)（區(qū)、街道）檔案中心提升檔案管理水平的意見(jiàn)》，提出了用兩年時(shí)間完成檔案中心建設(shè)的目標(biāo)，明確了具體要求，并提出了激勵(lì)措施，對(duì)檔案中心建設(shè)達(dá)標(biāo)且經(jīng)考評(píng)達(dá)省二星、2A級(jí)標(biāo)準(zhǔn)以上的，予以一定的獎(jiǎng)補(bǔ)，先后共撥資金70萬(wàn)元，充分調(diào)動(dòng)了各鎮(zhèn)（區(qū)、街道）建設(shè)檔案中心的積極性。

二是堅(jiān)持典型引路。如皋市檔案局先后組織4批次各鎮(zhèn)（區(qū)、街道）分管負(fù)責(zé)人、專職檔案管理人員到江蘇首家鎮(zhèn)級(jí)檔案館常熟市古里鎮(zhèn)檔案館及鄰近縣市和市級(jí)機(jī)關(guān)五星級(jí)檔案管理單位參觀學(xué)習(xí)，以先進(jìn)典型來(lái)統(tǒng)一思想、達(dá)成共識(shí)，明確目標(biāo)、明晰任務(wù)，統(tǒng)籌規(guī)劃、加緊實(shí)施，全面增強(qiáng)檔案中心建設(shè)的主動(dòng)性與積極性。

三是堅(jiān)持強(qiáng)化培訓(xùn)。針對(duì)鎮(zhèn)（區(qū)、街道）檔案人員變動(dòng)頻繁、專業(yè)素養(yǎng)不高、檔案業(yè)務(wù)薄弱等現(xiàn)狀，如皋市檔案局加大培訓(xùn)力度，創(chuàng)新培訓(xùn)形式。采用集中培訓(xùn)與分片培訓(xùn)、總體培訓(xùn)與條塊培訓(xùn)、理論培訓(xùn)與實(shí)務(wù)操作相結(jié)合的方式，確保培訓(xùn)實(shí)效，先后共培訓(xùn)近600人次，使鎮(zhèn)（區(qū)、街道）各部門負(fù)責(zé)人、檔案人員盡快熟悉檔案的收集、整理等業(yè)務(wù)，夯實(shí)中心建設(shè)的基礎(chǔ)。

四是堅(jiān)持現(xiàn)場(chǎng)推動(dòng)。在全面分析各鎮(zhèn)（區(qū)、街道）檔案管理的基礎(chǔ)和推進(jìn)速度、完成質(zhì)量的基礎(chǔ)上，決定先培育典型，以點(diǎn)推面。7月份，在僅用4個(gè)月就首批建成且質(zhì)量較高的長(zhǎng)江鎮(zhèn)、白蒲鎮(zhèn)檔案中心召開現(xiàn)場(chǎng)推進(jìn)會(huì)。8月底又在如皋市鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室中首家被評(píng)定為三星級(jí)的城北街道（國(guó)家級(jí)如皋經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)）等鎮(zhèn)召開了第二次現(xiàn)場(chǎng)推進(jìn)會(huì)，效果明顯，使行動(dòng)不力、效果不好及計(jì)劃第二年創(chuàng)建的鎮(zhèn)（區(qū)、街道）堅(jiān)定信心，加快建設(shè)。

五是堅(jiān)持一線指導(dǎo)。市委市政府分管領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常過(guò)問(wèn)，了解中心建設(shè)進(jìn)度，幫助協(xié)調(diào)解決相關(guān)問(wèn)題，并親赴相關(guān)鎮(zhèn)現(xiàn)場(chǎng)推動(dòng)工作開展。市檔案局一把手親自掛帥，與推進(jìn)力度不大的鎮(zhèn)黨、政一把手及市級(jí)主管部門多次溝通，直到按要求配齊庫(kù)房、硬件設(shè)備及所需的人財(cái)物。局分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室人員親自上陣、一線指導(dǎo)，經(jīng)常加班加點(diǎn)，堅(jiān)持一對(duì)一地精心輔導(dǎo)，積極推動(dòng)庫(kù)房、設(shè)施設(shè)備等及時(shí)到位，推進(jìn)各類臺(tái)賬資料的完善和檔案的高標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)移交進(jìn)庫(kù)。

眾志成城，成效顯著。在如皋市委市政府的大力支持下，如皋市檔案局強(qiáng)力推進(jìn)的多項(xiàng)措施取得顯著成效，不僅超前完成既定目標(biāo)，還創(chuàng)新了如皋市的檔案管理模式，為其檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展注入了源源不斷的活力。

一是全面建成，實(shí)現(xiàn)檔案資源有效共享。在市、鎮(zhèn)兩級(jí)黨委、政府、主管部門領(lǐng)導(dǎo)重視及所有檔案人員的共同努力下，奮戰(zhàn)8個(gè)月，到2014年年底，全市14個(gè)鎮(zhèn)級(jí)檔案中心建設(shè)提前一年全面完成。至2017年年底，全市所有檔案中心共投入資金511萬(wàn)余元，庫(kù)房總面積達(dá)到15000平方米，共保管各部門檔案（至2016年年底）97502卷（冊(cè)）、歸檔文件32415件、實(shí)物檔案450件、聲像檔案95冊(cè)。共接待利用近2萬(wàn)人次，得到機(jī)關(guān)部門、基層群眾的普遍好評(píng)。檔案庫(kù)房、硬件設(shè)備、檔案資源實(shí)現(xiàn)有效共享，充分發(fā)揮了檔案服務(wù)中心、服務(wù)基層、服務(wù)民生的重要作用。

二是形成機(jī)制，檔案管理規(guī)范有序。市檔案局對(duì)各鎮(zhèn)（區(qū)、街道）強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)、強(qiáng)化考核獎(jiǎng)懲，形成較完善的管理機(jī)制。規(guī)范文書檔案管理，各鎮(zhèn)（區(qū)、街道）必須于每年3月底前收集齊全后集中至市檔案局統(tǒng)一整理，并簽字確認(rèn)，實(shí)行一票否決制。規(guī)范部門檔案管理，每年6月底前各部門必須將檔案收集齊全、規(guī)范整理并移交給檔案中心。規(guī)范制度臺(tái)賬管理，建立創(chuàng)建各項(xiàng)檔案管理制度并認(rèn)真執(zhí)行，及時(shí)補(bǔ)充完善檔案檢索工具及全宗卷、編研資料、各類臺(tái)賬等。規(guī)范“八防”管理，所有中心必須配備防盜門窗、防光窗簾、空調(diào)、防火設(shè)備、防磁柜、消毒機(jī)、去濕機(jī)、監(jiān)控等，有條件的中心安裝了氣體滅火系統(tǒng)、門禁等。自2015年起，該市將檔案中心安全工作列為重點(diǎn)，結(jié)合檔案業(yè)務(wù)檢查每年進(jìn)行兩次安全專項(xiàng)檢查，并及時(shí)通報(bào)、限期整改。至目前，各鎮(zhèn)（區(qū)、街道）檔案中心均已實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化管理，通過(guò)了江蘇省檔案工作等級(jí)測(cè)評(píng)。

三是推進(jìn)信息化，科學(xué)化管理程度提升。市檔案局在穩(wěn)步推進(jìn)數(shù)字檔案館創(chuàng)建、市級(jí)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室創(chuàng)建的同時(shí)，將檔案信息化管理向鎮(zhèn)級(jí)延伸。為鎮(zhèn)（區(qū)、街道）部署了統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，配備了統(tǒng)一的專用電腦，促進(jìn)各中心實(shí)施“存量數(shù)字化、增量電子化”。為確保全市檔案數(shù)字化能統(tǒng)一質(zhì)量、統(tǒng)一價(jià)格、統(tǒng)一監(jiān)管，由市檔案局統(tǒng)一進(jìn)行了招標(biāo)，并由具備資質(zhì)的數(shù)字化外包公司統(tǒng)一進(jìn)行數(shù)字化。配備了數(shù)字化工作室的鎮(zhèn)由外包公司上門服務(wù)，數(shù)字化工作室不符合要求的，由外包公司在市檔案館進(jìn)行數(shù)字化。至2016年年底，所有鎮(zhèn)（區(qū)、街道）重要檔案均已數(shù)字化，共形成掃描件280余萬(wàn)頁(yè)。2017年，該市將推動(dòng)所有鎮(zhèn)（區(qū)、街道）檔案中心創(chuàng)建省數(shù)字檔案室，促進(jìn)基層檔案科學(xué)化管理水平的全面提升。

四是放大效應(yīng)，村級(jí)管理水平提高。在全市鎮(zhèn)級(jí)檔案步入規(guī)范化、科學(xué)化管理的基礎(chǔ)上，如皋市檔案局又放大示范效應(yīng)，將目光投向基礎(chǔ)更為薄弱的村級(jí)檔案管理。2016年，該局嘗試在高新區(qū)（城南街道）實(shí)施“村檔鎮(zhèn)管”，即具備較好保管條件的村（居、社區(qū)）創(chuàng)建星級(jí)檔案室，不具備規(guī)范保管條件的村（居、社區(qū)）則在每年規(guī)定時(shí)間前將檔案收集齊全、規(guī)范整理后移交鎮(zhèn)檔案中心管理。該年度，高新區(qū)共有2個(gè)村（居、社區(qū)）創(chuàng)建星級(jí)檔案室，15個(gè)村（居、社區(qū)）檔案全部雙套制移交街道檔案中心保管。2017年，該局進(jìn)一步擴(kuò)大示范范圍，印發(fā)了《關(guān)于開展村級(jí)檔案室規(guī)范化創(chuàng)建活動(dòng)的通知》，明確全市所有鎮(zhèn)（區(qū)、街道）村級(jí)檔案室規(guī)范化創(chuàng)建的目標(biāo)任務(wù)，提出創(chuàng)建工作要求，制定規(guī)范化創(chuàng)建推進(jìn)表，開展村級(jí)星級(jí)檔案室創(chuàng)建。經(jīng)過(guò)一年的努力，有17個(gè)村（居、社區(qū)）檔案室規(guī)范化創(chuàng)建成功，其中1個(gè)村（居、社區(qū)）建成三星級(jí)檔案室，15個(gè)村（居、社區(qū)）建成二星級(jí)檔案室，1個(gè)村（居、社區(qū)）建成一星級(jí)檔案室。