內(nèi)部控制審計(jì)技巧之有效訪談

單文宗

[摘要]審計(jì)訪談是審計(jì)人員獲取信息的重要方法之一，方法得當(dāng)可以取得事半功倍的成效。本文對審計(jì)訪談的基本類型、使用范圍及審計(jì)人員應(yīng)具備的訪談技巧等進(jìn)行詳解。

[關(guān)鍵詞]內(nèi)部控制 審計(jì)訪談 技巧 過程控制 成效

審計(jì)訪談從形式上而言就是面對面溝通，相較于郵件、電話，是最直接的溝通方式。其最大的特點(diǎn)是，可以快速得到對方的主觀信息。通過交談過程中的眼神交流、肢體語言、面部表情等，可以判斷訪談對象的態(tài)度意愿，甚至判斷回復(fù)內(nèi)容的可信程度。審計(jì)訪談是審計(jì)人員為了獲取有關(guān)信息，與被審計(jì)單位相關(guān)人員直接進(jìn)行的面對面交流，是一種重要的審計(jì)信息搜集方式。

一、審計(jì)訪談的三種類型

（一）主題訪談

這里講的主題訪談是指在非現(xiàn)場或現(xiàn)場審計(jì)階段已掌握（或發(fā)現(xiàn)）重要的（關(guān)鍵的）疑點(diǎn)信息，經(jīng)過審計(jì)分析，需要對疑點(diǎn)進(jìn)行進(jìn)一步核實(shí)的訪談。主題訪談的目的相對明確，是比較成熟的審計(jì)訪談形式，如圖1所示。

主題訪談應(yīng)做好四方面準(zhǔn)備，即了解被審計(jì)機(jī)構(gòu)組織架構(gòu)及運(yùn)營模式；熟悉相關(guān)制度規(guī)定；掌握關(guān)鍵信息；做好訪談提綱（以免打草驚蛇）。

主題訪談需要達(dá)成的目標(biāo)一般有三個：核實(shí)事實(shí)及成因；請?jiān)L談對象配合提供具體的信息資料；問題定性。

以變通處理銷售費(fèi)用為例?？蓪⒁韵滤莆盏膬?nèi)容梳理成邏輯清晰的訪談提綱：一是財稅及監(jiān)管政策、總公司及分公司費(fèi)用管理規(guī)定；二是某時段內(nèi)大額資金集中支付某一個（或幾個）經(jīng)銷商，此經(jīng)銷商資質(zhì)是否合法，可列明具體的資金支付時間、資金金額、發(fā)票及采購清單、商品出入庫手續(xù)等；三是相關(guān)經(jīng)手人所屬部門及崗位；四是費(fèi)用審批手續(xù)是否符合規(guī)定。準(zhǔn)備越充分、訪談過程就越易于掌握主動權(quán)，順藤摸瓜，取得預(yù)期的成效。

實(shí)際操作中，一個問題的形成，可能涉及幾個部門和崗位，因此訪談的順序一般應(yīng)遵循先當(dāng)事人后管理者、先銷售部門后管理部門、先運(yùn)營部門后財務(wù)部門的原則。此外，訪談時應(yīng)注意：一要做好記錄。訪談是一種審計(jì)數(shù)據(jù)搜集方式，要時刻記著做好記錄，根據(jù)需要可使用錄音筆等工具，可以通過“訪談記錄單”的形式請?jiān)L談對象對訪談內(nèi)容進(jìn)行簽名確認(rèn)；二要注意訪談中的話術(shù)和態(tài)度。訪談也是一種心理戰(zhàn)術(shù)，審計(jì)人員應(yīng)站在訪談對象的角度給予理解，幫助其減輕思想顧慮。

（二）測試中訪談

測試中訪談，在穿行測試和符合性測試中均適用。一般用于核查流程執(zhí)行情況和系統(tǒng)權(quán)限管理情況，審計(jì)人員應(yīng)到相關(guān)崗位工作現(xiàn)場開展訪談。對此，審計(jì)人員應(yīng)具有高度的職業(yè)敏感，關(guān)注各類資料，隨時發(fā)現(xiàn)線索。

例如，在做業(yè)務(wù)處理流程的符合性測試時，審計(jì)人員一般應(yīng)在了解規(guī)定的業(yè)務(wù)處理流程后，現(xiàn)場觀察或者跟蹤流程處理過程以及崗位交接手續(xù)，核查是否符合規(guī)定。在此過程中，可以近距離地看到崗位人員的工作現(xiàn)場。操作人員此時一般沒有防范心理，桌面的資料不會做刻意整理和掩飾，一些業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)資料或是審批資料可能會放在桌面，審計(jì)人員在執(zhí)行測試時可順便留意一下桌面處理完結(jié)的或者待處理的業(yè)務(wù)資料等，這是原始的、未經(jīng)篩選整理過的資料。對于在工作現(xiàn)場看到的、與審計(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的、不涉及個人隱私的內(nèi)容，可以隨時提問和訪談操作人員，也可以根據(jù)需要進(jìn)行拍照。同樣，如果在電腦桌面發(fā)現(xiàn)一些自制資料，如統(tǒng)計(jì)表、分析資料等，也可請其復(fù)制一份作為審計(jì)備存資料，并順便與操作人員溝通，了解這些資料的數(shù)據(jù)來源、編制頻度和作用，了解清楚是屬于規(guī)定要求的、還是其個人主動管理的意愿。在這些微小的溝通中，操作人員可能會不經(jīng)意講一些比較細(xì)節(jié)的信息，需要審計(jì)人員具有較好的分析提煉能力，在完成訪談后把重要的信息盡快記錄下來。現(xiàn)場審計(jì)時應(yīng)保持基本的職業(yè)敏感，多采集資料，多做分析整合工作，注意發(fā)現(xiàn)資料間的關(guān)聯(lián)性和差異以分析差異原因，判斷是否異常，再做進(jìn)一步的審計(jì)核查分析判斷。

（三）常規(guī)訪談

常規(guī)訪談一般適用于首次進(jìn)入被審計(jì)單位的內(nèi)部控制等綜合性審計(jì)項(xiàng)目。常規(guī)訪談一般應(yīng)在進(jìn)場會之后，分條線從相關(guān)領(lǐng)域的部門負(fù)責(zé)人開始?？梢允菍徲?jì)小組集體進(jìn)行，由各領(lǐng)域的主審人員主問，其他審計(jì)成員補(bǔ)充，這樣做的好處是審計(jì)小組對被審計(jì)單位的信息了解是對等的，有利于接下來各領(lǐng)域之間工作的配合，弊端是時間成本比較大，如圖2所示。審計(jì)小組可以根據(jù)項(xiàng)目的具體情況和審前準(zhǔn)備的充分程度，在進(jìn)場會前確定是否需要采取常規(guī)訪談、是集體開展還是分領(lǐng)域單獨(dú)開展。如果計(jì)劃開展常規(guī)訪談的話，一般應(yīng)提前跟被審計(jì)單位的審計(jì)聯(lián)系人說明，請其協(xié)調(diào)安排相關(guān)人員。

常規(guī)訪談的優(yōu)勢是，從程序上可主動與各領(lǐng)域主要負(fù)責(zé)人溝通，從禮節(jié)上表明我們尊重對方，從情感上有利于取得對方的信任，最小化對方的反感和抵觸情緒，便于順利開展接下來的流程跟蹤和審計(jì)抽樣等具體工作。因此，常規(guī)訪談應(yīng)更加注重禮節(jié)，態(tài)度應(yīng)誠懇謙和，一般不宜深入具體問題，以全面了解情況為主，時間不宜過長。

二、審計(jì)訪談的一般流程

在正式訪談之前應(yīng)先向?qū)Ψ阶鲎晕医榻B，即使是相互知道對方，也要向?qū)Ψ秸f明你在本次審計(jì)項(xiàng)目中的角色，說明本次訪談的內(nèi)容及類型，明確是常規(guī)訪談、還是就某一事項(xiàng)的主題訪談；同樣，也要請對方做自我介紹，對其工作崗位、工作內(nèi)容也可簡單詢問，如做目前的崗位多久了，之前在什么崗位或者工作背景等，如圖3所示。通過這些內(nèi)容，審計(jì)人員可以基本判斷他對崗位的熟悉熟練程度和專業(yè)水平，當(dāng)然這不是絕對的。即使過去審計(jì)時已經(jīng)有過接觸，也仍然需要其介紹工作內(nèi)容，正面提問，以取得明確的答復(fù)。掌握這些情況后，在接下來審計(jì)過程中，若有涉及其工作的具體部分就可以直接提出，以減少查問的時間。訪談屬于審計(jì)工作內(nèi)容，應(yīng)做好準(zhǔn)備，盡量一次性問全問清楚，避免事務(wù)性的內(nèi)容多次訪談。

三、審計(jì)訪談的實(shí)際演練

（一）主動性提問

審計(jì)訪談時應(yīng)給訪談對象營造一個相對寬松的氛圍，選擇訪談對象易于回答的問題開始，通過溫和的語言語氣調(diào)和氛圍，建立彼此好感，緩解訪談對象戒備或緊張心理，再逐步深入主題，這個時間應(yīng)控制在3分鐘內(nèi)。訪談期間根據(jù)實(shí)際情景，可以就訪談對象講的內(nèi)容，插一兩句話，盡量避免一問一答的形式。

隨著訪談內(nèi)容展開，話題逐步深入，可以把訪談的需求一步步提出來，訪談對象說到具體的制度、方案、報表時，可以記錄下來，訪談結(jié)束后請他提供這些資料。訪談過程的關(guān)鍵，就是任何時候都不要忘了記錄和索取資料，訪談對象講到的與審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的內(nèi)容，一定要首先獲取資料，這些資料有助于對被審計(jì)單位的深入了解，提升發(fā)現(xiàn)問題的精準(zhǔn)性。值得注意的是，不能想當(dāng)然地認(rèn)為：去年是這個流程、這個系統(tǒng)、這樣分工，今年可能還是老樣子……實(shí)際情況往往是，今年有新的政策出臺，流程相應(yīng)地做了調(diào)整，系統(tǒng)雖然是老系統(tǒng)，但是可能會有新的功能或者內(nèi)容發(fā)生了變化，這都需“問了才知道”。

“怎么問”？答案是：請他說。常規(guī)訪談切忌直入主題，而要選擇從熟悉的領(lǐng)域開始，請他介紹，操作層面的人員一般存在慣性思維模式，認(rèn)為“一直這樣做”就是正確的，風(fēng)險控制意識相對薄弱，但實(shí)際上這個流程或者這樣做是違反規(guī)定的，可能存在風(fēng)險或者漏洞。因此，訪談中，只要用心、細(xì)心、留心，往往就會有意想不到的收獲，如圖4所示。

（二）引導(dǎo)性提問

引導(dǎo)性提問是指通過簡潔的表述幫助訪談對象理清思路，或是將話題向需要了解的方向引導(dǎo)，促進(jìn)提升訪談的效率和效果，下面列舉幾種引導(dǎo)性提問的話術(shù)。

1.簡單描述一下具體工作內(nèi)容好嗎？上下游崗位分別是哪些（哪個）？

2.日常的工作中具體使用哪些應(yīng)用系統(tǒng)和具體模塊，它們能幫助你解決什么問題？

3.今年的工作跟去年相比有什么變化，有沒有新發(fā)文的制度或者規(guī)定？

4.能說說新系統(tǒng)上線前后你的工作內(nèi)容有什么差別嗎？

引導(dǎo)性提問的關(guān)鍵點(diǎn)就是通過問題，引導(dǎo)其主動地談一些具體工作，以便審計(jì)人員從中提煉需要的內(nèi)容。在進(jìn)行引導(dǎo)性提問時，提問的內(nèi)容要與訪談對象的身份職位相匹配，要本著尊重、探討的語氣去提問，要使其感受到誠懇。

（三）追問

“追問”通常是在我們已經(jīng)發(fā)現(xiàn)問題并且掌握了一些情況，需要訪談對象配合、做進(jìn)一步核實(shí)確認(rèn)時使用。追問就要“刨根問底”，落實(shí)審計(jì)事項(xiàng)發(fā)生的實(shí)況、對特別事項(xiàng)的處理過程。追問時要有鍥而不舍的韌勁，要主動思考和分析，思路縝密，追問的目的是捕捉具體的事實(shí)和細(xì)節(jié)，結(jié)合已取得的線索，落實(shí)問題真相。

（四）假設(shè)性提問

假設(shè)性提問一般發(fā)生在以下三種情況：

一是審計(jì)發(fā)現(xiàn)控制缺陷或者控制漏洞，找不到對應(yīng)制度。這種情況下，可以通過訪談從被審計(jì)單位層面尋找依據(jù)，可能會有兩種結(jié)果，一種是沒有制度依據(jù)，屬于制度盲區(qū)；另一種是有制度但審計(jì)人員不掌握。如果是沒有制度，可以建議其建立制度，這樣直接與被審計(jì)單位的溝通可以減少查找制度的工作量。

二是規(guī)定流程與實(shí)際操作流程存在差異?？刹扇∫越Y(jié)果推理問題的方法，請?jiān)L談對象直接描述操作流程和理論依據(jù)，判斷是審計(jì)掌握的制度過時了，還是被審計(jì)單位沒有按照規(guī)定流程操作。如果是沒有按流程操作，先了解其原因，評估其風(fēng)險發(fā)生的可能性，也可與其探討，若由此發(fā)生某種風(fēng)險事件后，有沒有其他的控制措施可以規(guī)避風(fēng)險。通過訪談，一些審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的疑似問題就可以坐實(shí)。若其重新提供的依據(jù)可以起到防控風(fēng)險的作用，也應(yīng)該認(rèn)可。與審計(jì)人員單方面檢查相比，這樣做可以節(jié)約時間成本。

三是為發(fā)現(xiàn)問題理出線索。線索是審計(jì)發(fā)現(xiàn)的重要信息來源，重大問題常常就是通過不起眼的、偶然的線索結(jié)合其他數(shù)據(jù)信息綜合分析提煉后而得到的。

（五）訪談對象訥言

遇到訪談對象訥言時，要根據(jù)訪談事項(xiàng)采取進(jìn)一步措施。如果是常規(guī)訪談，可以選擇與其同崗位的B角；如果是就某個具體事項(xiàng)的主題訪談，訪談對象是關(guān)鍵崗位，就要有耐心，運(yùn)用合理判斷，確定是性格原因還是另有隱情。不要試圖喚醒一個裝睡的人，如果遇到拒不配合的情況，可以通過行政措施，與其直接主管取得溝通，說明審計(jì)需要取得的配合。切記：在此之前，需要掌握比較充足的證據(jù)資料。

（六）揚(yáng)長避短

如果面對的訪談對象多數(shù)是其所在領(lǐng)域的專家級操作人員，對其所從事的工作更有話語權(quán)，此時內(nèi)部審計(jì)可以從內(nèi)部控制的角度去發(fā)現(xiàn)其“三性”方面存在的問題。審計(jì)人員與被審計(jì)單位人員事實(shí)上存在著所掌握制度信息不對稱的情況，在專業(yè)工作訪談時，注意多聽少說，揚(yáng)長避短，注意維護(hù)審計(jì)人員適當(dāng)?shù)臋?quán)威，有助于接下來的進(jìn)一步工作開展。

四、審計(jì)訪談的注意事項(xiàng)

（一）遵循基本禮節(jié)

即使是通過其他渠道已經(jīng)相互知道了彼此的身份，訪談開始前仍然要做自我介紹，這是對訪談對象的尊重，也體現(xiàn)內(nèi)部審計(jì)的職業(yè)素養(yǎng)，提升對方對此次訪談的重視程度。

（二）注重個人形象

著裝是體現(xiàn)個人形象的一個方面?，F(xiàn)場審計(jì)時，一般應(yīng)著正裝，有工牌的可以佩戴工牌，注意細(xì)節(jié)，從點(diǎn)滴之處體現(xiàn)審計(jì)的專業(yè)性。老百姓常說“生人難見面”，不熟悉的人見面，第一印象就是通過言行舉止體現(xiàn)的，應(yīng)從談吐中體現(xiàn)人格魅力，促進(jìn)提升訪談效果。

（三）遵守職場溝通規(guī)則

1.對方有職務(wù)的要稱呼職務(wù)，這是商務(wù)禮儀，同時也提示訪談對象，審計(jì)訪談是針對其所承擔(dān)的工作內(nèi)容，提示慎重回答訪談內(nèi)容。

2.換位思考是審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)具備的基本素質(zhì)。言行中應(yīng)體現(xiàn)出信任和友善，多一些正能量的東西。對于沒有職務(wù)或者年長者，應(yīng)當(dāng)更加尊重，“您、請、給您添麻煩了、影響您的工作了、感謝您的配合…”這些細(xì)節(jié)有時對訪談的順利開展起著至關(guān)重要的作用。雖然審計(jì)訪談也屬于例行公務(wù)，但是對于被審計(jì)單位員工來說，配合審計(jì)工作屬于其常規(guī)工作之外的內(nèi)容，對其反感或者拖拉也應(yīng)當(dāng)多加理解。誠懇寬容的態(tài)度和言語，可以緩解對方的對抗情緒。

（四）具備知識儲備

心理素質(zhì)是審計(jì)溝通和訪談取得突破和成果的關(guān)鍵因素。作為審計(jì)人員，對常識性的知識和專業(yè)術(shù)語要聽得懂、易溝通、能提出問題，具有敏捷、靈活和具有邏輯性的思維品質(zhì)。訪談過程中，不可避免地會遇到各種復(fù)雜情況，審計(jì)人員應(yīng)能靈活應(yīng)變，不要把固有的程序千篇一律地硬套，要做到具體問題具體分析。邏輯性是指審計(jì)人員的思維要正確嚴(yán)密，條理分明，對被審計(jì)事項(xiàng)的審查、取證、判斷、結(jié)論，應(yīng)符合邏輯順序和邏輯關(guān)系，做到思路清晰、條理分明，訪談人員的知識儲備和思維品質(zhì)決定了訪談的成敗。

（五）控制訪談時間

要想進(jìn)行一次成功的審計(jì)訪談，最好是提前做一個訪談計(jì)劃，對時間有預(yù)估，這樣才能確保訪談不跑題、不漏題、不偏題；同時還有一個好處，就是按照訪談提綱訪談，在訪談對象談及無關(guān)內(nèi)容時，能夠及時將話題帶回來，避免耽擱時間，確保訪談時效。

（六）備好通訊錄

通訊錄是了解被審計(jì)單位組織架構(gòu)和崗位設(shè)置的一把鑰匙。訪談時，首先拿出通訊錄找到訪談對象的位置，可以在上面對其崗位和工作內(nèi)容進(jìn)行簡要的記錄，方便后續(xù)了解相關(guān)事項(xiàng)時可以直接找到所對應(yīng)的人。同時，透過通訊錄還可以了解被審計(jì)單位的人崗匹配情況。比如，通過遠(yuǎn)程影像系統(tǒng)核對業(yè)務(wù)資料時，可以結(jié)合通訊錄上的名單，核實(shí)業(yè)務(wù)批單的簽審流程是否規(guī)范，是否由規(guī)定崗位的人員處理，如果是會計(jì)主管的名字出現(xiàn)在銷售合同上，就應(yīng)該了解原因，判斷是否存在其他違規(guī)情況和隱情等。通訊錄在手，就能夠提前了解、提前介入。

審計(jì)是一件辛苦的工作，現(xiàn)場審計(jì)要拿捏得當(dāng)，問題定性要有理有據(jù)。成功的審計(jì)訪談是發(fā)現(xiàn)審計(jì)線索、提升審計(jì)效能的基本方法，也是審計(jì)人員應(yīng)具備的基本技能?？梢哉f，誰能掌握訪談的奧秘，誰就能贏得訪談帶來的最大成效。

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