集團(tuán)公司如何加強(qiáng)對(duì)下屬企業(yè)的檔案管理

耿娟

摘 要：集團(tuán)公司的成立與發(fā)展離不開(kāi)各個(gè)下屬企業(yè)的集聚與配合。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代，集團(tuán)公司想要持續(xù)健康發(fā)展，就要加強(qiáng)對(duì)于各個(gè)下屬企業(yè)的聯(lián)系與掌控，而這一點(diǎn)離不開(kāi)對(duì)于下屬企業(yè)的檔案資源的管理。本文就此點(diǎn)內(nèi)容通過(guò)分析集團(tuán)公司檔案管理的工作特點(diǎn)和現(xiàn)狀，進(jìn)一步探討了檔案管理模式的過(guò)去，并提出了未來(lái)檔案管理的發(fā)展方向和發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：集團(tuán)公司 下屬企業(yè) 檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：F279.23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2018）11（a）-110-02

集團(tuán)公司是目前我國(guó)社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)狀況下普遍存在的一種企業(yè)運(yùn)營(yíng)方式和發(fā)展方式?？偟膩?lái)說(shuō)，集團(tuán)公司的出現(xiàn)是企業(yè)經(jīng)濟(jì)良性發(fā)展和健康擴(kuò)展的一種標(biāo)志。各個(gè)下屬企業(yè)的獨(dú)立經(jīng)營(yíng)與總集團(tuán)核心密切相連，有利于集團(tuán)公司在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中靈活變換，順應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)又跟隨時(shí)代潮流。但與此同時(shí)，核心企業(yè)對(duì)于下屬企業(yè)的管理不當(dāng)又容易導(dǎo)致內(nèi)部混亂而影響整體的發(fā)展。而檔案的信息管理在這其中起著不可忽視的作用，以下進(jìn)行具體分析。

1 集團(tuán)公司對(duì)下屬公司檔案管理特點(diǎn)

1.1 龐雜性和豐富性

集團(tuán)公司不同于單個(gè)企業(yè)，是一種由多重紐帶構(gòu)成的多層次的企業(yè)聯(lián)合體。這類(lèi)公司除日常的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)之外，更包括了國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)開(kāi)拓、資本管理和分配、技術(shù)管理的創(chuàng)新與引進(jìn)等多項(xiàng)內(nèi)容，因而集團(tuán)公司對(duì)于下屬公司的檔案管理方面所囊括的內(nèi)容是極為豐富和駁雜的。

1.2 層控性和外向性

集團(tuán)公司與下屬企業(yè)之間主要存在核心與分支的基本關(guān)系，同時(shí)其下屬的各個(gè)下屬企業(yè)又大多是獨(dú)立的企業(yè)法人。而集團(tuán)公司在進(jìn)行檔案管理和利用時(shí)，不只局限于集團(tuán)本部，還囊括了各個(gè)分支企業(yè)內(nèi)容，存在外延性。因而，企業(yè)集團(tuán)的檔案管理存在一定的層控關(guān)系和外向性。

1.3 分散性和不均衡性

集團(tuán)公司在下設(shè)各個(gè)下屬企業(yè)時(shí)，率先考慮的一般來(lái)說(shuō)是經(jīng)濟(jì)效益與商業(yè)價(jià)值。因而對(duì)這樣一個(gè)規(guī)模龐大的集團(tuán)企業(yè)來(lái)說(shuō)，各個(gè)下屬企業(yè)存在地點(diǎn)、經(jīng)營(yíng)方式、價(jià)值水平、生產(chǎn)技術(shù)與內(nèi)容、生產(chǎn)人員等均會(huì)或多或少存有一定差異，并且檔案管理是靈活并內(nèi)容不斷增加和完善的，各個(gè)下屬企業(yè)除了核心檔案保存在總部單位之外，自身會(huì)留存部分檔案并不斷增添，因此檔案管理也就不可避免的具有了分散性和不均衡性。

2 集團(tuán)公司檔案管理現(xiàn)狀和問(wèn)題探究

近年來(lái)，伴隨著集團(tuán)企業(yè)的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)能力的不斷增長(zhǎng)，集團(tuán)內(nèi)部對(duì)于檔案管理工作的態(tài)度也在不斷重視。但盡管如此，部分企業(yè)仍存在檔案管理制度和管理方式明顯與集團(tuán)發(fā)展?fàn)顩r嚴(yán)重不符的現(xiàn)象，以下進(jìn)行具體分析。

首先，由于我國(guó)特殊的經(jīng)濟(jì)體制以及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展歷程，各企業(yè)集團(tuán)檔案管理方式、水平、能力存在差異性。一般來(lái)說(shuō)，大部分國(guó)有企業(yè)組成的企業(yè)集團(tuán)在檔案管理工作上相對(duì)較好，有專(zhuān)職的管理機(jī)構(gòu)和管理人員以及管理體制；而一些通過(guò)大的兼并小的、強(qiáng)的收購(gòu)弱的所形成的集團(tuán)公司，在這一方面往往較為忽視；更存在部分新形成的企業(yè)集團(tuán)，特別是一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)度和認(rèn)同度均管理觀念較為薄弱，甚至沒(méi)能形成統(tǒng)一管理而是分散于各個(gè)下屬企業(yè)手中，極不利于檔案管理工作的開(kāi)展。

從單個(gè)企業(yè)集團(tuán)來(lái)說(shuō)，不均衡性是主要特點(diǎn)和問(wèn)題。企業(yè)集團(tuán)下屬企業(yè)一般來(lái)說(shuō)不僅分布地域廣泛，涉及區(qū)域眾多、成立時(shí)間、經(jīng)營(yíng)水平、運(yùn)營(yíng)方式等多方面均存在差異性和不平衡性，這就導(dǎo)致了檔案管理工作的開(kāi)展表現(xiàn)出一定的復(fù)雜性。另外，目前大多數(shù)集團(tuán)公司檔案管理工作多沿襲或模仿原國(guó)有集團(tuán)企業(yè)的檔案管理模式，存在體制陳舊，難以創(chuàng)新的問(wèn)題。

3 傳統(tǒng)集團(tuán)公司對(duì)下屬企業(yè)的檔案管理模式分析

（1）集中管理。主要表現(xiàn)為核心集團(tuán)將下屬各個(gè)企業(yè)的各類(lèi)檔案進(jìn)行集中管理，建立起完備而健全的檔案管理機(jī)制和專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)構(gòu)、管理人員，進(jìn)行企業(yè)檔案綜合管理。

（2）分散管理。這類(lèi)管理方式一般存在于規(guī)模較大的集團(tuán)公司中，其下屬企業(yè)分布廣泛且實(shí)力強(qiáng)大，各個(gè)下屬企業(yè)擁有了獨(dú)立的法人地位和法人資格，在經(jīng)濟(jì)以及實(shí)力方面，能夠支撐一方。于是各個(gè)下屬企業(yè)內(nèi)部分別建立自己的檔案室和形成自己的管理方式。

（3）逐級(jí)管理。企業(yè)集團(tuán)中很大一部分是通過(guò)兼并、收購(gòu)、轉(zhuǎn)讓重組等方式實(shí)現(xiàn)的。這類(lèi)集團(tuán)公司一般會(huì)將自身的企業(yè)檔案作為內(nèi)部資產(chǎn)上交至核心集團(tuán)，但同時(shí)內(nèi)部運(yùn)營(yíng)過(guò)程中不可缺失的科技檔案、生產(chǎn)歷史檔案等會(huì)留存在原企業(yè)進(jìn)行逐級(jí)管理。

（4）混合管理。形似于逐級(jí)管理模式，表現(xiàn)在對(duì)于集中和分散管理，兩者融合使用；同時(shí)不局限于逐級(jí)管理的特殊企業(yè)模式，而是運(yùn)用于一般企業(yè)集團(tuán)。主要方式為在集團(tuán)總部設(shè)立檔案室，專(zhuān)職管理企業(yè)核心部分以及各個(gè)下屬企業(yè)必不可少的重要內(nèi)容檔案，而對(duì)于下屬企業(yè)內(nèi)部發(fā)展頻繁需要的檔案，下放至其內(nèi)部進(jìn)行自行管理。這種管理模式靈活性和實(shí)用性都較大。

（5）控股集團(tuán)管理。顧名思義“誰(shuí)控股，誰(shuí)管理”，即在股份制集團(tuán)公司中，檔案管理工作主要有控股最多的下屬企業(yè)負(fù)責(zé)，同為檔案集中管理，但有不同于總部管理。

4 集團(tuán)公司對(duì)下屬企業(yè)檔案管理模式未來(lái)設(shè)想

根據(jù)上述幾種傳統(tǒng)的集團(tuán)公司的檔案管理方式來(lái)看，對(duì)于現(xiàn)如今日新月異的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和集團(tuán)發(fā)展多顯僵化和呆板。尤其對(duì)于現(xiàn)如今企業(yè)集團(tuán)在自身擴(kuò)張與發(fā)展歷程中追求效益最大化與模式的科學(xué)化，集中管理限制了各個(gè)下屬企業(yè)的自主發(fā)展與創(chuàng)新能力；分散管理則不利于企業(yè)集團(tuán)的可持續(xù)發(fā)展，難以發(fā)揮企業(yè)集團(tuán)的整體優(yōu)勢(shì)；逐級(jí)管理模式和混合模式看似靈活性和實(shí)用性較大，但“度”把握也是一大問(wèn)題?？偟膩?lái)說(shuō)，對(duì)于未來(lái)集團(tuán)公司對(duì)下屬公司的檔案管理方面要探討的主要是兩個(gè)方面：第一，集中與分散；第二，劃分與合并中“度”的把控；可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行思考。

（1）無(wú)論是何種檔案管理方式都要遵循從實(shí)際出發(fā)的原則，一切以適應(yīng)企業(yè)自身發(fā)展的需要為準(zhǔn)，根據(jù)企業(yè)的運(yùn)行方式和發(fā)展方向，在基本的檔案管理模式上，自主創(chuàng)新符合內(nèi)部長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的科學(xué)方式，切忌拘泥規(guī)則、固步自封。

（2）“核心統(tǒng)籌、分級(jí)管理”是基本標(biāo)準(zhǔn)。集團(tuán)公司作為一個(gè)核心突出但分支廣闊的集體，無(wú)論各個(gè)下屬公司的發(fā)展勢(shì)頭以及發(fā)展趨勢(shì)多勁猛，終究離不開(kāi)核心集團(tuán)的把控與統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。為了集團(tuán)公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，表現(xiàn)在檔案管理上，“核心統(tǒng)籌”是必不可少的，同時(shí)也要對(duì)下屬公司檔案進(jìn)行“分級(jí)管理”。具體實(shí)行方式為：集團(tuán)總部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制定檔案管理大綱和體制系統(tǒng)，同時(shí)各個(gè)下屬企業(yè)根據(jù)自身實(shí)際自行調(diào)整上報(bào)至總部由總部調(diào)查后進(jìn)行裁決；另外，總部可隨時(shí)進(jìn)行調(diào)遣、檢查以及指導(dǎo)等。這種方式保障了總公司的總控能力，又為各下屬企業(yè)提供了自我發(fā)展的空間，能夠有效發(fā)揮雙方權(quán)益和能力，更好地完善檔案部門(mén)的系統(tǒng)體制，同時(shí)進(jìn)行有效的資源開(kāi)發(fā)。

（3）對(duì)于檔案的信息組織，可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，建立一個(gè)集團(tuán)化的在信息聯(lián)合體?，F(xiàn)如今的檔案管理不應(yīng)只局限于單純信息的保存與記錄，而更要建立綜合檔案信息、內(nèi)部重要資料、圖片信息以及情報(bào)等多方面內(nèi)容融于一體的綜合信息資源模式，這樣有助于在基本檔案信息的基礎(chǔ)上，集團(tuán)公司內(nèi)部進(jìn)行進(jìn)一步的數(shù)據(jù)分析和信息開(kāi)發(fā)，為促進(jìn)集團(tuán)發(fā)展發(fā)揮檔案內(nèi)容的更大效益。

5 集團(tuán)公司對(duì)下屬企業(yè)檔案管理策略探究

5.1 系統(tǒng)化、現(xiàn)代化、高素質(zhì)的管理趨勢(shì)

第一，“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，集團(tuán)核心單位要制定統(tǒng)一的檔案管理體制和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督各級(jí)的檔案工作者有效、嚴(yán)格的執(zhí)行此項(xiàng)內(nèi)容；第二，本著對(duì)檔案資源負(fù)責(zé)的態(tài)度，重視檔案管理工作者綜合素質(zhì)的培訓(xùn)和提高；第三，與時(shí)俱進(jìn)，緊隨時(shí)代潮流，觀察時(shí)代發(fā)展與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢(shì)，及時(shí)更新檔案管理內(nèi)容的狀態(tài)并進(jìn)行自主創(chuàng)新發(fā)展；其四，在日常管理工作中通過(guò)自我總結(jié)和規(guī)律探究積極探尋本單位適宜的檔案管理工作模式并付諸實(shí)踐。

5.2 數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化管理趨勢(shì)

首先“數(shù)據(jù)化”即指運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行更為科學(xué)的系統(tǒng)化數(shù)據(jù)管理，通過(guò)大數(shù)據(jù)掌控，節(jié)省大量人力、物力、財(cái)力，且各個(gè)單位之間可通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)及時(shí)溝通交流。另外，“網(wǎng)絡(luò)化”即指在集團(tuán)公司內(nèi)部建立起從管理體制到管理人員、管理機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)狀交流模式，促進(jìn)多方合作與交流探究。

5.3 資源統(tǒng)籌化、綜合化管理趨勢(shì)

日新月異是現(xiàn)如今時(shí)代發(fā)展的最大特點(diǎn)，商業(yè)場(chǎng)上更是瞬息萬(wàn)變，集團(tuán)企業(yè)處在這樣一個(gè)復(fù)雜的環(huán)境中，能否對(duì)于信息進(jìn)行把控和掌握并及時(shí)作出反應(yīng)是企業(yè)能否在競(jìng)爭(zhēng)中處于有利地位的重要依據(jù)。因此，檔案信息管理也應(yīng)當(dāng)作為信息資源和戰(zhàn)略資源放置于企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力中，輔助企業(yè)進(jìn)行信息分析和資源統(tǒng)籌，幫助企業(yè)發(fā)展。

5.4 多方服務(wù)、自主開(kāi)發(fā)管理趨勢(shì)

總的來(lái)說(shuō)，檔案管理的最終目的還是要運(yùn)用于實(shí)踐，更好地管理無(wú)非是為了更好地利用。因而，在此目的明確的基礎(chǔ)上就要發(fā)覺(jué)檔案信息的導(dǎo)向作用，集團(tuán)公司在對(duì)下屬企業(yè)進(jìn)行檔案管理時(shí)，要讓檔案變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)提供，檔案管理人員主動(dòng)開(kāi)發(fā)多種形式的服務(wù)工作。

5.5 復(fù)合外向型的管理趨勢(shì)

這是針對(duì)于一些業(yè)務(wù)、結(jié)構(gòu)等相對(duì)單一的集團(tuán)公司來(lái)說(shuō)的。首先，集團(tuán)公司的檔案管理是要包含對(duì)內(nèi)與對(duì)外兩個(gè)程度內(nèi)容的，對(duì)內(nèi)指集團(tuán)自身的組織結(jié)構(gòu)、員工、生產(chǎn)內(nèi)容等自我信息資源，對(duì)外則指企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中與具有合作關(guān)系、生產(chǎn)關(guān)系的各類(lèi)機(jī)構(gòu)或組織的信息檔案，無(wú)論哪種都是極為復(fù)雜和龐大的信息內(nèi)容，需要極大的工作量。在此過(guò)程中，檔案管理決不可閉門(mén)造車(chē)、拘泥封閉，而要轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N復(fù)合外向的管理方式，增加交流能力和交換能力。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，集團(tuán)企業(yè)檔案信息管理作為核心企業(yè)與下屬企業(yè)間密切的聯(lián)系，對(duì)企業(yè)整體的可持續(xù)發(fā)展有著不可忽視的重要意義。企業(yè)要想在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于一個(gè)有利位置，就必須與時(shí)俱進(jìn)，反映在檔案管理上就是要根據(jù)自身實(shí)際積極創(chuàng)新管理方式。與此同時(shí)，想要保證企業(yè)檔案管理工作的有序進(jìn)行，就必須有意識(shí)、有保證地對(duì)檔案管理工作嚴(yán)格謹(jǐn)慎的對(duì)待，以求得檔案信息對(duì)企業(yè)的健康發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

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