新媒體環(huán)境下高校檔案管理信息化建設(shè)策略

符昌慧

新媒體是相對于傳統(tǒng)媒體而言的一種大眾、新型信息傳播交互方式。在高校，新媒體憑借其信息資源共享性傳播魅力，深深植根于師生日常生活中。對此，基于廣泛的受眾群體，高校應(yīng)營造良好的新媒體環(huán)境，立足于高校檔案信息資源的豐富性特征，借助計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，依托互動電視、手機、電腦等信息傳播載體，與用戶展開實時交互，以提高新媒體環(huán)境下高校檔案管理信息化傳播開放性、便捷性、共享性與互動性[1]。

一、新媒體環(huán)境下高校檔案管理信息化建設(shè)面臨的機遇

新媒體可基于數(shù)字化技術(shù)對信息資源進行壓縮加工，然后展開信息存儲、傳播與信息資源檢索。在此背景下，高校檔案管理信息化建設(shè)工作也應(yīng)與時俱進，革新觀念，依托數(shù)字技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，借助新媒體傳播渠道實現(xiàn)信息廣泛交流傳播，以豐富師生日常校園生活，拓展師生眼界。從這一層面而言，新媒體傳播技術(shù)為新時期高校檔案管理信息化建設(shè)工作帶來了巨大機遇?；谛旅襟w技術(shù)可實現(xiàn)校園檔案信息資源整合、存儲與傳播，還可通過交互，推動高校檔案管理工作個性化、創(chuàng)新化發(fā)展，以提高檔案信息資源利用率[2]。

具體而言，新媒體環(huán)境下，高校檔案管理信息化建設(shè)面臨的機遇主要表現(xiàn)在以下四個方面：

1.豐富了高校檔案信息化管理載體與傳播形式

傳統(tǒng)檔案管理工作面對的對象為紙質(zhì)檔案，檔案管理工作服務(wù)形式為坐等上門及收集內(nèi)容，不僅檔案資料信息收集過程繁瑣，且服務(wù)手段單一，靈活性較差。新媒體的出現(xiàn)，打破了高校傳統(tǒng)檔案管理單一的形式格局，并以其快速傳播、開放性強等獨特優(yōu)勢，為高校檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新營造了良好的信息媒介環(huán)境，且日漸成為當前高校檔案信息化管理的主要手段之一。其在不斷豐富高校檔案信息化管理載體與傳播形式過程中，也對高校傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理形式造成了巨大沖擊。

首先，新媒體依托數(shù)字技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)及計算機技術(shù)等，構(gòu)建了一個傳統(tǒng)媒體所不具有的多元信息傳播、存儲系統(tǒng)，其資源內(nèi)容豐富、形式多樣、覆蓋面廣、信息傳播速度快，并憑借全天候、多方位信息傳播、接收優(yōu)勢，可廣泛接收與發(fā)送最新信息。

與此同時，新媒體環(huán)境下，高校檔案管理者可基于虛擬技術(shù)平臺，實現(xiàn)高校各類社會信息、科研信息、政治信息、教育信息、娛樂信息綜合與存儲，從而為高校檔案信息資料庫建設(shè)提供海量信息源[3]。

另外，新媒體具有很強的包容性，其可使不同主體不受時空、地域限制，在任何節(jié)點、任何區(qū)域均可實現(xiàn)高校檔案資源信息共享，大大豐富了高校檔案信息化管理內(nèi)容體系。

此外，新媒體可集圖片、文字、影音等媒介形式為一體，不僅增強了高校檔案信息傳播吸引力，還可以喜聞樂見的形式、媒介載體，為用戶、受眾提供有效信息，以優(yōu)質(zhì)內(nèi)容增強用戶黏性。

2.進一步拓寬了高校檔案信息化管理、利用空間

在新媒體出現(xiàn)以前，不管是高校檔案管理服務(wù)對象還是館藏內(nèi)容，都是相對獨立的，且自成一體。這種檔案信息化管理與利用形式具有局限性，不僅信息搜索與存儲及共享受時空限制，還受信息傳播、存儲媒介本身的局限性影響，使高校檔案信息化管理受“技術(shù)圍墻”邊界制約[4]。但是，自從有了新媒體，其打破了高校封閉式的檔案管理模式。一方面，高校檔案館可將與檔案館建設(shè)相關(guān)信息資料一同輸入網(wǎng)站，使檔案管理更加網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化與科學化，也便于用戶了解及搜集相關(guān)檔案信息資源；另一方面，高校可基于新媒體平臺，設(shè)置信息反饋、校友聊天室及主題教育等板塊，以向社會各界人士及高校校友、在校師生等提供信息反饋、傳播、思想交流及建議等渠道，由此使高校檔案管理人員即便身處“圍墻”內(nèi)，也可更為便捷地與信息受眾進行思想碰撞與交流，從而便于其及時了解世界發(fā)展動態(tài)，掌握更為專業(yè)的檔案管理專業(yè)信息[5]。總而言之，新媒體環(huán)境下，高校檔案管理工作更為突出的優(yōu)勢，是徹底解放了高校檔案管理人員一直以來被“禁錮”的思想，拓寬了高校檔案管理空間，使檔案價值選擇更為多元化和立體化。

3.新媒體技術(shù)的交互性為高校檔案信息化管理與傳播注入活力

一方面，新媒體技術(shù)的交互性，使現(xiàn)代高校檔案管理內(nèi)容更為豐富，同時也為檔案信息化管理與傳播注入活力。新媒體的產(chǎn)生，進一步更新了高校管理者檔案管理思想觀念，打破了虛擬檔案館與真實檔案館之間的界限。尤其是隨著高校檔案信息利用需求不斷增加，受眾對檔案信息質(zhì)量管理要求也越來越高。在此背景下，確立并夯實了新媒體在高校檔案信息化管理中的主體地位，調(diào)動了師生廣泛利用新媒體獲取、共享及利用檔案信息資料的積極性與主動性。

另一方面，新媒體覆蓋的信息更為全面，檔案管理人員在管理體系信息化建設(shè)過程中，可從海量網(wǎng)絡(luò)信息中汲取精華與營養(yǎng)，進而激發(fā)檔案信息創(chuàng)新動力。比如，在校園檔案管理網(wǎng)站中，通過設(shè)立交流欄目和聊天室，可不斷創(chuàng)新檔案管理形式、手段，也可為各界人士積極參與高校檔案信息化管理提供創(chuàng)新平臺，增添人氣，活躍氣氛[6]。

此外，基于受眾廣泛的新媒體網(wǎng)絡(luò)平臺，可激發(fā)高校師生、相關(guān)工作人員檔案管理工作熱情與信息化管理意識；同時，借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可增添新的網(wǎng)站信息與內(nèi)容，從而提升新時期高校檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)含量與水平。

4.新媒體技術(shù)的開放性為高校檔案價值展示提供了廣闊平臺

在以往檔案管理過程中，各高校之間獨立而封閉，各自為政，互不干涉。但是，自從進入新媒體時代以后，高校之間檔案管理工作形式已突破范圍限制。隨著高校之間合作、交往、聯(lián)系日益密切，管際交流與信息共享已成為新時期檔案管理的重要形式。高校之間通過檔案管理信息化體系建設(shè)，基于新媒體技術(shù)的開放性，為高校檔案價值展示提供了廣闊平臺。一方面，館際之間資源共享越來越頻繁，由此使新媒體成為高校師生獲取資源及了解社會的重要窗口。另一方面，高校檔案管理借助新媒體的動態(tài)化信息傳播優(yōu)勢，可全面展示高校檔案資料信息，從而有助于擴大高校檔案館在社會中的影響力與知名度。所以，從這一層面而言，新媒體為高校檔案信息資源呈現(xiàn)與展示提供了創(chuàng)新形式，也使其成為連接社會與師生的重要紐帶[7]。

二、新媒體環(huán)境下高校檔案管理信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

新媒體是一把“雙刃劍”，高校應(yīng)辯證看待新媒體的優(yōu)勢與劣勢，在肯定新媒體巨大價值機遇的同時，更應(yīng)充分看到新媒體環(huán)境下高校檔案管理信息化建設(shè)面臨的嚴峻挑戰(zhàn)。具體而言，新媒體為高校檔案管理信息化建設(shè)帶來的巨大挑戰(zhàn)主要表現(xiàn)在如下幾個方面：

1.弱化了高校檔案的文化引領(lǐng)和教育功能

高校檔案是一種無形的文化力量，其作為一門重要的文化“潛課程”，可引導(dǎo)高校大學生發(fā)展，端正教師行為，塑造高校整體精神風貌。但高校檔案的這一文化引領(lǐng)和教育功能以檔案的權(quán)威性為前提。

新媒體出現(xiàn)以來，高校檔案文化引領(lǐng)和教育功能均遭到巨大沖擊。尤其是文化主體多元化難以對高校師生產(chǎn)生深遠和長久影響，僅通過知名校友和名人榜樣塑造高校精神風貌，無疑削弱了高校檔案文化權(quán)威性。與此同時，在新媒體環(huán)境下，各種碎片化信息快速傳播，難以控制，易腐蝕高校師生心靈與思想，使師生社會價值觀與道德觀面臨前所未有的窘境。新媒體的開放性，易致使學生散失道德意識；反過來，道德失范行為與泛濫成災(zāi)的網(wǎng)絡(luò)信息又會污染高校校園生態(tài)環(huán)境?？梢哉f，新媒體環(huán)境下，高校檔案管理信息化環(huán)境逐漸遭到解構(gòu)，諸多核心傳統(tǒng)文化元素正在消逝[8]。

2.沖擊了高校傳統(tǒng)檔案管理手段、形式與思想

新媒體環(huán)境下，高校檔案管理服務(wù)手段、方式與理念、內(nèi)容、形式等均發(fā)生了巨大變化，傳統(tǒng)單一的服務(wù)形式變得更為多元化。在此背景下，若高校檔案管理模式不進行創(chuàng)新或改革，必將喪失主動權(quán)。

師生作為新時代新事物的締造者與感知者，這一特征決定了其是高校檔案管理信息化建設(shè)的重要參與主體。但高校檔案管理者因媒介素養(yǎng)不高，對新媒體缺乏敏銳認知，重視度不夠，難以有效整合資源，無法占領(lǐng)檔案信息資源管理制高點，無法與高校師生展開全面互動、交流。從技術(shù)層面而言，新媒體對檔案管理的沖擊已滲透到新媒體技術(shù)使用與革新方面，檔案管理者若不革新觀念，提高媒介素養(yǎng)，熟悉并掌握新媒體技術(shù)，將會喪失高校檔案管理信息化體系建設(shè)主動權(quán)。

3.摒棄了高校以往“重管理、輕利用”的檔案管理模式

在紙質(zhì)檔案時代，高校檔案管理向來“重管理而輕利用”，這種管理理念必然不符合新媒體時代數(shù)字化檔案管理與利用理念。尤其是在傳統(tǒng)管理時代，高校檔案館作為信息集結(jié)重地，既不向社會開放，同時又不與新領(lǐng)域的主管部門、教學、科研、生產(chǎn)等機構(gòu)合作，使檔案館中的紙質(zhì)檔案真正成為“死檔案”。在此過程中，檔案管理員也成為高校名副其實的檔案“保管員”，致使檔案資料的科研與教學價值無法充分發(fā)揮[9]。但在新媒體時代，高校檔案管理的“神秘面紗”被揭開，傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)模式被革新，人們獲取檔案信息資料的途徑將更為便捷，由此使以往“重管理、輕利用”的檔案管理思維發(fā)生了劃時代轉(zhuǎn)變，檔案管理利用要求也亟待提高，進而驅(qū)動數(shù)字化檔案管理方式轉(zhuǎn)向“重管理、重利用”模式。

4.帶來了高校檔案管理人員“迭代更新”的陣痛期

新媒體對于高校檔案管理工作的沖擊歸根結(jié)底在于對檔案管理人才隊伍的沖擊。傳統(tǒng)模式下，高校檔案管理隊伍存在“四多四少”現(xiàn)象，即女同志多，男同志少；年紀大的多，年紀小的少；學歷低的多，學歷高的少；要照顧的多，能工作的少，尤其“因人設(shè)崗”導(dǎo)致高校檔案管理人員人浮于事。進入新媒時代，海量化的信息內(nèi)容質(zhì)量參差不齊，且新媒體的互動性與傳統(tǒng)檔案管理崗位發(fā)生了激烈碰撞。對于檔案管理人員而言，其必將經(jīng)歷人才“迭代更新”陣痛期[10]，否則將無法滿足新時期媒介互動需求及檔案開放化、信息化管理要求。

三、新媒體環(huán)境下高校檔案管理信息化建設(shè)策略

新媒體環(huán)境下，高校檔案管理信息化建設(shè)要趨利避害，正視挑戰(zhàn)，抓住機遇，適時革新，努力將高校檔案館打造為新時代的信息化、數(shù)字化檔案館。

1.適時轉(zhuǎn)變觀念，樹立新媒體信息化檔案管理觀

檔案管理者作為高校檔案管理主體，其必須樹立新媒體時代下的檔案管理觀，結(jié)合新媒體環(huán)境特征，應(yīng)本著“開放性”與“互動性”理念，開闊視野，面向社會，面向高校師生，不應(yīng)將檔案館禁錮在高?！皣鷫Α眱?nèi)，而應(yīng)放眼未來，在內(nèi)容上“做精”“做優(yōu)”“做好”，積極把握時代動向，了解高校師生需求，在管理方法和手段上，要注重收集用戶反饋、建議。通過多元化的服務(wù)形式，全方位收集、整理與存儲高校檔案資料信息，編研綜合檔案冊，以數(shù)字化形式存儲和呈現(xiàn)檔案資料成果，掌握高校檔案管理服務(wù)主動權(quán)[11]。

2.基于數(shù)字化技術(shù)，推動高校檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高校是新媒體技術(shù)的使用地、發(fā)源地與輻射地，當前新媒體已融入到高校師生學習、生活中。作為高校管理者，要加大資金、技術(shù)和人才投入力度，建立健全高校檔案管理信息化建設(shè)綜合服務(wù)設(shè)施，增強數(shù)字化檔案館藏場所的媒介交互性，增強用戶黏性，避免形成“信息孤島”[12]。與此同時，作為檔案管理者，要充分認識到新媒體的環(huán)境特征，改進服務(wù)形式，提高服務(wù)水平與質(zhì)量。

新媒體生態(tài)語境下，人人都是檔案信息管理者、使用者與傳播者，高校檔案管理人員要充分利用這一媒介優(yōu)勢，采用數(shù)據(jù)軟件采集工具，建構(gòu)信息化服務(wù)平臺。通過大數(shù)據(jù)挖掘檔案信息使用者需求，對檔案信息資料進行分類、在線歸檔，搭建集信息資源檢索、存儲、編輯、展示與共享為一體的一站式服務(wù)平臺與特色知識專題庫，為社會及高校師生提供檔案資源一站式查詢、打印、交換和可追溯利用等特色服務(wù)。

3.加強與用戶交流、互動，通過反饋了解用戶需求

新媒體的顯著特征是交互性，在新媒體環(huán)境下，應(yīng)加強與用戶進行實時互動與交流，充分發(fā)揮高校檔案管理的文化教化功能和精神引領(lǐng)作用。通過建設(shè)用戶體驗平臺，開設(shè)教育欄目與互動欄目等，體現(xiàn)高校檔案資源特色，凸顯高校文化理念，推動高校檔案管理個性化發(fā)展。一方面，通過準確收集用戶反饋、建議和需求等，重塑新媒體語境下的大學生風貌，培養(yǎng)新時代大學生的責任擔當意識，營造濃厚的學術(shù)文化氛圍；另一方面，還可充分利用高校數(shù)字化檔案館與展覽館等，全面、動態(tài)和多維展示新媒體環(huán)境下的高校檔案管理成果，引領(lǐng)大學生發(fā)展方向，提高檔案資源利用價值。

4.打造一支綜合素質(zhì)較高的人才隊伍，提高高校檔案新媒體管理信息化水平

在傳統(tǒng)檔案管理過程中，“四多四少”的人才隊伍顯然不適應(yīng)新媒體環(huán)境下高校檔案創(chuàng)新化管理形勢。因此，高校檔案管理者要提高自身媒介素養(yǎng)，學習專業(yè)的新媒體技術(shù)及基礎(chǔ)理論知識等。通過與其他學科聯(lián)系，夯實專業(yè)基礎(chǔ)，加強科研能力培養(yǎng)；同時，還應(yīng)提高自身溝通能力，打造一支綜合素質(zhì)較高的檔案管理信息化建設(shè)人才隊伍，使高校傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與數(shù)字化虛擬檔案有機結(jié)合。唯有如此，方能提高新媒體環(huán)境下高校檔案信息化管理水平。

5.全方位搜索檔案信息，編研檔案資料

新媒體時代，人們對高校檔案信息資料的質(zhì)量要求越來越高。尤其是在注重效率的時代語境下，用戶需要的是綜合利用價值高、具有特色、便捷的檔案信息資料。因此，檔案管理者必須收集用戶需求，掌握時代發(fā)展動態(tài)，全方位搜集檔案信息資料，積極開展檔案編研工作，最大化體現(xiàn)檔案資料價值，以促進高校師生創(chuàng)新化利用、共享?？傊?，要不斷探索新方法，為高校師生提供多方位、多層次的動態(tài)檔案編研信息，開發(fā)適合的新媒體檔案產(chǎn)品，使其直接轉(zhuǎn)化為社會效益與經(jīng)濟效益，使檔案的文化功能效應(yīng)充分釋放[13]。

6.樹立品牌戰(zhàn)略意識，驅(qū)動高校檔案信息化建設(shè)路徑創(chuàng)新

在新媒體環(huán)境下，高校檔案管理者應(yīng)樹立長遠發(fā)展理念，以品牌戰(zhàn)略思維，驅(qū)動高校檔案管理信息化建設(shè)路徑創(chuàng)新，為高校師生提供一個自由、開放與創(chuàng)新的檔案資源使用與共享環(huán)境，加速不同高校之間進行合作與交流，以拓展館際文化、科研合作視野，促進檔案管理品牌文化傳播，擴大檔案資源的“文化傳播效應(yīng)”。

高校檔案是高?？沙掷m(xù)發(fā)展的重要組成部分，其作為一個活的“細胞”元素，具有鮮明的時代特色，承載著高校成長與發(fā)展的歷史軌跡，是高校發(fā)展、改革過程中不可分割的一部分。對此，高校檔案管理路徑創(chuàng)新，要遵循新媒體發(fā)展規(guī)律，結(jié)合高校實際情況，在多元化檔案管理過程中，凸顯新時代背景下高校檔案管理個性與特色，驅(qū)動高校及高校檔案管理長效發(fā)展。

綜上所言，新媒體的出現(xiàn)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)變革，在信息傳播領(lǐng)域掀起一場“顛覆式”革命。立足于新媒體語境，高校檔案信息化管理空間更大，信息傳播方式更快，檔案信息儲存載體更豐富，為新時期高校檔案管理信息化建設(shè)提供了良好機遇。因此，高校檔案管理工作者須重視依托新媒體的時空虛擬性、資源豐富性優(yōu)勢，加快推進檔案信息化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案資源在高校建設(shè)與發(fā)展中的不可替代作用。

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