效率與效果：數(shù)字時代高校檔案館的理性選擇

牟虹

17年前，美國麻省理工學院教授尼葛洛龐帝撰寫出《數(shù)字化生存》一書，描繪了信息技術(shù)的宏偉藍圖以及數(shù)字時代人們生活方式的巨大變革。今天，他的預言一一變?yōu)楝F(xiàn)實。數(shù)字化不僅徹底改變著人類社會的生活方式，也沖擊著傳統(tǒng)的工作方式。高校檔案工作無一例外地受到了巨大的影響，檔案工作的對象、方式、內(nèi)容以及管理思想上都正在發(fā)生著深刻的變革。面對數(shù)字時代帶來的變革，高校檔案館怎樣才能順應時代的潮流，實現(xiàn)高校檔案館的社會責任呢？筆者以為，堅持效率與效果并舉，是數(shù)字時代高校檔案館的理性選擇。

一、效率與效果原則，緣自新公共管理理念

新公共管理（new public management，NPM）是20世紀80年代以來盛行于英、美等西方國家的一種新的公共行政理論和管理模式，也是近年來西方國家規(guī)?？涨暗男姓母锏闹鲗枷胫?。根據(jù)OECD（經(jīng)濟合作與發(fā)展組織）的界定，西方國家行政改革的共同內(nèi)涵包括三個方面，即企業(yè)管理技術(shù)的應用、服務(wù)及顧客導向的強化、公共行政體系內(nèi)的市場機制及競爭功能的引入。英國著名的行政學者克里斯托夫·胡德（Christopher Hood）則將新公共管理的特征概括為：公共政策領(lǐng)域中的專業(yè)化管理；績效的明確標準與測量；強調(diào)產(chǎn)出控制；公共部門內(nèi)由聚合趨向分化；公共部門向更具競爭性的方向發(fā)展；對私營部門管理思想的重視；強調(diào)資源利用要具有更大的強制性和節(jié)約性。

追求效率是公共行政管理的出發(fā)點和落腳點。新公共管理在追求效率方面主要采取三種方法：一是放松嚴格的行政規(guī)制，實行嚴明的績效目標控制；二是重視管理活動的產(chǎn)出與結(jié)果，關(guān)注公共部門直接提供服務(wù)的效率和質(zhì)量，主張對外界情況的變化以及不同的利益需求作出主動、靈活、低成本、富有成效的反應；三是強調(diào)廣泛采用私營部門成功的管理理論、模式、方法和技術(shù)，提高效率，如重視人力資源管理、強調(diào)成本——效率分析、全面質(zhì)量管理、強調(diào)降低成本等。

新公共管理的基本理念就是引入現(xiàn)代經(jīng)濟學和私營部門管理的理論，以解決公共部門管理的效率和效果問題。效率和效果是兩個不同的概念，效率是關(guān)于做事的方式，注重的是目標執(zhí)行的過程，效果則注重的是結(jié)果，或者說達到組織的目標。美國著名的管理學教授斯蒂芬·P·羅賓斯博士解釋說，效率是指以盡可能少的投入獲得盡可能多的產(chǎn)出。因為管理者經(jīng)營的輸入資源是稀缺的，他們必須關(guān)心這些資源的有效利用，因此管理就是要使資源成本最小化。然而，僅有效率是不夠的，管理者還必須使活動實現(xiàn)預定的目標，即追求活動的效果。管理者也不能只是關(guān)注達到和實現(xiàn)組織目標，也就是關(guān)注效果，還要盡可能有效率地完成工作。在成功的組織中高效率和高效果是相輔相成的。

二、追求效率與效果相輔相成，堅持需求導向與效益優(yōu)先并舉

傳統(tǒng)的高校檔案工作重心是對檔案實體的管理與利用，進入數(shù)字時代以后，電子文件的廣泛應用，已成為勢不可擋的潮流，使高校檔案工作的內(nèi)涵發(fā)生了許多新的變化，工作理念與工作方式都面臨全方位的挑戰(zhàn)。在這場挑戰(zhàn)中，高校檔案工作經(jīng)歷著傳統(tǒng)與現(xiàn)代的碰撞，兩個關(guān)乎數(shù)字時代高校檔案管理效率與效果的問題，即增量電子文件歸檔與館藏存量檔案數(shù)字化的問題，已清晰地浮出水面，只有科學合理地解決好這兩個問題，才能確保高校檔案館既能順應數(shù)字時代發(fā)展的要求，又能有效控制管理成本，提高管理效率，增強管理效果。

筆者認為，高校檔案館要解決好上述兩個問題，必須以新公共管理理論的效率與效果原則為指導，做到兩個堅持：第一，堅持需求導向，兼顧主體需求與社會需求。20世紀50年代，美國著名檔案學家謝倫伯格提出文件雙重價值理論，他把公共文件的價值分為第一價值和第二價值，第一價值是指對原機關(guān)的原始價值，即文件對形成機關(guān)工作事務(wù)的有用性，體現(xiàn)為行政管理價值、法律價值、財務(wù)價值和科技價值。第二價值是對其他機關(guān)與個人利用者的從屬價值，它是指文件對形成機關(guān)以外的其他利用者的有用性，包括證據(jù)價值和情報價值（也稱研究價值）。第一價值重點滿足主體需求，而第二價值則主要滿足社會需求。因此，在確定增量電子文件歸檔及館藏存量檔案數(shù)字化范圍時，不僅要重點關(guān)注高等學校本身的需要，同時也要充分考慮國家和社會對高校檔案的需要。

第二，堅持效益為先，兼顧社會效益與經(jīng)濟效益。效益即指實效，每一種效益都有一種量的表現(xiàn)形態(tài)，效益最大化，即指獲得與付出之間的最高比值。數(shù)字時代高校檔案工作的效益原則，是最深刻而普遍的社會效益與最經(jīng)濟而實惠的成本效益的統(tǒng)一。按照這一原則，在確定增量電子文件歸檔及館藏存量檔案數(shù)字化范圍時，既要充分維護學校歷史，最大限度滿足高校與社會的雙重利用需求，同時也要從經(jīng)濟上考慮是否合算，如果電子文件歸檔與檔案數(shù)字化所帶來的效益超過所付出的代價時，為此而開展的工作才真正具有意義，否則，將得不償失，并為此承受人力、物力、財力的負擔。

三、增量電子文件歸檔與存量檔案數(shù)字化的實踐策略

（一）關(guān)于增量電子文件的歸檔策略

隨著高校數(shù)字化校園建設(shè)的推進，電子文件正逐漸取代紙質(zhì)文件，成為高校信息資源的主要載體和表現(xiàn)形式。面對海量增長的各類電子文件，應該做出如何選擇，這是當前高校檔案館面臨的棘手問題。筆者以為，要解決好這一問題，必須杜絕兩種錯誤做法：一種是忽略增量電子文件的收集和質(zhì)量控制，任憑其散存于各職能部門自生自滅；另一種是盲目收集，使海量的電子文件全部“檔案化”。兩種錯誤做法均有悖于新公共管理理論的效率與效果原則，前者將導致優(yōu)質(zhì)電子文件資源的丟失，使高校檔案館難撇瀆職之嫌，而后者則可能造成人力、物力、財力的巨大浪費，使學校蒙受經(jīng)濟損失。為此，高校檔案館必須肩負起數(shù)字時代賦予的歷史重任，科學合理地確定電子文件的收藏結(jié)構(gòu)與歸檔范圍，從而確保有價值的電子文件轉(zhuǎn)化為檔案，維護歷史的記憶。

由于目前尚未出臺高校電子文件歸檔范圍的相關(guān)規(guī)范，各高校檔案館的具體做法不盡一致，筆者認為，根據(jù)高校電子文件產(chǎn)生的實際情況，應加強對以下五類電子文件的收集歸檔：

1.產(chǎn)生于某些通用字處理軟件中的文本類電子文件。這類電子文件是以計算機設(shè)備代替?zhèn)鹘y(tǒng)的書寫方式，不具備體現(xiàn)法律憑證價值的公章或簽署，文件以單體格式出現(xiàn)，最終主要以紙質(zhì)方式流轉(zhuǎn)。由于沒有法律效力，且有相應的紙質(zhì)文件，其歸檔的價值主要在于為遠程利用提供便捷，因此其歸檔范圍和保管期限需要各高校根據(jù)本校檔案利用情況做出認真分析后予以確定，無須與高校紙質(zhì)文件歸檔標準完全一致。

2.產(chǎn)生于辦公自動化（OA）系統(tǒng)中的電子文件。此類電子文件從生成到流轉(zhuǎn)完全在系統(tǒng)中執(zhí)行，以數(shù)據(jù)形式存放于數(shù)據(jù)庫中，系統(tǒng)對操作者的權(quán)限進行了規(guī)定，文件運用電子印章與電子簽署，從某種程度上說，此類電子文件與普通紙質(zhì)文件一樣具有法律效力，其歸檔范圍和保管期限應與高校紙質(zhì)文件歸檔標準一致，為條件成熟時實行電子文件單套保管做準備。此外，對于OA系統(tǒng)中形成的有保存價值的電子郵件亦應轉(zhuǎn)化為檔案保存。

3.產(chǎn)生于數(shù)碼相機、錄音筆、攝像機等數(shù)字化設(shè)備中的圖像、聲音、影像文件。此類電子文件數(shù)量增長較快，特別是數(shù)碼照片，由于無需耗費傳統(tǒng)的膠卷，拍攝不產(chǎn)生具體成本，拍攝者手指一按即可生成一張甚至數(shù)張照片，往往一項活動下來形成的照片，少則幾十張，多者幾百張。這些照片重復場景多，拍攝質(zhì)量也良莠不齊，隨著時間的推移，眾多的垃圾照片將浪費大量的資源。因此，對照片類圖像電子文件必須經(jīng)過嚴格的鑒定，但其歸檔范圍和保管期限可在紙質(zhì)照片標準上適當放寬。聲音和影像電子文件相對于電子照片來說，產(chǎn)生的數(shù)量相對較少，但歸檔鑒定仍不能少，可重點將反映學校重大事件、重大活動、重要人物、重大建設(shè)工程等的聲音、影像電子文件收集歸檔。

4.產(chǎn)生于職能部門信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫電子文件。此類電子文件在完全異構(gòu)的數(shù)據(jù)庫環(huán)境、應用系統(tǒng)環(huán)境下存在，一般不生成對應的紙質(zhì)文件，是目前高校電子文件歸檔最薄弱的環(huán)節(jié)。數(shù)據(jù)庫電子文件歸檔不僅有助于解決數(shù)據(jù)膨脹而導致數(shù)據(jù)性能急劇下降的問題，同時也有助于數(shù)據(jù)恢復和長期保存。從高校來說，此類電子文件歸檔重點是產(chǎn)生于人事處、教務(wù)處、科研處、設(shè)備處、財務(wù)處、學工處等重要職能處室信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫文件。數(shù)據(jù)庫電子文件屬結(jié)構(gòu)性電子文件，與非結(jié)構(gòu)性電子文件的歸檔方式、歸檔內(nèi)容等均有著較大的區(qū)別。數(shù)據(jù)庫歸檔技術(shù)是一種保持在線數(shù)據(jù)庫規(guī)模大體不變、為用戶應用提供穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫性能的方法，通過歸檔把信息生命周期管理的概念引入到應用程序數(shù)據(jù)管理中，利用在線數(shù)據(jù)庫隨時識別并定位不活動的數(shù)據(jù)或已經(jīng)完成的業(yè)務(wù)工作，把長期不用的數(shù)據(jù)封裝歸檔，以大幅降低活動數(shù)據(jù)的規(guī)模，提升數(shù)據(jù)庫應用程序運行的效率。數(shù)據(jù)庫歸檔后，即使在應用程序本身已經(jīng)廢棄的情況下仍然能夠重新利用數(shù)據(jù)，并保持實時訪問已歸檔數(shù)據(jù)的能力。至于如何對高校職能部門信息管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)庫電子文件進行歸檔，目前仍處于探索階段，需要高校檔案部門與職能部門聯(lián)合攻關(guān)，共同研究制定出科學合理的歸檔方案。

5.產(chǎn)生于高校門戶網(wǎng)站、職能部門網(wǎng)頁開發(fā)、運行、維護中的相關(guān)電子文件，包括網(wǎng)站、網(wǎng)頁的界面，后臺數(shù)據(jù)庫文件、程序文件等。此類電子文件能夠濃縮而真實地反映出高校各項事業(yè)發(fā)展的歷史軌跡，具有更新快、壽命短等特點，必須即時進行歸檔。網(wǎng)站、網(wǎng)頁電子文件的歸檔，仍然需要根據(jù)各高校的具體情況，確定合理的歸檔范圍和保管期限。從技術(shù)上來說，此類電子文件歸檔重點應包括：系統(tǒng)軟件、自動化軟件的結(jié)構(gòu)文件，網(wǎng)站、網(wǎng)頁日志，圖形、文本以及圖像、音頻、視頻文件等。目前網(wǎng)站、網(wǎng)頁電子文件的歸檔對于絕大多數(shù)高校檔案館來說，還沒有得到足夠的重視，即便已經(jīng)著手對此類電子文件收集歸檔的高校，在具體的歸檔策略方面也欠規(guī)范、科學，還有許多業(yè)務(wù)和技術(shù)上的問題有待進行深入細致的研究。

（二）關(guān)于存量檔案數(shù)字化范圍的界定

隨著數(shù)字化浪潮的到來，許多高校檔案館提出了建設(shè)數(shù)字檔案館的口號，并加快了對館藏檔案數(shù)字化的進程，這是與時俱進的表現(xiàn)，但是高校檔案數(shù)字化建設(shè)是一項浩大的工程，不僅在前期進行檔案數(shù)字化加工時需要耗費巨大的成本，而且后續(xù)對檔案數(shù)字化形成的電子文件進行安全保管時，還需要不斷增加管理成本的投入。因此高校檔案館在對存量檔案進行數(shù)字化時，有必要對館藏檔案成分及價值、各類檔案利用頻率、數(shù)字化建設(shè)的投入與產(chǎn)出等問題進行綜合分析，并在此基礎(chǔ)上合理制定檔案數(shù)字化建設(shè)的范圍，確保以最少的投入達到最佳的效果。為此，筆者就如何確定高校檔案館存量檔案數(shù)字化的范圍，提出一孔之見，與同仁共商：

管理類檔案，即傳統(tǒng)意義上的文書檔案：從原則上說，此類檔案重點需從四個方面考慮數(shù)字化范圍，一是形成時間久遠的具有歷史文物價值的珍貴檔案；二是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌且具有長遠利用價值的檔案；三是對維護學校利益及教職工權(quán)益等方面具有重要憑證價值和情報價值的檔案；四是用戶需求大，利用頻率較高的檔案。從保管期限來說，館藏永久、長期保存的檔案是數(shù)字化的重點；從時間上說，形成時間久遠的檔案，以第二價值為主，利用率相對較低，轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源時可從嚴把握，重點對具有歷史文物價值的珍貴檔案進行數(shù)字化，以保護檔案原件；形成時間較短的檔案，工作查考利用相對頻繁，轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源時則可適當放寬。

學籍檔案：可根據(jù)各高校學籍檔案利用情況確定一個合理的時間斷限，重點對此時間斷限以后的學籍檔案進行數(shù)字化。因為高校學籍檔案，主要為校友出國、求職、晉升等提供利用，因此學籍檔案形成時間越短，利用越頻繁，而隨著時間的推移，校友的自身發(fā)展趨于穩(wěn)定，對學籍檔案的利用需求也相對較少了，因此高校檔案館應認真分析校友對學籍檔案的需求，根據(jù)需求量的大小確定學籍檔案數(shù)字化范圍。

科研檔案：主要包括科技成果檔案和專利檔案?？萍汲晒麢n案數(shù)字化范圍需要根據(jù)各高校的實際情況而定，一般可選擇代表學校不同時期最高科學研究水平的科技成果檔案進行數(shù)字化，這部分檔案不僅對后續(xù)研究具有重要的參考價值，而且對研究學校科技發(fā)展史也具有極其重要的意義。對于每一項科技成果而言，其數(shù)字化的范圍也應有所區(qū)別，需要根據(jù)所屬文件材料的價值而定，對重要項目中的非重要文件材料無需轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源。專利檔案數(shù)字化時，需要將各種文字材料和專利證書區(qū)別對待。我國專利法明確規(guī)定，發(fā)明專利的有效期為20年，實用新型與外觀設(shè)計專利的有效期為10年，因此，專利檔案數(shù)字化建設(shè)仍然要有所選擇。筆者建議重點選擇專利證書及專利說明書進行數(shù)字化，因為這部分材料在專利失效后仍然能夠從一個側(cè)面反映高?？萍及l(fā)展的歷史，具有一定的史料價值。

基建檔案：此類檔案內(nèi)容廣泛，數(shù)量較大，可重點選擇全校性總體規(guī)劃圖、設(shè)計總平面圖；水、電、暖、氣管道分布圖；征用土地批準文件及紅線圖，拆遷、補償協(xié)議書；地質(zhì)勘探、地形測量等設(shè)計基礎(chǔ)材料；承包合同、中標書、施工執(zhí)照；環(huán)保、消防、衛(wèi)生、水、電、氣、暖供給協(xié)議書；竣工驗收報告、竣工圖紙、質(zhì)量評定材料以及產(chǎn)權(quán)證書等材料進行數(shù)字化。如果經(jīng)費條件不允許，可縮小對竣工圖紙的數(shù)字化范圍，僅選擇歷史悠久和不同時期典型建筑物的竣工圖紙，以及因長期提供利用破損嚴重的竣工圖紙進行數(shù)字化。對竣工圖紙的數(shù)字化需要注意其成套性。

研究生學位檔案：高校研究生學位檔案主要是指研究生申請、獲取學位過程中形成的文件材料，包括學位論文及學位申請、答辯材料。對于學位申請、答辯材料可選擇重要程度較高的內(nèi)容，如培養(yǎng)計劃、選題報告、論文評審意見、同行專家評議意見、學位申請書等材料進行數(shù)字化。研究生學位論文全文數(shù)字化需要根據(jù)各高校經(jīng)費的實際情況確定范圍，一般選擇博士學位論文進行數(shù)字化，同時注意避免與中國知網(wǎng)的中國博士學位論文全文數(shù)據(jù)庫重復建設(shè)。

會計檔案：此類檔案數(shù)量較大，并且除決算報表永久保存以外，賬簿、憑證等其他材料的保管期限都相對較短，加之絕大多數(shù)高校在20世紀90年代末已開始實行會計電算化，財務(wù)管理系統(tǒng)中保存了部分會計檔案的電子信息，同時用戶對形成時間較早的會計檔案利用也相對較少。因此，會計檔案數(shù)字化的重點主要是具有永久保存價值的會計決算報表。

此外，照片檔案、榮譽檔案因存量相對較小，可以考慮全部數(shù)字化。設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案因利用率相對較低，且設(shè)備報廢及產(chǎn)品更新較快，其檔案的價值亦隨之發(fā)生變化，因此可不納入數(shù)字化建設(shè)的范圍。

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是數(shù)字時代賦予高校檔案工作的一項新任務(wù)，在建設(shè)過程中不僅要界定檔案數(shù)字化的范圍，同時也要對館藏檔案的價值予以重新審視。長期以來，檔案人員觀念滯后、檔案鑒定標準體系不完善、缺乏專門的檔案鑒定指導機構(gòu)以及檔案雙重價值鑒定機制缺失等諸多障礙性因素的存在，造成高校檔案價值鑒定工作質(zhì)量不高，使高校檔案館中保存著一些沒有保管價值的檔案。館藏中保存著這部分紙質(zhì)檔案本身就是一種浪費，如果檔案數(shù)字化時再將這部分檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字資源，必將造成更大程度的浪費。因此，在效益原則下，必須剔除沒有保存價值的檔案，避免把無用檔案數(shù)字化，再造電子文件垃圾。

綜上所述，增量電子文件的歸檔以及存量檔案數(shù)字化建設(shè)的問題，是高校檔案館在迎接數(shù)字時代挑戰(zhàn)中首先要面臨和解決的兩個問題，這是關(guān)乎效率與效果的重要問題，這兩個問題解決好了，不僅可以提升高校檔案館的管理效率，而且也必將有助于實現(xiàn)高校檔案館的社會責任，使高校檔案館不辱時代和社會賦予的神圣使命。

參考文獻

[1]（澳）歐文.E.休斯著，彭和平等譯.公共管理導論[M].北京：中國人民大學出版社，2001.

[2]（美）斯蒂芬·P·羅賓斯，瑪麗·庫爾特著，孫健敏等譯.管理學（第七版）[M].北京：中國人民大學出版社，2004.

[3]傅校榮.檔案鑒定理論與實踐透視：基于效益與效率思路的研究[M].北京：中國檔案出版社，2007.

[4]姚向征.新公共管理視角下電子文件管理研究的新理念[J].蘭臺世界，2009（18）.

[5]朱海江，孫廣廈.新公共管理的理念、實踐及其對中國的借鑒[J].瓊州大學學報，2001（2）.

[6]趙淑梅.數(shù)字時代檔案工作理論與實踐的宏觀認識[J].檔案學研究，2010（6）.

[7]黃明志.數(shù)字時代檔案工作的新趨勢[J].四川檔案，2002（4）.

[8]傅校榮.館藏檔案數(shù)字化策略[J].中國檔案，2003（3）.