高校預(yù)科教學(xué)檔案管理的精細(xì)化過程與便捷化途徑的技術(shù)層級(jí)探析

周建瓊 熊岸楓

【摘 要】高校少數(shù)民族預(yù)科教學(xué)檔案管理的精細(xì)化過程與便捷化途徑，是檔案管理工作鏈上的重要環(huán)節(jié)。文章從高校預(yù)科教學(xué)檔案管理精細(xì)化過程與便捷化途徑的技術(shù)層級(jí)和預(yù)科圖示等方面，對(duì)其客觀存在的基本流程、特殊性及技術(shù)層級(jí)進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案；精細(xì)化；便捷化；技術(shù)層級(jí)；圖示

【中圖分類號(hào)】G647.24；G271【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2018）07-0162-03

高校少數(shù)民族預(yù)科教學(xué)檔案管理的精細(xì)化過程與便捷化途徑，是檔案管理工作鏈上的重要環(huán)節(jié)。筆者根據(jù)多年在預(yù)科部的檔案管理工作經(jīng)歷，對(duì)其客觀存在的基本流程、特殊性及技術(shù)層級(jí)進(jìn)行分析與探討。

1 高校預(yù)科教學(xué)檔案管理精細(xì)化過程的技術(shù)層級(jí)

教學(xué)檔案管理精細(xì)化觀點(diǎn)的提出，并非針對(duì)高級(jí)層次的技術(shù)攻關(guān)，而是為基礎(chǔ)管理的建設(shè)與研究梳理脈絡(luò)。就檔案管理研究來說，在前人汗牛充棟的成果與文獻(xiàn)中，所謂的創(chuàng)新空間已經(jīng)十分有限，精細(xì)化過程即為力求解決“為研究而研究”的老生常談怪圈。無論是廣義還是狹義，宏觀還是微觀，從一般到具體，檔案管理研究都應(yīng)該在已有權(quán)威論斷和科學(xué)成果的指導(dǎo)之下完成各有所需的形而下建設(shè)，而不是為了功利目的無病呻吟地寫出形形色色的劣質(zhì)文章，因?yàn)檫@樣往往得不出實(shí)質(zhì)性意義的形而上成果。

高校少數(shù)民族預(yù)科部與常規(guī)四年制教學(xué)板塊相比，確實(shí)存在明顯的不同之處，其教學(xué)檔案管理工作具有自身的特殊性，但同樣適應(yīng)精細(xì)化過程的各項(xiàng)指標(biāo)與條件。檔案管理優(yōu)化升級(jí)，在基礎(chǔ)層級(jí)是一套專屬性“加減法”，后續(xù)工作主要是保持和調(diào)整，因?yàn)橐延谐晒耆軌驖M足工作需求。筆者在高校少數(shù)民族預(yù)科部工作多年，摸索出一套行之有效的教學(xué)檔案管理精細(xì)化過程的技術(shù)層級(jí)框架。

1.1 基礎(chǔ)教學(xué)過程中各類材料的檔案化凝練與管理

基礎(chǔ)教學(xué)過程具有直觀性、豐富性和非確定性的特點(diǎn)，對(duì)其進(jìn)行檔案化提煉需要一定條件。首先是感性過程的文字記錄形成。它需要檔案建設(shè)者進(jìn)行定向調(diào)研，并創(chuàng)設(shè)記錄材料的生成渠道，除了建檔者自主撰寫外，還務(wù)必搭建由當(dāng)事各方自覺生成材料的平臺(tái)或者環(huán)境，以充分體現(xiàn)客觀公正，同時(shí)也保障了檔案化的可持續(xù)性。其次是遴選或者篩查機(jī)制的剛性存在。它需要具備良好的檔案學(xué)科研視野和學(xué)術(shù)能量，通過對(duì)大量已成文案的材料進(jìn)行歸類，迅速去偽存真、去粗存精，提升檔案的可靠性。再次是檔案化過程的層級(jí)建設(shè)及其保存制度。檔案化凝練與管理要求精煉高效，大量的單元工作僅為條目性的簡練記錄，對(duì)查詢者的時(shí)效性太長。比如，基礎(chǔ)教學(xué)過程當(dāng)事人在多年后需要查詢相關(guān)記錄，僅有條目難以獲取完整的佐證。如果在建檔之初，就形成責(zé)任明確的分級(jí)分層保存渠道，那么檔案就能經(jīng)得起時(shí)間考驗(yàn)，能夠?yàn)椴樵冋呒跋嚓P(guān)工作提供更好的支持。同時(shí)，這種以分工協(xié)作為特征的制度環(huán)境又能積極促進(jìn)基礎(chǔ)教學(xué)過程中各類材料的檔案化凝練。

基礎(chǔ)教學(xué)材料的檔案化凝練是教學(xué)單位最為核心的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)十分繁瑣復(fù)雜的“細(xì)致活”，需要付出大量時(shí)間和努力才能形成檔案凝練的運(yùn)作鏈條。因此，僅憑一兩個(gè)專職或兼職崗位人員來做，很難達(dá)到預(yù)期效果，它需要整個(gè)基礎(chǔ)教學(xué)過程的當(dāng)事人和相關(guān)參與者共同建設(shè)，才有可能達(dá)成檔案化凝練與管理的良性循環(huán)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)教學(xué)、助力專業(yè)學(xué)科建設(shè)與人才培養(yǎng)的重要目標(biāo)。

1.2 教學(xué)研究與教學(xué)檢查過程中各類材料的檔案化凝練與管理

教學(xué)研究與教學(xué)檢查的材料檔案化凝練有兩種不同情況：一是有些高校的少數(shù)民族預(yù)科部師生人數(shù)較多，根據(jù)實(shí)際工作需要發(fā)展成預(yù)科學(xué)院，其基本建制與常規(guī)的教學(xué)系部差不多，根據(jù)課程的相近原則建立起了教研室。教學(xué)研究與教學(xué)檢查活動(dòng)一般都具有規(guī)模效應(yīng)，對(duì)相關(guān)材料的檔案化需要有更細(xì)致的分析與梳理，它考驗(yàn)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。如果存在某一環(huán)節(jié)上的疏忽或失誤，就會(huì)對(duì)整個(gè)過程的檔案化凝練產(chǎn)生不良影響。二是在規(guī)模較小的少數(shù)民族預(yù)科部配置相應(yīng)的教研組。在這樣的單位，人數(shù)雖然不多，但常規(guī)工作一件都不會(huì)少，教學(xué)研究與教學(xué)檢查過程形成的材料都值得珍視和提煉。

教學(xué)研究除了篩選可以量化的材料外，還要對(duì)教學(xué)研究活動(dòng)予以特別關(guān)注。在一年制的預(yù)科教學(xué)單位，教學(xué)研究成果的連續(xù)性往往不是通過師生寫了多少文章、做了多少課題來完成，而是通過一個(gè)又一個(gè)年份的數(shù)學(xué)來印證，其靈活性與亞穩(wěn)定性正是其價(jià)值所在。

1.3 圍繞教學(xué)需要的各類軟硬件建設(shè)材料的檔案化凝練與管理

預(yù)科部的常規(guī)教學(xué)中，需要用到實(shí)驗(yàn)室時(shí)，通常采取與其他常規(guī)教學(xué)系部的共享實(shí)驗(yàn)室的方式，不會(huì)單獨(dú)設(shè)置。在硬件建設(shè)的檔案材料凝練和整理中，應(yīng)注重使用情況及成果的產(chǎn)生過程與結(jié)果，與兄弟院系的教學(xué)互動(dòng)也是一個(gè)考量指標(biāo)。

因課時(shí)、交通等制約，預(yù)科部的田野教學(xué)往往采取統(tǒng)一安排、集體行動(dòng)的方式，比如愛國主義教學(xué)基地建設(shè)、少數(shù)民族文化體驗(yàn)園建設(shè)等。這方面的材料一般不會(huì)太復(fù)雜，所涉及的基礎(chǔ)設(shè)施共建（校方與地方）和經(jīng)費(fèi)開支的情況要上升為制度依據(jù)，以便規(guī)范化并具有參照性，充分體現(xiàn)預(yù)科辦學(xué)的效益性。只有形成檔案材料后，才可以經(jīng)得起時(shí)間的檢驗(yàn)。具體活動(dòng)的成效作為常規(guī)考量的要件，檔案化凝練勢在必行。

1.4 重大教學(xué)目標(biāo)或重大教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)過程各類材料的檔案化凝練與管理

在一年制的教學(xué)框架內(nèi)，雖然重大教學(xué)目標(biāo)或重大教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)的情況不常發(fā)生，但是如果面臨規(guī)模改制或者接受高級(jí)別的綜合檢查，如此層級(jí)的工作必然步入進(jìn)程。在重大教學(xué)目標(biāo)或重大教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)啟動(dòng)之初，要密切跟進(jìn)檔案凝練。對(duì)于參與進(jìn)程的每一個(gè)當(dāng)事人，除了即時(shí)性的實(shí)體工作之外，同時(shí)也是該項(xiàng)實(shí)體工作的檔案材料及時(shí)生成與搜集整理的第一責(zé)任人。圍繞著重大教學(xué)目標(biāo)或重大教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)的繁雜工作，單靠一兩個(gè)檔案工作人員來跟進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，必須人人參與，共同建設(shè)，才有可能保證檔案凝練過程的客觀真實(shí)性和完整性。

2 高校預(yù)科教學(xué)檔案管理便捷化途徑的技術(shù)層級(jí)

在教學(xué)檔案管理精細(xì)化過程中，便捷化途徑是一個(gè)水到渠成的基礎(chǔ)工作。從觀念到操作各個(gè)環(huán)節(jié)如果都能以形而下的技術(shù)細(xì)節(jié)完成有序、有效的整體聯(lián)動(dòng)，那么檔案管理者再也不用糾結(jié)于千篇一律的理論總結(jié)，而是專注于工作環(huán)境的改良，此時(shí)教學(xué)檔案管理的服務(wù)性本質(zhì)以常規(guī)建設(shè)要件的面貌呈現(xiàn)，它的重要價(jià)值才真正落到實(shí)處。筆者以為，高校預(yù)科教學(xué)檔案管理作為一種功能性的手段和結(jié)果發(fā)生作用，同樣來自于科學(xué)的技術(shù)層級(jí)。

與上述檔案化凝練過程相適應(yīng)，首先開展服務(wù)于基礎(chǔ)教學(xué)過程的便捷化建設(shè)。要讓繁瑣的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)便捷高效，建檔之初就避免將一切工作推給電腦的做法。電腦和互聯(lián)網(wǎng)空間發(fā)展起來以后，很多人無論是辦實(shí)事還是寫文章，都要通過電腦和互聯(lián)網(wǎng)空間來開展信息平臺(tái)建設(shè)。但在實(shí)際工作中，卻沒有清晰的思路。如果要檢查其成果，有的人就給輸出幾張表格，一大堆數(shù)字后面根本沒有具體的空間數(shù)據(jù)鏈接，完全體現(xiàn)不出檔案化的凝練，產(chǎn)生不了任何檔案價(jià)值。事實(shí)上，基礎(chǔ)教學(xué)檔案異常豐富，即使做了空間數(shù)據(jù)鏈接，也只能記錄材料的時(shí)間、方位、影響力評(píng)價(jià)和時(shí)效性。如果要將浩如煙海的材料通過影音、圖片、文字的途徑存放于電腦或互聯(lián)網(wǎng)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，在教學(xué)單位專職檔案人手不多，各類材料的密級(jí)、重要程度不高的情況下，如此費(fèi)盡周折與效益難成正比。便捷化不是將所有材料一覽無余地展現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)，否則會(huì)帶來泛檔案化的材料信任危機(jī)，這不僅涉及互聯(lián)網(wǎng)的安全問題，還會(huì)涉及權(quán)威考核體系問題、檔案來源及生成管道問題，以及事后論證、政策變遷連帶復(fù)評(píng)和補(bǔ)充建設(shè)等一系列問題。因此，高校預(yù)科教學(xué)檔案管理離不開檔案室的硬件建設(shè)。

有了強(qiáng)大的硬件支撐，檔案管理便捷化建設(shè)就具備了關(guān)鍵條件。數(shù)據(jù)化不是電腦的專利，它們可以用經(jīng)久耐用的材料制作成標(biāo)牌，鑲嵌在檔案室大門內(nèi)面，所到之處，一目了然。密級(jí)較高的檔案指示標(biāo)牌，則固定放在只有檔案管理者才能觸及的地方。所有這些，都省去了通過電腦查找的過程。電腦作為一種工具，最大的作用是備用、備忘，它替代不了實(shí)體工作的可靠性功能。

檔案室硬件建設(shè)完成后，接下來的工作迎刃而解。服務(wù)于教學(xué)研究與教學(xué)檢查過程的便捷化建設(shè)、服務(wù)于圍繞教學(xué)需要的各類軟硬件建設(shè)（含實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、見習(xí)基地建設(shè)等）過程的便捷化建設(shè)、服務(wù)于瞄準(zhǔn)重大教學(xué)目標(biāo)或重大教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)過程的便捷化建設(shè)等環(huán)節(jié)的工作，雖然過程各異，但在建成檔案后具有同一性。它們各自的密級(jí)和重要性，是根據(jù)單位總體建設(shè)的需要和檔案管理者的專業(yè)敏銳度而形成的。

3 高校教學(xué)檔案管理精細(xì)化與便捷化技術(shù)層級(jí)的“預(yù)科圖示”

高校教學(xué)檔案管理精細(xì)化與便捷化的技術(shù)層級(jí)是一種客觀必然的工作需要和科學(xué)規(guī)范，它的系統(tǒng)性與舒適度可以通過圖示的方式概覽。本文設(shè)計(jì)的是四年制常規(guī)教學(xué)系部的檔案生成與管理路線圖（如圖1所示），并將其定義為“基礎(chǔ)模式”。

少數(shù)民族預(yù)科部教學(xué)檔案管理的效能性過程存在與常規(guī)四年制教學(xué)板塊不太相同的地方，形成特定的“預(yù)科圖示”。該圖示是在“基礎(chǔ)模式”圖示的架構(gòu)上形成的，具體內(nèi)容包括“基礎(chǔ)模式”+（少數(shù)民族預(yù)科部生源材料檔案化+民族政策與招生制度材料檔案化+少數(shù)民族預(yù)科部學(xué)生畢業(yè)與分流材料檔案化+少數(shù)民族預(yù)科部學(xué)生分流到常規(guī)教學(xué)系部后的表現(xiàn)材料檔案化+少數(shù)民族預(yù)科部學(xué)生分流到常規(guī)教學(xué)系部后再回到預(yù)科部協(xié)助相關(guān)工作的材料檔案化+少數(shù)民族預(yù)科部學(xué)生分流到常規(guī)教學(xué)系部畢業(yè)后的去向材料檔案化+少數(shù)民族預(yù)科部學(xué)生分流到常規(guī)教學(xué)系部畢業(yè)后在工作崗位的突出業(yè)績材料檔案化+少數(shù)民族預(yù)科部學(xué)生分流到常規(guī)教學(xué)系部畢業(yè)后再回饋母校的材料檔案化）。

兩個(gè)圖示相比，“預(yù)科圖示”中的基本要素與“基礎(chǔ)模式”圖示之間的區(qū)別比較顯形，“預(yù)科圖示”主要涉及“少數(shù)民族”這一個(gè)關(guān)鍵要素。高校人才培養(yǎng)與國家大政方針密不可分，對(duì)于少數(shù)民族的政策扶持，教育權(quán)利的保障從來都是不可或缺的重要環(huán)節(jié)，而少數(shù)民族預(yù)科部則更進(jìn)一步強(qiáng)化了這種環(huán)節(jié)建設(shè)。所以，少數(shù)民族預(yù)科部的材料檔案化過程，應(yīng)該充分體現(xiàn)這一特色。

4 結(jié)語

高校預(yù)科教學(xué)檔案管理的精細(xì)化過程與便捷化途徑的技術(shù)層級(jí)并非刻意主觀臆造，它是保障教學(xué)主體健康有序運(yùn)行的機(jī)制性需要，是常規(guī)教學(xué)工作成果完整性、一般性固化的必要手段和基本渠道。本文所述技術(shù)層級(jí)的構(gòu)想，始終將關(guān)注焦點(diǎn)鎖定在具體操作和基礎(chǔ)實(shí)踐的層次，規(guī)避了空乏其詞和抽象理論。主要目的是讓創(chuàng)新建立在實(shí)實(shí)在在的技術(shù)實(shí)戰(zhàn)基礎(chǔ)上。當(dāng)然，由于筆者才疏學(xué)淺，關(guān)于預(yù)科教學(xué)檔案管理的精細(xì)化過程與便捷化途徑的技術(shù)層級(jí)這樣的重大議題，只能淺嘗輒止，借此拋磚引玉，期待更多妙文良策，開創(chuàng)一個(gè)更好的將來。

參 考 文 獻(xiàn)

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[責(zé)任編輯：陳澤琦]