企業(yè)檔案外包風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題研究

李洪洋

[摘要]企業(yè)檔案不僅是企業(yè)生存與發(fā)展的重要參考憑證，更是企業(yè)未來(lái)發(fā)展所依據(jù)的重要文獻(xiàn)資源。目前，為降低成本，將自身有限資源投入到核心生產(chǎn)環(huán)節(jié)之中，大部分企業(yè)選擇將本企業(yè)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行外包，論文結(jié)合當(dāng)前我國(guó)企業(yè)所面臨的管理背景，對(duì)企業(yè)檔案管理外包存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了分析，并注重闡釋規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施，以更好地促進(jìn)企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)實(shí)踐活動(dòng)的開(kāi)展。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案檔案管理業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)

[分類(lèi)號(hào)]G271

Study on the Risk of Enterprises Archive Outsourcing

Li Hongyang（Department of Information Management of Heilongjiang University， Harbin， Heilongjiang， 150080）

Abstract： Enterprise archives is important reference for the development of enterprises. At present， most enterprises choose to outsource their archival business in order to reduce the cost and put its limited resources into the core production links. This paper analyzes the risks of the outsourcing of enterprise archives management， and pays attention to explain the measures to avoid the risks to promote the practice of the outsourcing business of the enterprise archives better.

Keywords： EnterpriseArchives；ArchiveManagement；BusinessOutsourcing；Risk

檔案外包作為一種具有優(yōu)勢(shì)的新型檔案管理方法，在各企業(yè)間被廣泛采用。該方式不僅解決了企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)性較差的問(wèn)題，更在專(zhuān)業(yè)化管理的同時(shí)，節(jié)約企業(yè)成本。對(duì)于企業(yè)檔案業(yè)務(wù)外包的可行性與必要性研究，學(xué)界已然成果豐碩。但對(duì)于企業(yè)檔案外包的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)及規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的具體措施研究，學(xué)界尚未涉及。筆者認(rèn)為，在企業(yè)檔案業(yè)務(wù)外包盛行的今天，研究其存在的風(fēng)險(xiǎn)并提出規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施是必要且有益的。

1企業(yè)檔案業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)分析

1.1選擇外包機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量低下的風(fēng)險(xiǎn)

（1）外包中介機(jī)構(gòu)數(shù)量龐大，質(zhì)量良莠不齊。

自從1992年第一家檔案中介機(jī)構(gòu)出現(xiàn)以來(lái)，檔案外包機(jī)構(gòu)便持續(xù)穩(wěn)固發(fā)展。在這過(guò)程中，也出現(xiàn)大量具有代表性的檔案中介機(jī)構(gòu)，如檔案寄存中心、檔案事務(wù)所、檔案服務(wù)中心等類(lèi)型的中介機(jī)構(gòu)。除檔案行政管理部門(mén)出資設(shè)立的檔案中介機(jī)構(gòu)，另一種完全意義上的企業(yè)性質(zhì)的商業(yè)化檔案機(jī)構(gòu)，往往會(huì)出于企業(yè)性質(zhì)考慮，以盈利為最大目的。為了追逐利益最大化，大部分機(jī)構(gòu)選擇壓縮成本，在服務(wù)質(zhì)量與工作人員成本方面偷工減料。這不僅包括如裝具運(yùn)輸設(shè)備等硬件設(shè)備的成本，還包括軟件開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)者等人力資源成本。如此一來(lái)，檔案中介機(jī)構(gòu)工作人員素質(zhì)良莠不齊，技術(shù)不精。由于存在兼職的情況，職業(yè)道德往往不納入用人考慮前提范圍之內(nèi)，這加大了企業(yè)檔案丟失與泄密的風(fēng)險(xiǎn)。綜上，如果外包中介機(jī)構(gòu)不能提供給企業(yè)具有較高技術(shù)含量的外包服務(wù)，企業(yè)將無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案外包的戰(zhàn)略目的。

（2）外包中介機(jī)構(gòu)人員專(zhuān)業(yè)性及管理規(guī)范性得不到確保，所造成的檔案管理質(zhì)量低下的風(fēng)險(xiǎn)。

檔案管理對(duì)于企業(yè)而言一般只是非關(guān)鍵的業(yè)務(wù)活動(dòng)，再加上傳統(tǒng)檔案管理機(jī)械化、固態(tài)化這一特點(diǎn)，對(duì)提高效率、增加利潤(rùn)為目標(biāo)的檔案中介機(jī)構(gòu)而言，往往會(huì)選擇非專(zhuān)業(yè)的工作人員，甚至是兼職工作人員，從而降低成本。這導(dǎo)致企業(yè)檔案外包達(dá)不到原有的目的。即便是最基礎(chǔ)的檔案管理，仍需要從業(yè)人員具備一定的檔案專(zhuān)業(yè)技能及知識(shí)，更何況在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，檔案管理工作融入了新的技術(shù)元素，不再是簡(jiǎn)單的機(jī)械化排架，而是需要從業(yè)人員掌握檔案信息化、檔案數(shù)字化等過(guò)硬的相關(guān)知識(shí)與技術(shù)，檔案保護(hù)技術(shù)更是需要工作人員具有專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)及實(shí)踐技能。可以說(shuō)，外包中介機(jī)構(gòu)選擇的工作人員的素質(zhì)直接決定了外包服務(wù)的質(zhì)量。因此，如果外包機(jī)構(gòu)工作人員質(zhì)量不過(guò)關(guān)，外包的結(jié)果便會(huì)令人擔(dān)憂(yōu)。

1.2外包管理過(guò)程中檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)檔案是企業(yè)信息資源的重要組成部分，關(guān)系著一個(gè)企業(yè)的發(fā)展，它不僅僅記錄了企業(yè)的發(fā)展歷史，更為企業(yè)未來(lái)發(fā)展提供參考。因此，檔案留存的完整與安全對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言具有十分重要的意義。在實(shí)施外包管理過(guò)程中，企業(yè)檔案可能面臨如下風(fēng)險(xiǎn)：

（1）檔案實(shí)體丟失的風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)在將檔案進(jìn)行外包時(shí)，多為非現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)，需要檔案中介機(jī)構(gòu)將檔案運(yùn)送至機(jī)構(gòu)提供的庫(kù)房。這一過(guò)程便面臨著檔案實(shí)體丟失的風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，檔案中介機(jī)構(gòu)在實(shí)施管理、數(shù)字化、信息化等業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，很可能因?yàn)楣ぷ魅藛T的失誤或者粗心將檔案實(shí)體損壞或者丟失，造成不可彌補(bǔ)的損失。

（2）檔案信息內(nèi)容泄密的風(fēng)險(xiǎn)

目前大多數(shù)企業(yè)均選擇將帶有一定技術(shù)含量的檔案數(shù)字化等業(yè)務(wù)進(jìn)行外包。如果從事外包服務(wù)的工作人員職業(yè)道德觀(guān)念不夠強(qiáng)，職業(yè)道德素質(zhì)不過(guò)硬，便很可能在無(wú)意間，甚至是為了謀取利益，而有意泄露企業(yè)的機(jī)密，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)損失。

1.3企業(yè)過(guò)度依賴(lài)檔案中介機(jī)構(gòu)，受制于檔案中介機(jī)構(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)

大部分企業(yè)目前選擇將檔案業(yè)務(wù)外包主要目的是降低成本，節(jié)約資源，將有限的成本投入到公司核心生產(chǎn)環(huán)節(jié)當(dāng)中。因此，當(dāng)企業(yè)選擇將檔案業(yè)務(wù)外包后，便置之不理。一旦需要利用檔案時(shí)，才會(huì)借調(diào)檔案。而在檔案外包這一環(huán)節(jié)中，企業(yè)參與度過(guò)低帶來(lái)的直接后果便是企業(yè)不再熟悉自身檔案的管理規(guī)則、企業(yè)檔案工作者專(zhuān)業(yè)能力下降、整個(gè)企業(yè)檔案意識(shí)下降。長(zhǎng)此以往，過(guò)度依賴(lài)第三方中介機(jī)構(gòu)會(huì)使企業(yè)缺乏專(zhuān)家技術(shù)，無(wú)論是外包中介機(jī)構(gòu)借此抬高服務(wù)價(jià)格亦或是倒閉，企業(yè)都不能再對(duì)檔案進(jìn)行自我滿(mǎn)足的管理，這種過(guò)度依賴(lài)檔案中介機(jī)構(gòu)的現(xiàn)實(shí)使得企業(yè)過(guò)于被動(dòng)，將對(duì)企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)消極影響。

2企業(yè)檔案業(yè)務(wù)外包存在風(fēng)險(xiǎn)的原因

2.1檔案業(yè)務(wù)外包市場(chǎng)管理制度不健全

雖然我國(guó)目前出臺(tái)了鼓勵(lì)業(yè)務(wù)外包的政策，但是對(duì)于外包方面的法律、規(guī)范還不夠健全。尤其是檔案業(yè)務(wù)外包，其相比于其他業(yè)務(wù)具有更高的機(jī)密性。因此，制定檔案業(yè)務(wù)外包相關(guān)的法律、規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)是十分必要的，可以避免出現(xiàn)偷工減料、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、保管措施不力、檔案泄密等問(wèn)題。只有對(duì)檔案外包中介機(jī)構(gòu)加以適當(dāng)?shù)募s束與管理，才會(huì)使企業(yè)更好地控制、把握檔案外包的進(jìn)程、質(zhì)量，收獲預(yù)期的成果。

2.2外包程序不規(guī)范

企業(yè)選擇將檔案業(yè)務(wù)外包，往往是選擇外包公司后，便制定簽訂合同。沒(méi)有一個(gè)規(guī)范化的外包程序，這就為檔案外包帶來(lái)了很大的風(fēng)險(xiǎn)。目前，我國(guó)仍沒(méi)有相關(guān)法律法規(guī)、制度、條款等出臺(tái)以規(guī)范企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)管理流程，這與目前我國(guó)多數(shù)企業(yè)選擇將檔案業(yè)務(wù)外包進(jìn)行檔案管理的事實(shí)不相適應(yīng)。為了更好地對(duì)檔案進(jìn)行外包管理，必須設(shè)定規(guī)范化的流程，以保證外包業(yè)務(wù)后期實(shí)施的順利開(kāi)展。企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)流程規(guī)范性不僅僅影響檔案業(yè)務(wù)外包實(shí)施的效率，更關(guān)系著外包服務(wù)的質(zhì)量。

2.3外包機(jī)構(gòu)工作人員數(shù)量有限，質(zhì)量不達(dá)標(biāo)

雖然近年來(lái)企業(yè)檔案外包公司已呈規(guī)模化、集群化發(fā)展態(tài)勢(shì)，然而企業(yè)檔案外包公司全職工作人員的數(shù)量，仍然不足以匹配外包業(yè)務(wù)的巨大工作量，這直接產(chǎn)生了業(yè)務(wù)外包工作量巨大與中介機(jī)構(gòu)管理人員有限之間的矛盾。在這種矛盾下，檔案中介機(jī)構(gòu)依據(jù)其社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)效益相結(jié)合的宗旨，為了賺取更多的利潤(rùn)，很可能會(huì)不顧及公司工作人員的數(shù)量而接更多的訂單，而有限的工作人員無(wú)法滿(mǎn)足所有用戶(hù)的需求，這就造成了檔案外包中管理質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)象。

此外，企業(yè)檔案工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低下、職業(yè)道德缺失也是企業(yè)檔案外包面臨風(fēng)險(xiǎn)的重要因素之一。目前，多數(shù)檔案中介機(jī)構(gòu)的大部分工作人員為兼職，全職工作人員數(shù)量有限，具有專(zhuān)業(yè)技術(shù)的本科生、研究生等技術(shù)人員的數(shù)量更是鳳毛麟角，這使得本就資歷淺薄的檔案中介機(jī)構(gòu)技術(shù)優(yōu)勢(shì)更弱。技術(shù)匱乏便無(wú)法對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行有效、有序的管理，不遵守檔案人員職業(yè)道德操守更可能造成檔案丟失、檔案信息泄露等無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

2.4企業(yè)對(duì)外包工作參與程度低

多數(shù)企業(yè)在將檔案業(yè)務(wù)外包之后，便全身而退，不再將自己的精力、人員投入到外包過(guò)程之中。中介機(jī)構(gòu)為了防止麻煩而按照自己的想法對(duì)檔案進(jìn)行保管。如若企業(yè)不定期對(duì)外包中的檔案進(jìn)行監(jiān)管，對(duì)檔案中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督，很可能造成外包效果不理想、甚至是檔案損壞這種負(fù)收益的結(jié)果。

3企業(yè)檔案業(yè)務(wù)外包規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施

3.1國(guó)家規(guī)避企業(yè)檔案外包風(fēng)險(xiǎn)的措施

市場(chǎng)是資源配置的基礎(chǔ)，然而，我們?cè)谧⒁獾绞袌?chǎng)諸多優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也要注意到一些市場(chǎng)調(diào)節(jié)的弊端，比如，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)為了贏取更大的利益，在某些社會(huì)效益重于經(jīng)濟(jì)效益的環(huán)節(jié)，不能很好地達(dá)到預(yù)期的社會(huì)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)理想的效果。對(duì)于檔案外包行業(yè)存在的風(fēng)險(xiǎn)，政府應(yīng)作如下對(duì)策：

（1）出臺(tái)相關(guān)規(guī)范細(xì)則，有序引導(dǎo)檔案外包行為

雖然我國(guó)目前出臺(tái)大批鼓勵(lì)外包的政策，但對(duì)于檔案外包這一具體行業(yè)的相關(guān)規(guī)范細(xì)則，還未被出臺(tái)。這就使得以企業(yè)性質(zhì)為主體的檔案中介機(jī)構(gòu)為了贏取更多的利潤(rùn)偷工減料以壓縮成本。長(zhǎng)此以往，檔案外包活動(dòng)易處于無(wú)標(biāo)準(zhǔn)且無(wú)序的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。為更好地引導(dǎo)檔案外包行為有序化，政府應(yīng)根據(jù)實(shí)際，廣泛征求各方意見(jiàn)，出臺(tái)有關(guān)檔案外包行業(yè)的規(guī)范細(xì)則，例如對(duì)外包業(yè)務(wù)范圍、外包時(shí)間、外包質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等做出詳細(xì)明確的規(guī)定。

（2）制定行業(yè)規(guī)范，規(guī)范檔案外包市場(chǎng)環(huán)境

根據(jù)企業(yè)外包檔案的特點(diǎn)，制定具體實(shí)施規(guī)范。針對(duì)不同企業(yè)類(lèi)型，劃分具體細(xì)則，如外包中介機(jī)構(gòu)管理體系、設(shè)備設(shè)施安全、消防安全、外包中介機(jī)構(gòu)的分類(lèi)、外包工作人員的選聘任用（職業(yè)資格證考核制，持證上崗）等作出明確規(guī)定，更好地引導(dǎo)檔案外包工作長(zhǎng)期有序發(fā)展。

（3）規(guī)范外包程序

企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包程序應(yīng)遵循明晰性、簡(jiǎn)潔性、可實(shí)際操作性的原則，對(duì)外包業(yè)務(wù)規(guī)范化流程進(jìn)行設(shè)計(jì)。不僅做到明確具體工作環(huán)節(jié)由哪些工作部門(mén)、工作人員承擔(dān)，從而做到崗位追責(zé)制，還要根據(jù)外包檔案的實(shí)際情況，設(shè)定既簡(jiǎn)潔又具體的外包程序。這一點(diǎn)是比較難以掌握的，因?yàn)榧纫苊獬绦蛞?guī)范設(shè)定得不具體、不明確，又要避免繁文縟節(jié)，這一實(shí)際操作中的力度較難把握。因此，需要經(jīng)驗(yàn)豐富的外包機(jī)構(gòu)共同商討、研究制定規(guī)范的外包程序。

除此之外，可實(shí)際操作性也是程序規(guī)范化設(shè)定必須考慮的因素，由于企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)是重視實(shí)際操作的實(shí)踐層面，因此規(guī)定的設(shè)計(jì)必須保證外包業(yè)務(wù)的實(shí)施程序能夠得到有效的落實(shí)，避免出現(xiàn)重規(guī)定、輕實(shí)施的情況。具體可以從檔案管理層面對(duì)外包業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范設(shè)計(jì)，依據(jù)檔案管理所包含的具體環(huán)節(jié)對(duì)企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包進(jìn)行規(guī)范。與此同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)從自身實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)外包檔案的種類(lèi)特點(diǎn)對(duì)流程進(jìn)行設(shè)定。如基建工程檔案與文書(shū)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包，除考慮傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)外，還需要把工程圖紙的特殊幅面與內(nèi)容的特殊性及數(shù)字化后的圖紙折疊的流程納入考慮范圍內(nèi)。

3.2企業(yè)規(guī)避檔案外包風(fēng)險(xiǎn)的措施

企業(yè)作為檔案外包業(yè)務(wù)的主體，其參與度、調(diào)查度與監(jiān)督力度直接決定了檔案外包實(shí)施的結(jié)果。因此，企業(yè)在對(duì)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行外包時(shí)應(yīng)充分考慮以下幾點(diǎn)：

（1）慎重選擇檔案外包中介機(jī)構(gòu)

在決定將檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行外包的那刻起，企業(yè)便應(yīng)組織專(zhuān)門(mén)的團(tuán)隊(duì)對(duì)檔案外包機(jī)構(gòu)進(jìn)行甄選。不僅要調(diào)研、分析外包機(jī)構(gòu)的資歷、口碑、管理狀況、設(shè)備設(shè)施、人員配備等情況，還要考察其發(fā)展歷史，評(píng)價(jià)其經(jīng)營(yíng)狀況、長(zhǎng)期發(fā)展能力、信譽(yù)度等因素。只有經(jīng)過(guò)這樣慎重的分析、比對(duì)，企業(yè)才能根據(jù)自身實(shí)際情況，選擇最適合本企業(yè)發(fā)展實(shí)際的外包中介機(jī)構(gòu)。

（2）制定權(quán)責(zé)明晰的檔案外包合同

在對(duì)檔案外包中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行慎重的選擇后，企業(yè)需要從客觀(guān)實(shí)際出發(fā)，制定權(quán)責(zé)明晰、條款細(xì)致的合同。針對(duì)檔案這一特殊信息記錄，企業(yè)必須確保對(duì)信息內(nèi)容安全進(jìn)行保密說(shuō)明。對(duì)于部分特殊企業(yè)涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題，更要明晰細(xì)致規(guī)范化的條款列項(xiàng)，嚴(yán)防外包中介機(jī)構(gòu)由于工作失誤而給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。

（3）加大對(duì)檔案中介機(jī)構(gòu)的監(jiān)管力度

外包偏向于后臺(tái)業(yè)務(wù)，尤其是檔案外包。檔案雖然外包給中介機(jī)構(gòu)，實(shí)際卻需要更多的關(guān)注度與參與度。企業(yè)的參與既可以更好地實(shí)施個(gè)性化管理，滿(mǎn)足企業(yè)實(shí)際需求，又可以降低外包機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量低下的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)應(yīng)派專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理的階段化驗(yàn)收、監(jiān)管工作，對(duì)管理質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收與評(píng)價(jià)，從而降低企業(yè)過(guò)分依賴(lài)中介機(jī)構(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而提高企業(yè)檔案人員積極性，同時(shí)可以有效避免檔案中介機(jī)構(gòu)出現(xiàn)嚴(yán)重失誤，及時(shí)進(jìn)行整改。

3.3外包機(jī)構(gòu)規(guī)避企業(yè)檔案外包風(fēng)險(xiǎn)的措施

外包機(jī)構(gòu)作為提供服務(wù)的主體，供以?xún)?yōu)質(zhì)高效的服務(wù)是機(jī)構(gòu)的職責(zé)，這不僅關(guān)系著外包機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)建設(shè)，還關(guān)乎機(jī)構(gòu)的聲譽(yù)，影響其長(zhǎng)期發(fā)展。

（1）制定行業(yè)規(guī)范條例，切實(shí)履行自身義務(wù)

外包機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)檔案外包行業(yè)的特點(diǎn)，磋商聯(lián)合制定行業(yè)規(guī)范。這不僅可以為各機(jī)構(gòu)提供標(biāo)準(zhǔn)，還可以有效避免不軌商戶(hù)擾亂市場(chǎng)秩序，敗壞外包機(jī)構(gòu)整體的名譽(yù)。從實(shí)際工作出發(fā)，本著可行性、互利性、普遍性、創(chuàng)新性的原則，制定行業(yè)規(guī)范條例，根據(jù)條例開(kāi)展外包工作，不僅有利于各個(gè)外包機(jī)構(gòu)樹(shù)立良好的口碑聲譽(yù)，更能避免惡性競(jìng)爭(zhēng)的出現(xiàn)，形成良好有序的外包市場(chǎng)環(huán)境。

（2）提高人員準(zhǔn)入門(mén)檻，提升從業(yè)人員職業(yè)道德，增強(qiáng)工作人員職業(yè)操守

檔案外包機(jī)構(gòu)作為提供服務(wù)的主體，理應(yīng)根據(jù)自身職責(zé)，為企業(yè)提供高效便捷的服務(wù)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)影響下出現(xiàn)的利益多元化與思想觀(guān)念多元化使得部分企業(yè)不能滿(mǎn)足客戶(hù)的外包需求。此外，激烈的競(jìng)爭(zhēng)與濃重的個(gè)人主義，也會(huì)影響到外包效果的實(shí)現(xiàn)。因此，外包中介公司可以從雇傭人員層面下手，加大對(duì)檔案工作者的考核制度，從源頭掌控主體人員素質(zhì)。另外，定期培訓(xùn)也是增強(qiáng)職業(yè)道德的重要手段之一。作為外包機(jī)構(gòu)的中堅(jiān)力量，檔案工作者不僅應(yīng)當(dāng)具有良好的檔案學(xué)理論基礎(chǔ)，還要具有良好的文字功底與信息意識(shí)，以及需要掌握檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)相關(guān)學(xué)科知識(shí)，需要懂得如何恢復(fù)字跡、紙張去酸等傳統(tǒng)檔案保護(hù)措施。在信息技術(shù)光速發(fā)展的今天，數(shù)字化與信息化作為目前外包的主要業(yè)務(wù)，更需要檔案工作者具備現(xiàn)代通訊技術(shù)、縮微技術(shù)、光盤(pán)刻錄技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、圖形處理技術(shù)等相關(guān)技術(shù)，以保障工作有效完成，確保工作質(zhì)量。

（3）與企業(yè)及時(shí)溝通，適時(shí)調(diào)整管理辦法

作為合作伙伴，機(jī)構(gòu)有義務(wù)根據(jù)自身管理實(shí)際情況，及時(shí)與企業(yè)溝通，這不僅關(guān)乎企業(yè)投入建設(shè)所能得到的回報(bào)，更會(huì)影響自身實(shí)際管理效果與業(yè)界口碑。為提供給企業(yè)更加專(zhuān)業(yè)、適合的服務(wù)，外包機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)外包檔案的種類(lèi)、年份、密級(jí)等情況對(duì)管理方法做出科學(xué)合理的選擇。這一系列的工作過(guò)程需要機(jī)構(gòu)與企業(yè)建立密切的聯(lián)系，及時(shí)溝通。這不僅有利于中介機(jī)構(gòu)根據(jù)企業(yè)動(dòng)態(tài)的需求隨時(shí)調(diào)整管理戰(zhàn)略，更方便企業(yè)了解階段實(shí)施成果，提高服務(wù)質(zhì)量與滿(mǎn)意度。

企業(yè)檔案外包是新興且迅速崛起的檔案管理模式，需要專(zhuān)家、學(xué)者應(yīng)用更深邃的學(xué)術(shù)視野，在遼闊的學(xué)術(shù)藍(lán)天下，共同完成這幅拼圖，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)檔案外包實(shí)踐更好發(fā)展。

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