明清檔案“數(shù)轉(zhuǎn)?！表?xiàng)目質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)及對(duì)策

王海歐

時(shí)下明清檔案的“數(shù)轉(zhuǎn)?！表?xiàng)目，實(shí)際上是在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案經(jīng)掃描后制成電子檔案的基礎(chǔ)上，通過計(jì)算機(jī)、數(shù)字存檔機(jī)等相關(guān)專業(yè)技術(shù)設(shè)備將數(shù)字影像輸出打印到縮微膠片上，制作出內(nèi)容信息完全等同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案但存儲(chǔ)介質(zhì)卻截然不同的作為備份檔案的縮微膠片。在實(shí)際操作過程中，數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目是一項(xiàng)比較復(fù)雜的管理工程，涉及一系列組織管理環(huán)節(jié)和技術(shù)管控要素，任何組織管理環(huán)節(jié)和技術(shù)管控要素出現(xiàn)疏忽或失誤，都有可能使原件檔案的內(nèi)容信息出現(xiàn)遺漏、失真甚至丟失等多重質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而危及備份檔案的真實(shí)、完整、可靠、可用。本文針對(duì)明清檔案數(shù)轉(zhuǎn)模實(shí)施過程中可能遭遇到的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)和所需要的質(zhì)量管控對(duì)策，結(jié)合中國第一歷史檔案館多年來的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析，努力探究確保以縮微膠片作為異質(zhì)備份檔案的內(nèi)容信息與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容信息，在完整意義上實(shí)現(xiàn)等同且具有同等價(jià)值的質(zhì)量管理之道。

一、確保異質(zhì)備份檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容信息真實(shí)完整可靠可用

在傳統(tǒng)歷史檔案以紙質(zhì)為存儲(chǔ)介質(zhì)的條件下，檔案存儲(chǔ)介質(zhì)與檔案存儲(chǔ)信息二者之間是互現(xiàn)的，其內(nèi)容與形式均是可視的，看見紙質(zhì)這一存儲(chǔ)介質(zhì)本身就意味著看到了檔案內(nèi)容，白紙黑字?jǐn)[在那兒，“摸得著也看得見”。但紙質(zhì)檔案內(nèi)容信息數(shù)字化或者模擬化后，其存儲(chǔ)介質(zhì)無論是縮微膠片還是其他介質(zhì)，所呈現(xiàn)出來的都只是一種外在表現(xiàn)形式，所存儲(chǔ)的檔案內(nèi)容信息必須借助相應(yīng)閱讀工具才可以展現(xiàn)出來，比如縮微膠片只有通過膠片閱讀器甚至放大鏡或顯微鏡才能看見膠片上的檔案信息，而電子文檔的內(nèi)容信息則需要借助計(jì)算機(jī)才能供人瀏覽。這就導(dǎo)致出現(xiàn)“摸得著（膠片或光盤、磁盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)）看不見（存儲(chǔ)信息）”的現(xiàn)象，由于“摸得著”的存儲(chǔ)介質(zhì)與“看不見”的存儲(chǔ)信息二者之間出現(xiàn)形式與內(nèi)容的分離，使得數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目中的制作者擁有足夠的灰色空間在制作過程中放松對(duì)產(chǎn)品內(nèi)在質(zhì)量的要求，進(jìn)而使得備份產(chǎn)品中檔案內(nèi)容信息出現(xiàn)遺漏或失真，這一現(xiàn)象在數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目實(shí)施外包之后表現(xiàn)得尤為突出。

明清檔案作為一種特殊的信息資源，就其管理工作而言，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案經(jīng)異質(zhì)備份后的數(shù)字信息或模擬信息都必須能夠真實(shí)完整地再現(xiàn)其原始性的特點(diǎn)，這也就意味著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案內(nèi)容在復(fù)制備份過程中不能有任何的拼接、修改、刪除等操作，并能夠長期永久保存。正因?yàn)槿绱耍瑹o論采用哪種存儲(chǔ)介質(zhì)或采取何種存儲(chǔ)技術(shù)，若要成為有效保護(hù)明清檔案的最佳方式，仍然是數(shù)字化時(shí)代之前的那些基礎(chǔ)條件。一是永久性。明清檔案管理工作的根本基礎(chǔ)是長期永久性保存其珍貴的紙質(zhì)文檔，而擁有170多年歷史且技術(shù)成熟標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的縮微膠片在這方面擁有無可爭辯的優(yōu)勢，相對(duì)而言，盡管其他各類存儲(chǔ)介質(zhì)保存期限也比較長，但還沒有比紙張和縮微膠片保存時(shí)間更長的先例。二是真實(shí)性。隨著高端電子技術(shù)的迅速發(fā)展，破壞檔案真實(shí)性的技術(shù)手段更加先進(jìn)，能否從根本上真實(shí)再現(xiàn)明清檔案的原始狀況，還原紙質(zhì)檔案的真實(shí)性、直觀性，就成為選擇新生存儲(chǔ)介質(zhì)的核心標(biāo)準(zhǔn)，縮微膠片因此擁有得天獨(dú)厚的優(yōu)選條件。三是可靠性。由于電子文件檔案信息很容易被篡改，而且也很難找到篡改的痕跡，實(shí)現(xiàn)異質(zhì)備份檔案內(nèi)容的真實(shí)可靠便是選擇存儲(chǔ)介質(zhì)的又一重要因素，這項(xiàng)擇優(yōu)標(biāo)準(zhǔn)恰恰也是縮微膠片采用模擬技術(shù)手段所展示出來的突出特性。

二、數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目實(shí)施過程中的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)要素及其技術(shù)管控

明清檔案數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目實(shí)施過程中易出現(xiàn)的產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)是多方面的，甚至可以說是全方位的。應(yīng)該看到，產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理是一個(gè)系統(tǒng)化的過程，貫穿于備份產(chǎn)品的整個(gè)生命周期，即貫穿于檔案異質(zhì)備份的制作、保管、移交和利用的全部過程。其中，制作階段的質(zhì)量保障是確保異質(zhì)備份產(chǎn)品整個(gè)生命周期質(zhì)量的基礎(chǔ)與核心，是質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管控的源頭。數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在制作階段產(chǎn)品質(zhì)量的不確定性，即損益殘次產(chǎn)品發(fā)生的可能性。為了管控好異質(zhì)備份產(chǎn)品的質(zhì)量，我們必須在備份產(chǎn)品風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的基礎(chǔ)上進(jìn)行具體分析和評(píng)估衡量，并依照結(jié)論采取有效措施，尤其是從技術(shù)要素上做好相關(guān)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)控制，做到防患于未然。

1.數(shù)轉(zhuǎn)模輸出前的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)要素及其技術(shù)管控。轉(zhuǎn)換縮微膠片之前有很多具體工作需要認(rèn)真地完成，比如要對(duì)輸出數(shù)據(jù)進(jìn)行重新整合、編排、打包、打印等多道工序。這期間產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)要素及其技術(shù)管控主要表現(xiàn)為三個(gè)方面。一是檔案的電子目錄數(shù)據(jù)與電子影像數(shù)據(jù)技術(shù)要素。其中電子目錄數(shù)據(jù)涉及文件命名是否正確、圖像模式是否轉(zhuǎn)換、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確，電子影像數(shù)據(jù)是否完整、排列順序是否正確、是否有遺漏現(xiàn)象，這是數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目中最基本也最繁瑣的工作，稍有疏忽，就會(huì)出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題。二是電子影像數(shù)據(jù)文件邏輯順序技術(shù)要素。中國第一歷史檔案館在掃描時(shí)對(duì)圖像文件存儲(chǔ)的結(jié)構(gòu)有著嚴(yán)格的規(guī)定：數(shù)字圖像的存儲(chǔ)按檔案類、項(xiàng)、卷三級(jí)結(jié)構(gòu)依次建立三級(jí)存儲(chǔ)文件夾，檔案正文數(shù)字圖像存儲(chǔ)于卷級(jí)文件夾內(nèi)；而各級(jí)文件夾又以自身級(jí)別的檔號(hào)命名，檔案相關(guān)圖像存儲(chǔ)根據(jù)自身級(jí)別存儲(chǔ)在相應(yīng)層級(jí)文件夾內(nèi)。由于卷級(jí)文件夾內(nèi)涉及的文件數(shù)量不同，有的甚至上百件之多，極易出現(xiàn)文件遺漏、順序顛倒或錯(cuò)位等現(xiàn)象，所以認(rèn)真核對(duì)卷級(jí)文件以及具體的文件數(shù)量工作就顯得尤為重要。三是縮微膠片制作標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)要素?？s微膠片制作標(biāo)準(zhǔn)首先是正確添加電子標(biāo)版圖像，內(nèi)容包括片首標(biāo)識(shí)區(qū)及片尾標(biāo)識(shí)區(qū)，要求片首標(biāo)識(shí)區(qū)所填寫的內(nèi)容與片尾標(biāo)識(shí)區(qū)填寫的內(nèi)容一致、插入順序正確，因?yàn)榍昂髽?biāo)識(shí)說明若出現(xiàn)不一致，對(duì)于將來的利用者來說在查找方面無疑會(huì)帶來不必要的麻煩。

2.數(shù)轉(zhuǎn)模輸出過程中的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)要素及其技術(shù)管控。明清檔案數(shù)轉(zhuǎn)模工作流程包括數(shù)據(jù)接收下載、數(shù)據(jù)處理轉(zhuǎn)換、膠片輸出沖洗、公司質(zhì)檢、館方抽檢、成品移交等六個(gè)工作環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)影響產(chǎn)品質(zhì)量的風(fēng)險(xiǎn)因素。比如在數(shù)據(jù)接收下載環(huán)節(jié)當(dāng)中檔案圖像格式?jīng)]有按照TIFF格式進(jìn)行下載接收，而是采用JPEG或者JPEG2000圖像文件格式轉(zhuǎn)換，就有可能出現(xiàn)馬賽克、檔案信息丟失等現(xiàn)象，甚至有學(xué)者會(huì)認(rèn)為轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)不是元數(shù)據(jù)，對(duì)其真實(shí)性表示質(zhì)疑。電子影像數(shù)據(jù)不完整或者排列順序出現(xiàn)差錯(cuò)，也會(huì)導(dǎo)致電子目錄數(shù)據(jù)與電子影像數(shù)據(jù)無法得到有效的鏈接，最終使我們找不到正確的檔案信息數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)處理轉(zhuǎn)換環(huán)節(jié)中是否將接收的彩色電子圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為黑白二值圖像，是否逐幅檢查文件夾中電子圖像的完整性、完好性以及順序號(hào)，是否正確添加了電子標(biāo)識(shí)區(qū)圖像標(biāo)板及文字說明。在膠片輸出沖洗環(huán)節(jié)中，縮微膠片輸出人員是否按照操作規(guī)程正確調(diào)試和操作數(shù)字存檔機(jī)，是否按要求安裝膠卷等，輸出時(shí)片頭、片尾是否各留800mm護(hù)片區(qū)以防止縮微膠片出現(xiàn)質(zhì)量問題。針對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)因素的種種表現(xiàn)，技術(shù)管控工作必須對(duì)前端生成完整的、格式規(guī)范的電子條目逐一進(jìn)行核對(duì)，認(rèn)真核查每卷、每件檔案的特征圖像與相應(yīng)的電子條目等，對(duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的校正，并根據(jù)國家檔案局于2009年10月頒布的《數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的規(guī)定》（DA/T 44—2009），滿足數(shù)字檔案信息輸出到16mm和35mm卷式黑白縮微膠片上的一般要求，以確保輸出縮微膠片的質(zhì)量可以達(dá)到長期保存目標(biāo)。

3.數(shù)轉(zhuǎn)模輸出后的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)要素及其技術(shù)管控。鑒于明清檔案紙質(zhì)的特殊性，首先，客觀分析、評(píng)估檔案原件質(zhì)量等級(jí)。要確定輸出縮微膠片的原底片背景密度值控制在0.80—1.10范圍內(nèi)（一般情況下16mm膠片背景密度值確定為0.90—1.10，35mm膠片背景密度值確定為1.20—1.30），密度差是否控制在0.30以內(nèi)。如果超過這個(gè)范圍，會(huì)使銀鹽拷貝片密度反差增大，即高密度區(qū)在拷貝片上密度更高，低密度區(qū)在拷貝片上密度更低，層次減少，這會(huì)給日后拷貝工作帶來極大困難。其次，確定文件攝影底片的解像力。根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)（ISO3272）對(duì)一般文件的攝影解像力的規(guī)定以及明清檔案的具體情況確定：縮率為1：32時(shí)，原底片解像力為170條線/mm；縮率為1： 25時(shí)，原底片解像力為140條線/ mm。若解像力低于預(yù)定值會(huì)使膠片影像出現(xiàn)字跡模糊、重影等現(xiàn)象，會(huì)嚴(yán)重影響日后的閱讀效果。第三，探求適宜的庫房貯存管理及核查指標(biāo)。對(duì)于長期保存的縮微膠片來講，庫房要有較好的密閉性，遠(yuǎn)離工業(yè)區(qū)和繁華市區(qū)以減少大氣中有害氣體和灰塵對(duì)縮微品的侵害。庫房內(nèi)部要安裝除塵效率高的空氣過濾器或其他吸附裝置。膠片庫房溫濕度要求符合國家膠片存放標(biāo)準(zhǔn)，即溫度要求控制在5℃，相對(duì)濕度控制在30%—35% RH范圍內(nèi)，膠片必須存放在防火保險(xiǎn)箱或絕緣密封容器柜中，防止縮微品影像褪色、變色。

三、數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目質(zhì)量管控過程中應(yīng)協(xié)調(diào)好的四個(gè)基本關(guān)系

質(zhì)量管控雖不能杜絕一切可能性的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，但可以把產(chǎn)品的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)損失控制在可以承受的范圍內(nèi)。就傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的介質(zhì)轉(zhuǎn)化或異質(zhì)備份制作過程而言，針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)和所要求轉(zhuǎn)化的備份介質(zhì)特點(diǎn)，其質(zhì)量管理過程就是系統(tǒng)地、連續(xù)地、科學(xué)地認(rèn)識(shí)所面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)，分析可能引起這些質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的原因和條件，并采用一定的管理方法和監(jiān)督手段來降低各種風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率。在此過程中需要協(xié)調(diào)好四個(gè)基本關(guān)系。

1.協(xié)調(diào)好質(zhì)量管理與工作進(jìn)度之間的關(guān)系。數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目的實(shí)施過程就是縮微膠片的制作過程，因此縮微膠片質(zhì)量的好壞取決于制作過程中的有效控制，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的疏忽都可能導(dǎo)致縮微膠片質(zhì)量不合格，因此在制作過程中需要詳細(xì)記錄工作清單，包括日常工序流程數(shù)據(jù)的填報(bào)、各種技術(shù)數(shù)據(jù)的收集與分析等，這一系列文檔材料的正常錄入往往會(huì)被理解為束縛了產(chǎn)品的工作進(jìn)度。與此同時(shí)，專職或兼職的質(zhì)量監(jiān)督人員的介入，產(chǎn)品抽檢頻率的提升，更會(huì)使得制作者與管理者的關(guān)系常常處于緊張和敵對(duì)的狀態(tài)。毫無疑問，當(dāng)質(zhì)量管理與工作進(jìn)度發(fā)生沖突或不能均衡的時(shí)候，首先應(yīng)該服從“安全第一，質(zhì)量至上”的工作原則。同時(shí)更重要的是，應(yīng)從根本上看到產(chǎn)品質(zhì)量管理與工作進(jìn)度之間互為促進(jìn)的良性關(guān)系。若加工制作過程中確實(shí)出現(xiàn)不顧產(chǎn)品質(zhì)量而盲目搶時(shí)間趕進(jìn)度的情況，一旦檢查出產(chǎn)品質(zhì)量問題，必然需要新的人力、物力、時(shí)間去進(jìn)行處理，進(jìn)而使得產(chǎn)品質(zhì)量和效益都難以保證。為此應(yīng)事先認(rèn)真對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、工作進(jìn)度做出客觀務(wù)實(shí)的詳細(xì)規(guī)劃，制定周詳?shù)拇胧┯枰試?yán)格執(zhí)行，這樣不僅能夠減少返工消耗的時(shí)間和成本，而且更會(huì)減少后道工序的生產(chǎn)成本，自然工作進(jìn)度會(huì)有所提高，生產(chǎn)成本也會(huì)隨之降低。同時(shí)，只有監(jiān)管人員嚴(yán)格履行職責(zé)，制作人員也才能更加專注于質(zhì)量和進(jìn)度，雙方的工作效益才能實(shí)現(xiàn)最大化。

2.協(xié)調(diào)好質(zhì)量管理與過程管理之間的關(guān)系。數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目實(shí)施過程中的技術(shù)管控與縮微膠片質(zhì)量管理，實(shí)際上表現(xiàn)為操作過程中連續(xù)的有嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)與系統(tǒng)規(guī)范的日常管理與控制過程，同時(shí)這個(gè)管理過程反過來又遵循一個(gè)科學(xué)規(guī)范的監(jiān)督與控制程序。其中，過程管理是基礎(chǔ)，質(zhì)量核查是關(guān)鍵。過程管理本身所具有的監(jiān)督特性往往通過相應(yīng)技術(shù)規(guī)范可極大地防止不合格產(chǎn)品發(fā)生，但這并不能完全保證產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性，而質(zhì)量核查可極大地確定產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性。在過程管理中通過質(zhì)量核查進(jìn)一步掌握產(chǎn)品的質(zhì)量動(dòng)態(tài)，根據(jù)核查的產(chǎn)品質(zhì)量波動(dòng)情況及時(shí)對(duì)制作過程進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，最終保證產(chǎn)品質(zhì)量。值得注意的是，產(chǎn)品質(zhì)量的核查尤其是產(chǎn)品的抽檢工序，應(yīng)由非生產(chǎn)部門來完成，因?yàn)槿舫闄z產(chǎn)品由生產(chǎn)部門自行把握，比較容易出現(xiàn)質(zhì)量失控狀態(tài)，即便他們自身也愿意努力做好整個(gè)過程的管控工作。產(chǎn)品質(zhì)量無小事，只有采取科學(xué)規(guī)范的過程管理及嚴(yán)格的質(zhì)量核查，才能制作出真正優(yōu)質(zhì)合格的縮微膠片。

3.協(xié)調(diào)好質(zhì)量管理與安全管理之間的關(guān)系。應(yīng)該看到，就整個(gè)檔案工作的質(zhì)量安全管理而言，數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目實(shí)施過程中的產(chǎn)品質(zhì)量管控只是其中的一個(gè)重要組成部分。全面質(zhì)量安全管理需要管理層和所有員工共同參與，需要全體員工獲得共識(shí)并采取共同的自覺行動(dòng)，需要相關(guān)專業(yè)管理人員通過系統(tǒng)科學(xué)的方法來貫徹實(shí)施。姑且不說備份產(chǎn)品制作前端的原始紙質(zhì)檔案若發(fā)生蟲蛀霉變或意外損毀，或者其數(shù)字化過程若因管理不嚴(yán)而導(dǎo)致檔案被涂改或者調(diào)包替換，就是備份產(chǎn)品在制作過程中更是涉及諸多安全環(huán)節(jié)，比如用電設(shè)備的管控問題、消防安全的監(jiān)管問題、現(xiàn)場人員的管理問題，其潛在的隱患均需要得到及時(shí)有效的控制，同時(shí)與項(xiàng)目管理實(shí)施過程密切相關(guān)的整理、交接以及信息系統(tǒng)改造、數(shù)據(jù)遷移等環(huán)節(jié)均與其他相關(guān)部門發(fā)生關(guān)聯(lián)，需要各部門同樣采取嚴(yán)格工作流程、明確操作規(guī)范，為此需要建立起覆蓋全時(shí)、全員、全區(qū)域、全過程的質(zhì)量安全及保障體系，并在檔案實(shí)體、檔案信息整體安全的前提下更好地實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量管理，以確保所有的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)都得到識(shí)別，讓識(shí)別的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)得到有效管理與控制。

4.協(xié)調(diào)好質(zhì)量管理與外包項(xiàng)目管理之間的關(guān)系。時(shí)下檔案界在實(shí)踐過程中的數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目大部分是采取外包方式來進(jìn)行的，所面臨的產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)與技術(shù)控制難度更是不言而喻的。從技術(shù)層面上帶來的技術(shù)管理不確定性風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致縮微膠片的制作質(zhì)量可能會(huì)在外包之后下降，或者缺乏足夠的技術(shù)兼容性。應(yīng)該看到，盡管實(shí)行外包旨在發(fā)揮外包方的專業(yè)優(yōu)勢，但檔案管理單位的最終目標(biāo)還是希望獲得優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品，這與外包方更多關(guān)心物質(zhì)利益的出發(fā)點(diǎn)是有重大差別的，外包方關(guān)心物質(zhì)利益的需求是以最小的成本獲取最大的收益，其中一個(gè)非常明顯且具體的表現(xiàn)就是外包方提供的操作技術(shù)人員普遍存在專業(yè)水平不高的現(xiàn)象，他們往往是經(jīng)過短期技術(shù)培訓(xùn)之后就匆忙上崗，只會(huì)簡單的重復(fù)操作，業(yè)務(wù)水平難以提高，且人員變化頻繁，現(xiàn)場管理難度加大。為規(guī)避業(yè)務(wù)外包所承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)，檔案管理單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外包方的管理，提高外包方的檔案安全保護(hù)意識(shí)和專業(yè)操作技能，有效實(shí)施計(jì)劃、組織、指揮和控制，而其中最為關(guān)鍵的因素在于推進(jìn)外包項(xiàng)目過程中構(gòu)建起嚴(yán)格的技術(shù)控制，創(chuàng)造條件建立由雙方人員組織的技術(shù)控制小組，建立及時(shí)信息溝通與反饋系統(tǒng)，實(shí)時(shí)了解和掌握工作動(dòng)態(tài)與出現(xiàn)的新問題，加強(qiáng)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的監(jiān)督檢查，切實(shí)提高專業(yè)技術(shù)管理人員的執(zhí)行力。

總之，檔案安全是檔案工作的底線，是檔案事業(yè)的根基。針對(duì)數(shù)轉(zhuǎn)模項(xiàng)目實(shí)施過程中易出現(xiàn)的產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)建立健全確保異質(zhì)備份檔案真實(shí)完整的質(zhì)量安全體系，要始終把檔案備份產(chǎn)品的內(nèi)在質(zhì)量放在優(yōu)先位置，當(dāng)產(chǎn)品質(zhì)量與其他事項(xiàng)無法兼顧時(shí)必須優(yōu)先保證備份產(chǎn)品內(nèi)容信息的真實(shí)可靠性。尤其在檔案工作面臨內(nèi)外部環(huán)境日趨復(fù)雜的形勢下，應(yīng)強(qiáng)化有效應(yīng)對(duì)危及檔案安全的技術(shù)控制與質(zhì)量管理，突出關(guān)鍵治理環(huán)節(jié)和重要技術(shù)管理要素，妥善處理好相關(guān)管理過程和諸多管理要素之間的關(guān)系，并將相關(guān)技術(shù)管理手段融入具體鮮活的管理活動(dòng)之中。

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