以創(chuàng)建數(shù)字檔案館為引領(lǐng)實現(xiàn)檔案信息化工作新跨越

劉春華 冷春燕

近年來，丹陽市檔案局以創(chuàng)建數(shù)字檔案館為契機，創(chuàng)新思路，積極探索，勇于實踐，推進了檔案信息化和檔案綜合管理現(xiàn)代化的建設(shè)。

一、目標明確，科學(xué)規(guī)劃，全面優(yōu)化發(fā)展環(huán)境

檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)性工作，必須結(jié)合本地實際情況明確發(fā)展思路，從經(jīng)費、隊伍、技術(shù)等各方面完善保障機制，全面優(yōu)化發(fā)展環(huán)境。

1.制定規(guī)劃。根據(jù)《江蘇省“十三五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》精神，數(shù)字檔案館建設(shè)是全省各級綜合檔案館在“十三五”期間的主要任務(wù)。丹陽市檔案局審時度勢，迅速啟動了數(shù)字檔案館創(chuàng)建工作。在學(xué)習(xí)考察的基礎(chǔ)上，結(jié)合丹陽的實際情況，提出“數(shù)字檔案館五年建設(shè)規(guī)劃”，循序漸進地推進數(shù)字檔案館建設(shè)——2016年創(chuàng)建江蘇省4A級數(shù)字檔案館，2018年創(chuàng)建江蘇省5A級數(shù)字檔案館，2020年前創(chuàng)建“國家示范數(shù)字檔案館”。2016年10月，丹陽市檔案局以高分通過了江蘇省4A級數(shù)字檔案館測評驗收。目前，該局正全力創(chuàng)建江蘇省5A級數(shù)字檔案館。

2.經(jīng)費保障。丹陽市委、市政府高度重視數(shù)字檔案館建設(shè)工作。2007年起，館藏檔案數(shù)字化經(jīng)費被列入年度預(yù)算。2016年2月，丹陽市數(shù)字檔案館建設(shè)工作被列入《丹陽市國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十三個五年規(guī)劃》和《丹陽市“十三五”重大項目》，省4A級數(shù)字檔案館還被列入“2016年度丹陽市百項重點工程”。2016年起，市政府將數(shù)字檔案館建設(shè)作為推動檔案信息化工作的核心工程和“智慧丹陽”建設(shè)的重要組成部分，列入財政預(yù)算逐年投入，總預(yù)算為1000萬元，分5年實施完成，確保了數(shù)字檔案館建設(shè)的順利推進。

3.隊伍建設(shè)。檔案信息化工作涉及多學(xué)科知識，人員隊伍建設(shè)尤為重要。丹陽市檔案局在2006年3月，經(jīng)市編辦同意，在局內(nèi)增設(shè)“電子文件中心”，主要負責(zé)全市的檔案信息化工作。通過公務(wù)員考試招錄專業(yè)人員定崗定職，構(gòu)建信息化工作的人才基礎(chǔ)。積極組織局（館）工作人員參加各類高校檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)班、省“151工程”學(xué)術(shù)論壇，讓大家在學(xué)習(xí)交流中開闊眼界，獲取知識。以定期培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)、示范引導(dǎo)的方式提升基層檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能。針對部分依靠自身力量，短期內(nèi)無法完成的工作，采取服務(wù)外包方式，借助社會力量，與專業(yè)化檔案服務(wù)機構(gòu)合作開展。

4.技術(shù)支撐。隨著科技興檔戰(zhàn)略部署的深入，丹陽市檔案局依托前沿科技力量，大膽開展創(chuàng)新，檔案科技成果喜人，被省檔案局評為“全省檔案科技工作先進單位”。2015年，與揚州大學(xué)合作，結(jié)合自身近年來在檔案信息化方面的理論研究和實踐探索，確立了“云計算環(huán)境下檔案管理聯(lián)盟平臺關(guān)鍵技術(shù)”研究課題，并列入2015年度國家檔案局科技項目計劃。這也是丹陽市檔案局課題項目首次入選國家檔案局科技項目計劃，該課題已于2017年底圓滿結(jié)題。

二、項目推動，構(gòu)建平臺，夯實信息化建設(shè)發(fā)展基礎(chǔ)

丹陽市檔案局自數(shù)字檔案館創(chuàng)建工作啟動以來，對照《江蘇省數(shù)字檔案館評估細則》，認真開展自查工作，強根基、補短板，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施、軟件平臺及電子數(shù)據(jù)等方面得到了明顯改善。

1.加強數(shù)字檔案館硬件設(shè)施建設(shè)。丹陽市檔案局先后投入近300萬元用于檔案館信息化硬件設(shè)施的建設(shè)。2015年起，按照國家電子信息系統(tǒng)機房B級標準對局（館）電子機房進行徹底改造，將機柜組件、冗余電源、核心數(shù)據(jù)機柜和動力環(huán)控操作室重新隔斷，電子機房由原先50平方米增至100平方米。配備必須的服務(wù)器、磁盤存儲、防火墻及交換機等設(shè)備。局域網(wǎng)與政務(wù)網(wǎng)系統(tǒng)均采用全光纖雙機冗余熱備，局域網(wǎng)磁盤采用雙活存儲及備份一體機，機房實施24小時環(huán)境監(jiān)控，保證了軟件系統(tǒng)不間斷運行和磁盤數(shù)據(jù)的安全穩(wěn)定。

2.精心打造數(shù)字檔案館應(yīng)用軟件平臺。檔案信息化軟件平臺是數(shù)字檔案館和檔案信息化建設(shè)的一項基礎(chǔ)性工程。近年來，丹陽市檔案局按照國家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》要求，以科學(xué)、高效、服務(wù)為宗旨，以滿足檔案管理者及利用者的需求為目的，大力推進建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化、一體化的全新數(shù)字檔案館綜合管理系統(tǒng)。2016年，該局開發(fā)完成了“丹陽市數(shù)字檔案館綜合管理平臺”。該平臺涵蓋了檔案工作的各個環(huán)節(jié)，包括數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)（電子文件中心）、查檔接待管理系統(tǒng)、多媒體檔案管理系統(tǒng)、遠程便民查檔系統(tǒng)和核心數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。在構(gòu)建局（館）局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上，依托電子政務(wù)平臺，完成檔案室與檔案館之間的數(shù)據(jù)交換，并依托互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)更廣范圍的信息發(fā)布與交流服務(wù)?？傮w上，基本形成了完全物理隔離的“三網(wǎng)四庫”架構(gòu)模式。在全市范圍內(nèi)，實現(xiàn)檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計等方面的集中式管理和科學(xué)化利用。

3.逐步完善檔案資源總庫建設(shè)。檔案資源數(shù)字化是檔案信息化工作的重要基礎(chǔ)，也是數(shù)字檔案資源體系的主要內(nèi)容。丹陽市檔案局在這方面起步較早，從2003年起，該局即按照“利用優(yōu)先、分步實施”的原則，積極穩(wěn)妥地推進以檔案館為中心的集中式檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。迄今共錄入館藏檔案目錄近150萬條，掃描量逾800萬頁，約占館藏總量的80%。其中館藏民國檔案、譜牒檔案、婚姻檔案、復(fù)退軍人檔案等珍貴、重要及利用率較高的檔案已全部建成了全文數(shù)據(jù)庫。在積極推進集中式數(shù)據(jù)庫建設(shè)的同時，還以全市各檔案室為對象，強化分布式檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。2003年起，在全市各立檔單位統(tǒng)一推廣了江蘇省檔案局開發(fā)的永樂一體化文檔管理系統(tǒng)（2016年更新為“丹陽市數(shù)字檔案室軟件平臺”），保證了進館數(shù)據(jù)格式符合統(tǒng)一標準。2007年，通過市委、市政府專門下發(fā)《關(guān)于市級機關(guān)、人民團體向市檔案館移交檔案工作的實施意見》，對到期進館檔案作出了必須同步移交機讀目錄和全文電子數(shù)據(jù)的規(guī)定。館外檔案數(shù)字化掃描的覆蓋面已擴展到2016年，轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)的紙質(zhì)檔案達200萬頁以上。目前，總量近10T的丹陽市數(shù)字檔案資源總庫已初步形成。

4.扎實推進檔案數(shù)據(jù)校核。檔案信息化工作都是基于檔案數(shù)據(jù)開展的，檔案數(shù)據(jù)的正確性和準確性直接影響到后期檔案的管理和利用。目前，電子檔案數(shù)據(jù)的準確率偏低一直是困擾各級各類檔案局館的普遍性問題。2017年5月，省檔案局陳萬田副局長與鎮(zhèn)江市檔案局徐策局長專程來丹陽調(diào)研指導(dǎo)數(shù)字檔案館建設(shè)工作，尤其針對檔案數(shù)據(jù)準確性的問題提出了指導(dǎo)性意見。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的建議和局館現(xiàn)狀，丹陽市檔案局從2017年開始，準備用3年時間對館藏所有檔案實體與電子數(shù)據(jù)進行全面校核，逐卷、逐件、逐條、逐頁進行地毯式檢查，確保無盲區(qū)無死角全覆蓋。在具體實施中，堅持高標準嚴要求，引進監(jiān)理機制，全程把控質(zhì)量標準，確保檔案信息數(shù)據(jù)完整、準確、可用、安全。

三、整合資源，拓展功能，服務(wù)社會和諧發(fā)展

數(shù)字檔案館建設(shè)的出發(fā)點和落腳點，就是將檔案信息資源集聚和整合起來，提升檔案公共服務(wù)能力，實現(xiàn)檔案資源社會共享，為各級黨委政府、社會民眾提供更為規(guī)范、安全、高效的服務(wù)，主動融入社會經(jīng)濟發(fā)展大局。

1.遠程查檔惠及民生。丹陽市檔案局以服務(wù)民生為重點，不斷加大民生檔案資源整合力度。針對社會各界對檔案利用的不同需求，建立了婚姻、退伍、知青、干部任免、地籍等22個民生專題目錄數(shù)據(jù)庫（總量達57萬多條），建立了總量達250萬頁的民生檔案全文數(shù)據(jù)庫，為廣大民眾查閱民生檔案提供了極大的便利。2018年，丹陽市檔案局進一步整合館藏涉民檔案資源，本著“讓數(shù)據(jù)多走路，讓群眾少跑腿”的原則，將開發(fā)完成的遠程查檔系統(tǒng)推向全市，在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)立遠程查檔終端，查檔范圍涵蓋婚姻、退伍及知青等民生檔案。以往，市民查檔需前往市檔案館，費時費力，而通過遠程查檔系統(tǒng)，市民只要到就近的鎮(zhèn)政府辦公室，出示個人有效證件，通過簡單的流程即可查閱到所需檔案。目前，丹陽市檔案局已在部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)成功試點，預(yù)計2019年將覆蓋全市各鄉(xiāng)鎮(zhèn)。

2.館室檔案數(shù)據(jù)共享。2016年，“丹陽市數(shù)字檔案室管理軟件系統(tǒng)”正式上線開通。該系統(tǒng)依托電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，在各立檔單位鋪設(shè)終端，搭建館室一體化智能管理平臺。通過在線指導(dǎo)、業(yè)務(wù)交流，實現(xiàn)了檔案局館對各級立檔單位的監(jiān)督管理；通過電子檔案在線歸檔移交，建立全市統(tǒng)一、標準規(guī)范的檔案資源數(shù)據(jù)庫；通過館室之間的互動，拓展檔案利用渠道，打造全市檔案信息資源共享利用服務(wù)平臺，向基層檔案室提供更為高效化、智能化、人性化的查檔服務(wù)。

3.檔案網(wǎng)站功能齊全。2003年，丹陽市檔案局立足“突出地方特色、傳承丹陽人文精神、促進丹陽經(jīng)濟和社會發(fā)展”這一指導(dǎo)思想，在互聯(lián)網(wǎng)上建立了具有獨立域名的“丹陽市檔案信息網(wǎng)”。2015年9月，在廣泛征求意見的基礎(chǔ)上，網(wǎng)站進行了改版重建。改版后的網(wǎng)站從社會利用需求出發(fā)，以服務(wù)為導(dǎo)向，嚴格參照上級政府網(wǎng)站績效評估指標體系，對總體功能模塊進行了全面升級，著力打造檔案信息資源共享、檔案業(yè)務(wù)受理和檔案文化宣傳三位一體的服務(wù)平臺。在內(nèi)容模塊方面，網(wǎng)站設(shè)置了“工作動態(tài)”“查檔服務(wù)”“政務(wù)公開”“檔案文化”“政策法規(guī)”“網(wǎng)上展廳”等9個一級欄目，突出了服務(wù)性和互動性的特點，以豐富的內(nèi)容吸引了較多的點擊者，成為為公眾提供更方便、更快捷檔案服務(wù)的又一個新平臺。

四、健全機制，多措并舉，強化信息安全體系

安全體系建設(shè)是檔案工作三大體系建設(shè)的一個重要組成部分，也是檔案工作的紅線。丹陽市檔案局在推進檔案信息化建設(shè)過程中，始終把安全作為一項重要工作，同步規(guī)劃、同步建設(shè)。

1.強化安全意識。強化全局工作人員安全意識，凡是涉密崗位人員一律簽署《保密協(xié)議》。從思想上提高了處理網(wǎng)絡(luò)信息安全突發(fā)事件的能力，從制度上保證了檔案信息安全建設(shè)有章可循。切實重視檔案安全，保證資金投入到位，館內(nèi)安裝了樓宇整體安防監(jiān)控、電子門禁系統(tǒng)、智能消防系統(tǒng)、庫房恒溫恒濕控制系統(tǒng)等相應(yīng)的安全管理設(shè)施設(shè)備。

2.實施安防措施。庫房是存放檔案的重要場所，庫房的整體環(huán)境是否達標直接關(guān)系到檔案的保存年限。2017年，丹陽市檔案局安裝了庫房環(huán)境監(jiān)控管理系統(tǒng)，并與檔案管理系統(tǒng)成功對接，通過統(tǒng)一監(jiān)控管理平臺達到對庫房溫濕度、防盜報警、防火報警、視頻監(jiān)控等多種數(shù)據(jù)的監(jiān)測，實現(xiàn)了檔案庫房安全保護由被動人工管理向現(xiàn)代化、智能化、科學(xué)化、人性化管理的轉(zhuǎn)變。2018年，通過開展信息系統(tǒng)等級保護測評工作，增強檔案信息系統(tǒng)安全保護的整體性、針對性和實效性，提高了局館信息安全保障工作的整體水平。

3.完善備份機制。為確保數(shù)據(jù)安全，丹陽市檔案局認真開展了檔案數(shù)據(jù)的異質(zhì)異地備份工作。2014年起，與省檔案館捆綁將湖南省檔案館作為異地異質(zhì)備份基地，按照規(guī)定開展定期備份工作。2018年，在原先磁盤存儲及移動硬盤備份的基礎(chǔ)上，引進藍光光盤庫，實現(xiàn)了電子檔案信息三種介質(zhì)備份，進一步提高了檔案信息存儲的安全系數(shù)。

隨著數(shù)字檔案館創(chuàng)建工作的穩(wěn)步推進，丹陽市檔案局檔案信息化工作跨上了新臺階。該局將以此為新的起點，搶抓機遇迎接挑戰(zhàn)，繼續(xù)以建設(shè)數(shù)字檔案館為主要任務(wù)，加快推進檔案信息化建設(shè)與檔案服務(wù)體系建設(shè)的深度融合，促進檔案資源體系和檔案安全體系建設(shè)的良性互動，不忘初心，堅定信心，擼起袖子加油干，不斷開創(chuàng)丹陽檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展新局面！