以檔案信息化推進(jìn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展

錢中益 閭東影 高雍蘭

位于珠三角開放前沿的深圳、珠海、中山三市檔案信息化工作走在全國前列。珠海市檔案局?jǐn)?shù)字檔案館系統(tǒng)是全國首批“全國示范數(shù)字檔案館”；中山市檔案局建成全國首批“全國示范數(shù)字檔案室”；深圳市以建筑面積達(dá)9.2萬平方米的檔案中心作為向市民開放服務(wù)的信息中心，局（館）建設(shè)規(guī)?；I(lǐng)全國之先。今年5月中旬，我們赴深圳、珠海、中山三市檔案局學(xué)習(xí)考察檔案信息化工作，感觸良多，深刻認(rèn)識(shí)到，檔案信息化是推動(dòng)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的重要抓手，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化、科學(xué)化的根本保障。

一、“三市”成功經(jīng)驗(yàn)與內(nèi)涵

深圳、珠海、中山三市對(duì)檔案信息化工作十分重視，把信息化、智能化建設(shè)作為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的主要抓手，以統(tǒng)籌規(guī)劃為綱，以集成系統(tǒng)為核，以平臺(tái)建設(shè)為翼，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的全面飛躍，有效發(fā)揮了示范引領(lǐng)作用。

1.統(tǒng)籌規(guī)劃，推動(dòng)檔案信息化綱舉目張

中山市政府把創(chuàng)建全國示范數(shù)字檔案室納入全市績效考核范圍，統(tǒng)一部署；市檔案局從組織建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)等五個(gè)方面全面推進(jìn)，逐項(xiàng)落實(shí)。全面統(tǒng)籌和整體規(guī)劃使得創(chuàng)建工作立意高、動(dòng)作齊，2016年12月以高分通過測(cè)評(píng)，成為首批“全國示范數(shù)字檔案室”。

珠海市在“十三五”規(guī)劃中明確要求各級(jí)黨委、政府和部門要把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)和電子文件歸檔工作列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，加快推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。珠海市檔案局以檔案資源數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)海量化、信息資源共享化、服務(wù)快捷智能化為檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，高標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃，高起點(diǎn)設(shè)計(jì)，建成了以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)的數(shù)字檔案館體系。2015年率先建成“全國示范數(shù)字檔案館”。

2.集成系統(tǒng)，構(gòu)筑檔案信息化“天羅地網(wǎng)”

在推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)中，珠海市檔案局堅(jiān)持軟硬件建設(shè)系統(tǒng)集成、平衡促進(jìn)。硬件基礎(chǔ)設(shè)施主要包括檔案數(shù)據(jù)核心服務(wù)器及應(yīng)用服務(wù)器集群、存儲(chǔ)備份設(shè)備、安全管理設(shè)備、聲像編輯設(shè)備、數(shù)字化及輸入設(shè)備、實(shí)體檔案管理設(shè)備等，為保障數(shù)字檔案館系統(tǒng)的應(yīng)用提供了重要支撐。軟件建設(shè)包括3個(gè)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)和31個(gè)檔案業(yè)務(wù)子系統(tǒng)。通過內(nèi)網(wǎng)構(gòu)建檔案館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作平臺(tái)；通過政務(wù)網(wǎng)提供電子文件歸檔移交、電子檔案接收、檔案利用等服務(wù)；通過互聯(lián)網(wǎng)提供檔案遠(yuǎn)程教育培訓(xùn)、民生檔案利用、開放檔案檢索等服務(wù)。整個(gè)集成系統(tǒng)覆蓋電子檔案“收存管用”各個(gè)環(huán)節(jié)，涵蓋電子檔案收集、檔案數(shù)字化加工、檔案資源存儲(chǔ)和管理、電子檔案利用、電子檔案安全等各個(gè)方面。

中山市智能館庫系統(tǒng)包括大樓網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、公共支撐模塊建設(shè)等5項(xiàng)子工程。整個(gè)體系有效實(shí)現(xiàn)了檔案管理環(huán)境系統(tǒng)、檔案實(shí)體管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)三者的有機(jī)結(jié)合，全面提升了檔案館科學(xué)化管理和應(yīng)用水平。

3.搭建平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化共享共用

中山市重點(diǎn)推進(jìn)文檔管理和服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，目的是使檔案信息化融入社會(huì)信息化，并推動(dòng)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化，使檔案信息化的作用最大化。2015年，該市投資1800多萬元建設(shè)文檔管理與服務(wù)平臺(tái)并在全市推廣應(yīng)用，按照“局—館—室”三層管理架構(gòu)建立以中山文檔管理與服務(wù)平臺(tái)為核心的檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)。目前，中山已經(jīng)有1800多個(gè)單位進(jìn)入和使用該市檔案管理和服務(wù)大平臺(tái)，基本涵蓋黨政機(jī)關(guān)、學(xué)校、醫(yī)院、村居、國有企業(yè)等各類機(jī)構(gòu)。目前，全市檔案業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化管理基本實(shí)現(xiàn)，檔案信息化管理體制日益完善，館室資源得到有效整合，檔案信息資源庫初具規(guī)模，檔案信息共享服務(wù)體系初步建立，有力促進(jìn)了全市檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化管理水平、檔案信息資源共享水平的提升。

深圳市編委早在2002年批準(zhǔn)成立深圳市文件管理中心，實(shí)行黨政機(jī)關(guān)文件的集中管理，資源共享，以降低檔案管護(hù)成本，提升檔案的使用價(jià)值。文件管理中心對(duì)每年新接收文件進(jìn)行數(shù)字化加工，補(bǔ)充著錄，建立全文數(shù)據(jù)庫。建設(shè)文件檔案平臺(tái)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，完成“機(jī)構(gòu)電子文件管理系統(tǒng)”，并實(shí)現(xiàn)與“深圳市智能政務(wù)辦公系統(tǒng)”的無縫銜接。

二、考察收獲與啟示

當(dāng)前，檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)正處在加速發(fā)展的關(guān)鍵階段。我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的十九大精神，堅(jiān)持以習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)，適應(yīng)時(shí)代要求，解放思想，創(chuàng)新思路，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化工作的整體謀劃和統(tǒng)籌推進(jìn)，充分發(fā)揮檔案信息化工作在服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的獨(dú)特作用，加快步伐，以信息化帶動(dòng)檔案工作的現(xiàn)代化。

1.爭先奮進(jìn)，確立檔案信息化工作的目標(biāo)定位

檔案工作是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中一項(xiàng)不可或缺的基礎(chǔ)性工作、支撐性工作。當(dāng)前，我國的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展全面進(jìn)入快車道，去年無錫地區(qū)生產(chǎn)總值已躋身全國萬億俱樂部行列。檔案管理工作要更好地服從和服務(wù)于建設(shè)“強(qiáng)富美高”新無錫的發(fā)展大局，就必須樹立與之相匹配的目標(biāo)定位，以敢于奉獻(xiàn)的信念、敢于創(chuàng)新的理念和敢于作為的態(tài)度，服務(wù)大局，服務(wù)發(fā)展。深圳、珠海、中山三市的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)告訴我們，要把信息化作為重要抓手，推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化，提高檔案工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的能力和水平。要確立爭當(dāng)一流的目標(biāo)定位，以更好的思路、更大的力度，推動(dòng)無錫檔案管理科學(xué)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、建設(shè)信息化。

2.統(tǒng)籌規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)檔案信息化工作的系統(tǒng)性建設(shè)

隨著中國社會(huì)進(jìn)入了新的時(shí)代，檔案工作面臨著信息技術(shù)不斷發(fā)展而帶來的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，只有與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新時(shí)代的新要求。深圳、珠海、中山三市的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)告訴我們，檔案信息化工作要按照“存量數(shù)字化，增量電子化，利用網(wǎng)絡(luò)化”的要求，頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)籌規(guī)劃，總體布局，一攬子統(tǒng)籌硬件設(shè)施建設(shè)和軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)，建立高效利用的檔案管理體系、檔案資源利用體系和檔案安全保障體系，全方位切入檔案“收存管用”的各個(gè)環(huán)節(jié)，切忌頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳，要在規(guī)劃上體現(xiàn)大局性，設(shè)計(jì)上體現(xiàn)領(lǐng)先性，布局上體現(xiàn)合理性，以統(tǒng)籌規(guī)劃為檔案信息化建設(shè)開好頭、布好局、夯實(shí)底。

3.上下聯(lián)動(dòng)，形成檔案信息化建設(shè)的強(qiáng)大合力

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，貫穿檔案工作的管理、利用、保管、開發(fā)等各個(gè)環(huán)節(jié)，輻射經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、民生各個(gè)領(lǐng)域，絕不是信息部門的單打獨(dú)斗，也不是檔案部門的自彈自唱。從深圳、珠海、中山三市先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)來看，市委市政府對(duì)檔案工作頂層設(shè)計(jì)，機(jī)關(guān)各部門對(duì)檔案管理高度重視，形成檔案信息化建設(shè)的強(qiáng)大合力。我們?cè)谕七M(jìn)檔案信息化進(jìn)程中，要市局（館）與區(qū)（市）局（館）聯(lián)動(dòng)，搭建平臺(tái)，形成合力；要敢于作為，善于借力，爭取相關(guān)職能部門的理解和支持，調(diào)動(dòng)各方面積極性，形成全社會(huì)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的強(qiáng)大合力。

4.搭建平臺(tái)，提高檔案信息化工作的服務(wù)效率

服務(wù)發(fā)展、服務(wù)民生是檔案工作的重要屬性。深圳檔案中心四幢高樓林立，建筑面積達(dá)9.2萬平方米，囊括房地產(chǎn)、公積金、社保、婚姻、公證等各類民生檔案1500萬卷，又稱深圳的信息中心。珠海搭建文檔管理和服務(wù)平臺(tái)，使檔案信息化的作用最大化。學(xué)習(xí)沿海城市的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，我們一定要樹立全局一盤棋的理念，一方面以信息化的手段，提高檔案對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、民生服務(wù)以及政務(wù)公開的服務(wù)支撐效率，另一方面要通過搭建平臺(tái)、整合資源、集成數(shù)據(jù)等手段，建立民生檔案查詢平臺(tái)，提高異地查檔的便捷度，使檔案信息化融入社會(huì)信息化的洪流中，真正發(fā)揮如虎添翼的作用。

5.引育結(jié)合，加快檔案信息化的人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化的關(guān)鍵是檔案工作者素質(zhì)的全面提高。結(jié)合檔案工作的實(shí)際來看，檔案管理人員的理論水平和專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備量還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展要求。我們要學(xué)習(xí)深圳、珠海、中山三市的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，必須要加快檔案信息化的人才隊(duì)伍建設(shè)，一方面對(duì)在職人員以系統(tǒng)性、專業(yè)性較強(qiáng)的培訓(xùn)，豐富信息化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高創(chuàng)新能力，另一方面要有意識(shí)地引進(jìn)復(fù)合型人才充實(shí)檔案隊(duì)伍，提高檔案工作面臨新時(shí)代新要求所具備的能力水平，以檔案信息化為抓手，以隊(duì)伍建設(shè)為根本，推進(jìn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。