我國東西部地區(qū)民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)現(xiàn)狀及特點(diǎn)研究

張林華 李賽

[摘要]在對我國東、西部地區(qū)4個直轄市及18個省范圍內(nèi)的地級市民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)進(jìn)行調(diào)查的基礎(chǔ)上，論文首先梳理了民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)現(xiàn)狀，以表格形式歸納了上述省市開展區(qū)域內(nèi)聯(lián)動、跨區(qū)域協(xié)同及可共享民生檔案范圍，進(jìn)而分別總結(jié)東、西部地區(qū)服務(wù)的特點(diǎn)，以期對我國民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的發(fā)展現(xiàn)狀有較為全面、客觀的認(rèn)識。

[關(guān)鍵詞]聯(lián)動協(xié)同共享跨館服務(wù)婚姻檔案知青檔案

[分類號]G273.5

Research on the Current Situation and Characteristics of Remote Service for the Peoples Livelihood Archives in Eastern and Western Regions of China

——Based on the Investigation of Current Situation of Remote Service for the Peoples Livelihood Archives in Eastern and Western Regions

Zhang Linhua，Li Sai

（School of Library Information and Archives of Shanghai University，Shanghai，200444）

Abstract： On the basis of the investigation of the peoples livelihood archives remote service which a total of four Municipalities and prefecture-level cities in the 18 provinces in the east and west districts of china，at first，this article summarized the status quo of remote service for peoples livelihood archives which relate to regional linkage，cross-regional coordination，and the kinds of be shared livelihood archives in the form of questionnaire，the present situation of the east and west districts. Then，this article summarizes the characteristics of the east and west districts of the peoples livelihood archives remote service，in order to reference for the further development in the theory and practice.

Keywords： Linkage； Coordination； Sharing； Cross-archive Service； Marriage Achives； Educated Youths Archives

1引言

近幾年出現(xiàn)的民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)是利用網(wǎng)絡(luò)共享平臺，通過服務(wù)受理點(diǎn)為民眾提供民生檔案查檔出證的一種新型檔案服務(wù)模式。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出，要“利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，簡化利用方式，推動轄區(qū)檔案資源跨館利用、跨館出證工作”。雖然這項(xiàng)惠民服務(wù)問世的時間并不長，但由于它整合了民生檔案資源，打破了常規(guī)意義上檔案利用服務(wù)主體、客體之間的空間界限，為民眾利用民生檔案提供了極大便利，目前已在全國各地萌芽、開花，并已成為檔案館服務(wù)民眾的發(fā)展方向。

各地區(qū)的民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)發(fā)展?fàn)顩r不盡相同，尤其東、西部地區(qū)之間存在較大差異。為對我國民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)現(xiàn)狀有較為客觀的認(rèn)識，本課題組于2017年5月至2018年3月間，對我國東、西部地區(qū)的4個直轄市及18個省（含180個地級市）民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)開展情況進(jìn)行調(diào)查，在此基礎(chǔ)上考察東、西部地區(qū)服務(wù)現(xiàn)狀，梳理兩者的特點(diǎn)，以期為我國民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)理論與實(shí)踐的進(jìn)一步發(fā)展提供參考。

目前，我國地級市是二級行政區(qū)，總計294個地級市占總數(shù)為334個地級行政區(qū)（含自治州、盟）的88%，已成為行政區(qū)的主體。本研究中，東部和西部地區(qū)的界定標(biāo)準(zhǔn)來源為2011年國家統(tǒng)計局出臺的《東西中部和東北地區(qū)劃分方法》。（東部地區(qū)為北京、上海、天津、河北、江蘇、浙江、福建、山東、廣東和海南，共3個直轄市、7個?。晃鞑康貐^(qū)為重慶、內(nèi)蒙古、廣西、四川、貴州、云南、西藏、陜西、甘肅、青海、寧夏和新疆，共1個直轄市、11個?。ㄗ灾螀^(qū)））查閱文獻(xiàn)資料、訪問各省市的檔案信息網(wǎng)站、郵件、電話訪談及實(shí)地走訪、開座談會等方式為調(diào)查方式。

2東部地區(qū)民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)現(xiàn)狀調(diào)查

2.1東部地區(qū)調(diào)查概況

經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，截至2017年底，在東部地區(qū)3個直轄市及7個省的86個地級市中，除海南省外，北京市、上海市、天津市、浙江省、廣東省、江蘇省、福建省、山東省均有已開展民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的地級市，河北省在全省每個地級市中選擇一個區(qū)縣檔案館為試點(diǎn)。在東部地區(qū)已開展此項(xiàng)服務(wù)的8個省（直轄市）中，以上海市的實(shí)踐最為全面、成熟，此外，浙江、天津等?。ㄊ校╅_展遠(yuǎn)程服務(wù)的成效亦非常顯著。根據(jù)調(diào)查資料，課題組將東部地區(qū)已開展民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的調(diào)研現(xiàn)狀歸納于表1。

2.2東部地區(qū)特點(diǎn)分析

調(diào)查結(jié)果顯示，東部地區(qū)民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)具有以下特點(diǎn)：

（1）起步較早，輻射效應(yīng)

早在2008年上海就提出設(shè)想并展開實(shí)踐探索，于2010年9月在全市范圍正式啟動“就地查詢、跨館出證”館際聯(lián)動機(jī)制。上海市民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)不僅改革創(chuàng)新了本市檔案服務(wù)的模式，更是迅即輻射到了整個沿海地區(qū)。受上海市成功經(jīng)驗(yàn)影響，截至2017年底，東部地區(qū)各省已紛紛行動起來，目前東部地區(qū)地級市中確認(rèn)已開展遠(yuǎn)程服務(wù)的城市已逾三成，更多地級市正在打造民生檔案共享數(shù)據(jù)庫、構(gòu)建遠(yuǎn)程服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺，長三角和珠三角沿海地區(qū)成為民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)花開繁盛之地。

（2）省市內(nèi)部，縱橫貫通

東部地區(qū)省市大都致力于構(gòu)建民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)“三級聯(lián)動”模式，實(shí)現(xiàn)館際、館室、館社之間聯(lián)動。目前上海市已實(shí)現(xiàn)全市通辦，受理點(diǎn)覆蓋到全市所有219個社區(qū)事務(wù)受理中心和市、區(qū)兩級綜合檔案館利用窗口[1]，不僅能“形成縱向三級部門間民生檔案的聯(lián)動共享”，還可實(shí)現(xiàn)“一站式”服務(wù)，可在全市就近受訪的社區(qū)事務(wù)受理中心查閱并取得有效證明。浙江省嘉興市檔案館建立起一個“橫向到邊、縱向到底，館際聯(lián)動、館室聯(lián)動，上下貫通、高效快捷”的網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)現(xiàn)了橫向到涉民單位檔案室，縱向至社區(qū)街道辦事處與鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)村的“三級聯(lián)動”[2]。蘇州太倉、常熟、張家港等縣級市建成了延伸至全部鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案共享平臺，至2014年10月，蘇州市已在53個鎮(zhèn)、86個村開設(shè)遠(yuǎn)程共享查閱窗口。太倉市檔案局利用百姓家中的機(jī)頂盒裝置，使群眾足不出戶就能查閱到與自己相關(guān)的檔案并實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程自助出證，查閱婚姻、獨(dú)生子女兩個專題檔案“戶戶通”。民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的聯(lián)動機(jī)制對傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式形成巨大顛覆，尤其使偏遠(yuǎn)地區(qū)民眾的民生檔案查檔體驗(yàn)得到顯著改善。

（3）區(qū)域外延，異地聯(lián)動

鑒于許多民眾對民生檔案的需求已不再局限本區(qū)域內(nèi)，各地紛紛把服務(wù)延伸至本區(qū)域之外。自2013年上海市浦東檔案館與寧波市檔案館館際協(xié)作率先開啟了我國民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)跨省聯(lián)動以來，合作范圍逐漸拓展，到2017年底已與12個外省檔案館簽訂協(xié)議，建立館際協(xié)作關(guān)系，至今實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域協(xié)同聯(lián)動的對接館已達(dá)12個。杭州市檔案館分別與寧波、上海浦東、天津等十多個檔案館簽訂了民生檔案的跨館異地利用服務(wù)協(xié)議書，實(shí)現(xiàn)了跨區(qū)域協(xié)同聯(lián)動服務(wù)。2012年“廣東（粵穗深）跨館檔案查閱利用系統(tǒng)”正式開通，次年該系統(tǒng)又增加中山、佛山等8個地級市，跨館聯(lián)動地級市擴(kuò)大至10個。濟(jì)南市館與杭州市館、廣州市館開展婚姻和知青檔案的跨省查閱服務(wù)[3]。2016年浦東檔案館通過創(chuàng)新信息技術(shù)手段研發(fā)出電子檔案網(wǎng)盤加密傳輸技術(shù)，打破檔案跨省利用技術(shù)瓶頸，免去跨省查檔3到5天的等待期，實(shí)現(xiàn)“立等可取”，又進(jìn)一步優(yōu)化了跨館服務(wù)方式。

（4）日趨成熟，成效顯著

上海市將民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)并入社區(qū)事務(wù)受理中心平臺，目前已形成一套較為成熟的組織、運(yùn)行機(jī)制，遠(yuǎn)程服務(wù)呈現(xiàn)新格局。據(jù)浦東館近三年利用分析報告，2015至2017年僅遠(yuǎn)程跨館查閱一項(xiàng)分別為3089、3253及2980人次，年均逾3000人次。自2012年實(shí)現(xiàn)“就地查詢、跨館出證、館社聯(lián)動、全市通辦”以來，上海市至今已為市民12萬人次提供服務(wù)，受到普遍肯定。浙江省于2017年11月建成并在全省投入使用浙江檔案服務(wù)網(wǎng)，民眾可以實(shí)名驗(yàn)證接受服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動”。山東濟(jì)南市檔案館在2012年底實(shí)現(xiàn)市館與各區(qū)縣館的聯(lián)動，搭建共享平臺，將服務(wù)擴(kuò)展到街道辦事處，為民眾提供超15種民生檔案的服務(wù)，平均每年接待利用者500多人次，社會效益良好。

（5）參差不齊，差異較大

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，東部地區(qū)各省市間差異客觀存在。上海等地已在全市所有區(qū)、街道實(shí)現(xiàn)了聯(lián)動、通辦的“無死角”格局。浙江省有十多個地級市已實(shí)施遠(yuǎn)程服務(wù)。滬、浙兩地不僅分別有本市（?。┑墓蚕砥脚_、數(shù)據(jù)庫及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，其可供共享的民生檔案種類均達(dá)10種以上，而且區(qū)域內(nèi)實(shí)現(xiàn)“館際、館室、館社”三級聯(lián)動，同時跨區(qū)域數(shù)量已超10多個地級市。一大批地級市正積極優(yōu)化檔案資源、建構(gòu)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施平臺，如石家莊、廈門、龍巖、常州、連云港等市都處于前期準(zhǔn)備階段，可以說大部隊(duì)正向民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的康莊大道進(jìn)發(fā)。此外，部分省份僅限于在個別地級市試點(diǎn)，尚未及推廣；有的地級市僅參與了地區(qū)性的跨館查閱利用系統(tǒng)，本市范圍內(nèi)的聯(lián)動尚未展開；還有的省份甚至尚未實(shí)現(xiàn)零的突破。目前，各地檔案館在日常工作中均有為民眾提供民生檔案跨館、跨地區(qū)服務(wù)的職能，但不少檔案館仍沿用到館查詢的傳統(tǒng)模式，民眾難免奔波之苦，甚至常有無處查詢之虞。盡管如此，訪談中不少地級市檔案館工作人員均認(rèn)為遠(yuǎn)程服務(wù)模式是民生檔案服務(wù)發(fā)展的必然方向，普遍表示本地也應(yīng)開展這一服務(wù)模式。

3西部地區(qū)民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)現(xiàn)狀調(diào)查

3.1西部地區(qū)調(diào)查概況

調(diào)查顯示，西部地區(qū)除直轄市重慶外，11個省的94個地級市中，相較東部地區(qū)而言已開展遠(yuǎn)程服務(wù)的地級市相對較少，且集中于四川、貴州2省。課題組將西部地區(qū)調(diào)研現(xiàn)狀整理于表2。

3.2西部地區(qū)特點(diǎn)分析

歸納調(diào)查結(jié)果，可以發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段西部地區(qū)遠(yuǎn)程服務(wù)呈現(xiàn)以下特點(diǎn)：

（1）起步較晚，星點(diǎn)分布

四川省檔案局2015年末頒布規(guī)范文件，2016年2月正式推行“異地查檔、跨館服務(wù)”；重慶市于2016年9月正式啟動婚姻檔案“異地查檔、跨館服務(wù)”；貴州市則是2017年8月在全省全面開展遠(yuǎn)程服務(wù)。目前，包括西部地區(qū)1個直轄市和94個地級市在內(nèi)，已開展這項(xiàng)服務(wù)的約占二成多，且大多集中分布在西南地區(qū)，西北省份仍以電話、傳真等手段開展遠(yuǎn)距離、跨地區(qū)的服務(wù)，而以互聯(lián)網(wǎng)為依托的民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)尚未開展。

（2）基礎(chǔ)薄弱，關(guān)注度低

課題組在電話咨詢中發(fā)現(xiàn)，西部地區(qū)大多檔案館遠(yuǎn)程服務(wù)基礎(chǔ)較薄弱。主要表現(xiàn)在：首先，檔案數(shù)字化任務(wù)艱巨。如2016年延安市檔案館完成館藏檔案數(shù)字化加工一期項(xiàng)目；寶塔區(qū)館全年錄入文件級目錄數(shù)據(jù)5.82萬條；志丹縣館對館藏總量10%的檔案進(jìn)行了數(shù)字化全文掃描[4]。另有不少地區(qū)購置掃描儀、計算機(jī)等必要的設(shè)備設(shè)施，安排力量開展檔案掃描工作，檔案數(shù)字化尚處于較初級階段。其次，服務(wù)模式較陳舊。如所提供民生檔案僅限于本館館藏，若檔案收藏于其他檔案館，則需要利用者自行前往保管單位辦理。到館、電話、傳真等依舊是西部地區(qū)大多檔案館查檔的主流模式。最后，對遠(yuǎn)程服務(wù)關(guān)注度低。一些地級市館工作人員在接受電話訪談時明確表示對民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)不了解、甚至沒聽說過。

（3）局限嚴(yán)重，有待突破

分析領(lǐng)跑西部地區(qū)的重慶市、四川省、貴州省民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)現(xiàn)狀，可以發(fā)現(xiàn)：一方面，從參與單位看，遠(yuǎn)程服務(wù)受理單位均為各級綜合檔案館，調(diào)查中未見涉民機(jī)關(guān)檔案室和基層社區(qū)參與的信息，這表明西部地區(qū)現(xiàn)有的遠(yuǎn)程服務(wù)還僅處于館際聯(lián)動層面，館社、館室聯(lián)動模式全面覆蓋仍需進(jìn)一步努力。另一方面，從可供遠(yuǎn)程服務(wù)的民生檔案種類來看，目前四川省檔案館可共享的民生檔案種類較多，達(dá)13種，而貴州省能遠(yuǎn)程共享的民生檔案有6種，重慶市可共享的民生檔案僅有婚姻檔案1種。因此，就目前狀況而言，西部地區(qū)民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)還有很大空間可以拓展。

經(jīng)過調(diào)查，還可見東、西部地區(qū)一些共同的特點(diǎn)：如民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，普遍選擇依托本?。ㄊ校I(yè)已統(tǒng)一設(shè)立、遍布各級的政務(wù)網(wǎng)；各省（市）均本著“以人為本”的原則實(shí)施民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)，如遠(yuǎn)程共享的民生檔案種類的選定，基本上優(yōu)先選擇本地民眾對民生檔案利用的需求熱點(diǎn)，結(jié)合本地實(shí)際情況打造本省（市）遠(yuǎn)程共享的數(shù)據(jù)庫，并且許多?。ㄊ校┛晒┻h(yuǎn)程服務(wù)共享的民生檔案都處于不斷地拓展過程中；致力于實(shí)現(xiàn)“一站式”服務(wù)模式，各地大多將納入社區(qū)中心“一站式”受理作為民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的建設(shè)方向；推行標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)規(guī)范，由檔案行政管理機(jī)關(guān)根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際情況依法制發(fā)一系列規(guī)范性文件以指導(dǎo)服務(wù)實(shí)踐[5]。

鑒于多種因素，調(diào)查結(jié)果可能存在疏漏和不足。期待關(guān)于區(qū)域性民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)現(xiàn)狀與特點(diǎn)的調(diào)查與分析在更大范圍進(jìn)行驗(yàn)證并為這一服務(wù)模式的理論與實(shí)踐的發(fā)展提供進(jìn)一步參考。相信隨著民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)在各地的快速推進(jìn)，新的調(diào)查結(jié)果必定會不斷出現(xiàn)令人鼓舞的變化與進(jìn)展。

*本文系國家社會科學(xué)基金項(xiàng)目“基于區(qū)域性遠(yuǎn)程服務(wù)實(shí)踐的檔案資源共享研究”（項(xiàng)目編號：15BTQ073）階段性研究成果。

參考文獻(xiàn)

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