智慧院所背景下企業(yè)檔案工作面臨的新形勢(shì)與新發(fā)展

胡金濤

[摘要]國(guó)家軍民融合戰(zhàn)略的逐步實(shí)施對(duì)傳統(tǒng)軍工科研院所帶來(lái)了沖擊，同時(shí)也帶來(lái)了軍用技術(shù)轉(zhuǎn)型升級(jí)的巨大機(jī)會(huì)。當(dāng)前，我國(guó)軍工科研院所廣泛開(kāi)展智慧院所建設(shè)，這給檔案工作提出了新的要求。論文分析了智慧院所背景下企業(yè)檔案工作面臨的新形勢(shì)，探討了智慧院所背景下企業(yè)檔案工作的發(fā)展路徑，以期為智慧時(shí)代軍工科研院所以及其它企業(yè)檔案工作發(fā)展提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]軍工科研院所智慧院所企業(yè)檔案新形勢(shì)

[分類(lèi)號(hào)]G275.9

New Situation and Development for Archival Work under the Background of Smart Institute

Hu Jintao（China Electronic Technology Group Corporation Fourteenth Research Institute， Nanjing， Jiangsu， 210039）

Abstract： The implementation of the military and civilian integration strategy bring opportunities to traditional military research institutes. Military research institutes widely carry out the construction of smart institute which puts forward new demands on archival works. This paper analyses the new situation faced archival work under the background of smart institute， discusses the development strategies for archival works in the new era， these would provide reference for related works.

Keywords： Military Research Institute； Smart Institute； Enterprise Archives； New Situation

1智慧院所的概念和特征

隨著國(guó)家軍民融合戰(zhàn)略的不斷推進(jìn)，軍工科研院所開(kāi)始走進(jìn)大眾視野。為適應(yīng)國(guó)家戰(zhàn)略調(diào)整和經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，軍工科研院所逐漸采取企業(yè)化經(jīng)營(yíng)方式，成為重要的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)主體。智慧院所正是在這樣的變革浪潮中，為適應(yīng)工業(yè)發(fā)展規(guī)律和國(guó)家戰(zhàn)略要求應(yīng)運(yùn)而生的產(chǎn)物。

智慧院所的概念源于“智慧地球”“智慧城市”，智慧院所是以創(chuàng)新為驅(qū)動(dòng)、以信息化為基礎(chǔ)、以知識(shí)為載體，利用智能科學(xué)的理論、技術(shù)、方法、信息及自動(dòng)化技術(shù)工具，通過(guò)智能感知、新一代互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)挖掘、虛擬化等手段，充分有效地整合和優(yōu)化利用各類(lèi)內(nèi)外部資源，實(shí)現(xiàn)信息流、業(yè)務(wù)流、供應(yīng)鏈的高度集成與融合的創(chuàng)新型組織。智慧院所有三個(gè)主要的特征，即產(chǎn)品研制中的知識(shí)重用，技術(shù)創(chuàng)新中的知識(shí)推動(dòng)，人才培養(yǎng)中的知識(shí)共享。智慧院所建設(shè)強(qiáng)調(diào)信息與知識(shí)的粒度，強(qiáng)調(diào)數(shù)字化、集成化、自動(dòng)化和智能化，注重全數(shù)字模型，這都給檔案工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。

2智慧院所背景下檔案工作面臨的新形勢(shì)

2.1智慧院所建設(shè)對(duì)企業(yè)檔案工作的新要求

（1）智慧院所的特征對(duì)檔案工作提出了新要求

智慧院所的三個(gè)主要特征在于“知識(shí)重用”“知識(shí)推動(dòng)”“知識(shí)共享”?？梢?jiàn)，知識(shí)是智慧院所建設(shè)的基礎(chǔ)性甚至根本性資源。檔案作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和科研生產(chǎn)活動(dòng)的原始記錄，是企業(yè)的知識(shí)載體，是企業(yè)“大腦”的“記憶體”。企業(yè)知識(shí)的挖掘、重用和共享，都離不開(kāi)檔案信息資源的支撐。智慧院所建設(shè)將檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的重要性提升到了前所未有的高度，傳統(tǒng)的重視收集管理而輕視開(kāi)發(fā)利用的檔案管理模式必須做出改變。

同時(shí)，智慧院所建設(shè)很大程度上是一種技術(shù)主導(dǎo)的企業(yè)研發(fā)生產(chǎn)模式變革，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、仿真設(shè)計(jì)、全三維模式、全數(shù)字樣機(jī)、人工智能等技術(shù)的發(fā)展很大程度上決定了智慧院所所能達(dá)到的“智慧”水平。檔案工作作為智慧院所建設(shè)中的基礎(chǔ)性支撐工作，必須要對(duì)智慧院所建設(shè)所涉及的專(zhuān)業(yè)技術(shù)有一定了解。此外，要為智慧院所提供集成程度和開(kāi)發(fā)程度更高、粒度更細(xì)的檔案信息資源成品，也需要借助大數(shù)據(jù)等技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)。因此，在智慧院所建設(shè)背景下，檔案工作不再是單一管理性工作，智慧院所建設(shè)對(duì)檔案工作者的技術(shù)能力和知識(shí)水平提出了更高的要求。

（2）科研生產(chǎn)流程的不斷變革對(duì)檔案工作提出了新要求

當(dāng)前的科研生產(chǎn)模式保留了大量傳統(tǒng)工業(yè)大批量生產(chǎn)制造的“遺留”經(jīng)驗(yàn)，智慧院所的建設(shè)必然伴隨著經(jīng)營(yíng)管理和科研生產(chǎn)流程的深度調(diào)整、優(yōu)化和整合。檔案工作不能僅僅停留于末端管理，這是檔案界早已達(dá)成的共識(shí)。企業(yè)檔案工作更是如此，只有融入整個(gè)科研生產(chǎn)流程生命周期，才能真正發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。在建設(shè)智慧院所的背景下，科研生產(chǎn)流程不斷調(diào)整優(yōu)化，新的研發(fā)流程和領(lǐng)域不斷出現(xiàn)，舊的研發(fā)流程和領(lǐng)域不斷被淘汰，這種“更新?lián)Q代”的頻率是以往任何時(shí)代、任何場(chǎng)景的檔案工作都不曾面對(duì)的。但在傳統(tǒng)的檔案管理模式之下，長(zhǎng)期處于末端管理地位的檔案工作疏于關(guān)注文件生命周期的前期運(yùn)動(dòng)過(guò)程，只關(guān)注文件歸檔成為檔案之后的管理，這無(wú)疑難以滿(mǎn)足智慧院所的建設(shè)要求。檔案管理模式急需尋求變革。

2.2智慧院所背景下企業(yè)檔案工作的新內(nèi)容

智慧院所強(qiáng)調(diào)智能研發(fā)、智能制造和智能生產(chǎn)，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)或?qū)嵨镅邪l(fā)生產(chǎn)模式，智慧院所廣泛采用全數(shù)字、全三維模型開(kāi)展產(chǎn)品研發(fā)設(shè)計(jì)，采用3D打印等先進(jìn)技術(shù)開(kāi)展生產(chǎn)制造，實(shí)現(xiàn)全流程無(wú)紙化、模型化、自動(dòng)化、智能化。在這種科研生產(chǎn)模式下，三維電子文件成為檔案工作的重要對(duì)象。當(dāng)前，針對(duì)二維電子文件管理尚有很多問(wèn)題需要解決，而三維電子文件管理則有更多的研究和管理空白。

隨著智慧院所建設(shè)的不斷深入，科研生產(chǎn)流程的不斷整合優(yōu)化，技術(shù)手段的不斷提升，新形式的數(shù)據(jù)、信息、文件等會(huì)不斷涌現(xiàn)，這些都包含有原生的具有保存價(jià)值的企業(yè)信息資源，是檔案工作必須關(guān)注的新對(duì)象和新內(nèi)容。如何開(kāi)展新類(lèi)型數(shù)據(jù)資源的管理工作，例如三維電子文件，是接下來(lái)企業(yè)檔案工作長(zhǎng)期面臨的挑戰(zhàn)。

2.3智慧院所建設(shè)中企業(yè)檔案工作的新定位

在智慧院所建設(shè)背景下，企業(yè)檔案工作的管理對(duì)象不再局限于傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)和電子文件，凡是具有保存價(jià)值和知識(shí)加工意義的信息資源及其載體都是企業(yè)檔案工作所關(guān)注的對(duì)象。知識(shí)是智慧院所建設(shè)的根本性支撐資源，而檔案則是企業(yè)知識(shí)資源最為全面系統(tǒng)的載體，檔案工作是智慧院所建設(shè)的基礎(chǔ)性支撐工作，是智慧院所建設(shè)的基礎(chǔ)性保障。檔案機(jī)構(gòu)不再是智慧院所中的末端被動(dòng)管理機(jī)構(gòu)，而是企業(yè)信息資源和知識(shí)資源的管理機(jī)構(gòu)，是智慧院所建設(shè)的重要成員之一。

3智慧院所背景下檔案工作的發(fā)展路徑

3.1以數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)為基礎(chǔ)

智慧院所首先是信息化的院所，沒(méi)有高程度的企業(yè)信息化水平，智慧院所建設(shè)就是無(wú)源之水，無(wú)根之木。智慧院所建設(shè)所依賴(lài)的信息和知識(shí)資源是數(shù)字化的信息資源，只有數(shù)字化的信息資源，才能利用技術(shù)手段進(jìn)行集成開(kāi)發(fā)和挖掘而形成知識(shí)資源，才能為智慧院所運(yùn)轉(zhuǎn)不斷注入新鮮血液。數(shù)字檔案館是企業(yè)信息資源載體，是智慧院所建設(shè)的基礎(chǔ)性資源支撐，推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)發(fā)展是為智慧院所建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的信息資源基礎(chǔ)，同時(shí)在數(shù)字檔案館建設(shè)基礎(chǔ)上，通過(guò)提供基于數(shù)據(jù)的檔案信息智慧服務(wù)，謀劃智慧檔案館建設(shè)，提前為檔案工作發(fā)展做好規(guī)劃。

3.2以智慧院所背景下的檔案制度體系建設(shè)為保障

智慧院所的建設(shè)使得科研生產(chǎn)流程不斷變革，新的研發(fā)流程不斷出現(xiàn)，舊的研發(fā)流程不斷被淘汰。同時(shí)，智能設(shè)計(jì)、智能生產(chǎn)等技術(shù)的應(yīng)用使得產(chǎn)品生命周期大大縮短，三維設(shè)計(jì)、數(shù)字化樣機(jī)等研發(fā)手段也逐步走向成熟并越發(fā)得到廣泛應(yīng)用。在這樣的背景下，檔案管理工作首先要改變被動(dòng)的工作習(xí)慣，主動(dòng)與科技主管部門(mén)、研究部門(mén)等溝通交流，及時(shí)了解科研生產(chǎn)發(fā)展動(dòng)態(tài)，做到心中有數(shù)，提前謀劃。其次，變革傳統(tǒng)模式下只開(kāi)展事務(wù)性管理的工作習(xí)慣，針對(duì)新研發(fā)流程、新研發(fā)領(lǐng)域的檔案管理，例如三維電子文件管理，檔案部門(mén)應(yīng)積極組織成立骨干團(tuán)隊(duì)，主動(dòng)開(kāi)展研究性工作，通過(guò)調(diào)研學(xué)習(xí)、課題研究等形式，探索出一套符合自身實(shí)際情況的檔案管理方式方法。最后，通過(guò)制定標(biāo)準(zhǔn)制度固化其檔案管理模式，同時(shí)也便于科研生產(chǎn)流程調(diào)整優(yōu)化后的檔案工作能夠有所參照，迅速適應(yīng)。

3.3以技術(shù)人才的培養(yǎng)與引進(jìn)為根本

智慧院所建設(shè)是技術(shù)主導(dǎo)的企業(yè)變革，檔案機(jī)構(gòu)作為智慧院所建設(shè)中重要的參與者，如果對(duì)智慧院所建設(shè)所涉及的專(zhuān)業(yè)技術(shù)不了解，將會(huì)對(duì)工作開(kāi)展造成很大阻礙。例如，開(kāi)展全數(shù)字樣機(jī)歸檔流程和歸檔范圍研究，如果不清楚全數(shù)字樣機(jī)概念和研發(fā)流程，相關(guān)研究工作就無(wú)從開(kāi)展。同時(shí)，面對(duì)不斷出現(xiàn)的新型電子文件類(lèi)型，也需要具備一定技術(shù)能力的專(zhuān)業(yè)人才參與前期研究與具體管理工作。

因此，智慧院所建設(shè)要求檔案機(jī)構(gòu)必須加強(qiáng)檔案工作人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，要求智慧院所建設(shè)主要參與人員至少應(yīng)理解相關(guān)技術(shù)的概念和基本內(nèi)容；同時(shí)，通過(guò)引進(jìn)計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)人才，建立完善合理的人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，推動(dòng)檔案工作與智慧院所建設(shè)深度融合。

3.4創(chuàng)新電子文件管理前端控制的手段

對(duì)于智慧院所建設(shè)而言，保證電子文件格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一是開(kāi)展檔案信息自動(dòng)和智能化提取、挖掘、集成的重要基礎(chǔ)。

當(dāng)前，采取電子形式歸檔的多是科研檔案，一方面，檔案機(jī)構(gòu)可以聯(lián)合標(biāo)準(zhǔn)化等機(jī)構(gòu)，通過(guò)開(kāi)展專(zhuān)題培訓(xùn)，加強(qiáng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度宣貫，提升文檔質(zhì)量；另一方面，檔案機(jī)構(gòu)可以同科研主管部門(mén)合作，加強(qiáng)對(duì)科研檔案歸檔質(zhì)量的考核。企業(yè)可以將檔案工作納入到科研生產(chǎn)流程前端，將檔案簽審納入科研生產(chǎn)文件簽審流程，只有符合歸檔要求的科技文件才能進(jìn)入生產(chǎn)環(huán)節(jié)，以此提升科研檔案質(zhì)量。

對(duì)于文書(shū)檔案和項(xiàng)目檔案而言，當(dāng)前雖然多以紙質(zhì)形式歸檔，但也可借鑒科研檔案前段控制的手段，聯(lián)合科研院所相關(guān)主管部門(mén)，把檔案審查時(shí)機(jī)提前，在文件形成或流轉(zhuǎn)的某個(gè)適當(dāng)環(huán)節(jié)，加入檔案審查，以此提高文件質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化程度，為檔案數(shù)字化以及后續(xù)開(kāi)發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。

3.5謀劃圖情檔和標(biāo)準(zhǔn)化、信息化工作協(xié)同發(fā)展

對(duì)于科研院所而言，除了檔案之外，圖書(shū)、情報(bào)等也是信息資源和知識(shí)資源的重要載體。在智慧院所建設(shè)中，通過(guò)謀劃圖情檔協(xié)同發(fā)展，可以完善企業(yè)知識(shí)資源體系，提高知識(shí)資源覆蓋面，進(jìn)而推動(dòng)知識(shí)共享發(fā)展。同時(shí)，智慧院所的建設(shè)離不開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)化工作。信息和知識(shí)的價(jià)值在于集成，而標(biāo)準(zhǔn)化則為集成提供技術(shù)保證。只有標(biāo)準(zhǔn)化的粒度信息，才能進(jìn)行大規(guī)模的數(shù)據(jù)處理。

智慧院所是信息化院所的高級(jí)發(fā)展階段，圖情檔工作一方面要加強(qiáng)與信息化部門(mén)聯(lián)合，協(xié)同推進(jìn)圖書(shū)、檔案等紙質(zhì)資源載體數(shù)字化進(jìn)程，另一方面，也要借助信息化部門(mén)技術(shù)力量，解決檔案工作與智慧院所融合中面臨的技術(shù)問(wèn)題。

3.6立足科研生產(chǎn)推動(dòng)信息資源成果開(kāi)發(fā)多元化

智慧院所建設(shè)是科研生產(chǎn)流程的一次再造，其對(duì)信息資源和知識(shí)資源的重視程度大大提高，這對(duì)于檔案工作而言，既是挑戰(zhàn)，又是機(jī)遇。檔案工作者應(yīng)充分利用智慧院所建設(shè)契機(jī)，實(shí)現(xiàn)與科研生產(chǎn)活動(dòng)的深度融合，改變檔案工作的邊緣地位。資源開(kāi)發(fā)應(yīng)緊密?chē)@科研生產(chǎn)，以科研生產(chǎn)和用戶(hù)的實(shí)際需求為導(dǎo)向，充分發(fā)揮自身信息資源優(yōu)勢(shì)，開(kāi)發(fā)能夠創(chuàng)造較大經(jīng)濟(jì)價(jià)值的信息成品。例如，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)可以利用自身豐富的產(chǎn)品檔案資源，開(kāi)展交互式電子手冊(cè)（IETM）創(chuàng)作，為產(chǎn)品研發(fā)和隨機(jī)交付形成配套?？偠灾?，智慧院所的建設(shè)需要牽動(dòng)科研院所的各個(gè)職能部門(mén)，對(duì)原本的經(jīng)營(yíng)管理、科研生產(chǎn)等活動(dòng)而言都是一定程度的革新，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)抓住智慧院所建設(shè)重要契機(jī)，立足科研生產(chǎn)推動(dòng)信息資源開(kāi)發(fā)成品多元化。

4結(jié)語(yǔ)

智慧院所是軍工科研院所未來(lái)發(fā)展的方向與目標(biāo)，智慧院所建設(shè)帶來(lái)的經(jīng)營(yíng)管理和科研生產(chǎn)流程改革給檔案工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)和機(jī)遇。作為檔案人，面對(duì)智慧院所建設(shè)新形勢(shì)，我們必須時(shí)刻關(guān)注智慧產(chǎn)業(yè)、智慧院所理論和實(shí)際發(fā)展動(dòng)態(tài)，深入思考檔案工作與智慧院所建設(shè)深度融合，推動(dòng)企業(yè)檔案工作在智慧時(shí)代的新發(fā)展！

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