哈佛大學(xué)檔案資源建設(shè)及其啟示

吳曉茹 蘆彥波 何靜靜

[摘要]高校檔案資源建設(shè)是高校檔案館的基礎(chǔ)工作之一，是新形勢下實現(xiàn)高校檔案創(chuàng)新服務(wù)的有力保障。論文綜合運用文獻(xiàn)查閱、網(wǎng)站調(diào)查和比較分析的方法，分別從檔案資源建設(shè)的內(nèi)容、方法和服務(wù)機(jī)制三個角度，對哈佛大學(xué)檔案館進(jìn)行了全面的研究，指出可以從樹立“大檔案”意識，拓展檔案利用方式，促進(jìn)檔案資源整合等角度入手，促進(jìn)我國高校檔案資源的建設(shè)與服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]集體記憶特色館藏館藏建設(shè)個人檔案在線資源

[分類號]G271

Enlightenment of Archival Resources Construction in Harvard University

Wu Xiaoru，Lu Yanbo，He Jingjing

（Archives of Xian University of Architecture and Technology，Xian，Shanxi，710055）

Abstract： The construction of archival resources is the basic content in university archives works，and it also provides a strong guarantee for the realization of innovative archival services in new period. This paper comprehensively investigates and discusses the contents，methods and service mechanism of the archival resources construction in Harvard University through the literature review，the website investigation and the comparative analysis methods and also suggests that university archives can establish the consciousness of "total Archives"，expand the ways of archives utilization，and promote the integration of archival resources. In order to provides inspiration and reference for the construction and service mode of university archival resources in China.

Keywords： Collective Memory； Characteristic Collection； Collection Construction； Individual Ar？ chives； Online Resources

檔案資源建設(shè)是檔案館的立身之本、檔案事業(yè)的發(fā)展之基、檔案開發(fā)利用之源，也是衡量檔案事業(yè)發(fā)展水平的重要標(biāo)志之一。國外高校檔案資源建設(shè)最早可追溯至17世紀(jì)，發(fā)展到今天已經(jīng)形成了完備的館藏體系和服務(wù)機(jī)制，特別是美國，其檔案資源建設(shè)雖然起步晚，但發(fā)展迅速，目前處于世界領(lǐng)先地位。2016年4月，國家檔案局制定了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》，進(jìn)一步提出了豐富和優(yōu)化檔案館藏的工作要求。由此可見，檔案資源建設(shè)目前仍是我國檔案事業(yè)發(fā)展的重點工作之一，高校檔案館應(yīng)順應(yīng)時代要求，進(jìn)一步加大高校檔案資源建設(shè)力度，在豐富檔案館藏的同時不斷優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。本文深入探究哈佛大學(xué)檔案資源的建設(shè)理念、工作方法及其服務(wù)機(jī)制，力求為我國高校檔案資源建設(shè)起到一定的參考作用。

哈佛大學(xué)檔案館作為收集和保管哈佛大學(xué)形成的檔案（下文簡稱“哈佛檔案”）的官方單位，其檔案資源建設(shè)可追溯至1636年學(xué)校成立之時。1851年12月，董事會首次認(rèn)識到大學(xué)檔案的重要性，并提出改善檔案保管條件的建議，為檔案資源建設(shè)提供了基礎(chǔ)保障。1939年，董事會對檔案資源建設(shè)的基本內(nèi)容（即大學(xué)檔案應(yīng)主要包括來往信件、記事本、備忘錄、期刊、賬簿、官方印刷文件等）做出了相對明確規(guī)定。其后，董事會分別于1951年1月和1988年10月對大學(xué)學(xué)術(shù)論文（保管5年以上）、行政管理檔案（保管50年以上）及個人檔案（保管80年以上）的開放年限及其利用辦法進(jìn)行了修訂，在充分尊重科研檔案版權(quán)、個體隱私的同時，有效保護(hù)了檔案的完整與安全。1995年3月，董事會決定大學(xué)檔案的管理工作由學(xué)校檔案館統(tǒng)一指導(dǎo)，并制定了正式的哈佛大學(xué)檔案管理辦法，在原有內(nèi)容上增加了照片、視頻、錄音、圖紙、地圖、計算機(jī)數(shù)據(jù)、電子郵件等不同載體檔案，進(jìn)一步豐富和完善了檔案資源建設(shè)的內(nèi)容及檔案管理流程[1]。

1哈佛大學(xué)館藏檔案特點

正如哈佛大學(xué)檔案館網(wǎng)站主頁上顯示的“People. Discoveries. Change. History”，哈佛檔案以記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民為宗旨，見證了學(xué)校自建校以來在將近400年的時間里如何從一個小學(xué)院演變成為一所國際一流的現(xiàn)代研究型大學(xué)的過程。

哈佛檔案館藏主要包括：涵蓋學(xué)校800多個管理部門、學(xué)院和科研機(jī)構(gòu)的行政管理綜合檔案，大學(xué)出版物，手稿及學(xué)位論文，教職工、學(xué)生、校友的個人檔案及其組織機(jī)構(gòu)檔案，照片、視覺檔案，反映學(xué)校參與國家和世界大事的歷史相關(guān)檔案以及記錄劍橋、波士頓等的地方史檔案等[2]。其具有以下特點：

1.1以行政性、學(xué)術(shù)性檔案為中心，構(gòu)建哈佛歷史大框架

哈佛大學(xué)行政性檔案全面、完整地記錄了哈佛大學(xué)從教學(xué)到餐飲服務(wù)、居住生活、建筑建設(shè)和籌款等各方面的內(nèi)部管理過程，還記錄了哈佛大學(xué)參與國家和世界活動的歷史情況。從廣泛的角度來看，哈佛行政性檔案反映了美國高等教育的興起及其發(fā)展歷程，以及哈佛內(nèi)外學(xué)術(shù)思想發(fā)展和社會政治變革的過程。例如，1653年亨利·鄧斯特（Henry Dunster）校長的備忘錄，記錄了當(dāng)時哈佛大學(xué)的現(xiàn)狀。

此外，哈佛大學(xué)學(xué)術(shù)性檔案匯集了建校近400年來的學(xué)術(shù)結(jié)晶，主要保存有哈佛大學(xué)歷年出版的書籍以及18世紀(jì)以來哈佛大學(xué)和拉德克利夫?qū)W院的數(shù)以千計的博士學(xué)位論文、碩士畢業(yè)論文、本科榮譽論文、獲獎?wù)撐牡?。例如，美國思想家、文學(xué)家、詩人愛默生的畢業(yè)論文《倫理哲學(xué)現(xiàn)狀》（The Present State of Ethical Philosophy）在1821年獲得鮑登獎（Bowdoin Prize）；猶太裔外交官亨利·基辛格（Henry Kissinger）（原美國國家安全顧問，1973年諾貝爾和平獎獲得者）1950年的博士論文《歷史的意義》（The Meaning of History）。這些論文、手稿體現(xiàn)了哈佛大學(xué)在文學(xué)、醫(yī)學(xué)、法學(xué)、商學(xué)、物理學(xué)等多個領(lǐng)域所擁有的崇高學(xué)術(shù)地位及廣泛的影響力。

1.2組織檔案與個人檔案并重

哈佛大學(xué)檔案館收集了自18世紀(jì)初期以來超過200個哈佛大學(xué)畢業(yè)班和近800個曾在哈佛工作或?qū)W習(xí)過的學(xué)生、校友及教職員工的組織機(jī)構(gòu)檔案和出版物，例如：期刊、報紙、網(wǎng)站、博客和海報、明信片、公告、門票、節(jié)目單、別針、獎牌等資料。這些組織檔案不僅反映其成員在田徑、音樂、文學(xué)、政治、宗教、科學(xué)等各方面的廣泛興趣和關(guān)注程度，更打造了師生、校友對學(xué)校的共同記憶，增強(qiáng)了他們對母校的凝聚力。同時，哈佛大學(xué)檔案館也非常重視對個人檔案的收集與保管，從17世紀(jì)至今，在人事檔案管理方面收集了超過1500名活躍在哈佛校園的、曾和哈佛大學(xué)產(chǎn)生重大聯(lián)系的教職工、高層管理人員、學(xué)生、校友及其家庭產(chǎn)生的論文、手稿以及他們的信件、日記本、剪貼簿等檔案。

1.3全面發(fā)展中注重開發(fā)特色館藏

哈佛大學(xué)館藏檔案類目眾多、形式多樣，除了紙質(zhì)、電子檔案外，還保存有大量的視覺檔案，如18世紀(jì)哈佛建筑物的繪畫作品和印刷品、19世紀(jì)以來哈佛教師、學(xué)生的肖像照及記錄學(xué)校校園活動、周邊環(huán)境變化的照片檔案等；同時，哈佛大學(xué)檔案館還收藏有著名人物檔案、外國文物檔案等特色檔案，如哈佛檔案館獨家收藏的西奧多·懷特（中文名白修德，二戰(zhàn)期間《時代》周刊駐重慶的首席記者）人物檔案，記錄了作者的48年記者職業(yè)生涯，共計232盒，是研究中國抗戰(zhàn)歷史珍貴的人物檔案之一[3]。

2哈佛大學(xué)檔案資源建設(shè)方法與服務(wù)機(jī)制

2.1哈佛檔案資源建設(shè)方法

為了做好哈佛檔案資源的建設(shè)與服務(wù)工作，哈佛大學(xué)檔案館設(shè)立了專門的館藏發(fā)展部（Collection Development Department，CDD），負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的收集、保管和服務(wù)工作。哈佛檔案的建設(shè)來源除了校內(nèi)各部門的檔案移交外，還有訂閱、轉(zhuǎn)讓、捐贈、購買和網(wǎng)絡(luò)獲取，其中，企業(yè)、教會、個人的檔案捐贈是哈佛檔案的重要來源之一，并在其資源建設(shè)中發(fā)揮著不可或缺的作用。

哈佛檔案的捐贈活動起源于建校之初約翰·哈佛牧師在其臨終之際的慷慨捐贈，人們?yōu)榱思o(jì)念這位捐贈家，于1639年將該學(xué)校命名為哈佛學(xué)院，1780年更名為哈佛大學(xué)[4]。哈佛檔案館傳承了學(xué)校的捐贈文化，倡導(dǎo)“幫助建立哈佛歷史”的捐贈理念，鼓勵各部門、各當(dāng)事人以及捐贈者在丟棄或重新處理個人材料前（特別是在搬家或退休前）主動聯(lián)系檔案館，與檔案工作人員一同鑒定出有保存價值的歷史檔案材料，從而有效填補(bǔ)學(xué)校官方檔案中未能涉及的空白，使哈佛檔案資源更為豐富和全面。在遵循學(xué)校檔案管理政策和尊重捐贈者意愿的前提下對捐贈檔案登記造冊、編目后，根據(jù)捐贈檔案的規(guī)模、復(fù)雜性、限制性等特點，逐步向公眾開放利用[5]。

雖然檔案館的多數(shù)館藏都是通過捐贈或禮物獲得，但檔案館也會購買與哈佛歷史有關(guān)的獨特或稀有物品，如哈佛大學(xué)于1870年畢業(yè)典禮日頒發(fā)給理查德·西奧多·格林納（Richard Theodore Greener）（第一位非裔畢業(yè)生，標(biāo)志著哈佛大學(xué)在種族歧視問題上的解放，黑人學(xué)生與白人學(xué)生擁有平等的受教育機(jī)會[6]。）的哈佛文憑便是檔案館最近收購的項目之一。

2.2哈佛館藏檔案服務(wù)機(jī)制

哈佛館藏檔案面向所有人開放，不僅包括本校教師、學(xué)生、管理人員，還包括世界各地的歷史學(xué)家、科學(xué)家、家譜學(xué)家、廣播記者、電影人等各類人員。為了更好地開發(fā)利用館藏檔案，哈佛檔案館通過編研檔案專題文獻(xiàn)、舉辦檔案展覽、推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、搭建檔案資源網(wǎng)絡(luò)平臺等方式，進(jìn)一步發(fā)揮檔案的教育、文化和公共服務(wù)功能。

（1）采用線上線下結(jié)合方式，為學(xué)校的行政管理及教學(xué)、科研提供專業(yè)咨詢指導(dǎo)服務(wù)

館藏檔案輔助學(xué)校的行政管理工作。檔案館為行政人員在制定部門政策、編撰部門史志、舉辦周年紀(jì)念和開展特定活動時提供咨詢和幫助服務(wù)。同時，為更好地幫助行政人員管理辦公文件，有效控制部門成本、優(yōu)化辦公空間、提高辦公效率，特別舉辦了辦公文件整理與保管、檔案異地存儲、電子郵件管理等檔案專題研討會[7]。

館藏檔案助力學(xué)校的教學(xué)、科研工作。利用館藏檔案為教師提供課程發(fā)展史、數(shù)字化教學(xué)、研究導(dǎo)論等服務(wù)，幫助教師實現(xiàn)創(chuàng)新的、交互式的親身體驗教學(xué)[8]，還為教師的課題研究提供專業(yè)的咨詢服務(wù)、文獻(xiàn)支持和持續(xù)追蹤等檔案服務(wù)。2000年至今，研究人員利用哈佛檔案出版和發(fā)表的作品數(shù)累計達(dá)到850余篇，其中近5年平均每年有70余篇研究成果[9]。

（2）開展主題豐富、形式多樣的展覽活動，盡顯人文特色

哈佛檔案館通過發(fā)布檔案工作動態(tài)和展覽信息，進(jìn)一步拉近檔案館與社會公眾的距離，增加檔案的宣傳力度和影響力。這些展覽主題多種多樣，不僅有當(dāng)前社會研究熱點的歷史主題展覽，例如“歷史的束縛：哈佛、奴隸制和檔案館”，在幫助公眾了解歷史的同時，引發(fā)公眾對當(dāng)下種族歧視、少數(shù)民族合法權(quán)益等社會問題的思考；也有歷史人物紀(jì)念日主題展覽，例如“JFK的哈佛|哈佛的JFK”，全面、生動展示了約翰·肯尼迪總統(tǒng)與哈佛大學(xué)的相互關(guān)系和相互影響；還有諸如1826—1914年哈佛圖書館書信展覽的特色展覽，通過圖書館婦女工作的真實記錄，揭露了19世紀(jì)末和20世紀(jì)初美國性別歧視、女性教育的歷史問題[10]。這些展覽大多是免費開放，目的就是讓更多人認(rèn)識檔案的價值，提高對檔案的關(guān)注度，充分滿足大眾文化需求的同時，彰顯檔案的人文關(guān)懷。

（3）搭建強(qiáng)大的在線資源平臺，為用戶提供便捷高效的檢索體驗和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

為了更好地滿足用戶的查檔需求，檔案館大力推進(jìn)檔案資源的數(shù)字化工作，為用戶提供了一系列數(shù)字檔案資源在線檢索系統(tǒng)。一方面，實現(xiàn)了與圖書館、博物館等機(jī)構(gòu)的資源整合與跨庫檢索。哈佛大學(xué)圖書館在線信息系統(tǒng)（HOLLIS）收錄了哈佛大學(xué)所有圖書、期刊、圖像、檔案、手稿、音（視）頻等多載體資料信息，為用戶提供多語種、多元化及“一站式”檢索服務(wù)[11]；另一方面，為用戶提供人物傳記研究、哈佛招生專題、哈佛歷史匯編、哈佛建筑物等九大類專題檔案的在線資源檢索，如哈佛-拉德克里夫在線歷史參考書架、課程目錄、管理人員和畢業(yè)生目錄、網(wǎng)站目錄、校報等數(shù)據(jù)庫[12]。

3哈佛大學(xué)對我國高校檔案資源建設(shè)的啟示

3.1解放思想，開拓視角，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案的收集范圍，樹立“大檔案”意識

哈佛大學(xué)檔案資源內(nèi)容豐富、來源廣泛，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出傳統(tǒng)檔案的收集范圍，不僅有學(xué)校行政管理檔案、教師檔案、出版物檔案、校友及其組織機(jī)構(gòu)檔案，還有豐富的照片和視覺檔案以及哈佛歷史、地方史檔案等，可以說，哈佛大學(xué)檔案館已不僅僅是學(xué)校檔案的保管單位，更是哈佛記憶的構(gòu)建者與傳承者。因此，國內(nèi)高校應(yīng)借鑒哈佛檔案資源建設(shè)經(jīng)驗，進(jìn)一步樹立“大檔案”意識，擴(kuò)大我國高校檔案的收集范圍，建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、門類齊全、形式多樣且具有學(xué)校特色的檔案資源體系。

（1）注重檔案資源來源的層次性，不僅要收集學(xué)校黨政管理部門、院（系）及附屬機(jī)構(gòu)在其公務(wù)活動中形成的官方檔案，還要加大對散存于民間的非官方檔案的收集力度。如：征（收）集學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、知名學(xué)者及歷屆校友的私人檔案，鼓勵他們捐贈檔案；對學(xué)校的優(yōu)勢學(xué)科，要盡可能多樣化地征（收）集其在建設(shè)、發(fā)展過程中散存于教師手中的各種材料。除文字資料外，圖紙、模型、器具等具有較高學(xué)術(shù)價值和史料價值的實物也應(yīng)視為歸檔對象，從而在材料的全面性和獨特性方面體現(xiàn)出學(xué)科優(yōu)勢。

（2）加強(qiáng)高校特色檔案資源的收集工作。首先，在收集學(xué)校管理人員、教師、學(xué)生及校友個人檔案的同時，注重收集他們所在的組織機(jī)構(gòu)檔案，例如學(xué)生社團(tuán)、教師社團(tuán)的期刊、報紙、公告、獎牌及舉辦的活動等資料，利用組織機(jī)構(gòu)檔案進(jìn)一步構(gòu)建師生、校友的共同記憶，增強(qiáng)他們的凝聚力和母校情；其次，檔案資源建設(shè)還應(yīng)與時代需求、社會熱點問題的研究相結(jié)合，通過資源整合，推動如“學(xué)科發(fā)展”“雙一流建設(shè)”等工作的開展，真正做到檔案服務(wù)于高校發(fā)展；再次，檔案載體形態(tài)上要重點擴(kuò)大收集學(xué)校各項活動中的照片、錄像、錄音等聲像檔案和電子郵件、網(wǎng)站及微信、微博等多媒體檔案，積極開展“口述校史”“學(xué)校記憶”等口述檔案工作，以“大眾記憶”的方式從多個角度、多個側(cè)面生動、真實地再現(xiàn)學(xué)校的發(fā)展歷程，彌補(bǔ)官方檔案無法記錄的歷史空白。

3.2進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資源的信息化建設(shè)，積極采用靈活多樣的檔案利用方式

（1）信息化是檔案資源建設(shè)的必然趨勢，是實現(xiàn)檔案資源建設(shè)向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路和重要標(biāo)志。哈佛大學(xué)檔案信息化建設(shè)已實現(xiàn)了各類館藏檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化、電子檔案在線歸檔以及跨部門協(xié)作、面向社會提供網(wǎng)上服務(wù)等功能。國內(nèi)高校檔案信息化建設(shè)雖然起步晚，但在“開放、協(xié)同、共享”的新時代新理念引領(lǐng)下，已初步建成以局域網(wǎng)、校園網(wǎng)、因特網(wǎng)為平臺，以檔案信息管理系統(tǒng)為支撐，以檔案目錄中心、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、檔案利用平臺、檔案網(wǎng)站信息發(fā)布為基礎(chǔ)的檔案信息化體系[13]。高校檔案館應(yīng)在此基礎(chǔ)上再接再厲進(jìn)一步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。一方面，檔案館要以用戶需求為導(dǎo)向，以檔案利用率為標(biāo)準(zhǔn)，采用急用先上、有條不紊、逐步推進(jìn)的方法全面完成存量數(shù)字化工作；另一方面，檔案館要以各高校建設(shè)數(shù)字校園為契機(jī)，建設(shè)集成化的數(shù)字檔案館平臺，實現(xiàn)增量電子檔案網(wǎng)上歸檔及遠(yuǎn)程服務(wù)的同時，對接學(xué)校其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享；最后，在智慧地球、智慧城市的發(fā)展帶動下，檔案館應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)校企合作，利用云計算、大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)、數(shù)據(jù)挖掘、人工智能等新一代信息技術(shù)實現(xiàn)智慧檔案館的建設(shè)，以互動協(xié)同的互聯(lián)、全面透徹的感知和度量、嵌入智能數(shù)據(jù)分析機(jī)制，充分挖掘檔案知識，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流程的智慧化管理與應(yīng)用，為學(xué)校、社會提供泛在、多樣、靈活、高效的檔案服務(wù)。

（2）在檔案資源服務(wù)方式上，檔案館要打破傳統(tǒng)的“等客上門”，變被動服務(wù)為主動開放，以數(shù)字化檔案資源為依托，在檔案館原有服務(wù)基礎(chǔ)上搭建檔案網(wǎng)絡(luò)利用平臺，為用戶提供便捷高效檔案檢索服務(wù)的同時，開展線上、線下主題豐富、形式多樣的檔案教學(xué)、參觀和展覽活動。展覽的形式不僅限于文字、圖片，還要運用三維立體建模技術(shù)、Flash動畫等多媒體技術(shù)開辟網(wǎng)上三維展廳，最大限度營造真實場景，使在線參觀如臨其境。例如，建筑類高校檔案館可與院（系）合作，利用3D、BIM等建模技術(shù)將靜態(tài)的基建檔案圖紙轉(zhuǎn)化為可動態(tài)演示建筑物從設(shè)計到建成全過程的立體模型，為公眾帶來更為直觀的檔案接觸和了解。在此基礎(chǔ)上，檔案館可成立大學(xué)生檔案實習(xí)基地，利用館藏檔案為教師的教學(xué)以及大學(xué)生的課程設(shè)計、畢業(yè)實習(xí)等提供教學(xué)資源，更好地發(fā)揮高校檔案在教學(xué)、育人方面的作用。

3.3促進(jìn)檔案館與各院系、各部門的資源整合，建立檔案資源共享聯(lián)盟

哈佛大學(xué)檔案館在其發(fā)展中一直秉承為全球用戶服務(wù)的理念，其檔案資源不僅向全球?qū)W者免費開放，而且為了滿足檔案用戶多元化、利用目的多樣化的檔案需求，哈佛檔案館還利用各種智能化技術(shù)對不同類型、不同特點的檔案信息資源進(jìn)行了整合。例如哈佛檔案館與各學(xué)院聯(lián)合開發(fā)的“哈佛大學(xué)在線課程目錄庫（簡稱A-Cats），包括了2005年至今哈佛各學(xué)院的課程庫、教師庫和教學(xué)日歷庫三個相互獨立的數(shù)據(jù)庫。國內(nèi)高校在檔案建設(shè)中也要秉承開放共享的理念，科學(xué)整合并合理開發(fā)檔案信息資源，建立地區(qū)間或高校間檔案資源共享聯(lián)盟，通過搭建統(tǒng)一的檔案資源檢索平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的跨系統(tǒng)、跨層次、跨地域的無縫鏈接。例如學(xué)校檔案館可以與學(xué)院合作，根據(jù)學(xué)校的辦學(xué)特色及學(xué)科優(yōu)勢，征集本校教師相關(guān)課題研究成果，之后共同加工整合成專題檔案，為學(xué)校在爭創(chuàng)雙一流建設(shè)中發(fā)揮檔案價值；還可以與學(xué)校圖書館、校報/學(xué)報編輯部合作，通過檔案館網(wǎng)站實現(xiàn)各種在線學(xué)術(shù)資源及校報/學(xué)報文章的整合，使用戶能夠真正享受到“一站式”的跨庫檢索和全文瀏覽服務(wù)。

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