人事檔案管理優(yōu)化策略

包太敏

隨著社會(huì)體制的進(jìn)一步變革，人才是最優(yōu)質(zhì)的資源的理念開始深入人心，無論是事業(yè)單位、公務(wù)部門，還是國企、民營企業(yè)，都在不拘一格地求賢若渴。在這種背景下，人才交流中心的人事檔案管理就更加重要。這就需要我們根據(jù)社會(huì)需求，根據(jù)市場需求，進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理制度，提升人事檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，加強(qiáng)信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，來實(shí)現(xiàn)人才交流中心人事檔案管理的優(yōu)化。

1 人事檔案管理的重要性

人事管理需要將一個(gè)人的經(jīng)歷進(jìn)行參考，以衡量其是否是某個(gè)企業(yè)所需要的人才，在這種理念下，人的過往經(jīng)歷，包括學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷，都需要詳細(xì)而完全地記錄。而人事檔案管理的工作內(nèi)容，就是對(duì)一個(gè)人的身份、學(xué)歷、資歷、工作記錄等證明的保存，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。眾所周知，人事管理是人才管理的代名詞，科學(xué)合理的人事管理能夠吸引更多的人才，并為各個(gè)企事業(yè)單位提供針對(duì)性的對(duì)口人才。而人事檔案管理是人事管理的基礎(chǔ)性工作，是其重要組成部分。當(dāng)今社會(huì)開放性逐步加強(qiáng)，一些人在進(jìn)行檔案登記時(shí)并沒有按照實(shí)際情況填寫，這就使得人事檔案工作的難度加大，而真實(shí)有效的信息是人才甄別和精準(zhǔn)推薦的基礎(chǔ)，因此對(duì)于人事檔案管理工作來說，并非人們想象的那樣簡單。

2 人才交流中心人事檔案管理工作的不足分析

通過筆者的工作經(jīng)歷，總結(jié)人才交流中心人事檔案管理工作的不足之處包括如下幾個(gè)方面：

（1）檔案管理信息化水平落后。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)很多領(lǐng)域都有通信、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的影子，改變了人們的生活和工作方式。對(duì)于人事檔案管理來說，信息系統(tǒng)的應(yīng)用也一定程度上改變了過去完全手工管理的方式。但目前人事檔案管理工作對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用還是初步的、表面的，所使用的信息系統(tǒng)功能單一，僅僅能夠?qū)⒂脩舻男畔⒔y(tǒng)一集中起來，類似于一個(gè)模板化的表格，這種管理模式依然存在較大的升級(jí)空間。

（2）檔案管理制度滯后。對(duì)于人才交流中心來說，人事檔案管理機(jī)制依然遵循傳統(tǒng)的工作流程，且沒有對(duì)管理績效進(jìn)行嚴(yán)格的考核，由此對(duì)個(gè)體工作的效果不能很好地把握，工作效率難以提升，工作質(zhì)量難以保障。

（3）部分工作人員綜合素養(yǎng)低下。在人才服務(wù)中心，一些工作人員的工作能力不夠好，表現(xiàn)出效率低下，適應(yīng)能力弱，學(xué)習(xí)能力不足等，比如一些工作人員對(duì)于信息系統(tǒng)的使用難以適應(yīng)，甚至經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤。另有一些工作人員的工作態(tài)度不夠端正，他們?cè)诮哟龝r(shí)漫不經(jīng)心，在查閱時(shí)三心二意，在工作中經(jīng)常做私人的事情，聊天甚至吃零食等。這種現(xiàn)象的存在降低了人事檔案管理的效果。

3 提升人事檔案管理水平的優(yōu)化策略

通過總結(jié)多年從事人才交流中心人事檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，本人認(rèn)為，需要從如下幾個(gè)方面來提升人事檔案管理的水平：

（1）完善人事檔案管理制度?，F(xiàn)階段人事檔案管理制度比較松散，因此需要從多個(gè)方面來完善。其一，以檔案為準(zhǔn)繩建立起科學(xué)的、規(guī)范化的工作流程，檔案的各個(gè)內(nèi)容的增刪、查閱等與電子系統(tǒng)一同更改，不得有變。其二，引入績效考核機(jī)制，對(duì)各個(gè)員工的績效點(diǎn)進(jìn)行精準(zhǔn)地設(shè)置，使得他們的責(zé)任得以明確，并將績效考核得分應(yīng)用到日后的獎(jiǎng)金發(fā)放和工作升遷等方面來，以提升工作人員的工作積極性。

（2）提升人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。通過兩個(gè)方面來提升工作人員的素養(yǎng)。其一，對(duì)人事檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，新員工需要給以入職培訓(xùn)，使得其了解和掌握工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)工作流程熟悉，能夠在人事檔案管理工作中盡量不出差錯(cuò)；老員工也要進(jìn)行定期的培訓(xùn)，使其能夠不斷地進(jìn)步，掌握最新的政策和工作技巧（比如對(duì)信息化技術(shù)的掌握）。其二，對(duì)工作人員的工作態(tài)度和服務(wù)意識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，并結(jié)合績效考核等使得員工具有積極的心態(tài)和服務(wù)意識(shí)。在實(shí)踐中，督促老員工對(duì)新員工的傳幫帶，督促員工們對(duì)每周的工作進(jìn)行反省和回顧，提交工作周清，以減少工作紕漏。

（3）加大人事檔案管理信息化建設(shè)。前文已述，人事檔案管理的信息化工作相對(duì)還比較薄弱，尚處于入門級(jí)狀態(tài)。對(duì)此本文認(rèn)為，有必要對(duì)現(xiàn)有的信息系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，使其具備更多的功能。其一，智能識(shí)別信息功能，能夠通過掃描等途徑將檔案中的有效信息進(jìn)行識(shí)別，并自動(dòng)地保存在制定格式的系統(tǒng)中，在經(jīng)過工作人員的少許改動(dòng)后可以保存到系統(tǒng)中。其二，對(duì)信息的智能篩選功能，能夠根據(jù)一定的計(jì)算方法，將人員的一些不正常的信息篩選出來，這有效地解決了人工篩選復(fù)雜的難題。其三，能夠根據(jù)利用一定的數(shù)據(jù)分析能力，將人事檔案中的信息進(jìn)行綜合性地分析，得出其中某項(xiàng)檔案信息的相關(guān)性，并由此為企事業(yè)單位的人才選擇提供一定的線索。其四，實(shí)現(xiàn)部分信息的部分開放與共享，人事檔案信息多是隱私性的，但統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)則可以進(jìn)行部分公開，這樣的公開使得人才交流中心的價(jià)值更為非凡，無形中通過數(shù)據(jù)的掌控提升了人才服務(wù)中心的價(jià)值。除了使得信息系統(tǒng)具備更多的功能外，還需要在硬件上下功夫，置換一些新的電腦終端設(shè)備，購置精良的打印機(jī)等。

人才交流中心的人事檔案管理是非常重要的，不僅為單位的人力資源管理提供了基礎(chǔ)工作，也為企事業(yè)單位的人才選拔提供了依據(jù)。在實(shí)踐中，我們存在部分人力素養(yǎng)不足、信息化技術(shù)水平低下、管理制度欠缺等劣勢(shì)，對(duì)此，需要通過對(duì)應(yīng)的措施來進(jìn)行改進(jìn)。相信在管理制度優(yōu)化、加大信息化建設(shè)、加大人力素養(yǎng)培養(yǎng)的措施下，人才交流中心的人事檔案管理水平將得到一定的改觀，為單位和社會(huì)發(fā)展做更大的貢獻(xiàn)。

（作者單位：大慶市大同區(qū)人才交流服務(wù)站）