論高校檔案管理工作的服務(wù)與創(chuàng)新

李鍇

創(chuàng)新為社會發(fā)展提供動力，在社會發(fā)展過程中教育的改革創(chuàng)新是重點(diǎn)。作為高校管理重要環(huán)節(jié)之一的檔案管理工作必須要緊跟時代步伐，更新觀念，采用新技術(shù)，進(jìn)行一系列的改革創(chuàng)新，建立現(xiàn)代化的檔案管理機(jī)制，用高校檔案來服務(wù)高校的各項(xiàng)工作。

從總體來說，高校的檔案中能夠看到高校的歷史和目前的發(fā)展情況并對高校未來的整體工作安排提供參考。從具體來看，高校的檔案可以為高校的教學(xué)、科研提供重要的依據(jù)。作為國家檔案管理的重要組成部分，高校檔案管理所蘊(yùn)含的信息資源也能為社會發(fā)展規(guī)劃提供強(qiáng)有力的幫助。

1 以新的觀念進(jìn)行高校檔案管理工作

在人們的傳統(tǒng)觀念中檔案管理就是抄寫、保管各種檔案信息，保證檔案的完整保證不泄密。許多高校中的工作人員并沒有注意到檔案管理工作的價值，看不到檔案管理在單位中發(fā)揮的重要作用。社會在進(jìn)步，但人們的觀念卻停滯不前，這種舊有的觀念已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代高校的發(fā)展。高校教育需要改革，而為其提供信息依據(jù)的檔案管理工作便是繼續(xù)改革的重點(diǎn)之一。高校領(lǐng)導(dǎo)和高校檔案管理工作者必須及時地更新觀念，跳出陳舊觀念的束縛，認(rèn)真對待高校檔案管理工作，使其能夠切實(shí)為高校的管理、教育、科研提供強(qiáng)有力的信息支持，發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

2 明確高校檔案管理工作的服務(wù)對象

2.1高校檔案管理為高校教育服務(wù)。高校檔案是對高校工作的記錄。隨著社會的發(fā)展和高等教育的普及，高校教育也要根據(jù)實(shí)際情況改進(jìn)教學(xué)方法、改善教學(xué)模式、改革人才培養(yǎng)計(jì)劃等進(jìn)行一系列的創(chuàng)新。而這些改革創(chuàng)新計(jì)劃都需要參考大量資料，總結(jié)過去的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。此時，檔案管理工作者必須起到應(yīng)有的作用，積極地為教育改革提供必要的資料，讓檔案管理工作為高校教育服務(wù)。

2.2 高校檔案管理為科研服務(wù)。高?？蒲泄ぷ鞯牟襟E、成果等都記錄于高校的科研記錄中，查閱科研檔案可以為高?？蒲泄ぷ髡咛峁┯辛σ罁?jù)激發(fā)靈感，提高科研效率。人類進(jìn)步需要科技創(chuàng)新，記錄高校科研成果的科研檔案有著無可替代的重要地位，高?？蒲泄ぷ髡咭朴谶\(yùn)用科研檔案，從中找到有用的信息為科技水平的提高做出貢獻(xiàn)，讓科研檔案真正為高校科研服務(wù)。

2.3 高校檔案管理為學(xué)生管理服務(wù)。學(xué)生是高校管理的重要參與者和主要受益者，是高校中人數(shù)最大的群體。高校的學(xué)生管理工作難度大而任務(wù)繁重，其不光對學(xué)生學(xué)籍進(jìn)行管理，更要對學(xué)生思想道德進(jìn)行管理。學(xué)生的學(xué)籍信息和接受的道德教育都記錄在高校的檔案中，通過查閱檔案可以了解學(xué)生的學(xué)習(xí)生活情況。高校的檔案管理工作者可以從檔案中總結(jié)出有利于學(xué)生管理的各項(xiàng)規(guī)章制度并對學(xué)生管理改革提供有效意見，讓檔案管理工作為學(xué)生管理服務(wù)。

2.4 檔案管理為高校的領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。高校的檔案管理工作在保證檔案安全的同時，還要在檔案的收集和整理中提煉出有用信息為高校的管理者提供科學(xué)依據(jù)，幫助其做出科學(xué)的決策。高校的領(lǐng)導(dǎo)決策關(guān)系到高校改革的成功與否，因此高校領(lǐng)導(dǎo)必須在在結(jié)合過去的教訓(xùn)吸取經(jīng)驗(yàn)后才能做出決定。所以高校檔案管理工作人員就需要將經(jīng)過整理分類的各種檔案提供給高校領(lǐng)導(dǎo)，為高校的領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

3 高校檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新方法

3.1建立高校檔案庫。在網(wǎng)絡(luò)時代，互聯(lián)網(wǎng)為我們的生活提供了大量便利，在這樣的時代背景下各個高校都建立了自己的校園局域網(wǎng)。為了方便檔案的整理和查找，高校可以利用自身的技術(shù)優(yōu)勢結(jié)合檔案室的特點(diǎn)，建立檔案室網(wǎng)頁，并以此為基礎(chǔ)，建立自己的數(shù)據(jù)庫。這樣不僅可以方便檔案的查閱，還可以節(jié)約大量用于檔案管理的人力物力。

3.2電子檔案的實(shí)時上傳。電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比具有更多的優(yōu)勢，方便快捷就是其中之一。高校檔案室可以在自己的網(wǎng)頁上建立檔案上傳窗口，讓高校各部門的工作人員可以在歸納電子檔案后直接通過網(wǎng)絡(luò)將檔案上傳到檔案室的數(shù)據(jù)庫，這樣的方式可以大大節(jié)省高校管理人員的工作時間，提高高校管理工作的工作效率。

3.3提供檔案在線查詢服務(wù)。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)被大量運(yùn)用的背景下，檔案的查詢已經(jīng)完全可以通過互聯(lián)網(wǎng)來完成。高校的各個部門將自己的檔案通過校園局域網(wǎng)上傳至檔案管理部門，然后再由檔案管理部門工作人員將檔案信息進(jìn)行分類、加工、儲存，將各部門的檔案進(jìn)行分類，編理?xiàng)l目，然后發(fā)送到檔案部門的專屬數(shù)據(jù)庫內(nèi)。當(dāng)用戶需要查詢時可以通過網(wǎng)頁內(nèi)的用戶查詢系統(tǒng)找到自己需要的內(nèi)容，極大的為用戶提供了便利。

3.4縮短檔案管理周期。高校的改革需要檔案管理部門提供準(zhǔn)確、及時的檔案資料。這就要求高校檔案管理工作人員能夠在收到各部門上傳的檔案資料后在最短時間內(nèi)進(jìn)行整理歸類，而不能像以往那樣定期對檔案進(jìn)行整理。縮短高校檔案管理周期，能讓檔案管理者更加了解檔案中的信息資料，針對學(xué)校的改革將信息進(jìn)行匯總，提出有益于高校改革的意見。

4 結(jié)語

時代的發(fā)展依靠創(chuàng)新，只有不斷創(chuàng)新高校教育才能顯著提高，與此同時高校檔案管理工作越來越受到重視。在這樣的背景下高校檔案管理人員必須要改變舊有的觀念，堅(jiān)持創(chuàng)新。引進(jìn)新的技術(shù)開創(chuàng)新的檔案管理模式，讓高校檔案管理工作切實(shí)為高校教育、科研、學(xué)生以及高校發(fā)展服務(wù)。

（作者單位：臨沂職業(yè)學(xué)院）