ERP系統(tǒng)在工程成本管理中的應(yīng)用

董 燕，沈建飛，邱 俊，丁沈悅(上港集團(tuán)瑞泰發(fā)展有限責(zé)任公司，上海 201999)

工程成本管理制度包含了投資費(fèi)用、采購招投標(biāo)及合同三大塊內(nèi)容。ERP 系統(tǒng)是成本制度的實(shí)現(xiàn)手段，通過完善投資管理、采購招投標(biāo)管理、合同訂立、施工階段預(yù)結(jié)算流程，將費(fèi)用控制貫徹到項(xiàng)目生命周期中。

1 工程成本管理系統(tǒng)概述

工程成本管理系統(tǒng)包括投資估算、設(shè)計(jì)概算、投資控制目標(biāo)、采購及招投標(biāo)、合同階段、合同變更、結(jié)算價(jià)和竣工決算。

把握投資控制的目標(biāo)，首先由設(shè)計(jì)單位及造價(jià)顧問進(jìn)行設(shè)計(jì)概算的編制，并由造價(jià)顧問將設(shè)計(jì)概算按合同體系進(jìn)行投資控制目標(biāo)的編制及分解，而后公司將投資控制目標(biāo)落實(shí)到各個(gè)部門。其次，相關(guān)部門應(yīng)圍繞控制目標(biāo)，通過設(shè)計(jì)單位及顧問單位的限額設(shè)計(jì)、價(jià)值工程分析等手段實(shí)施設(shè)計(jì)階段的投資控制。在采購及招投標(biāo)階段，選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，執(zhí)行公開招標(biāo)、比價(jià)等方式。通過嚴(yán)格的審批流程，各部門各司其職，保證過程中的透明、公正，形成有競爭力的合同價(jià)格。

合同簽訂以后，執(zhí)行階段的工程變更和合同索賠是成本過程控制中重要的內(nèi)容，也是動態(tài)成本控制的落腳點(diǎn)。為了有效地控制變更的費(fèi)用，在簽證內(nèi)部審批程序的基礎(chǔ)上，將設(shè)計(jì)變更、圖紙會審等所有與結(jié)算費(fèi)用相關(guān)的內(nèi)容，用“工程指令”的形式進(jìn)行覆蓋，并規(guī)定只有工程部對外簽發(fā)的“工程指令”才能作為唯一計(jì)算索償?shù)囊罁?jù)。而“工程指令”對外簽發(fā)之前，由內(nèi)部“工程指令估算”進(jìn)行費(fèi)用估算，“工程指令審批表”在商務(wù)合約部、投資規(guī)劃部、工程技術(shù)部三個(gè)職能部門及分管費(fèi)用副總之間內(nèi)部流轉(zhuǎn)?！肮こ讨噶睢睂ν夂灠l(fā)之后，對執(zhí)行的工程指令所花費(fèi)的費(fèi)用進(jìn)行跟蹤，“事前費(fèi)用”和“事后費(fèi)用”進(jìn)行確認(rèn)并對外簽發(fā)。

2 成本管理系統(tǒng)

成本管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)管控及成本數(shù)據(jù)分析見圖1

圖1 成本業(yè)務(wù)管控及數(shù)據(jù)分析界面

2.1 目標(biāo)成本管理

目標(biāo)成本為全項(xiàng)目預(yù)算(開發(fā)成本及管理費(fèi)用等)，指導(dǎo)動態(tài)成本發(fā)生，實(shí)現(xiàn)成本控制前置。目標(biāo)成本管理需要時(shí)刻比對動態(tài)成本，發(fā)現(xiàn)異常，從而實(shí)現(xiàn)成本控制。通過建立定位版、施工圖版等多版本目標(biāo)成本的方式，實(shí)現(xiàn)對目標(biāo)成本的漸進(jìn)明細(xì)，降低公司目標(biāo)成本形成的難度。

合約規(guī)劃指在項(xiàng)目的設(shè)計(jì)階段，對于項(xiàng)目全生命周期內(nèi)可能發(fā)生的所有合同和金額所進(jìn)行的策劃預(yù)計(jì)，往往隨著目標(biāo)成本的制定過程漸進(jìn)明細(xì)，在項(xiàng)目目標(biāo)成本基礎(chǔ)上進(jìn)行分解。建立合約規(guī)劃模板，指導(dǎo)項(xiàng)目建立合約規(guī)劃，方便企業(yè)將目標(biāo)成本分解為具體需要執(zhí)行的合同，從管理角度將科目管理轉(zhuǎn)化為業(yè)務(wù)管理；合約規(guī)劃的分段編制(定位、施工圖)，漸進(jìn)明細(xì)，建立業(yè)務(wù)部門進(jìn)行成本事前籌劃的管理視角；建立項(xiàng)目合約規(guī)劃，提前為合同保留相應(yīng)的金額，可以有效避免前面發(fā)生合同占用后續(xù)合同的風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 合同管理

以合約規(guī)劃為主要控制手段，通過合約規(guī)劃對合同簽訂，設(shè)計(jì)變更，現(xiàn)場簽證進(jìn)行管理和控制。

2.3 付款管理

以合同進(jìn)度款、財(cái)務(wù)付款為主要管理手段，倒逼前期數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。合同付款數(shù)據(jù)直接傳遞生成財(cái)務(wù)憑證。

2.4 動態(tài)成本監(jiān)控

以待發(fā)生成本為主要管理對象，通過定期的成本規(guī)劃，對已訂立合同金額“待發(fā)生合約規(guī)劃、預(yù)估變更”進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查，實(shí)時(shí)反饋項(xiàng)目總成本情況及已發(fā)生成本情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)成本異常和成本風(fēng)險(xiǎn)。

2.5 采購招投標(biāo)管理

2.5.1 供應(yīng)商庫搭建

建立供應(yīng)商管理體系，對于收集到的供應(yīng)商信息首先進(jìn)行資質(zhì)審查，基本滿足要求的供應(yīng)商進(jìn)入供應(yīng)商庫。入庫后完成供應(yīng)商的資質(zhì)、聯(lián)系人、產(chǎn)品、規(guī)模、經(jīng)驗(yàn)等相關(guān)信息整理。在招投標(biāo)前期對可選擇供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步入圍候選考察，并決定是否入圍。實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商信息的電子化管理，便于隨時(shí)查詢和修改，提高效率。

2.5.2 供應(yīng)商評估體系管理

對簽訂合同的供應(yīng)商履約執(zhí)行情況，由多個(gè)部門進(jìn)行評估，得出供應(yīng)商履約執(zhí)行情況的結(jié)論，作為未來是否合作的參考。評估結(jié)果系統(tǒng)會自動統(tǒng)計(jì)、呈現(xiàn)，為評估報(bào)告的編制提供數(shù)據(jù)支撐，并能使評估信息的結(jié)果落到實(shí)處。

2.5.3 采購計(jì)劃管理

通過采購計(jì)劃編制和上線，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃可視性，在計(jì)劃節(jié)點(diǎn)，系統(tǒng)會自動提前發(fā)出“準(zhǔn)備提示”給相關(guān)責(zé)任人，提醒責(zé)任人及時(shí)按計(jì)劃啟動采購招標(biāo)、比價(jià)的前期準(zhǔn)備工作，起到了很好的工作促進(jìn)作用。

2.5.4 采購招投標(biāo)執(zhí)行情況管理

采購招投標(biāo)各環(huán)節(jié)的資料保存困難，過程中的內(nèi)部溝通常常反復(fù)，效率不高，工作難以高效開展。根據(jù)公司的管理實(shí)際，即以項(xiàng)目的方式進(jìn)行分類管理。

(1)將公司采購招投標(biāo)制度中各部門權(quán)責(zé)、流程設(shè)置在系統(tǒng)中予以固化、規(guī)范和反映，通過待辦事項(xiàng)提醒、采購招投標(biāo)計(jì)劃執(zhí)行示意圖督促和提醒各職能部門責(zé)任人及時(shí)完成工作任務(wù)。

(2)通過對各類采購招投標(biāo)過程的梳理與細(xì)化，制定既符合管理規(guī)范的業(yè)務(wù)流程步驟，又預(yù)留一定靈活性的便捷操作，使采購招投標(biāo)過程合規(guī)高效地開展。

(3)通過系統(tǒng)的工作流程審批，提高流程審批效率，保證采購招投標(biāo)計(jì)劃的順利進(jìn)行。

(4)對于內(nèi)部招標(biāo)項(xiàng)的信息進(jìn)行權(quán)限控制，僅采購招投標(biāo)工作人員及領(lǐng)導(dǎo)可見，確保信息安全并控制審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

(5)對采購招投標(biāo)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行沉淀和積累，以供后續(xù)工程內(nèi)容參考。

3 移動審批+移動報(bào)表成果及作用

3.1 移動審批

基于主流手機(jī)系統(tǒng)的審批軟件，提高企業(yè)辦公效率，加快施工單位上報(bào)變更效率，解決企業(yè)管理層因?yàn)橥獬龆鵁o法正常辦公所帶來的不便。日常業(yè)務(wù)審批都可以通過手機(jī)來完成，實(shí)現(xiàn)及時(shí)的消息提醒，真正實(shí)現(xiàn)移動辦公。

3.2 移動報(bào)表

隨時(shí)隨地打開手機(jī)查看核心關(guān)鍵指標(biāo)情況，見圖2。

圖2 手機(jī)移動報(bào)表

4 成果效益及應(yīng)用前景分析

4.1 對產(chǎn)業(yè)的影響和作用

房地產(chǎn)是公認(rèn)的上下產(chǎn)業(yè)鏈長、專業(yè)性強(qiáng)、數(shù)據(jù)量大、投資周期長、風(fēng)險(xiǎn)程度高的資金密集型行業(yè)。隨著信息化管理系統(tǒng)的風(fēng)靡，通過信息化建設(shè)提升企業(yè)管理水平已經(jīng)成為行業(yè)共識，各個(gè)公司都或多或少地建立幾個(gè)系統(tǒng)來支持業(yè)務(wù)運(yùn)作。根據(jù)之前對于國內(nèi)近百家房地產(chǎn)企業(yè)的實(shí)際應(yīng)用調(diào)查，目前國內(nèi)房地產(chǎn)企業(yè)管理都有幾個(gè)通?。浩髽I(yè)的信息流通不暢、資源共享不足、應(yīng)用系統(tǒng)之間缺乏統(tǒng)一平臺、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控、任務(wù)分配、執(zhí)行情況的管理不夠完善等。

越來越多的房地產(chǎn)企業(yè)意識到，可以通過 ERP 管理系統(tǒng)的使用，以實(shí)現(xiàn)提升房地產(chǎn)企業(yè)管理效率，降低房地產(chǎn)企業(yè)成本，促進(jìn)各部門工作協(xié)同。

4.2 對業(yè)務(wù)的影響和作用

(1)管理層及時(shí)便捷查看項(xiàng)目信息，支撐決策。能夠隨時(shí)分項(xiàng)目、分業(yè)態(tài)，對多項(xiàng)目進(jìn)行動態(tài)成本對比查詢，了解當(dāng)前項(xiàng)目的最新動態(tài)。同時(shí)準(zhǔn)確洞悉項(xiàng)目成本是否在可控范圍之內(nèi)，準(zhǔn)確獲悉項(xiàng)目資金占用情況，同時(shí)可以隨時(shí)了解到各個(gè)項(xiàng)目當(dāng)前采購招投標(biāo)計(jì)劃以及采購招投標(biāo)成果、合同執(zhí)行情況。

(2)落實(shí)責(zé)任成本。在系統(tǒng)中，成本的發(fā)生都會落實(shí)到有關(guān)的責(zé)任部門，從而為今后的精細(xì)化考核提供依據(jù)。

(3)加強(qiáng)源頭控制。一個(gè)開發(fā)商在項(xiàng)目中的成本主要通過招投標(biāo)、合同、非合同請款3種方式產(chǎn)生。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了這3 種方式的審批生效流程，一切變動都受到目標(biāo)成本的控制，并且實(shí)時(shí)反應(yīng)變化前后的動態(tài)成本。

開發(fā)商的項(xiàng)目管理是一個(gè)變化的管理，提前支付、超付、變更“黑洞”等成本管理上的漏洞也往往在這些變化中發(fā)生。抓住設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場簽證、合同變更等最經(jīng)常發(fā)生的變化，通過動態(tài)成本實(shí)時(shí)反映這些變化對成本可能產(chǎn)生的影響，并加以控制；通過流程使這些變化受到了控制，從而從目標(biāo)和過程兩方面加強(qiáng)了控制。

(4)增強(qiáng)供應(yīng)商信息真實(shí)性，供應(yīng)商庫及時(shí)動態(tài)更新。通過云采購平臺與 ERP 供應(yīng)商平臺的打通，實(shí)現(xiàn)了供應(yīng)商信息由自身更新，開發(fā)商快速對調(diào)整內(nèi)容進(jìn)行審核，從而確保供應(yīng)商信息及時(shí)準(zhǔn)確。

(5)加強(qiáng)過程管理，資料歸檔整合。通過項(xiàng)目全生命周期開發(fā)招標(biāo)計(jì)劃的管理，對貫穿項(xiàng)目全生命周期的采購計(jì)劃進(jìn)行跟蹤，加強(qiáng)對采購關(guān)鍵過程的管理。同時(shí)，通過最終稿電子版文件的歸檔，確保資料的及時(shí)準(zhǔn)確，便于未來的查閱及復(fù)用。

4.3 產(chǎn)生的效果

(1)統(tǒng)一管理，信息共享。所有的信息只有一個(gè)輸入的途徑，這樣保證了信息的準(zhǔn)確性和唯一性，同時(shí)能實(shí)現(xiàn)信息共享的效果。信息在系統(tǒng)中的傳遞時(shí)間同以前的書面?zhèn)鬟f相比，時(shí)間大幅減少，確保了管理效率的提高。

(2)規(guī)范各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程，完善管理體系。增加管理透明度，通過流程驅(qū)動工作窗口，工作流程上的相關(guān)人員都能了解工作的進(jìn)展情況，不會發(fā)生以前不知一項(xiàng)工作在何處停滯的情況。

(3)強(qiáng)化過程控制，實(shí)現(xiàn)對成本業(yè)務(wù)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制，有效降低成本。對成本管理的主要流程進(jìn)行有效的管理和監(jiān)控，通過制定相關(guān)指標(biāo)和參數(shù)準(zhǔn)確及時(shí)地反映出整個(gè)成本管理過程中可能存在的問題，將事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程控制。通過強(qiáng)化過程控制能夠使問題及時(shí)暴露，使管理層能夠及時(shí)采取相關(guān)措施進(jìn)行解決，減少企業(yè)的管理費(fèi)用、節(jié)約項(xiàng)目投資，從而有效地降低成本，提高項(xiàng)目利潤率。

(4)提供決策支持，增強(qiáng)企業(yè)競爭力。企業(yè)運(yùn)用管理信息系統(tǒng)，能有效地提高信息的傳遞速度和信息的真實(shí)性，企業(yè)的高管也能及時(shí)地獲取有關(guān)的信息，輔助企業(yè)決策。

4.4 項(xiàng)目評估

內(nèi)部對標(biāo)：與企業(yè)原有信息化的對標(biāo)相比發(fā)現(xiàn)，本次信息化系統(tǒng)在供應(yīng)商管理、采購管理、成本管理方面多維度地提升了工作效率，業(yè)務(wù)執(zhí)行變得嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，在實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的同時(shí)強(qiáng)控了業(yè)務(wù)，規(guī)避了部分風(fēng)險(xiǎn)。

5 結(jié) 語

未來可從應(yīng)用范圍進(jìn)行拓展，深化 ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用范圍，從工程、設(shè)計(jì)、營銷等多個(gè)方面入手，實(shí)現(xiàn)各條工作線之間相互聯(lián)動，全面實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化。通過對于 ERP管理系統(tǒng)的整體規(guī)劃、一體化建設(shè)，提高企業(yè)的整體信息互通和流程協(xié)同，在信息化平臺基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)經(jīng)營和管理的專業(yè)化、規(guī)范化和精細(xì)化，進(jìn)而提升企業(yè)的運(yùn)營效率，實(shí)施信息一體化建設(shè)。