內(nèi)部協(xié)同管理系統(tǒng)為企業(yè)運(yùn)營(yíng)帶來(lái)的效益

亞力坤·吐爾遜

【摘 要】隨著經(jīng)濟(jì)科技的發(fā)展，企業(yè)須加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)同管理系統(tǒng)的應(yīng)用，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。論文主要介紹內(nèi)部協(xié)同管理系統(tǒng)，并對(duì)其建立對(duì)公司發(fā)展的整體運(yùn)營(yíng)效率提升進(jìn)行具體的闡述分析，詳細(xì)介紹其核心功能，探索企業(yè)應(yīng)如何使用協(xié)同管理系統(tǒng)進(jìn)行辦公，從而提高辦公效率，維護(hù)企業(yè)權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展。

【Abstract】With the development of economic science and technology， enterprises should strengthen the application of internal collaborative management system， conform to the trend of the times， and improve the company's economic benefits. The paper mainly introduces the internal collaborative management system， and concretely analyzes the improvement of the overall operational efficiency of its establishment for the company's development. Its core function is introduced in detail， and how to use cooperative management system to work is explored， so as to improve the office efficiency， safeguard enterprise rights and interests， and promote enterprise operation and development.

【關(guān)鍵詞】協(xié)同管理系統(tǒng)；企業(yè)運(yùn)營(yíng)；效益

【Keywords】collaborative management system； enterprise operation； efficiency

【中圖分類號(hào)】F279.23 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2018）05-0033-02

1 引言

隨著現(xiàn)在信息化建設(shè)腳步的加速，企業(yè)信息化的程度也越來(lái)越大。每一個(gè)企業(yè)在運(yùn)營(yíng)發(fā)展中都會(huì)用到2～3個(gè)系統(tǒng)，避免了傳統(tǒng)紙本操作的低效率，員工通過(guò)辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源共享，辦公效率通過(guò)系統(tǒng)的上線大大提高。中國(guó)建材國(guó)際工程集團(tuán)有限公司在2012年的11月份正式啟動(dòng)運(yùn)用協(xié)同管理系統(tǒng)軟件，在實(shí)施的整個(gè)過(guò)程歷經(jīng)需求調(diào)研、概要設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)測(cè)試等數(shù)個(gè)階段，從目前來(lái)看，該系統(tǒng)近年來(lái)運(yùn)行平穩(wěn)，表現(xiàn)效果良好，在實(shí)際公司運(yùn)營(yíng)中可以真切地看到它的諸多好處。從表面上看，使用這個(gè)系統(tǒng)讓企業(yè)成為一個(gè)統(tǒng)一，整合的辦公管理平臺(tái)，能真正實(shí)現(xiàn)高效管理、流程統(tǒng)一和權(quán)責(zé)明確。在使用這個(gè)系統(tǒng)以后可以讓公司員工規(guī)范自己，提高執(zhí)行力，提高效率，而且可以進(jìn)行異地辦公，即使在異地也可以讓員工感受到公司的氛圍，讓每一位員工在工作時(shí)成為有效管理者。在這個(gè)平臺(tái)上可以進(jìn)行信息發(fā)布，在企業(yè)內(nèi)部形成有效的信息發(fā)布和資源共享空間。

俗話說(shuō)，沒(méi)有規(guī)矩， 不成方圓。在一個(gè)企業(yè)發(fā)展中，制度的頒布與執(zhí)行是其基礎(chǔ)。讓企業(yè)在這個(gè)協(xié)同管理系統(tǒng)平臺(tái)上把制定好的制度條例通過(guò)公告，可以讓企業(yè)的每一位員工熟知，除此之外還可以利用電子刊物、公司文件，來(lái)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部制度、技術(shù)交流、公告簡(jiǎn)報(bào)等在員工內(nèi)部進(jìn)行廣泛傳播，讓員工時(shí)刻了解與關(guān)注企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r。改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)操作，利用電子信息技術(shù)起草公司內(nèi)部的文件，有效地對(duì)公司文件檔案進(jìn)行傳閱，審批，歸檔等工作，這樣會(huì)節(jié)省工作時(shí)間，提高工作效率，加強(qiáng)無(wú)紙化辦公，在一定程度上可以保護(hù)環(huán)境。在無(wú)紙化辦公中可以利用快捷廉價(jià)的網(wǎng)絡(luò)傳遞方式，不需要和以前一樣拿著文件、申請(qǐng)等來(lái)回奔波進(jìn)行簽字蓋章，直接可以在網(wǎng)上進(jìn)行審批，簡(jiǎn)化企業(yè)內(nèi)部之間的工作流程，在資源共享基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。企業(yè)進(jìn)行協(xié)同管理系統(tǒng)的運(yùn)用，可以建立信息集成平臺(tái)，把傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戨娮踊嬲龑?shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，節(jié)省企業(yè)辦公費(fèi)用，這是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展必經(jīng)之路，這是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的表現(xiàn)，適應(yīng)了現(xiàn)代化發(fā)展條件下對(duì)企業(yè)發(fā)展的要求，企業(yè)加快無(wú)紙化辦公，實(shí)現(xiàn)協(xié)同管理運(yùn)行是企業(yè)現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志。運(yùn)用協(xié)同管理系統(tǒng)，搭建企業(yè)知識(shí)管理平臺(tái)，把企業(yè)長(zhǎng)期積累的信息資源和專項(xiàng)技能進(jìn)行系統(tǒng)性的整理劃分，有利于增強(qiáng)企業(yè)的快速響應(yīng)能力，有利于提高企業(yè)員工的辦事效率和員工自身的技能，有利于加強(qiáng)管理人員的管理、控制和領(lǐng)導(dǎo)。

2 協(xié)同管理系統(tǒng)平臺(tái)高效提升企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)效率

企業(yè)應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)，在這個(gè)平臺(tái)上可以提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效益，增強(qiáng)企業(yè)辦公效率，其主要體現(xiàn)在以下幾方面。

①利用協(xié)同管理系統(tǒng)可以規(guī)范地審批業(yè)務(wù)，制定全面規(guī)范的企業(yè)管理流程，對(duì)企業(yè)發(fā)展中的有單據(jù)審批流程、審批權(quán)限、審批時(shí)間、審批意見等各方面進(jìn)行規(guī)范化管理，從而有利于在現(xiàn)實(shí)中實(shí)現(xiàn)企業(yè)規(guī)范化管理。

②利用協(xié)同管理系統(tǒng)可以提高業(yè)務(wù)審批效率，系統(tǒng)把紙質(zhì)審批轉(zhuǎn)換為電子審批，在業(yè)務(wù)催辦和人工審批流程中實(shí)現(xiàn)人工流程的自動(dòng)化，把移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用到辦公審批中，從而提升業(yè)務(wù)審批的效率，優(yōu)化企業(yè)人員分配，減少企業(yè)在人力上的投入。

③利用協(xié)同管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)高效的協(xié)作與溝通，系統(tǒng)可以把消息、郵件、協(xié)同工作公告、論壇等各種有效化的溝通工具進(jìn)行部署，可以實(shí)現(xiàn)員工和管理者之間還有員工，員工之間的及時(shí)有效溝通，促進(jìn)工作進(jìn)展。

3 軟件的核心功能

3.1 門戶

中國(guó)建材國(guó)際工程集團(tuán)有限公司通過(guò)使用內(nèi)部協(xié)同管理系統(tǒng)建立門戶信息，制定自己獨(dú)特的門戶首頁(yè)，它包括集團(tuán)新聞和通知公告等，門戶信息包含多種元素，在進(jìn)行閱讀時(shí)，系統(tǒng)軟件可以進(jìn)行直接索引，及時(shí)找到自己想要了解的信息內(nèi)容。公司各部門之間可以制定部門門戶，在里面可以看到公司各部門的職責(zé)、通知和制度等相關(guān)文件，中國(guó)建材國(guó)際工程集團(tuán)有限公司利用的內(nèi)部協(xié)同管理系統(tǒng)是通過(guò)二維數(shù)據(jù)來(lái)展現(xiàn)的。根據(jù)系統(tǒng)中的報(bào)表功能，直接可以看到公司內(nèi)部員工性別比例，公司各部門工作的效率等等，當(dāng)然，還可以了解一些其他具體工作，這樣可以加強(qiáng)公司的管理，提升員工工作的效率，增強(qiáng)企業(yè)運(yùn)營(yíng)效益。

3.2 知識(shí)庫(kù)

內(nèi)部系統(tǒng)管理系統(tǒng)可以對(duì)公司文檔進(jìn)行分類，公司內(nèi)的文檔目錄應(yīng)該是非常龐大的，里面包含公司所有的資料文件，有一些圖紙、資料和保密性的文件借閱紀(jì)錄等。

3.3 工作流程

工作流程類型設(shè)置、表單設(shè)置、表單字段設(shè)置、流程模塊、流程測(cè)試監(jiān)控等功能，可以在工作流的后臺(tái)直接看到。其中在這些功能中的流程監(jiān)控和流程測(cè)試是屬于系統(tǒng)管理員專用的，其他人不能使用。我們知道在實(shí)際中，要想新建一個(gè)流程，首先要對(duì)流程進(jìn)行定義分類，然后根據(jù)實(shí)際情況設(shè)計(jì)流程的應(yīng)用表單和表單字段，創(chuàng)建流程的每個(gè)節(jié)點(diǎn)，并且在節(jié)點(diǎn)上進(jìn)行人員分配，然后再設(shè)置流程的路徑條件，最后進(jìn)行美化工作，這樣就是一個(gè)創(chuàng)建新流程的完整過(guò)程。上面說(shuō)的是一個(gè)簡(jiǎn)單的流程創(chuàng)建過(guò)程，有些復(fù)雜的流程是需要定義文檔模版的，還要進(jìn)行設(shè)置聯(lián)動(dòng)條件和流程表單流水號(hào)等其他必要工作。流程創(chuàng)建好之后，有權(quán)限的人，就可以對(duì)該流程發(fā)起使用，然后就可以進(jìn)行工作中的審批工作。

中國(guó)建材國(guó)際工程集團(tuán)有限公司在利用內(nèi)部協(xié)同管理系統(tǒng)的時(shí)候建立了大約100個(gè)流程，這些流程根據(jù)其所在的部門分為不同種類，也可以根據(jù)業(yè)務(wù)不同區(qū)分，涉及公司內(nèi)部人事行政財(cái)務(wù)的各個(gè)方面，有權(quán)限的人，才可以進(jìn)行閱讀審批。

3.4 報(bào)表

內(nèi)部協(xié)同管理系統(tǒng)的報(bào)表模塊，包含流程統(tǒng)計(jì)、待辦事宜統(tǒng)計(jì)等統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和一些財(cái)務(wù)報(bào)表。在實(shí)際使用中可以體會(huì)到費(fèi)用類型的流程所占比例比較大，占比例份額第二的是設(shè)計(jì)相關(guān)類型流程。根據(jù)這些數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，可以進(jìn)行直觀的分析，有利于管理者快速做出決策。而且可以根據(jù)不同維度的自定義報(bào)表，為公司上層提供多角度和維度的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)展示，讓公司領(lǐng)導(dǎo)更準(zhǔn)確地認(rèn)識(shí)公司財(cái)務(wù)現(xiàn)狀。

3.5 電子簽章

每一個(gè)電子簽章都是唯一的，為了保證電子簽章的安全性，要配一個(gè)秘鑰序列，并且要保證秘鑰序列不規(guī)則而且只能讓擁有該簽章的人使用。在使用簽章以后，文件將不能被復(fù)制，也不能被另存。公司配置電子簽章的同時(shí)還要配備電子簽章U盾，使用簽章時(shí)，必須有U盾和U盾密碼才能使用，這樣電子簽章可以增加公司文件的安全性，保護(hù)公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)，維護(hù)公司利益。

4 結(jié)語(yǔ)

內(nèi)部協(xié)同管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，可以對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，有利于提高公司的工作效率，簡(jiǎn)化辦公流程，從整體上提升公司管理水平，保障公司各種產(chǎn)權(quán)文件的安全性，有利于維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。