如何建立高效會議機(jī)制

吳亮

摘 要：企業(yè)會不會開會，直接決定了企業(yè)的競爭優(yōu)勢。會議的效率與執(zhí)行，全面反映著該企業(yè)從上到下管理的效率與執(zhí)行。世界級管理大師德魯克曾經(jīng)說過，如果我們想要了解一家單位的生命力如何，根本不需要做太多的調(diào)查和了解，只要在這家單位的會場中靜靜地坐下來觀察，就可以從中看出一二。如果是一家生命力旺盛的單位，其工作會議一定雷厲風(fēng)行，不僅會議主題清且明確，而且必然會得出一定的結(jié)果；而如果是一家生命力枯竭的單位，其工作會議一定是冗長繁復(fù)的，不僅會議主題模糊不清，最終也難以討論出一個可行的接過來。因此，作為企業(yè)管理者，如果想要提升單位的生命力，首先就要從提升會議的成效開始。

關(guān)鍵詞：企業(yè)會議；機(jī)制；改革

一、企業(yè)會議成本概述

有人總結(jié)了一個經(jīng)典的會議成本公式為：會議成本=時(shí)間成本+金錢成本+效益成本+機(jī)會成本

時(shí)間成本=參加會議的人數(shù)×（與會者的準(zhǔn)備時(shí)間+與會者的旅行時(shí)間+正式會議時(shí)間+會議休息及耽擱時(shí)間）

金錢成本=開會的時(shí)間成本×與會人員平均每小時(shí)的工資+場地費(fèi)、設(shè)施費(fèi)、文件復(fù)印費(fèi)、交通費(fèi)、茶水費(fèi)、餐飲住宿費(fèi)等的成本

效益成本=參會人員若不用參加會議在這段時(shí)間可以為組織帶來的效益

機(jī)會成本=相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在會議過程中無法為員工及時(shí)簽字導(dǎo)致工作流程受阻+銷售人員因未及時(shí)接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意+售后人員不能及時(shí)處理客戶的投訴而得罪一批客戶+不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響等。

從以上公式可以直接看出一次會議的成本是如此之高，但是在很多人對此卻沒有相關(guān)的認(rèn)識。最典型的情況就是組織一次會議往往邀請盡可能多的人，那些可參加可不參加的人都也都叫上，而且會議時(shí)間冗長，但效率卻非常的低下。往往一個簡單的協(xié)調(diào)會卻成了“吐槽會”、“訴苦會”、“茶話會”。而這種情況直接造成了會議成本的居高不下，且效率地下。更為糟糕的結(jié)果是，這些會議的成果或者決議往往就此湮沒，沒有人去追蹤后續(xù)的處置和執(zhí)行情況，這將直接導(dǎo)致無效會議！

二、導(dǎo)致無效會議產(chǎn)生的主要原因分析

2.1臨時(shí)會議多

臨時(shí)會議確實(shí)能夠幫助我們及時(shí)準(zhǔn)確的解決問題，但是如果過于頻繁，甚至開一些沒有必要的會議，或者開完會之后沒有任何效果，那么臨時(shí)會議的召開就會失去意義。在我們?nèi)粘５墓ぷ髦薪?jīng)常會發(fā)生這樣的問題，那就是臨時(shí)會議的召集者并不能及時(shí)在開會前將會議的議題和主要內(nèi)容通知與會人員，與會人員往往在到場后才知道會議的具體內(nèi)容，缺乏充分的準(zhǔn)備，需要現(xiàn)場拍板的問題因?yàn)闆]有事先請示領(lǐng)導(dǎo)無法拍板，需要協(xié)作解決的問題因?yàn)闆]有事先組織人員而無法協(xié)作解決，需要技術(shù)確認(rèn)的問題因?yàn)闆]有事先咨詢而無法確認(rèn)，最終結(jié)果就是“這個我定不了”、“這個我不清楚”、“這個我不了解”，不了了之，這樣的會議即沒效率，又容易引發(fā)矛盾。因此，雖然臨時(shí)會議伴隨著工作的進(jìn)程隨時(shí)召開，但組織者一定要認(rèn)知對待，及時(shí)通知有關(guān)參會人員，事先充分準(zhǔn)備，提高會議輸出結(jié)果的質(zhì)量，確保臨時(shí)會議能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.2固定會議流于形式

隨著單位業(yè)務(wù)的發(fā)展，單位內(nèi)部和各部門內(nèi)部的會議也會進(jìn)入固定的模式，其中還包括固定時(shí)間和內(nèi)容的會議。而隨著時(shí)間的推移，單位各部門的運(yùn)轉(zhuǎn)和協(xié)作模式不斷優(yōu)化改進(jìn)，會議的模式卻沒有及時(shí)變革，因而就會導(dǎo)致會議效率低下，甚至流于形式。對此，我們需要做到“會而有題，題而有議，議而有決”，堅(jiān)決杜絕假、大、空。

2.3人的問題

參會人員沒有一個輪流發(fā)言和討論問題的秩序，經(jīng)常一個觀點(diǎn)被拋出后，大家就陷入了無休止的爭論，并且使問題始終僵持在討論階段。往往計(jì)劃討論多個問題的會議，一個問題討論完已經(jīng)是快把會議時(shí)間耗盡了。更有領(lǐng)導(dǎo)干部獨(dú)斷專行，開會就等于發(fā)布命令，聽不進(jìn)去任何不同意見。這將直接導(dǎo)致員工對于會議的抗拒甚至恐懼心理，這無疑不利于單位的發(fā)展。對此，我們一方面要努力提升自身的素質(zhì)，另一方面也要加強(qiáng)對員工的積極引導(dǎo)，同時(shí)制定嚴(yán)格的會議制度和紀(jì)律，并且?guī)ь^執(zhí)行。

《哈佛商業(yè)評論》05年第7期中有這樣的一句話：“任何會議都是要么富有成效，要么純粹浪費(fèi)時(shí)間，二者必居其一。”無效的會議不僅是一種管理成本的浪費(fèi)，而且也會引起與會者對會議和單位管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力。

因此，如果組織內(nèi)部需要進(jìn)行改革時(shí)，筆者認(rèn)為應(yīng)該首先對單位的內(nèi)部會議進(jìn)行改革。會議改革具有改進(jìn)空間大（低效會議變不了高效會議變個中效會議總可以吧）、內(nèi)部阻力?。ㄕl愿意整天開會??？）、相關(guān)收益高（相關(guān)人員該干嘛干嘛去，相當(dāng)于解放生產(chǎn)力）、立竿見影（會議少了，會議短了，會議變得有意義了全所上下都能看得見）等特點(diǎn)。因此，選擇會議進(jìn)行改革十分適合作為單位改革的突破口。

三、企業(yè)會議改革步驟分析

具體的改革可分三個步驟：

第一步：在全單位范圍內(nèi)發(fā)起“高效會議”的號召，征集建議，制造輿論和氛圍。

第二步：對單位各級干部和業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行以“高效會議”為主題的專題培訓(xùn)，提升人員的開會能力。

第三步：廣泛征集意見后，制定相應(yīng)的會議規(guī)章制度，將會議規(guī)范化管理，提升會議效果。

另一方面，借鑒目前比較成功的會議經(jīng)驗(yàn)，在組織會議時(shí)應(yīng)注意一下幾點(diǎn)：

（1）明確目的

組織內(nèi)召開的會議可以很多，但是如果要召開會議，必須先明確一個目的，即為什么要開會？開會的目的是什么？想要達(dá)到什么樣的效果？這些問題不能夠得到回答的話那會議就不應(yīng)該召開。

（2）避開業(yè)務(wù)高峰期

通常來說，周三是職場中最忙碌的一天，每天的上午，是大家工作熱情最高，也是工作效率比較高的時(shí)間。因此，在這一時(shí)段的會議成本會直線上升，非特殊情況不建議召開會議，把會議時(shí)間放在大家比較攜帶和低效的時(shí)候召開可以有效降低會議成本。同時(shí)，人從工作狀態(tài)轉(zhuǎn)入會議狀態(tài)后，還可以讓人換個腦子。這樣不僅避免耽誤高效的勞動時(shí)間，還能夠保障大家的會議熱情。

（3）不拘一格

我們可以借鑒其他一些成功企業(yè)的會議模式，但在借鑒時(shí)一定要根據(jù)組織內(nèi)部的具體情況結(jié)合實(shí)際需求來進(jìn)行改造和調(diào)整。甚至組織內(nèi)部各個部門也可以根據(jù)自己的實(shí)際情況來進(jìn)行調(diào)整。但不能做太大的改變，否則就失去了借鑒的初衷。

（4）積極溝通

內(nèi)部會議一定要讓與會者充分發(fā)言，表達(dá)自己的觀點(diǎn)。確切的說，應(yīng)該是和大家進(jìn)行充分的溝通。首先，我們應(yīng)該讓大家知道自己是怎么想的，如此才能讓眾人在我們的思路基礎(chǔ)上，進(jìn)行無限制的開枝散葉。其次，了解每個人的想法時(shí)，要對事不對人，堅(jiān)決避免因?yàn)閷δ橙嘶蛘吣硞€部門的成見，而否定其觀點(diǎn)或建議。

（5）分工明確

作為領(lǐng)導(dǎo)者，需要關(guān)注和負(fù)責(zé)的是戰(zhàn)略問題，如果連執(zhí)行層面的問題都要負(fù)責(zé)，總有一切會不堪重負(fù)。并且，讓下屬太過清閑反而會產(chǎn)生一些其他問題，或者限制下屬才能的發(fā)揮。唯有把任務(wù)和責(zé)任細(xì)致的劃分到每個人身上，讓他們?yōu)樽约旱臅h發(fā)言負(fù)責(zé)，同時(shí)讓他們?yōu)樽约旱娜蝿?wù)責(zé)任發(fā)言和思考，才能不斷地提升他們的執(zhí)行能力。

四、結(jié)語

綜上所述，沒有任何組織在建立之初就能夠形成高效的會議機(jī)制，但只要有這種意識，并且不斷學(xué)習(xí)和實(shí)踐，相關(guān)會議機(jī)制就會不斷地晚上。而我們學(xué)習(xí)的對象除了理論知識外，還要借鑒一些成功的時(shí)間經(jīng)驗(yàn)。比如微軟、蘋果、三星等著名企業(yè)，這些企業(yè)的會議機(jī)制不禁止的學(xué)習(xí)，而且都有各自的特點(diǎn)。我們在建設(shè)自己組織的會議機(jī)制時(shí)，可以結(jié)合自身特點(diǎn)，參考它們的成功經(jīng)驗(yàn)，建立適合自己的會議機(jī)制。最終實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)的高效會議。

參考文獻(xiàn)

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（作者單位：興唐通信科技有限公司）