企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及應(yīng)對研究

摘 要：社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，對企業(yè)文書檔案管理也提出了更高的要求，本文現(xiàn)探討企業(yè)文書檔案管理中存在的問題，并提出解決問題的相應(yīng)措施，同時總結(jié)解決企業(yè)文書檔案管理存在的問題后，在時代發(fā)展背景下企業(yè)文書檔案管理取得的發(fā)展，旨在為我國的企業(yè)文書檔案管理提供有價值的參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文書檔案；管理問題；相應(yīng)對策

企業(yè)文書檔案是企業(yè)記錄及收集原始材料的一種常見方式，也是企業(yè)不斷發(fā)展的一個重要保障。企業(yè)文書檔案的管理質(zhì)量直接關(guān)系到企業(yè)的技術(shù)資源信息及企業(yè)發(fā)展重要決策的保密情況，同時也是人們開展后續(xù)工作的一個重要參考及借鑒材料，因此如何做好企業(yè)的文書檔案管理工作，對提高企業(yè)的文書檔案質(zhì)量及企業(yè)發(fā)展來講均具有重要的現(xiàn)實意義[1]。

1、企業(yè)文書檔案管理

通常情況下企業(yè)的文書檔案、科技檔案及財務(wù)檔案均具有較強的保密性。根據(jù)我國法律的相關(guān)規(guī)定，文書檔案的保密程度可分成以下幾種：①絕密文件：這種文件的內(nèi)容與國家的重要機密有關(guān)，一旦檔案中的信息發(fā)生泄漏將對我國的公文造成嚴重的損害，同時極可能損害我國公民的切身利益。②機密文件：通常情況下這種文件與國家的重要文件有關(guān)[2]。③秘密文件：這種文件的內(nèi)容與國家普通秘密有關(guān)，一旦發(fā)生泄漏，將損害至國家安全，同時還會給國家利益造成損害。④內(nèi)部文件：這種文件具有不對外公開的特點，其流通范圍僅限于特定的企業(yè)（單位）或者某個特定的系統(tǒng)。通常情況下企業(yè)的文書檔案管理要求與上述檔案保密等級一致，但企業(yè)的絕密文件及機密文件較少，秘密文件及企業(yè)內(nèi)部文件是企業(yè)文書檔案管理工作的重點，文件關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展及生存，因此在保存企業(yè)文書檔案的過程中也需要嚴格按照保密原則進行，確保文件的安全性及保密性。

2、企業(yè)文書檔案管理中常見的問題

2.1文書檔案文件的收集問題

企業(yè)文書檔案管理中的各種文件通常為企業(yè)各個部門在運行過程中產(chǎn)生的各種職工入職表、日常業(yè)務(wù)報表、職工發(fā)展及進步檔案（優(yōu)秀員工評定文書）及企業(yè)相關(guān)制度改革文件等，因此文書檔案管理部門需要收集的文書及文件類型多而復雜。文書檔案的來源是多方面的，每個業(yè)務(wù)部門的對材料收集的標準難以統(tǒng)一，收集標準差異性較大，加上材料中存在填寫不全面、材料缺乏完整性等，無形中增加了企業(yè)查考、編輯及研究數(shù)據(jù)與資料的難度。與此同時，每個業(yè)務(wù)部門對企業(yè)文書檔案管理的重視度也存在差異，因此對文書檔案收集工作的配合度也存在差異，使檔案管理工作人員收集企業(yè)文書檔案的難度加大，難以做到文化的統(tǒng)一收取與統(tǒng)計，最終導致文件檔案管理工作效率降低，影響檔案的歸檔[3]。

2.2管理方式落后

企業(yè)文書檔案管理管理方式落后是一個普遍存在的問題，現(xiàn)階段還有很多企業(yè)采用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書作為檔案收集及存放形式。企業(yè)的日常報表及相關(guān)文件較多，使用紙質(zhì)文書使檔案有大量的紙張堆積而成，不僅造成紙資源的大量浪費，檔案一旦歸檔，還需要花費大量的人力物力進行維護，同時需要查找文件資料時也需要花費大量的時間及精力。除此之外，部分企業(yè)緊跟時代發(fā)展，也致力建立文書檔案的電子文件管理系統(tǒng)，但其文件收集形式也僅限于將收集好的紙質(zhì)文件通過人工輸入方轉(zhuǎn)化成電子文件管理形式保存，沒有真正建立起全面信息化的文書檔案管理體系，使用可有效減少文書檔案的檢索用時，但文書檔案的收集方式還未改進，同樣浪費大量的紙質(zhì)資源，資料輸入也消耗大量的人力物力。管理方式落后不僅嚴重影響了文書檔案管理的效率，同時也逐漸消磨文書檔案管理工作人員的工作熱情，使文書檔案管理的整體發(fā)展受到限制。

2.3文書檔案利用率低

文書檔案管理提供的檔案保管和調(diào)用服務(wù)，促使企業(yè)員工對個人檔案管理和利用的重視度增加，同時也反映出企業(yè)檔案管理具有的社會服務(wù)性及工作對員工個人職業(yè)發(fā)展的作用。但是，現(xiàn)階段文書檔案管理中很少出現(xiàn)企業(yè)管理者為研究企業(yè)發(fā)展及員工關(guān)注個人發(fā)展而調(diào)用或者研究檔案的現(xiàn)象。最常見的現(xiàn)象為企業(yè)管理者為應(yīng)對政府工作檢查或者行業(yè)開展研討會議而調(diào)取企業(yè)的文書檔案進行調(diào)查與研究；員工調(diào)取檔案的情況通常是因為離職[4]。大多數(shù)情況下企業(yè)員工對檔案服務(wù)的認知度極低，甚至無這方面的意識，導致檔案管理的服務(wù)性明顯減弱，企業(yè)文書檔案的利用率難以上升。

3、企業(yè)文書檔案管理的應(yīng)對措施

3.1不斷推進檔案信息化管理信息化建設(shè)。

在信息化時代的發(fā)展背景下，企業(yè)文書檔案管理應(yīng)該緊跟時代步伐，轉(zhuǎn)化落后的文書檔案管理方式，運用現(xiàn)代化管理方式，建設(shè)企業(yè)的文書檔案信息化管理模式。信息化的檔案管理方式不僅可有效減少文書檔案收集的紙質(zhì)消耗量，還可實現(xiàn)文書檔案的快速收集及處理，在較小的空間內(nèi)實現(xiàn)對企業(yè)各個部門文書及檔案的統(tǒng)一及規(guī)范管理，大大提升文書檔案管理的工作效率。信息化檔案管理，首先要求企業(yè)重視檔案管理的資金投入，購置檔案管理信息化所需的打印機、掃描儀及電腦等辦公自動化軟、硬件設(shè)施。其次，根據(jù)企業(yè)的實際情況制定檔符合企業(yè)發(fā)展的案管理信息化戰(zhàn)略，可包含檔案工作軟件應(yīng)用、集團公司各子公司之間及公司檔案庫和政府檔案庫之間的的檔案聯(lián)網(wǎng)，同時設(shè)立企業(yè)文書檔案管理監(jiān)督部門，全面監(jiān)督企業(yè)信息化發(fā)展的全過程，保障企業(yè)文書檔案管理信息化得到全面的落實。

3.2制定企業(yè)文書檔案管理條例

企業(yè)的文書檔案管理在文件收集環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，歸其原因為：企業(yè)未統(tǒng)一規(guī)范各部門的各類檔案，雖然也有部分企業(yè)對檔案文件進行統(tǒng)一的規(guī)范要求，但缺乏強制性的監(jiān)管，管理力度及執(zhí)行力度較弱，使得文書檔案的收集效率難以得到有效提升。因此企業(yè)要根據(jù)企業(yè)的自身情況制定相應(yīng)的文書檔案管理條例，規(guī)范各部門的檔案文件形式及文書資料格式，并做好監(jiān)督工作。首先，企業(yè)檔案管理部門需要根據(jù)以往的檔案工作經(jīng)驗，明確企業(yè)各部門需要提交檔案的基本內(nèi)容及類型，并制作出固定表格形式轉(zhuǎn)達至企業(yè)的各個部門，將提交材料的相關(guān)要求寫入部門管理的細則中，同時選定各部門的檔案資料負責人，有各個部門的文書檔案負責人對員工上交的文書進行審核，懲處遲交、誤交及文書不按照規(guī)范書寫行為，以提各部門對文書檔案收集工作的重視度。

4、小結(jié)

現(xiàn)階段是企業(yè)文書檔案管理工作存在著一些問題，需要檔案管理部門不斷尋求解決問題的方式，妥善處存在的問題，以促進企業(yè)檔案管理的健康發(fā)展。

參考文獻

[1]余潔萍.試論企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及對策[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2018（13）：245.

[2]柳斐.文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略[J].科技資訊，2017，15（30）：130-131.

[3]宋明霞.淺析企業(yè)文書檔案管理中的常見問題及其對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（19）：103.

[4]龔愛華.電力企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及應(yīng)對措施[J].企業(yè)改革與管理，2017（12）：29.

作者簡介

王曉琳（1983.12-），性別：女，民族：漢，籍貫：四川瀘州，當前職務(wù)：科長，當前職稱：館員，學歷：碩士研究生，研究方向：文書檔案管理。

（作者單位：中國原子能科學研究院）