大數(shù)據(jù)背景下的信息化檔案建設(shè)

茍明源

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理將逐步過(guò)渡到現(xiàn)代化的電子檔案管理，本文從當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的環(huán)境以及硬件基礎(chǔ)建設(shè)談一談信息化檔案建設(shè)。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng) 電子檔案 大數(shù)據(jù)

檔案信息化是電子檔案管理的過(guò)程，是檔案工作人員將紙質(zhì)檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)相關(guān)管理檔案軟件轉(zhuǎn)化為電子檔案，進(jìn)行收集、管理供人們利用的過(guò)程。較傳統(tǒng)檔案管理方式相比，利用計(jì)算機(jī)管理檔案更加具有規(guī)范化、效率化和系統(tǒng)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)及多媒體技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化作為一種新型檔案信息形態(tài)應(yīng)運(yùn)而生，它以數(shù)字化存貯形式把分布于各個(gè)地理位置、各種載體形式的信息資源，以數(shù)字化的方式相互銜接，達(dá)到及時(shí)利用、資源共享的目的。

對(duì)檔案部門(mén)來(lái)講，大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)勢(shì)在必行，筆者就大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)措施方面談幾點(diǎn)看法：

一、沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是一個(gè)重要的系統(tǒng)工程。沒(méi)有一個(gè)正確的指導(dǎo)思想和科學(xué)的規(guī)劃，大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)就如紙上談兵。因此，我們?cè)谝?guī)劃前，必須做好深入細(xì)致的調(diào)研工作，在充分了解現(xiàn)狀的同時(shí)，深入研究探討網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的必備條件和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，努力做到科學(xué)規(guī)劃、科學(xué)定位、科學(xué)實(shí)施?？茖W(xué)規(guī)劃的另一個(gè)重要內(nèi)容就是檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定。具體地說(shuō)，對(duì)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)，就是對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔、生成及對(duì)電子檔案信息資源進(jìn)行查找、描述、存儲(chǔ)、標(biāo)識(shí)、傳輸、交換和網(wǎng)上管理等方面，制定規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及指導(dǎo)實(shí)現(xiàn)的過(guò)程。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定，是大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展的重要保證，它對(duì)保證信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全具有重要意義。

二、科學(xué)研發(fā)，有序前進(jìn)。在大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過(guò)程中，我們應(yīng)建立系統(tǒng)的科學(xué)開(kāi)發(fā)機(jī)制，要注意做好規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施、流程、數(shù)據(jù)、應(yīng)用軟件五個(gè)方面的統(tǒng)籌和銜接，它就像人體中的大腦、手腳、神經(jīng)、血液，緊密相連、不可分割。建立良好的科學(xué)開(kāi)發(fā)機(jī)制，是實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要保證。

三、創(chuàng)設(shè)環(huán)境，打好基礎(chǔ)。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)作為社會(huì)轉(zhuǎn)型時(shí)期我國(guó)檔案工作上水平的一大重要舉措，必將對(duì)推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，正如全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要所述：“我國(guó)檔案信息化建設(shè)的奮斗目標(biāo)如下：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)建設(shè)、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案館建設(shè)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)化體系、安全保障體系和人才隊(duì)伍建設(shè)?！?/p>

1. 信息采集，有效整合。作為檔案信息化建設(shè)核心和基礎(chǔ)的檔案信息資源建設(shè)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期和重要的工作。而作為我國(guó)現(xiàn)代化進(jìn)程重要資源的檔案信息，它的利用與開(kāi)發(fā)與否，直接關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗。檔案信息資源建設(shè)主要涵蓋檔案館已存檔案的數(shù)字化及已有電子文件的接收和采集，這一部分重要基礎(chǔ)工作量大種類多，在初建階段需要付出艱苦勞動(dòng)，并做到有效整合、準(zhǔn)確無(wú)誤。在其建設(shè)形式上主要涵蓋檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、電子檔案完整文稿和高性能的防火墻安全軟件建設(shè)等方面。這部分工作的有效完成，是大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和前提。

2. 互聯(lián)互通，數(shù)據(jù)整合。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)應(yīng)包括檔案管理系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)、服務(wù)于社會(huì)的公眾外網(wǎng)和與政府部門(mén)相連的政務(wù)辦公網(wǎng)。其中檔案管理系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)主要對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、組織處理和存儲(chǔ)，為日常辦公服務(wù)，如發(fā)布信息、為工作人員提供文件演示及檢索，向政務(wù)網(wǎng)及為社會(huì)服務(wù)的外網(wǎng)提供所需的服務(wù)內(nèi)容，并進(jìn)行著整個(gè)系統(tǒng)的維護(hù)和管理；政務(wù)辦公網(wǎng)是服務(wù)于政府部門(mén)的辦公網(wǎng)，該網(wǎng)通過(guò)電子傳輸實(shí)現(xiàn)政務(wù)辦公；服務(wù)于社會(huì)的公眾外網(wǎng)，是社會(huì)用戶不受環(huán)境、地域限制，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)需求，即簡(jiǎn)潔又方便快捷，負(fù)責(zé)外網(wǎng)的管理部門(mén)，按著規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)信息進(jìn)行采集和處理，向網(wǎng)絡(luò)用戶提供服務(wù)，并對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù)和管理。

3. 硬件軟件，統(tǒng)籌兼?zhèn)洹Ｐ枰覀冊(cè)谲浻布嫌枰哉w規(guī)劃、統(tǒng)籌安排，下大力氣投入、實(shí)施。在硬件設(shè)施上，包括房間、場(chǎng)所、設(shè)備、人員、資金等，軟件建設(shè)上包括軟件開(kāi)發(fā)、維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)、搭建及維護(hù)等。其中軟件建設(shè)內(nèi)容涉獵面廣、研發(fā)任務(wù)工作量大，技術(shù)要求高，如在研發(fā)項(xiàng)目上涉獵的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)管理、電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)管理、財(cái)務(wù)及人事管理、安監(jiān)管理系統(tǒng)、調(diào)試與語(yǔ)言翻譯、調(diào)試系統(tǒng)、操作系統(tǒng)等等。

四、優(yōu)化隊(duì)伍，結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型。大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化建設(shè)，需要完整的專業(yè)隊(duì)伍。在建設(shè)初期，根據(jù)規(guī)劃需要，按著不同行政等級(jí)、不同需要，配齊配強(qiáng)各部門(mén)、各層次專業(yè)技術(shù)和管理人員，做到上下一盤(pán)棋，統(tǒng)籌考慮、統(tǒng)一實(shí)施，下決心下力氣徹底改變以往檔案管理部門(mén)思想陳舊、人員單一的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代模式，從人員結(jié)構(gòu)上實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型。

截止2018年，中國(guó)網(wǎng)民已達(dá)8億，我國(guó)已有一多半的公民正在使用互聯(lián)網(wǎng)，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)影響到人們生活的方方面面，大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案建設(shè)是全球信息化浪潮的必然選擇，就目前形勢(shì)而言，檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行，檔案管理系統(tǒng)亟待提高，檔案管理人才有待補(bǔ)充，相關(guān)法規(guī)體系亟待配套。因此，在現(xiàn)代化的信息檔案建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，我們將會(huì)面臨更多的問(wèn)題，也將會(huì)面臨更多的機(jī)遇，我們只有跟上時(shí)代的步伐，踏上大數(shù)據(jù)時(shí)代的快車(chē)，才能更好地服務(wù)信息化檔案建設(shè)。