淺談如何做好文書檔案管理工作

田甜　張桂玲　張浩

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）07-00-01

前言

文書檔案管理工作就是對過去所發(fā)生過的事件進(jìn)行文字記錄，并把記錄的內(nèi)容進(jìn)行時間上的標(biāo)記，將所有的歷史記錄按照一定的順序進(jìn)行分類管理。隨著我國各領(lǐng)域事業(yè)的迅猛發(fā)展以及社會主義經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷完善，各單位的文書檔案管理工作也漸漸顯示出了其重要的利用價值。事實上，現(xiàn)在許多人都沒有意識到文書檔案管理在一個單位正常運行中占有舉足輕重的地位，但優(yōu)秀的文書檔案管理對于現(xiàn)代化單位制度的完善具有較強的推動作用。國家衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，就是檔案管理工作是否科學(xué)有效，尤其是基于我國社會主義經(jīng)濟(jì)體制逐漸完善，對文書檔案管理也提出了更高的要求。新時期檔案的管理工作對科學(xué)性的要求更高，而且要跟住時代發(fā)展趨勢。所以信息化和數(shù)字化成為文書檔案管理未來的發(fā)展方向。

一、文書檔案工作的現(xiàn)狀

1.在日常的文書檔案歸檔管理中，會出現(xiàn)不同程度的影響文書規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔的情況。如歸檔時出現(xiàn)原稿或修改稿的缺失現(xiàn)象；文件偶用鉛筆撰寫或標(biāo)注，不經(jīng)過復(fù)印就直接用原件歸檔，短期內(nèi)字跡容易變得模糊不清，影響了檔案的質(zhì)量和存檔價值；文件歸檔不及時，時有漏歸，棄檔問題也相對嚴(yán)重。

2.文書檔案管理機構(gòu)和職責(zé)不明確，文書檔案工作在單位中還沒有占據(jù)特別重要的地位，甚至把這看做“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的工作。機關(guān)機構(gòu)設(shè)計時，甚至裁掉、削弱許多文書檔案管理機構(gòu)的地位，嚴(yán)重弱化了檔案的功能。

3.文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高 ，盡管目前我們有一支穩(wěn)定的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)不足以滿足新時期對于檔案工作開展的需求，尤其是進(jìn)入新時代以來，極度缺少對檔案內(nèi)容熟知，計算機能力不強，并且可以深層研究與拓展檔案信息的復(fù)合型專業(yè)人才。

4.檔案檢索效率不高，檔案檢索包括手工檢索和計算機檢索。目前手工檢索為主要的檢索方式。各檔案部門為手工檢索做出許多準(zhǔn)備工作，制造了形式各樣的檢索工具。制作檢索工具時，經(jīng)常重量不重質(zhì)，因此制造的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高的思想成為一大誤區(qū)。

5.在辦公過程中，現(xiàn)行的手工文件處理方式已經(jīng)運行多年，并且也有一套完善的制度和方法，機關(guān)工作人員也習(xí)慣了這種文件處理模式，從而我們大部分的文書檔案工作仍然在沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段與方式。

二、文書檔案工作的改革措施

1.領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的前提

文書檔案主要用于展示一個單位發(fā)展歷程以及其建設(shè)成果。當(dāng)前大部分的單位領(lǐng)導(dǎo)忽視文書檔案管理的工作，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。而要實現(xiàn)文檔一體化必須要上下達(dá)成共識才能實現(xiàn)，所以要采取積極有效的措施，通過大力宣傳，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)及辦公人員的觀念，從而使現(xiàn)代文檔工作有一個便捷的信息化平臺。因此，文檔人員要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動、受啟發(fā)；要及時為領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)的文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，努力做好檔案服務(wù)工作，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識到文書檔案工作的重要性，單位領(lǐng)導(dǎo)必須顧足單位全局發(fā)展，將文書檔案管理工作規(guī)劃為單位事業(yè)長期發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)中，讓職工意識到檔案工作的作用和其重要性，提高每個人對檔案的重視度。

2.實現(xiàn)文秘工作與檔案工作的一體化

在新時代的引領(lǐng)下，對所有工作者的學(xué)習(xí)能力都有很高的要求，所以文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要進(jìn)行合理的培養(yǎng)。過去對文書檔案管理人員的要求，只是能夠?qū)⑺枰M(jìn)行分類的文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類就可以，所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現(xiàn)今社會中想要更好的發(fā)展，就要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，只有學(xué)習(xí)才能使人提高工作能力和對事物的分析能力。因此現(xiàn)在的文書檔案管理工作者，在工作過程中要對新事物不斷的學(xué)習(xí)，所有的文書檔案管理工作者要對文書檔案有相當(dāng)?shù)牧私猓@種深層次的了解將有助于工作的順利進(jìn)行。對現(xiàn)代化技術(shù)手段的學(xué)習(xí)也應(yīng)十分重視，所有的工作者都需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù)，這些技術(shù)將在日后的工作過程中得到應(yīng)用。

3.增強責(zé)任感，提高管理意識

檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，細(xì)心辦事的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實的管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，不斷開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。

4.不斷加強學(xué)習(xí)，掌握管理技能.

目前，電子計算機技術(shù)在檔案管理中的廣泛運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

5.利用現(xiàn)有資源，整理檔案

檔案記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，盡管都依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。因此，要發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。

三、結(jié)語

文書檔案管理專業(yè)性較強，因此工作人員的業(yè)務(wù)能力是文書檔案管理工作質(zhì)量的直接影響因素，它對管理人員有嚴(yán)格的要求，既要工作責(zé)任感強、職業(yè)道德高、工作態(tài)度認(rèn)真、腳踏實地、無私奉獻(xiàn)的工作精神，還要有扎實的專業(yè)理論基礎(chǔ)、掌握科技知識，特別是擁有利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)的管理方法來管理文檔的基本技能。所以只有具備扎實的專業(yè)知識和綜合素質(zhì)較高的文檔管理工作人員，敢于創(chuàng)新，責(zé)任感強，才能真正實現(xiàn)新時期的文檔管理工作。為了使檔案工作人員對工作情況更加適應(yīng)，要全面提高文書檔案管理人員知識水平和管理能力，既可借助各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》和國家有關(guān)的工作規(guī)定，讓文書檔案管理人員充分意識到做好文檔管理工作是責(zé)無旁貸。與此同時，對當(dāng)前在編人員組織一些檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，特別要注重計算機知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，在提高管理水平的同時，還能促進(jìn)文書檔案管理工作與單位業(yè)務(wù)共同進(jìn)步。