新時(shí)期高校檔案管理信息化建設(shè)的新思考

馬紅宇

摘 要：高校檔案管理包含了整個(gè)高校校史、校情以及校園管理各項(xiàng)發(fā)展的資料與數(shù)據(jù)信息，集合了各類學(xué)科的重要活動(dòng)、重要組織等文獻(xiàn)，對(duì)校園自身發(fā)展和建設(shè)有著一定意義。但隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息時(shí)代的到來給檔案管理提出了更多挑戰(zhàn)，如今加強(qiáng)新時(shí)期高校檔案管理信息化的建設(shè)也成為了主要研究方向。本文就針對(duì)該方面展開相應(yīng)的決策討論和說明。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理信息化建設(shè) 信息資源共享服務(wù)意識(shí) 夯實(shí)資源共享物質(zhì)基礎(chǔ)

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）07-00-01

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

從最近統(tǒng)計(jì)的高校檔案管理信息化建設(shè)的數(shù)據(jù)情況表明來看，當(dāng)下很多高校都已經(jīng)在檔案建設(shè)里投入了很多精力，且都取得了一定成效，但是仍然還存在或多或少的問題，這些問題也是檔案管理信息化建設(shè)道路上的挑戰(zhàn)，解決這些問題也能從根本上增強(qiáng)并提高信息化建設(shè)的技術(shù)和水平，總結(jié)起來，存在的問題主要表現(xiàn)在以下這幾個(gè)方面：

1.傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)的束縛

在高校檔案管理的長(zhǎng)期發(fā)展以來，很多人都已經(jīng)適應(yīng)了傳統(tǒng)的管理方式，其管理思維也都局限在了傳統(tǒng)管理模式里。這一守舊思想主要表現(xiàn)有第一重保管、輕利用，會(huì)把很久之前的檔案都保管的如新的一樣，但是檔案里的內(nèi)容卻基本沒有用過。其次，檔案管理人員的視野比較狹小，大多都側(cè)重在管理這一小范圍內(nèi)，沒去想能夠用管理的檔案去做其他什么更有價(jià)值的事。同時(shí)也缺少主動(dòng)性，只是等用戶上門查閱檔案，但未試想能夠給用戶提供哪些檔案。

2.高校檔案信息資源不完善

此外，很多高校在檔案管理這方面制度不太完善，信息資源比較錯(cuò)亂，比如說學(xué)生的在校成績(jī)和學(xué)歷有的檔案是存在學(xué)生部，而有的是在校檔案室，這導(dǎo)致了檔案的存儲(chǔ)方位錯(cuò)亂，學(xué)生在查閱自己的檔案時(shí)要多走一個(gè)流程。這種碎片化、零散性的管理體制很難適應(yīng)于對(duì)大數(shù)據(jù)和信息量較多的內(nèi)容處理，因此，將各個(gè)管理部門的分工責(zé)任明確也是完善建設(shè)的一大重要舉措。

3.檔案管理人員信息化知識(shí)欠缺

很多高校的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)并不高，都存在很多低層次管理水平的人員，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模式下的管理必然也要求了人才隊(duì)伍建設(shè)。比如說當(dāng)下人才就要能夠使用現(xiàn)代化技術(shù)，熟練計(jì)算機(jī)程序，能夠?qū)W會(huì)用云計(jì)算操作去處理復(fù)雜的數(shù)據(jù)內(nèi)容。還有很多人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不全面，沒有進(jìn)取向上的心，對(duì)工作內(nèi)容處理的態(tài)度不端正，這也導(dǎo)致了整體的檔案管理建設(shè)水平難以得到提高和進(jìn)步。加強(qiáng)檔案管理的復(fù)合型人才培養(yǎng)也將是改善這一管理體制的主要舉措之一。針對(duì)這些現(xiàn)存問題，下面就幾點(diǎn)建設(shè)的方式方法和相關(guān)思考進(jìn)行討論和說明。

二、新時(shí)期如何加快高校檔案管理信息化建設(shè)

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意識(shí)，樹立信息資源共享服務(wù)理念

我們的行為都是由思想觀念所引導(dǎo)，因此，改善當(dāng)前這一局面，提高人員專業(yè)素質(zhì)就需要擯棄傳統(tǒng)的檔案管理思想，樹立其信息資源共享的概念。檔案資料不是存在那里就一動(dòng)不動(dòng)，要將固定的數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)化，將存儲(chǔ)的內(nèi)容充分利用起來，管理工作人員還要認(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理理論，要時(shí)刻關(guān)注歷史上資料管理的作用和意義。要清楚明白高校檔案管理的目的是什么，打破檔案室傳統(tǒng)的封閉式形象，將更多有用資源充分利用起來，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。

2.加強(qiáng)高校檔案信息資源建設(shè)，夯實(shí)資源共享的物質(zhì)基礎(chǔ)

我們要將檔案信息資源建設(shè)進(jìn)行總體規(guī)劃，使其在一個(gè)統(tǒng)一的體制下進(jìn)行，還要擴(kuò)大檔案資料的采集范圍，并適時(shí)的調(diào)查社會(huì)中反映的情況，通過不同渠道去收集、開發(fā)專題特色檔案，將管理資料都利用起來。比如說有某些高校開設(shè)了一項(xiàng)科研項(xiàng)目，那么以該科研項(xiàng)目的研究者作為用戶對(duì)象，在檔案管理中收集與科研主題相近的內(nèi)容，創(chuàng)建信息卷宗，以便更好的服務(wù)于應(yīng)用者，從而也假設(shè)了高校科研成果轉(zhuǎn)化和科研項(xiàng)目合作兩者融合的紐帶，讓科研成果投入進(jìn)實(shí)際的運(yùn)營(yíng)中，體現(xiàn)檔案管理的意義和價(jià)值。

3.加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)

最后，人才隊(duì)伍建設(shè)作為直接影響到檔案管理整體水平的重要因素，在校區(qū)可通過培訓(xùn)和教育，培養(yǎng)一批既掌握基本的管理知識(shí)，又能夠熟練使用現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)的復(fù)合型人才，打破傳統(tǒng)的技術(shù)障礙，將更多樣化的管理手段應(yīng)用到實(shí)踐中。通過建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制來鼓勵(lì)更多學(xué)員去主動(dòng)學(xué)習(xí)和提高自身的專業(yè)素質(zhì)，從而更好的為檔案管理信息化建設(shè)的增值而服務(wù)。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

結(jié)合在上海交大、上海交大醫(yī)學(xué)院、華東理工大學(xué)、同濟(jì)大學(xué)等10多個(gè)高校檔案建設(shè)情況分析，根據(jù)具體的檔案調(diào)研數(shù)據(jù)，我們發(fā)現(xiàn)，這上十所高校都非常重視檔案的信息化建設(shè)。并能夠在提高檔案管理技術(shù)水平這方面投入較多的時(shí)間和財(cái)力，比如說上海交大就是國(guó)內(nèi)首個(gè)擁有較成熟技術(shù)的檔案數(shù)字化管理園區(qū)。在該現(xiàn)代技術(shù)的數(shù)字檔案管理平臺(tái)里，不僅獨(dú)具個(gè)性化，其信息化技術(shù)也在全國(guó)各個(gè)高校上數(shù)一數(shù)二。除此之外，其他高校也都紛紛展開了對(duì)檔案管理的數(shù)字化加工，并從提高其信息化技術(shù)的手段和方式里著手起來，也都加入進(jìn)了技術(shù)人員培訓(xùn)的隊(duì)伍中。雖然這些高校在檔案管理信息化建設(shè)中表現(xiàn)突出，取得效果顯著，但是也還有很多校區(qū)的數(shù)字化管理存在有很大的上升空間，有很多方面還尚未到位，并不能完全發(fā)揮數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)，導(dǎo)致檔案管理還十分落后，比如說在貴州省里，大部分的高校庫(kù)房面積都不到一百平方米，這在很大程度上拖慢了國(guó)內(nèi)整體的檔案管理信息化技術(shù)水平提高的進(jìn)度。

四、結(jié)論

為了跟上新時(shí)期信息化技術(shù)發(fā)展的腳步，增強(qiáng)高校檔案管理的信息建設(shè)能夠有助于校內(nèi)對(duì)整個(gè)資源檔案的統(tǒng)一整合，隨著大數(shù)據(jù)的來臨，傳統(tǒng)的檔案管理方式也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足這一快節(jié)奏的信息化需求。針對(duì)這些現(xiàn)象，我們要在國(guó)內(nèi)各個(gè)高校中大力宣傳檔案管理的重要性，要積極倡導(dǎo)信息技術(shù)的使用，以便優(yōu)化整個(gè)管理的體制，提高檔案管理效率，并確保其精準(zhǔn)性。

參考文獻(xiàn)

[1]現(xiàn)代檔案信息化管理中存在的問題及解決措施[J]. 鄒鐵民. 企業(yè)改革與管理. 2016（16）

[2]高校檔案信息化管理工作改革及創(chuàng)新分析[J]. 蘇和. 科技傳播. 2016（16）

[3]高校檔案信息化建設(shè)存在的問題及對(duì)策分析[J]. 徐康銘，梁冰雪，程志. 科學(xué)大眾（科學(xué)教育）. 2016（07）

[4]高校檔案管理工作的創(chuàng)新和信息化[J]. 米軍. 中國(guó)管理信息化. 2015（02）