淺析大數(shù)據(jù)時代簡約檔案管理工作的重要性

劉雅偉

摘要： 隨著高速互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，互聯(lián)網(wǎng)所包容的信息，我們稱之為大數(shù)據(jù)，將極大地改變著人們的生活方式，使我們對未來生活有滿心期待。大數(shù)據(jù)時代下，我們不能用昨日的觀念考慮今天的問題，我們需要有與時俱進的發(fā)展觀，同時，需要對大量數(shù)據(jù)進行甄別，發(fā)現(xiàn)有價值的信息。對于檔案管理的工作者而言，新時期下有紛繁復(fù)雜的大數(shù)據(jù)，冗雜的工作量，這就需要利用智能化的信息技術(shù)化繁就簡的處理問題。大數(shù)據(jù)時代下，簡化檔案管理工作也成為企（事）業(yè)單位、政府部門、社會團體等勢在必行的一項工作。

Abstract： With the advent of the high-speed Internet era， the information contained in the Internet is called big data. And it will greatly change people's way of life and make us have full expectation for future life. In the era of big data， we cannot consider today's problems with yesterday's concept， and we need to keep pace with the times， at the same time， we need to discriminate large amounts of data and find valuable information. The archives management of the workers， there are big data complex under the new period， the jumbled workload， which requires the use of intelligent information technology to simplify the process of simplification. In the era of big data， the simplification of archives management has also become an imperative task for enterprises （affairs）， government departments and social groups.

關(guān)鍵詞： 大數(shù)據(jù)時代；發(fā)展觀；檔案管理；價值

Key words： the era of big data；development concept；archive management；value

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2018）21-0015-02

0 引言

我們生活的時代，已不再是從看報，街坊巷里零零散散的言語中獲取信息量，而是足不出戶，便知天下事的高速互聯(lián)網(wǎng)時代?；ヂ?lián)網(wǎng)作為一把“雙刃劍”，帶給我們便捷生活的同時，存在較多的挑戰(zhàn)。互聯(lián)網(wǎng)時代帶來的大量數(shù)據(jù)，充斥在生活的方方面面，我們不可能避而趨之，必然擇善用之。作為檔案管理人員，處于這樣一個時代也不可能獨善其身，對于大數(shù)據(jù)技術(shù)必然學(xué)之用之。而檔案管理部門，陳舊的紙質(zhì)頁冊固然可以保存久遠，但面對大量的信息數(shù)據(jù)，工作效率低下成為亟需解決的問題?，F(xiàn)代化的檔案管理模式，要充分借鑒互聯(lián)網(wǎng)信息處理的優(yōu)勢，電子文件的傳閱也更能節(jié)省資源，符合時代發(fā)展的需要。

1 新時期下大數(shù)據(jù)的特征

21世紀，我們正經(jīng)歷著第四次工業(yè)革命，全新的技術(shù)革命將帶給我們更快捷、高效的生活方式，使我們追求的資源可再生、高效利用，綠色家園成為可能。如今，以互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)化，人工智能等技術(shù)作為先驅(qū)，不斷地促進經(jīng)濟結(jié)構(gòu)形式的轉(zhuǎn)變，也時刻影響著我們的生活，這些無紙化辦公形式也終將成為未來的發(fā)展趨勢。新時期下，每天我們都能夠獲取大量的數(shù)據(jù)信息，每天都能夠感受到時代的進步。

我們每時每刻都在進行著數(shù)據(jù)的收集、篩選、處理、應(yīng)用等工作，只是這偏于人的本能，是人們生理上的選擇，而大數(shù)據(jù)是這個時代的烙印，是基于計算機云計算、物聯(lián)網(wǎng)后的又一大革新。根據(jù)自己的需要，我們可以對存在的海量數(shù)據(jù)進行篩選，從而獲取有價值的資料，這是大數(shù)據(jù)時代的簡單應(yīng)用。目前，大數(shù)據(jù)技術(shù)，也影響著企（事）業(yè)、政府部門工作的方方面面，就檔案管理為例，專職人員為化繁就簡工作量，更多的會依賴互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，規(guī)范化進行單位數(shù)字資料整理，及建立資源節(jié)約型的管理工作模式。

這里的大數(shù)據(jù)其基本特征可以總結(jié)為：“4個V”，即體量大（Volume）、多樣性（Variety）、價值稀疏性（Value）、速度快（Velocity）[1]。擺脫傳統(tǒng)的思維制約，運用新科技，物聯(lián)網(wǎng)、云計算、手機等等，都可以成為數(shù)據(jù)的來源或者承載方式。由此，接觸大數(shù)據(jù)的檔案管理人員，應(yīng)該懂得大數(shù)據(jù)技術(shù)。

2 檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代下的應(yīng)用

2.1 檔案管理工作規(guī)范化

目前，眾多企業(yè)及團體普遍存在著重視經(jīng)濟利益，輕視檔案管理的現(xiàn)狀，被認為是單位里可有可無的部門，導(dǎo)致其管理人員工作職責下降，操作隨意，從而在一定程度上，影響了企（事）業(yè)單位、社會的現(xiàn)代化工作效率。因此，加快檔案管理工作的規(guī)范化就顯得尤為重要。

大數(shù)據(jù)時代下，隨著經(jīng)濟結(jié)構(gòu)形式的轉(zhuǎn)型，服務(wù)業(yè)逐漸成為經(jīng)濟發(fā)展的中流砥柱，這促使一些企（事）業(yè)單位、社會團體及政府部門加快本身體制化的革新。在這樣的一個環(huán)境下，檔案管理是被重視的一個工作，囊括在單位各職能部門順暢工作的網(wǎng)絡(luò)里。在新形勢下，檔案管理已不再是被遺棄的部門，它的存在需要專職人員值守，更需要現(xiàn)代化的專業(yè)技能。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，我們知道的眾多知名企業(yè)的發(fā)展離不開制度化管理，當然內(nèi)部的檔案管理必定具有一定的規(guī)范化程度。

2.2 檔案管理工作高效化

傳統(tǒng)意義上的檔案管理，存儲方式為紙質(zhì)頁冊、圖片、錄像等等；大數(shù)據(jù)時代下，海量的資料再用老舊的存儲形式，必定加大人力、物力、財力的消耗，同時工作效率低下。因此，借鑒當前互聯(lián)網(wǎng)辦公就顯得尤為重要，通過高效互聯(lián)網(wǎng)的信息傳輸連接，單位項目負責人能夠輕松得到所需辦公資料，從而提高工作效率。

大數(shù)據(jù)時代下，管理資料的存放形式可以為電子設(shè)備，例如硬盤、U盤等，這能夠極大地節(jié)約現(xiàn)代化的辦公空間，同時，現(xiàn)代化的檔案管理，對于分類整理也有細化，篩選也更加合理科學(xué)，這些都能夠提高檔案管理的效率。

2.3 檔案管理工作共享化

當前，我們生活在一個資源共享的時代，特征為資源、技術(shù)共享推動著社會創(chuàng)新。檔案管理的信息共享，通過建立網(wǎng)絡(luò)鏈接，用戶登錄查詢等，能夠節(jié)省企業(yè)及個人的時間。在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作資源共享，符合這一時代發(fā)展的潮流。

2.4 檔案管理工作信息化

現(xiàn)代化的檔案資料管理，充分利用了網(wǎng)絡(luò)、計算機和圖文等技術(shù)，以實現(xiàn)資源的共享，這體現(xiàn)了檔案管理工作的信息化。在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作信息化能夠讓檔案管理的標準化快速實現(xiàn)，具體為能夠推動資料分類、快速檢索及信息整合等工作的快速實踐運行。

3 目前檔案管理存在的問題及解決方法

3.1 檔案管理存在的問題

目前，檔案管理工作存在的問題，第一，重視程度不夠；有相當一部分單位領(lǐng)導(dǎo)只注重企業(yè)的效益，而忽視檔案管理工作的重要性。他們認為，檔案管理工作不產(chǎn)生經(jīng)濟效益，還占用單位資源，理應(yīng)不被重視。因此，在單位里檔案管理變成了可有可無的部門[2]。第二，管理水平低下；企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)需要完善的體制，各個部門需要資源共享的同時，責任制度應(yīng)該明確。往往存在的現(xiàn)象是“踢足球”，責任意識不到位，這體現(xiàn)了企業(yè)的管理水平低下。第三，檔案室設(shè)備不齊全；用俗語說“巧婦難為無米之炊”、“工欲善其事必先利其器”，如果沒有完善的設(shè)施，就不可能做到盡善的管理?，F(xiàn)代化企業(yè)在辦公用品上，理應(yīng)做到設(shè)備齊全，往往現(xiàn)狀是出現(xiàn)設(shè)備短缺，呈現(xiàn)老舊。第四，管理人員素質(zhì)有待提高。在單位里從事檔案管理的人員，往往是一些年齡較大，接受新事物慢的人群，這就出現(xiàn)與科技發(fā)展、企業(yè)發(fā)展脫節(jié)的情況。對于企業(yè)信息資源的正常運轉(zhuǎn)，也往往存在有拖后腿的現(xiàn)象。

3.2 解決方法

我國的檔案信息化建設(shè)正在逐步走向完善，目前，檔案管理涉及到的資源存儲，資源共享及使用技術(shù)，總是追趕著社會需要的腳步。就大數(shù)據(jù)時代下海量數(shù)據(jù)的分析，用已有的云計算、互聯(lián)網(wǎng)、云存儲等IT服務(wù)技術(shù)，所需管理人員的時間和精力較多，且不具有經(jīng)濟性可言，由此，這就需要轉(zhuǎn)變檔案管理的發(fā)展模式。

大數(shù)據(jù)時代下，眾多企業(yè)能夠掌握“數(shù)據(jù)驅(qū)動決策”的方法，從而使決策更科學(xué)化、合理化，這體現(xiàn)了大數(shù)據(jù)的“商務(wù)智能”的特性。就大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的革新，我們需要做到：

①提高檔案管理工作的重視程度。采取單位領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)全員參與的負責制度，以完善部門服務(wù)增進企業(yè)活力。同時，提高企（事）業(yè)、團體、政府內(nèi)關(guān)于檔案管理工作的宣傳力度，方便電子文件快速傳遞，以提高辦公效率。

②建立健全檔案管理制度。首先，根據(jù)國家相關(guān)的規(guī)定，建立完善的檔案管理制度，并落實在檔案資料收集、篩選、整理、保存等各個工作的環(huán)節(jié)上。同時，應(yīng)建立各個環(huán)節(jié)的追責制度，明確各檔案管理人員的職責范圍。

③加強軟硬件設(shè)備的建設(shè)。大數(shù)據(jù)時代下，管理人員的計算機操作水平應(yīng)不斷加強，熟練地掌握辦公軟件Office，及其它工作日志軟件。企業(yè)應(yīng)該不定期的組織計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)交流會，對表現(xiàn)突出的工作者加以鼓勵。同時，企業(yè)應(yīng)購買必要的檔案管理設(shè)備，并敢于對更新?lián)Q代快的設(shè)備進行投資。

④重視管理人員的素質(zhì)建設(shè)[3]。傳統(tǒng)的檔案管理人員如果不思進取，是很難適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的，如今，海量數(shù)據(jù)的收集、篩選及整理，更是需要高素質(zhì)人員的專業(yè)化技術(shù)來完成。因此，新時期下，企（事）業(yè)單位、社會團體及政府部門應(yīng)該多培養(yǎng)些剛畢業(yè)的相關(guān)專業(yè)的大學(xué)生，以促進管理工作的順利實施。

4 結(jié)論

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代背景下，簡約檔案管理工作有著重要的意義?？偨Y(jié)如下：①順應(yīng)時代變革發(fā)展的要求，檔案管理的革新是時代發(fā)展的產(chǎn)物；②檔案管理的工作效率將提高，促進企業(yè)經(jīng)濟結(jié)構(gòu)形式轉(zhuǎn)型；③檔案管理人員掌握的大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)，將更專業(yè)化地服務(wù)社會。

參考文獻：

[1]張欣.解讀大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的價值提升[J].理論觀察，2014，1：108-109.

[2]劉曉杰.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].黑龍江史志，2015，13（11）：211-222.

[3]吳錚.淺談大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2016，5：56.