現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化發(fā)展路徑思考

韓興珍

摘 要：隨著企業(yè)的管理模式朝著多元化和復(fù)雜化方向發(fā)展，為了適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，企業(yè)檔案工作面臨轉(zhuǎn)型升級。文章從現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化發(fā)展路徑方面進(jìn)行了思考，相信這些建議能改進(jìn)企業(yè)檔案管理工作，進(jìn)而能夠為維持企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展提供一定的幫助。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)檔案管理;企業(yè)檔案信息化;措施

中圖分類號：G271? ??文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.企業(yè)檔案信息化管理觀念不強(qiáng)

企業(yè)檔案對維持企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，它記錄了企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的全過程，指導(dǎo)著企業(yè)的后期發(fā)展。21世紀(jì)以來，企業(yè)對檔案信息化的認(rèn)識嚴(yán)重不足，隨著企業(yè)改革工作的持續(xù)向前推進(jìn)，檔案工作漸漸被管理者忽視。因而，企業(yè)在檔案管理上投入的資金很少，使得檔案管理工作得不到有效推進(jìn)，進(jìn)而檔案管理工作發(fā)揮不出它至關(guān)重要的作用。

2.企業(yè)的檔案管理沒有順應(yīng)時代的發(fā)展

在信息化時代，現(xiàn)代企業(yè)要想在市場競爭中不被淘汰，就必須重視企業(yè)的信息化建設(shè)。然而，不少企業(yè)還停留在傳統(tǒng)的檔案管理工作方式上，企業(yè)檔案信息化跟不上企業(yè)信息化的步伐。再則，企業(yè)檔案的管理需要高素質(zhì)的專業(yè)人才。目前很多企業(yè)的檔案管理人員呈現(xiàn)出老檔案人員缺乏計算機(jī)管理技能，新員工又嫌檔案管理工作枯燥乏味的狀態(tài)。缺乏專業(yè)的人才，使得企業(yè)檔案信息化之路不能順利發(fā)展。

3.企業(yè)在檔案信息化建設(shè)上的資金投入不夠

要完成企業(yè)的檔案信息化建設(shè)工作，不僅需要技術(shù)上的支持，還需要相對完備的軟件、硬件設(shè)施，成本相對昂貴，但是企業(yè)在這上面投入的經(jīng)費是有限的。資金的不足，極大地拖慢了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

二、檔案信息化管理對企業(yè)的重大意義

1.滿足現(xiàn)代企業(yè)管理的要求

伴隨社會的發(fā)展，有自動化辦公系統(tǒng)，有局域網(wǎng)的工作環(huán)境是實施企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。只有加快進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化，才能跟上企業(yè)信息化的步伐，進(jìn)而才能滿足現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。

2.保障企業(yè)權(quán)益的需要

現(xiàn)代企業(yè)在管理經(jīng)營活動中形成了各種各樣的檔案，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還有大量的電子檔案，這些數(shù)量大、載體不同的檔案讓檔案部門工作人員在檔案的整理和歸檔上很頭疼。若是沒有及時對相關(guān)檔案進(jìn)行數(shù)字化整理和歸檔，很可能讓一些寶貴的檔案資料不復(fù)存在。在競爭激烈的當(dāng)下，特定情況下，企業(yè)可以利用保存得完整系統(tǒng)的原始檔案來解決經(jīng)濟(jì)糾紛，保障企業(yè)的利益。

三、開展檔案管理信息化建設(shè)的措施

1.保證企業(yè)檔案信息化的進(jìn)程跟上企業(yè)信息化建設(shè)的步伐

企業(yè)只有把檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、技術(shù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)等完好地銜接上，進(jìn)而系統(tǒng)、準(zhǔn)確地在線歸檔企業(yè)的各種信息數(shù)據(jù)，檔案部門才能發(fā)揮其作為信息源的重要作用。

2.實現(xiàn)數(shù)字化管理企業(yè)的各種檔案

對企業(yè)的過往檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，不僅能提高企業(yè)的工作水平，利于管理者和員工快捷高效地調(diào)用檔案資源，還能減少檔案原件的使用次數(shù)，保護(hù)檔案原件不被損壞甚至是遺失。

3.建立能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源共享的數(shù)據(jù)庫

企業(yè)可以通過檔案的數(shù)字化，建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫。企業(yè)管理者和員工能夠通過該數(shù)據(jù)庫共享的資源，快速地查找到所需的關(guān)于企業(yè)歷史或者各種經(jīng)營活動的檔案資源。

4.加強(qiáng)對檔案人員的培養(yǎng)

要實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化，需要具備數(shù)字化知識和一定的檔案管理水平的專業(yè)人才。企業(yè)可以通過對在崗人員的專門培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，逐步提高其檔案管理的能力和水平。除此之外，企業(yè)還需要主動地聘請高端的檔案管理人才，在各大高校尋找專業(yè)人才作為企業(yè)檔案信息化建設(shè)的儲備人才。企業(yè)還要適時進(jìn)行自我審查，修改完善相關(guān)的規(guī)章制度，加強(qiáng)對企業(yè)檔案信息化管理的宣傳。只有企業(yè)檔案資源的利用率提高，檔案資源才能發(fā)揮更大的作用為企業(yè)服務(wù)，進(jìn)而企業(yè)檔案工作才能持續(xù)穩(wěn)定地向前發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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