水行政執(zhí)法檔案管理中存在的問題及對(duì)策

馬曉亮 石衛(wèi)萍

摘 要：水行政執(zhí)法檔案作為記錄了水政監(jiān)察人員在水事執(zhí)法和管理過程中的真實(shí)歷程，是水政監(jiān)察人員在水行政執(zhí)法活動(dòng)中逐步形成的，有著極高的保存價(jià)值，也是水利部門和其上級(jí)部門研究水行政執(zhí)法工作的重要原始資料。其管理工作作為水行政執(zhí)法工作中的重要組成部分，也是提高水行政執(zhí)法工作質(zhì)量與效率的必要條件之一。然而盡管水行政執(zhí)法檔案管理有著諸多益處，其管理過程卻仍然存在諸多的問題。本文便是在分析其問題的基礎(chǔ)上提出了一系列解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：水行政執(zhí)法；檔案管理；問題與對(duì)策

一、當(dāng)前的水行政執(zhí)法檔案管理中存在的主要問題

（一）檔案方面存在的問題

水行政執(zhí)法檔案作為水行政執(zhí)法活動(dòng)的真實(shí)記載，在某種程度上可以算是水行政執(zhí)法工作的結(jié)果。它既有著一般文書檔案的再次查找利用功能，也有著行政法律訴訟的依據(jù)性法律性文件的一般功能。因此，水行政執(zhí)法檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確與否、齊全與否便成為了檔案管理的重要組成部分。然而在當(dāng)前的執(zhí)法檔案管理過程中，檔案方面卻存在著諸多的亟待解決的問題。

首先，案卷收集不齊全，歸檔工作不及時(shí)。造成這種現(xiàn)象的主要原因便是由于水行政執(zhí)法部門的檔案管理工作分散，管理制度缺失不全。比方說，部分水利部門在查閱卷宗時(shí)都是人員自行立卷歸檔，繼而使得執(zhí)法卷宗散落各科室、各地，為案卷的收集、歸檔造成困難。

其次，案卷內(nèi)的文件排列不規(guī)范，材料有所缺失。就目前而言，絕大部分省市的水利系統(tǒng)中的案卷的排列方式主要是單獨(dú)排列、以文書檔案屬性為依據(jù)進(jìn)行的排列、單獨(dú)排列與以文書檔案屬性為依據(jù)的排列相結(jié)合的排列這三種。然而在案卷的實(shí)際排列過程中，隨著文件排列過程中隨意穿插排列現(xiàn)象的普遍，使得案卷的文件排列越來越不規(guī)范。同時(shí)，由于部分案卷其本身便存在材料不齊、證據(jù)材料缺失等問題。這些均加大了案卷的下次正常查閱難度。

（二）相關(guān)從業(yè)人員方面存在的問題

無論是檔案管理人員還是水政監(jiān)察人員都在水行政執(zhí)法檔案管理過程中發(fā)揮著重要的作用。因此，一旦這些人員方面出現(xiàn)任何問題都會(huì)影響到檔案管理的真實(shí)性、有效性。

首先，檔案管理人員檔案管理意識(shí)的缺乏。當(dāng)前的水利部門，由于工作人員數(shù)量的不足而使得執(zhí)法檔案管理人員大多數(shù)時(shí)候均是由執(zhí)法人員兼任，而此類人員在未經(jīng)過嚴(yán)格培訓(xùn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理工作便會(huì)無法勝任，也就是說，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平低下。繼而使得檔案管理的質(zhì)量與效率得不到保證。比方說，文書材料的整理不規(guī)范、裝訂錯(cuò)誤、歸納錯(cuò)誤等。

其次，水政監(jiān)察人員的檔案意識(shí)薄弱。若是水政監(jiān)察人員的檔案意識(shí)薄弱，那么其在執(zhí)法過程中便會(huì)忽視部分有保存價(jià)值的信息的記錄、保存。比方說，在執(zhí)法過程中雖然注意到了某些細(xì)節(jié)但卻未能及時(shí)記錄，繼而使得檔案案卷信息不夠完善。

二、解決水行政執(zhí)法檔案管理中的存在問題的有效對(duì)策

（一）加大對(duì)檔案管理人員的管理力度

無論是水政監(jiān)察人員還是其它人員兼任的檔案管理人員均只能算是檔案管理的“門外漢”，他們不僅對(duì)檔案管理的專業(yè)知識(shí)知之甚少，其本身的工作能力也并不突出，繼而導(dǎo)致檔案管理中出現(xiàn)諸多問題。在這種情況下，水利部門便應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理力度。首先，水利部門應(yīng)當(dāng)要公開招聘執(zhí)法檔案管理人員。只有保證了檔案管理工作的任務(wù)有足夠數(shù)量的人員來處理，才能確保執(zhí)法檔案管理工作的處理及時(shí)性。因此，水利部門應(yīng)當(dāng)要向外界公開招聘，且保證招聘的人員既具備專業(yè)的管理專業(yè)知識(shí)，也有著極高的工作能力。其次，相關(guān)水利部門還應(yīng)當(dāng)要加大對(duì)執(zhí)法檔案管理人員的培訓(xùn)力度。通過定期的培訓(xùn)來提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力，繼而提高水行政執(zhí)法檔案管理的水平。

（二）構(gòu)建完善的水行政執(zhí)法檔案管理機(jī)制

完善的水行政執(zhí)法檔案管理的規(guī)章制度是水行政執(zhí)法檔案管理工作開展的關(guān)鍵也是依據(jù)，它能讓水行政執(zhí)法檔案管理工作更具規(guī)范化。無論是當(dāng)前的水行政執(zhí)法檔案管理中存在的案卷文件排列不規(guī)范、裝訂錯(cuò)誤還是文件歸檔錯(cuò)誤、信息采集不齊全等問題都能通過構(gòu)建完善的執(zhí)法檔案管理機(jī)制來解決。水利部門通過統(tǒng)一的水行政執(zhí)法檔案管理規(guī)章制度可以制約檔案管理的立卷歸檔工作，使案卷信息收集、案卷整理、歸檔、文件排列等工作均依照同一體系來進(jìn)行，如此便能從根本上避免檔案管理中存在于檔案方面的問題。

（三）加強(qiáng)水行政執(zhí)法檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

當(dāng)今的時(shí)代是信息化管理的時(shí)代，因此，水行政執(zhí)法檔案管理工作也同樣應(yīng)當(dāng)要跟上時(shí)代發(fā)展的潮流，促使執(zhí)法檔案管理走向現(xiàn)代化、信息化，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來提高檔案管理的水平，確保管理質(zhì)量。比方說，檔案管理過程中的案卷索引目錄便可以利用微機(jī)來制作，通過將檢索工具逐步輸入計(jì)算機(jī)中來為執(zhí)法檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

終上所述，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國的水資源管理便面臨著越來越嚴(yán)峻的局面，而這便使得水行政執(zhí)法檔案管理工作愈加重要。本文主要是從檔案和相關(guān)從業(yè)人員這兩個(gè)方面分析了水行政執(zhí)法檔案管理中存在的問題。之后便主要是從加大對(duì)檔案管理人員的管理力度、構(gòu)建完善的水行政執(zhí)法檔案管理機(jī)制、加強(qiáng)水行政執(zhí)法檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理這三個(gè)方面闡述了解決對(duì)策。

參考文獻(xiàn)：

[1]郝秀云.淺談水行政執(zhí)法檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].新疆水利，2006.

[2]張萍莉，趙新年.談基層水行政執(zhí)法檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].河南水利與南水北調(diào)，2007.

作者簡介：馬曉亮（1983—），男，漢族，河北唐山人，科員，助理館員，中共黨員，主要研究方向：檔案管理。