關(guān)于城建檔案數(shù)字化建設(shè)若干問題的探究

卞琴

【摘 要】 本文分析了影響城建檔案信息電子化發(fā)展的相關(guān)因素，主要有：過時的信息保存技術(shù)已成為影響城市建設(shè)檔案信息長期獲取的重要因素，城建檔案信息化的長期存取問題，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全也是城市建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)的一個重要因素。本文同時提出了城建檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)建議：一是進(jìn)一步落實前期的全面規(guī)劃，二是加強(qiáng)資金、人才、技術(shù)方面的拓展與建設(shè)，三是加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)為城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作的操作提供合理有效的依據(jù)，四是提高檔案的使用效益。

【關(guān)鍵詞】 城建檔案 數(shù)字化建設(shè) 問題

一、前言

城市建設(shè)檔案作為城市規(guī)劃建設(shè)的重要支撐和保障，對城市建設(shè)和社會發(fā)展起著支撐和促進(jìn)作用。隨著我國城市建設(shè)的不斷更新和擴(kuò)大，信息量的不斷增加，給城市建設(shè)檔案管理工作帶來了巨大的壓力。因此，突破原有的管理模式，引入先進(jìn)的信息技術(shù)，全面實施城市建設(shè)檔案數(shù)字化，可以使城市建設(shè)檔案管理與時俱進(jìn)，并在一定程度上提高服務(wù)質(zhì)量和效率。

二、影響城建檔案信息電子化發(fā)展的相關(guān)因素

城建檔案信息化建設(shè)是用新的管理理念，采用新設(shè)備、新技術(shù)對傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行更新改造的過程。這是一個具有巨大發(fā)展前景的新生事物，但在建設(shè)和發(fā)展過程中，還存在許多問題需要探討和解決。影響城市建設(shè)檔案信息化發(fā)展的主要因素有：

1.過時的信息保存技術(shù)已成為影響城市建設(shè)檔案信息長期獲取的重要因素

由于計算機(jī)技術(shù)的快速升級，一旦軟件技術(shù)過時，依靠計算機(jī)技術(shù)存儲信息的城市建設(shè)檔案也面臨著嚴(yán)峻的問題。比如由于技術(shù)過時，導(dǎo)致數(shù)字信息不能被讀出，那么它就失去了保存的價值?，F(xiàn)在，一般是通過數(shù)據(jù)遷移來保存發(fā)展信息。導(dǎo)致這一問題的主要原因是檔案數(shù)字化利用服務(wù)環(huán)境沒跟上。檔案數(shù)字化的功能主要是提高檔案利用效率和服務(wù)水平。而城市建設(shè)檔案利用的服務(wù)對象主要是政府部門、建設(shè)單位和權(quán)利相關(guān)人，這些單位總體上數(shù)字化應(yīng)用水平還比較落后，且大都習(xí)慣利用原有的紙質(zhì)圖文檔案。因此，在實際工作中既要實行數(shù)字化利用服務(wù)方式，又要保留原有紙質(zhì)圖文利用服務(wù)方式，造成檔案數(shù)字化利用環(huán)境發(fā)展緩慢，在一定程度上影響和制約了城建檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展。

2.城建檔案信息化的長期存取問題

首先，數(shù)字城建檔案是記錄在一定物質(zhì)載體上的，其存儲期限的長短很大程度上取決于物質(zhì)載體的性能。因此，城建檔案信息載體的壽命是影響數(shù)字信息長期存取的因素之一。在選擇存儲設(shè)備時，要盡可能選擇使用壽命相對較長的性能穩(wěn)定的物質(zhì)載體。其次，檔案數(shù)字化建設(shè)資金投入不足的問題突出。檔案數(shù)字化建設(shè)以國家財政撥款為主，分配差異較大，且普遍存在配置不足的現(xiàn)象。第三，實行檔案數(shù)字化必須具備一定數(shù)量的計算機(jī)和計算機(jī)輔助設(shè)備，但實際計算機(jī)擁有量偏少、計算機(jī)輔助設(shè)備配備不齊的現(xiàn)象突出，不能滿足城建檔案信息存取需要。最后，檔案數(shù)字化建設(shè)人才缺口較大，不能滿足檔案數(shù)字化發(fā)展需求。城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一門跨學(xué)科、多專業(yè)、涉及面廣的復(fù)雜系統(tǒng)工程。其數(shù)字化建設(shè)不僅需要配備計算機(jī)設(shè)備，還必須具備既有良好的檔案業(yè)務(wù)管理能力、又能掌握現(xiàn)代計算機(jī)信息技術(shù)的復(fù)合型人才，才能夠滿足檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展要求。但現(xiàn)實中城建檔案工作人員學(xué)歷偏低、知識結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)象顯著。

3.計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全也是城市建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)的一個重要因素

要實現(xiàn)城市建設(shè)檔案的數(shù)字化，必須依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。由于數(shù)字化城市建設(shè)檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上的傳播，使得數(shù)字城市建設(shè)檔案信息資源的安全性成為我們不得不擔(dān)心的問題。一般的解決方法是將計算機(jī)系統(tǒng)的多種安全防護(hù)技術(shù)與管理措施結(jié)合使用，以堵塞管理方面的漏洞，提高計算機(jī)系統(tǒng)的安全性。雖然發(fā)展城建檔案信息化有著種種問題，但從長遠(yuǎn)來看，發(fā)展城建檔案信息化是必然的，也是適應(yīng)社會發(fā)展需要的。

三、城建檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)建議

1.進(jìn)一步落實前期的全面規(guī)劃

對于城市建設(shè)檔案的數(shù)字化建設(shè)而言，早期規(guī)劃是將大量紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在數(shù)字化工作中，需要對城建檔案的收集工作有一定認(rèn)識，通過對紙質(zhì)檔案收集的深入調(diào)查，全面規(guī)劃數(shù)字化檔案的類別和專業(yè)以及檔案數(shù)據(jù)庫和檔案信息化建設(shè)平臺的模型。在規(guī)劃的過程中檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照一定的程序決出工作重點(diǎn)，為城建檔案數(shù)字化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)資金、人才、技術(shù)方面的拓展與建設(shè)

關(guān)于如何解決資金投入和計算機(jī)保有量不足的問題，有如下建議：一是爭取國家財政對檔案數(shù)字化項目的支持和投入；二是積極參與政府?dāng)?shù)字信息建設(shè)工作，合理利用政府?dāng)?shù)字信息建設(shè)的資源；三是加強(qiáng)橫向聯(lián)系，同一系統(tǒng)相關(guān)行業(yè)之間互通有無，實行資源共享。此外，關(guān)于人才缺乏問題突出與技術(shù)力量薄弱的問題，有如下思路：解決人才問題主要通過人才引進(jìn)和人才培養(yǎng)，需要政策扶持和資金投入，比如可以設(shè)立對口的城建檔案數(shù)字化工作培訓(xùn)小組，對已在崗的城建檔案工作人員進(jìn)行有針對性的專業(yè)的培訓(xùn)，或者引進(jìn)信息管理專業(yè)技術(shù)人員專門從事檔案數(shù)字化、檔案信息系統(tǒng)建立等方面的工作。

3.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)為城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作的操作提供合理有效的依據(jù)

加強(qiáng)城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理，需要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。數(shù)字文檔的資源共享需要根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，所以對城建檔案管理的數(shù)字化需要制定一個完整的規(guī)范制度體系，包括信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系和數(shù)字化檔案管理規(guī)范。信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系是指對信息采集和整理、檔案信息的安全保障、數(shù)字檔案的格式標(biāo)準(zhǔn)以及網(wǎng)站或系統(tǒng)建立和管理等的指導(dǎo)說明。數(shù)字化檔案管理的規(guī)范則是由接收標(biāo)準(zhǔn)和管理細(xì)則這兩方面構(gòu)成。

4.提高檔案的使用效益

城市建設(shè)檔案作為城市相關(guān)信息的提供者，除了備以查考的憑證價值外，還應(yīng)發(fā)揮其應(yīng)有的社會價值。城建檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)滿足建設(shè)管理部門和社會對于相關(guān)檔案資料的利用需求，為其提供查詢和使用的服務(wù)，以實現(xiàn)城建檔案的最佳使用效益。首先，城建檔案工作部門不能坐等其成，要積極推行檔案數(shù)字化利用服務(wù)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化利用服務(wù)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過舉辦培訓(xùn)班或現(xiàn)場輔導(dǎo)演示，普及檔案數(shù)字化利用方式，提高檔案數(shù)字化利用水平，為城建檔案數(shù)字化普及利用營造一個良好的環(huán)境。其次，檔案信息系統(tǒng)的建立不但需要符合要求的硬件，還需要相應(yīng)的軟件，以建立相對獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)查檔平臺。這里需要注意信息系統(tǒng)的安全性，管理者或者使用者在訪問平臺時要進(jìn)行安全認(rèn)證和身份認(rèn)證，以免發(fā)生信息被盜或者毀壞等情況的發(fā)生，從而保障信息系統(tǒng)和檔案信息的安全。第三，完善檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，打好檔案利用工作的基礎(chǔ)。基本信息數(shù)據(jù)庫的設(shè)立，包括案卷級目錄、卷內(nèi)級目錄、文件圖紙數(shù)字化等內(nèi)容。為了提高數(shù)字檔案的專業(yè)性，可以將各個類別和專業(yè)的城建檔案信息分別建立專門的數(shù)據(jù)庫，按實際使用效益排列，以提高數(shù)字化檔案的實用性，有利于城建檔案管理工作的順利進(jìn)行。

四、結(jié)束語

城建檔案數(shù)字化建設(shè)對于城市建設(shè)來說有著不可忽視的作用，檔案工作人員應(yīng)予以高度重視，應(yīng)在城建檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展階段避免和解決發(fā)展道路中一些障礙和問題。在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的過程中，更應(yīng)重視檔案信息的安全問題及其系統(tǒng)的穩(wěn)定性、完善數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、提高數(shù)字檔案的使用效益、促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，為社會提供更好的信息服務(wù)。

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