淺談互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理存在的問題以及有效解決策略

【摘 要】 當(dāng)前隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國很多行業(yè)都開始有效引入信息技術(shù)來不斷提升其生產(chǎn)效率。當(dāng)前我們也處于互聯(lián)網(wǎng)時代，信息技術(shù)的確也在很大程度上改變了我們的生活行為以及工作習(xí)慣。在當(dāng)下的檔案管理工作中，也于信息時代下逐漸暴露出很多缺陷。需要有效利用新興技術(shù)來提升檔案管理工作的質(zhì)量，才能夠更好地為檔案管理信息化的道路奠定基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】 互聯(lián)網(wǎng)時代 檔案管理 問題 對策

一、信息時代下檔案管理的內(nèi)涵

（一）檔案管理的內(nèi)涵

傳統(tǒng)的檔案管理工作，主要就是對相關(guān)信息資源的接收、采集以及保存等工作，并且通過相應(yīng)的檔案管理工作來提供附加的資源服務(wù)等。在新時期下，我們所提倡的是檔案管理信息化，也就是有效借助信息技術(shù)來不斷提升檔案管理的有效性。通過強(qiáng)化信息資源的分享過程，并且提升相關(guān)過程中的工作效率。新時期下，檔案管理工作主要就是從傳統(tǒng)的保管為主，到現(xiàn)代的分享、數(shù)字化管理為主的轉(zhuǎn)變。因此要想更好地做好互聯(lián)網(wǎng)時代下的檔案管理工作，不僅需要具備更新的理念，還應(yīng)該對于檔案管理工作的內(nèi)涵予以深入了解。

（二）新時期下檔案管理特點

新時期下，檔案管理模式也更加趨向于信息化，這也是不斷提升其工作效率的關(guān)鍵。信息時代下，有效借助信息技術(shù)可以更有效地減少人力工作量。因此互聯(lián)網(wǎng)時代下檔案管理主要有以下幾個特點。首先就是檔案管理信息化工作都是遵循相關(guān)的法律法規(guī)，并且通過檔案管理行政部門統(tǒng)一調(diào)配實施的。其次，檔案管理信息化，主要就是體現(xiàn)在電子檔案以及相關(guān)資源在社會信息化中的體現(xiàn)形式發(fā)生的轉(zhuǎn)變，其能夠在很大程度上展現(xiàn)著企業(yè)或者事業(yè)單位從傳統(tǒng)的工作模式走向了信息化。最后，實現(xiàn)檔案管理信息化，能夠更加高效的利用信息技術(shù)的諸多優(yōu)勢，除了能夠?qū)π畔①Y源實現(xiàn)數(shù)字化的管理之外，還能夠?qū)崿F(xiàn)相關(guān)資源的便捷共享，這對于提升檔案管理效率以及服務(wù)質(zhì)量有著積極的幫助。

二、新時期下檔案管理存在的問題

對于我國當(dāng)下的檔案管理工作來說，首先在相關(guān)工作開展的觀念上還沒有予以及時的更新。我國很多企業(yè)在檔案管理工作的開展中都會存在著混亂的現(xiàn)象，其實主要就是因為企業(yè)等并沒有對之予以重視，當(dāng)前隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)將更多的精力都會放在自身的發(fā)展上，對于這種不能夠直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價值的工作明顯沒有予以重視。檔案管理工作本身的內(nèi)容就是相對繁雜的，如果沒有專業(yè)的人員參與其中，那么會使得工作開展的效率較為低下。

其次，在新時期下檔案管理主要就是體現(xiàn)在制度上的缺陷。當(dāng)前由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，其已經(jīng)廣泛應(yīng)用于社會上的很多行業(yè)，與之進(jìn)行融合能夠提升行業(yè)生產(chǎn)力，網(wǎng)絡(luò)資源的共享已經(jīng)成為當(dāng)前發(fā)展的一種主要趨勢，但是很多企業(yè)的檔案管理工作自身的革新卻相當(dāng)緩慢，沒有形成真正意義上的共享，也僅僅是在檔案管理室的電腦中，這也在很大程度上降低了檔案資源的價值。

最后就是在新時期下，想要更好地實現(xiàn)檔案管理信息化的進(jìn)程，還是需要資金以及人才和技術(shù)作為支持的。由于缺乏專業(yè)的人才，也就使得工作水平受到限制。檔案管理要始終結(jié)合當(dāng)下的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)來開展，而人才是其中支撐性的因素，而實際的狀況是不容樂觀的，因此當(dāng)下應(yīng)當(dāng)針對檔案管理人才缺失等問題予以具體的解決策略。比如積極爭取政府的資金作為企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息化建設(shè)的支持，或者是通過投入大量資金引入外來優(yōu)秀人才等都能夠更好地提升檔案管理工作的內(nèi)涵。

三、有效提升檔案管理工作的實效性

（一）健全檔案管理制度

對于提升檔案管理科學(xué)化水平來說，制度體系是最為根本性的保障，因此首先應(yīng)當(dāng)在宏觀的角度來針對檔案管理的立法等規(guī)章制度予以完善，能夠從宏觀的角度來對檔案管理工作予以更加嚴(yán)格的約束體系。體系的制定對于檔案管理工作來說是至關(guān)重要的，其保障程度就如同生活中的法律指引一般。從微觀的角度來說，需要各個單位能夠從根本上對檔案管理工作予以重視，因為其對于單位的發(fā)展是至關(guān)重要的，雖然其很多時候不能夠直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價值，但是應(yīng)該認(rèn)識到其內(nèi)涵價值，要能夠?qū)n案管理工作與相關(guān)部門的建設(shè)相結(jié)合，比如建立更為嚴(yán)格的業(yè)務(wù)考核制度、表彰獎勵、責(zé)任追究制度等來提升相關(guān)工作人員的積極性。通過加強(qiáng)工作之間的聯(lián)系，也能夠減少各自為政現(xiàn)象的發(fā)生。通過完善了檔案管理工作的制度，也就能夠從宏觀與微觀的角度同時予以工作的保障，進(jìn)而促進(jìn)其在新時期快速的建設(shè)與發(fā)展。

（二）提升檔案管理人員素質(zhì)

人力資源也是新時期下企業(yè)具備競爭力的關(guān)鍵資源，因此有效提升檔案管理工作人員的素質(zhì)，可以在很大程度上提升檔案管理工作質(zhì)量。在新的形式下，要能夠使用更加先進(jìn)的技術(shù)來對檔案管理工作的開展予以支持，當(dāng)前對于檔案管理的也提出了分工更加專業(yè)的需求，因此新的條件下對于工作人員也提出了更多的挑戰(zhàn)。檔案管理人員要能夠緊跟時代的發(fā)展而不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，不僅需要其擁有檔案方面的專業(yè)知識，還需要通過理論結(jié)合實踐，掌握信息技術(shù)等內(nèi)容，自身也應(yīng)該具備更強(qiáng)的專業(yè)情感以及責(zé)任意識，并且于管理工作中體現(xiàn)自己的價值。此外對于單位來說，也應(yīng)該針對檔案管理人員進(jìn)行組織培訓(xùn)，加強(qiáng)其對于專業(yè)內(nèi)容的學(xué)習(xí)與強(qiáng)化，在內(nèi)部建設(shè)一支具有更強(qiáng)的自我學(xué)習(xí)能力的隊伍。企業(yè)內(nèi)部也可以邀請一些知名的檔案管理者來企業(yè)進(jìn)行經(jīng)驗交流活動，以此來讓內(nèi)部企業(yè)人員逐漸認(rèn)識到自己在工作上存在的諸多不許，并且予以及時性的改進(jìn)。對于內(nèi)部人員的素質(zhì)強(qiáng)化來說，應(yīng)該將之作為長期工作來對待，只有積極引入高素質(zhì)的管理人才作為支撐，才能夠不斷使得檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展。

（三）實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)

在互聯(lián)網(wǎng)時代下，很多行業(yè)都開始使用新興技術(shù)來提升其發(fā)展動力，在檔案管理方面也應(yīng)該緊緊抓住信息技術(shù)帶來的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)是不斷提升檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。對于企業(yè)內(nèi)部來說，通過實現(xiàn)檔案管理信息化，可以打破傳統(tǒng)工作中不同部門各自為政的現(xiàn)象，以便更好地發(fā)揮檔案的價值，為整個單位的發(fā)展提供自己的價值。因此針對相關(guān)建設(shè)的內(nèi)容予以闡述。

1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

首先需要明確的是，對于檔案管理信息化的建設(shè)來說，基本前提就是需要具備良好的軟硬件作為基礎(chǔ)，這也是實現(xiàn)我國檔案管理信息化建設(shè)的基本前提。當(dāng)前要能夠建設(shè)一個更加統(tǒng)一化的信息基礎(chǔ)設(shè)施平臺，并且保證相應(yīng)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施能夠配套完善，保證整個過程能夠建設(shè)國家統(tǒng)一的信息化基礎(chǔ)設(shè)施平臺。

2.標(biāo)注規(guī)范建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)需要有一套標(biāo)準(zhǔn)作為規(guī)范，就像日常的工作一樣，需要具備相應(yīng)的制度予以監(jiān)督實施。因此需要建設(shè)以及完善相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)范，對于單位以及企業(yè)來說，應(yīng)該在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，根據(jù)現(xiàn)有的規(guī)范，并且根據(jù)當(dāng)下檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)予以完善和實施，或者是形成一個準(zhǔn)體系，促進(jìn)我國形成更加完善的標(biāo)準(zhǔn)。

3.信息資源建設(shè)

檔案管理還需要具備資源作為支撐，對于當(dāng)前社會的快速發(fā)展來說，檔案資源可以說是非常重要的戰(zhàn)略性資源，因此要能夠針對其中的資源予以建設(shè)，比如建設(shè)對各個企業(yè)、單位相對接的檔案管理庫，通過完善當(dāng)下的檔案館來實現(xiàn)檔案資源信息庫的統(tǒng)一。

4.應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

通過更加有力的技術(shù)支撐可以完善當(dāng)下的檔案管理信息化進(jìn)程。一般來說，需要相應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)作為支撐，并且建設(shè)與功能需求相兼容的系統(tǒng)，其中要著重考慮應(yīng)用系統(tǒng)的通用化以及實用化。

（四）建立科學(xué)的檔案管理觀念

對于信息時代下的檔案管理，需要科學(xué)的理念予以引導(dǎo)。對于當(dāng)前在工作中存在的一些較為落后的觀念予以摒除，并且不斷了解一些新的觀念，可以向國外學(xué)習(xí)優(yōu)秀的經(jīng)驗等。能夠?qū)⒖茖W(xué)發(fā)展觀落實于檔案管理各個階段，比如提升企業(yè)內(nèi)部工作人員自身的服務(wù)意識，能夠在開展工作的時候做到主動服務(wù)，進(jìn)而使得工作的開展更具服務(wù)性。

四、結(jié)束語

信息時代下，檔案管理工作需要得到充分的重視，要能夠結(jié)合信息技術(shù)帶來的巨大優(yōu)勢來實現(xiàn)自身的革新，以此來提升工作質(zhì)量。新時期下的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)，針對其中存在的諸多缺陷予以重視，更好地針對社會的發(fā)展需求來實現(xiàn)科學(xué)化管理，進(jìn)而在新時期下高效的發(fā)揮自身的價值。

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作者簡介：侯煜涵 出生年月：1989.08.23 性別：男，民族：漢族 籍貫：山東省煙臺市，學(xué)歷：本科 單位：煙臺經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)檔案館 郵編：264000。