大數(shù)據(jù)智慧財務導向的高校財務信息平臺的設計與應用

宋文婧 梁展澎 廣東外語外貿(mào)大學財務處

高校財務管理軟件從單機型、基于小型網(wǎng)絡，到具有管理功能、基于廣域網(wǎng)更新?lián)Q代經(jīng)歷了二十幾年。每一代版本的更替，都是由信息技術發(fā)展迅速以及需求不斷變化的共同作用下完成[1]。近幾年來高校財務制度發(fā)生很大變化，新頒布的《高等學校財務制度》、《高等學校會計制度》給高?？茖W化、精細化的預算管理及財務核算管理提出了嚴峻挑戰(zhàn)。同時，隨著“八項規(guī)定”等要求提出后，“報賬難”特別是科研經(jīng)費成為社會熱點備受關注。高校財務與之關聯(lián)的社會、政治環(huán)境發(fā)生變化，需求也發(fā)生變化。現(xiàn)有的財務系統(tǒng)漸漸滿足不了新的需求，系統(tǒng)升級迫不及待。適時國家實施創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略，互聯(lián)網(wǎng)+、移動技術、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等信息技術迎來爆發(fā)性發(fā)展，社會、經(jīng)濟環(huán)境正在發(fā)生翻天覆地的變化，智慧城市、共享經(jīng)濟等新型概念進入大眾眼球。隨著信息技術的創(chuàng)新，金融、財務、會計、財政等與資金相關的領域逐漸發(fā)生顛覆性變化。微信、支付寶等移動支付方式逐步成為人們?nèi)粘ＶЦ斗绞?。高校是培育國家高級人才的?zhàn)略高地，在面對大數(shù)據(jù)時代以及“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來的發(fā)展機遇，應該牢牢把握，通過高校財務信息化技術創(chuàng)新帶動管理與服務創(chuàng)新，實現(xiàn)全方位、多層次、高效率的財務管理體系。

一、以實現(xiàn)大數(shù)據(jù)智慧財務作為設計理念

根據(jù)《首席財務官》雜志近三年來對行業(yè)的觀察，對財務轉型提出新的發(fā)展方向。移動互聯(lián)網(wǎng)在組織內(nèi)部，以及在供應鏈體系中的應用日益廣泛和深入，精益財務轉型后的財務體系運行形態(tài)和組織形態(tài)正在醞釀大量更具智能應用特征的變化，因此提出前瞻性概念“智慧財務”(Smart-Finance)。智慧財務區(qū)別傳統(tǒng)財務在于會計人員角色的轉換，高端人才力量向業(yè)務財務、戰(zhàn)略財務方面轉型；在數(shù)據(jù)流層面上財務共享中心所達成的業(yè)務財務一體化，使原本沉淀在業(yè)務線各個角落的大批數(shù)據(jù)資產(chǎn)得以快速歸集到共享中心這個“礦坑”之中，這正是智慧財務大展身手的絕佳場所。如何實現(xiàn)這個目標，正是大數(shù)據(jù)挖據(jù)技術的用武之地。

通過數(shù)據(jù)挖掘技術發(fā)現(xiàn)隱藏的規(guī)律，演化成有用的知識[2]。

二、高校財務信息平臺架構及業(yè)務子系統(tǒng)功能設計

平臺建設遵循軟件開發(fā)的模塊化設計原則，迭代循環(huán)設計，逐步完善功能。根據(jù)圖1所示，總體架構分為核心數(shù)據(jù)層、商業(yè)智能、中間件、應用系統(tǒng)、服務總線、人機界面、服務終端。核心數(shù)據(jù)層分別是項目、賬務、預算、薪酬、報銷、人員、部門等應用系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，本數(shù)據(jù)層屬于財務專用數(shù)據(jù)層，與其他部門外部數(shù)據(jù)層隔離。商業(yè)智能模塊是基于大數(shù)據(jù)理念設計開發(fā)的分析模塊，也是整套財務平臺的大腦，主要通過數(shù)據(jù)倉庫建立財務數(shù)據(jù)共享中心，連接其他部門的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)跨部門協(xié)同交流，傳遞數(shù)據(jù)，按需求設計數(shù)據(jù)集市，通過挖掘技術建模供信息需求方使用。中間件包括基礎服務支撐平臺與統(tǒng)一權限體系，主要是網(wǎng)絡服務設置及細粒度的權限分配管理。應用系統(tǒng)層主要是與財務業(yè)務相關的模塊系統(tǒng)，與財務人員日常工作聯(lián)系密切。人機界面是根據(jù)業(yè)務類型、個性化需求為各方用戶提供的精細化查詢與分析服務，包括經(jīng)費查詢、薪酬查詢、網(wǎng)上報銷、預算申報、財務分析等。師生可以通過互聯(lián)網(wǎng)、手機終端、關注微信公眾號等方式獲取財務服務。相比傳統(tǒng)的閉環(huán)、使用單一財務軟件，新型信息平臺更具戰(zhàn)略意義。在保證財務數(shù)據(jù)安全的前提下構建數(shù)據(jù)共享中心，通過交互式的人機界面獲取行為數(shù)據(jù)，采集財務內(nèi)部外部業(yè)務數(shù)據(jù)，按照需求抽取數(shù)據(jù)形成主題，通過商業(yè)智能模塊建模，挖掘有用的潛在信息。以圖1簡單介紹核心的業(yè)務系統(tǒng)：

(一)預算申報管理系統(tǒng)

預算申報管理系統(tǒng)基于高校預算管理的規(guī)章制度，提供校內(nèi)預算申報、項目庫管理、項目立項、預算執(zhí)行分析等功能，實現(xiàn)預算無紙化操作，并把“二上二下”審批通過的預算數(shù)據(jù)傳遞到會計核算系統(tǒng)，嚴格控制支出，做到有預算和不超預算支出。

(二)會計核算系統(tǒng)

會計核算系統(tǒng)擁有提供賬務處理、項目管理、出納管理、銀行對賬、往來款管理、收入分配管理、外幣管理、基金會財務、資金結算(內(nèi)部銀行)和財務賬表等基礎功能。會計核算系統(tǒng)是財務人員使用率極高的模塊，支持智能化生成憑證，提供與外部系統(tǒng)接入的標準接口。

(三)薪酬個稅系統(tǒng)

薪酬管理系統(tǒng)是集各類薪酬(工資、酬金、勞務費及學生獎助貸學金等各類個人收入)發(fā)放、各種代扣費用、工資發(fā)前扣繳功能于一體，可自動實現(xiàn)各類薪酬合并計稅，支持校院兩級的薪酬發(fā)放，支持多銀行發(fā)放和人工、專線兩種銀行代發(fā)方式；并提供稅務管理等功能。系統(tǒng)支持與人事系統(tǒng)、學生系統(tǒng)等對接獲取人員信息或薪酬等數(shù)據(jù)，支持為學校進行各種個人收入分析、對比提供詳細、統(tǒng)一的基礎數(shù)據(jù)，方便統(tǒng)計、分析個人收入情況，從而避免各種系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)導入、同步等工作。

(四)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)

圖1 平臺架構

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是結合銀校互聯(lián)平臺提供的網(wǎng)上轉賬功能，將報銷流程重組為“網(wǎng)上制單→網(wǎng)上審批→前臺收單→后臺審核→自動憑證→網(wǎng)銀支付→短信通知”，提供報銷單跟蹤管理、支出預算控制、借款鎖定、自動生成憑證、手機短信通知等功能。能夠解決高校財務報銷工作的排隊問題，規(guī)范報銷標準，降低現(xiàn)金使用量，從而提高財務服務質量和財務工作效率。

(五)收費管理系統(tǒng)

收費管理系統(tǒng)基于“虛擬收費中心”的概念，從全校的收費管理工作需要出發(fā)，可將校內(nèi)各類收費，包括學費、住宿費、場租、網(wǎng)絡費等進行全面管理。系統(tǒng)支持院系、部處作為一個收費單位獨立進行各類辦班、服務收費的管理，數(shù)據(jù)全面整合，貫穿收費立項審批、物價管理、應收管理、實收管理、票據(jù)管理、入賬管理、結算管理等收費工作的全過程，實收管理提供微信、支付寶、POS機刷卡、批扣、校園卡收費、銀行卡網(wǎng)上繳費、校內(nèi)轉賬等各類收費方式，并為收費數(shù)據(jù)的分析提供數(shù)據(jù)基礎。同時，支持自動生成收入結算和分配憑證至會計核算系統(tǒng)。

三、財務共享中心的設計

財務共享中心是基于商業(yè)智能模塊中的數(shù)據(jù)倉庫搭建，數(shù)據(jù)倉庫是面向主題的、集成的、時變的、非易失的數(shù)據(jù)集合，用以支持經(jīng)營管理中的決策制定過程[3]。數(shù)據(jù)倉庫是基于更新驅動方法延伸的一種新的數(shù)據(jù)庫技術，這種方法預先對異構數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行清洗、抽取、轉換、加載到新的數(shù)據(jù)庫中形成數(shù)據(jù)倉庫[4]。財務共享中心是集合了財務數(shù)據(jù)與跨部門業(yè)務數(shù)據(jù)于一體，根據(jù)需求采集網(wǎng)絡數(shù)據(jù)，從而形成一個龐大的數(shù)據(jù)庫。比較典型的跨部門數(shù)據(jù)包括人事處的人員編號、姓名、身份證、職稱、學歷等身份信息；資產(chǎn)處的采購合同條碼及內(nèi)容、設備條碼、使用單位等資產(chǎn)信息；教務處的教師選課信息、工作量、學生班級專業(yè)等信息；科研處的項目編號、類型、項目負責人、預算等信息。比較典型的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)包括稅局的電子發(fā)票信息、機場高鐵的票務信息、財政廳的預算指標信息、教育廳的決算公開信息、發(fā)改委的收費項目信息等。財務共享中心是以財務數(shù)據(jù)為核心，建立星系模型，根據(jù)主題抽取數(shù)據(jù)建立數(shù)據(jù)集市，并在其基礎上按主題采用適當?shù)臄?shù)據(jù)挖掘技術對數(shù)據(jù)進行分析，達到需求方所要求的結果。

四、平臺應用：大數(shù)據(jù)輔助預算管理

高校預算是財務管理的起點，是學校年度計劃落實的保障，也是高校決策具體化的體現(xiàn)，占據(jù)財務工作最為核心的環(huán)節(jié)。它主要是在學校戰(zhàn)略目標的指引下，在其計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制、激勵以及測評等多種綜合功能的協(xié)助下，將學校的資金、業(yè)務和信息進行有效地整合，全面規(guī)范學校內(nèi)部的責任、權利和利益，實現(xiàn)學校資源優(yōu)化配置，促進學校運營效率的提高，加強學校成本費用的控制，最終做到少投入、多產(chǎn)出[5]。但目前絕大部分高校在預算編制、預算執(zhí)行、預算控制、預算績效評價等方面存在一定問題，包括預算編制不科學，管理層決策缺乏參考數(shù)據(jù)；預算執(zhí)行不到位，核算與預算脫離；預算控制不完善，支出無預算、超預算；預算分析不全面，只從單一維度出發(fā)等問題。

為了建立科學、規(guī)范、合理的高校預算管理體系，充分利用信息化手段，采集預算執(zhí)行過程產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)，運用數(shù)據(jù)挖掘技術，挖掘教學、科研、行政、后勤等活動特征的成本數(shù)據(jù)，支撐高校預算編制。同時在大數(shù)據(jù)監(jiān)控下，建立閉環(huán)預算管理體系，把信息化貫穿預算申請、分配、執(zhí)行、控制、監(jiān)督、分析中去。通過大數(shù)據(jù)構建預算編制基礎數(shù)據(jù)庫，建立項目、支出、教師、學生等主題的數(shù)據(jù)集市，在此基礎上實現(xiàn)預算編制審核系統(tǒng)、預算執(zhí)行監(jiān)控系統(tǒng)、預算決策分析系統(tǒng)、預算績效評價系統(tǒng)。

預算編制審核系統(tǒng)是在多部門、多業(yè)務協(xié)同交互基礎上獲取基礎數(shù)據(jù)，為學校綜合預算的編制和審核提供依據(jù)。各學院、行政部門通過網(wǎng)上預算申報系統(tǒng)填寫預算計劃，預算委員會根據(jù)大數(shù)據(jù)平臺提供的往年參考數(shù)據(jù)及基礎數(shù)據(jù)決策預算項目的必要性及金額合理性，預算通過后建立項目庫，進入預算執(zhí)行監(jiān)控。

預算執(zhí)行監(jiān)控系統(tǒng)是對預算項目的執(zhí)行實行全過程監(jiān)控，首先對項目的經(jīng)費來源、經(jīng)費下達時間、項目周期、項目屬性、項目可支出的功能分類和經(jīng)濟分類、經(jīng)費對應的指標和科目等屬性與規(guī)則進行定義，在核算管理、網(wǎng)上報銷、薪酬管理等業(yè)務系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)倉庫的項目主體庫，建立預算、核算、薪酬、部門等屬性的多維關聯(lián)關系，實行對項目預算的執(zhí)行、調(diào)整進行控制，做到有預算才有核算、預算在前核算在后、核算自動關聯(lián)預算可支出科目及經(jīng)濟分類的良性預算管理秩序。

預算決策分析系統(tǒng)是綜合利用海量的預算、核算、決算及外部數(shù)據(jù)進行綜合分析，輔助管理者決策。通過數(shù)據(jù)倉庫的建立，采用判別分析、回歸分析、對比分析、聚類分析、關聯(lián)規(guī)則、異常點和差異分析等數(shù)據(jù)挖掘技術，為制定下一年度預算提供決策預算依據(jù)。利用OLAP技術快速生成多維報表，為不同層次的領導提供個性化決策支持服務。

預算績效評價系統(tǒng)是對項目的實施效果進行評價的過程，根據(jù)系統(tǒng)自動記錄項目各時點的執(zhí)行進度、預算調(diào)整情況等預設指標進行量化得分，通過文本挖掘算法對該項目的實施情況、社會效益、生態(tài)效益進行文本特征關鍵詞搜索，結合專家打分，得到該項目的績效分數(shù)將為驗證和考核部門預算編制的合理性和有效性提供科學依據(jù)。

五、結束語

傳統(tǒng)財務軟件難以迎合大數(shù)據(jù)時代下決策者對信息的高質量、高效率、高價值的需求，只有創(chuàng)新、變革才能打破原有的系統(tǒng)約束，實現(xiàn)符合時代需求的財務系統(tǒng)。新型財務信息平臺集合了大數(shù)據(jù)、云計算、數(shù)據(jù)挖掘、互聯(lián)網(wǎng)等高端技術，并對業(yè)務流程進行重構，逐步實現(xiàn)所需要的功能，與智慧校園結合實現(xiàn)智慧財務的目標。