淺談檔案管理的網絡化及其保護

張再維

摘 要：隨著社會的進步與發(fā)展，互聯(lián)網時代已經到來，越來越多的企業(yè)重視起信息技術的應用。檔案管理作為文化管理的重要組成部分，其網絡化受到了人們的高度重視。檔案管理實現(xiàn)網絡化，可以更加科學、便捷、快速的進行管理。本文分析了我國現(xiàn)階段檔案管理的狀況，如何實施檔案管理的網絡化，以及檔案管理網絡化會面臨的風險和解決措施。

關鍵詞：發(fā)展現(xiàn)狀；存在風險；解決措施

隨著我國綜合國力的增強，科技水平的提高，網絡化的時代已經到來，網絡的應用受到廣泛關注，并且被應用到各個領域中。檔案管理也緊跟時代的步伐，向網絡化發(fā)展努力，然而這其中并不是一帆風順的，其中存在很多風險。針對我國現(xiàn)階段檔案管理的狀態(tài)，安全有效的實施網絡化，并成功應對風險，是十分必要的。

1 現(xiàn)階段檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

檔案管理在各個行業(yè)中都占據著重要地位，在企業(yè)中它可以實現(xiàn)人力資源的有效管理，在圖書館事業(yè)中它可以實現(xiàn)書籍的有效管理與查詢。因此檔案管理實施網絡化是一項重大舉措。但是在當下，我國檔案管理仍存在一些問題，阻礙了檔案管理的進步與發(fā)展。

一方面由于之前對信息技術的不重視，我國部分檔案管理仍停留在傳統(tǒng)的人工管理方式中，這就造成管理工作的復雜，管理方式的不合理，資源無法實現(xiàn)有效配置。而檔案的形式是多種多樣的，仍選用人工管理模式，不僅導致管理工作無法快速便捷的進行，還造成人員需求增大，增加開支。

另一方面檔案管理的工作人員專業(yè)知識以及綜合素質較低，部分人員不具備運用網絡的技能。人員分配的不規(guī)范，導致檔案管理始終停留在傳統(tǒng)管理模式中，管理工作人員工作積極性不高，都是影響企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的因素。對檔案管理工作人員進行培訓或雇傭具備專業(yè)知識及技能的人員，都可有效的提高檔案管理的規(guī)范性。

2 實施檔案管理網絡化的措施

2.1 實施檔案管理電子檔案與傳統(tǒng)檔案同步實施

傳統(tǒng)的檔案作為我國運用多年的檔案，具有其獨特的優(yōu)勢，因此在實施檔案管理的網絡化的同時，應將電子檔案與傳統(tǒng)檔案相結合，同步進行。一方面?zhèn)鹘y(tǒng)檔桿管理主要是針對檔案管理中“歷史遺留問題”中檔案殘缺不全，檔案資源信息程度較低，或檔案存放時間較長的休息資源進行傳統(tǒng)管理措施，保障了檔案管理的基礎信息性，避免大量的檔案錄入增加檔案管理人員的工作量。另一方面，近期檔案適應網絡化管理，進行檔案信息數(shù)據管理的準確性發(fā)展，促進檔案管理的效率性和準確性，促進檔案管理體系進一步完善健全。

2.2 應用網絡數(shù)據管理手段進行檔案管理

實施網絡詩句管理手段進行檔案管理。隨著社會科技水平的進一步提高，檔案管理數(shù)據化應用程度也進一步提升，實施檔案管理自動化軟件，結合OA辦公自動化和MIS信息管理相結合實施軟件管理檔案管理網絡化發(fā)展，提高檔案管理自動化程度的進一步提高。

2.3 提高檔案管理人員計算機應用能力

檔案管理的網絡化對其管理人員的技能及知識具有更高的要求，而許多從事傳統(tǒng)管理方式的人員并不具備相應的知識，甚至綜合素質較低。因此，對檔案管理工作人員的培訓應被提上日程，定期培訓管理人員的計算機技能，使之可以更好地進行網絡化的檔案管理，使檔案管理的應用程度有所提升。

3 電子檔案管理網絡化的風險

互聯(lián)網時代的到來，在經濟全球化的基礎上，進一步加強了世界各國的聯(lián)系，同時互聯(lián)網的高速發(fā)展，也催生出了相應的風險。檔案管理的網絡化需要充分運用互聯(lián)網，而電子檔案的建立除了具有傳統(tǒng)檔案的風險外，還需應對互聯(lián)網時代所帶來的風險。網絡的公開性使得保護隱私變得更加重要，檔案作為重要信息更應加強保護。以下為一些檔案管理網絡化中所面臨的常見風險。

3.1 黑客攻擊

黑客攻擊是檔案管理中我們面對的最為頭疼的一件事情。黑客往往是依靠自己的高超技能，通過設定一些程序跳過封鎖或者使用木馬病毒等來對服務器進行侵犯。他們具有主動侵犯性，攻擊的頻率以及危害都比較大。計算機黑客按照攻擊動機來可以分為兩大類，一類是惡意破壞，這一類黑客入侵的主要目的是破壞服務器內的資料，對其進行刪除或者是篡改，或者是制造大量的垃圾信息，阻礙用戶正常使用數(shù)據庫。另一類是盜取資料。這一類黑客主要是為了獲取數(shù)據庫內具有價值的資料而對數(shù)據庫進行攻擊，對數(shù)據庫資料進行竊取，達到自身的目的。

3.2 網絡病毒

目前網絡病毒屢見不鮮，比如熊貓燒香病毒、CIH病毒等等，都能對計算機造成非常嚴重的影響，如果存儲資料的服務器被感染病毒的話，會造成大量資料遺失。目前病毒的傳染方式有很多種，最為常見的是通過電子郵件、移動存儲器以及下載等。這些病毒一旦感染很容易通過共享造成局域網內所有電腦被傳染，最終對存儲服務器造成嚴重損害。

3.3 管理混亂

網絡化檔案管理由多個流程構成，比如說文件掃描、檔案分類、授權管理等，不可能所有流程都由一個人監(jiān)控，因此容易造成流程交接上的出現(xiàn)問題。此外系統(tǒng)的升級以及服務器的搬移等等都有可能造成文件丟失。

4 風險的相關應對措施

4.1 強化防御技術，降低黑客攻擊風險

為了防御黑客的攻擊，網絡管理員應當為數(shù)據庫安裝有效的防火墻，為了提高安全系數(shù)，甚至可以在路由器之前安裝物理防火墻，將黑客的攻擊擋在系統(tǒng)之外。防火墻應當關閉一些高風險的端口，對網絡訪問進行一定的限制。此外還應當在系統(tǒng)中安裝檢測系統(tǒng)，一旦有非法入侵的用戶進入，立即鎖定并且將信息反饋到網絡管理員處，及時進行處理。

4.2 提高風險意識，防范病毒攻擊

檔案網絡管理所處局域網的每一個用戶都應當有著足夠的警惕性，對于來歷不明的郵件以及下載的文件都要通過殺毒軟件來進行掃描，降低感染病毒的概率。

4.3 規(guī)范管理流程

對于用戶的授權，要嚴格對用戶的權限進行分類，杜絕出現(xiàn)超級用戶。對于檔案管理的每一個流程要進行細分，責任劃分清晰，交接工作要進行嚴密統(tǒng)計，必要的時候要可以犧牲速度來換取信息質量。

4.4 強化法律制裁

雖然我國的法律是比較全面的，但是互聯(lián)網作為21世紀以來才在我國興起的產業(yè)，許多與網絡相關的法律還不完善。因此檔案管理的網絡化，面對的一些風險，無法用法律進行有效的保護。我國應加強立法，承認電子檔案的法律性，并對其進行保護，對從事網絡犯罪的更應嚴厲處罰。

5 結束語

檔案管理的網絡化是順應時代發(fā)展的重要表現(xiàn)，雖然實施檔案管理的網絡化仍面臨者管理人員技能不足綜合素質較低、對傳統(tǒng)管理方式的過度依賴，且檔案管理網絡化中會面臨黑客攻擊、網絡病毒、管理混亂等風險，但是本文也提出了強化防御技術、提高對風險的重視、使管理過程更具規(guī)范性等的解決措施。

參考文獻

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