淺析電子檔案管理的問題與對(duì)策

劉瑩瑩

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，電子文件和電子檔案普遍地用于日常辦公和管理?，F(xiàn)階段電子文件的環(huán)境中，文件的方式特點(diǎn)與內(nèi)容特點(diǎn)都產(chǎn)生了改變，電子文件能夠通過計(jì)算機(jī)體系實(shí)施快速、有效、多角度的處置，不再需要對(duì)它實(shí)施像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。這就帶來了很多新的課題，就此提出了加強(qiáng)電子文件檔案管理的幾項(xiàng)重要對(duì)策。

關(guān)鍵詞：電子檔案；困境；對(duì)策

引言：因?yàn)殡娮游募n案的產(chǎn)生與發(fā)展時(shí)間短，暴露相對(duì)多的問題，電子文件檔案管理在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下正面臨非授權(quán)訪問、泄漏信息或丟失、破壞了數(shù)據(jù)完整性、運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒的威脅，所以，對(duì)電子文件檔案的科學(xué)管理已變成一個(gè)全球面臨的急需解決的關(guān)鍵課題。電子檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代的步伐步入信息網(wǎng)絡(luò)管理時(shí)代，具有方便和高效的同時(shí)，也迎來了很多的問題。電子檔案的問題是現(xiàn)在面臨最大的挑戰(zhàn)。以下就筆者根據(jù)多年工作實(shí)踐，對(duì)電子檔案管理中存在的問題和解決對(duì)策實(shí)施闡述。

1、電子檔案管理存在的主要問題

1.1領(lǐng)導(dǎo)不夠重視電子檔案管理

就某企業(yè)建設(shè)管理處電子檔案管理工作來說，存在問題：首先是沒有人員配備。成立一個(gè)大型單位，沒有配備專業(yè)的電子檔案管理工作人員，只就這方面說，能夠看出領(lǐng)導(dǎo)不夠注重電子檔案管理工作。假如沒有專業(yè)人員對(duì)檔案實(shí)施管理，就非常難確保文件材料收集的完整與系統(tǒng)，造成整理編目時(shí)的不標(biāo)準(zhǔn)，增加運(yùn)用工作的難度，找尋起來非常費(fèi)時(shí)費(fèi)事。其次是設(shè)置不合理的檔案室。部分單位在最頂樓設(shè)置檔案室，不能確保檔案的安全保管，隱患相對(duì)多。還有檔案室里沒有齊全的檔案設(shè)施配置，如說需要安裝空調(diào)，讓檔案室的溫度通常控制在14-24°，然而沒有配置空調(diào)，不可以確保室內(nèi)的溫度。

1.2數(shù)據(jù)檔案保存內(nèi)容不夠完整

現(xiàn)在，數(shù)據(jù)檔案關(guān)鍵是系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份與文本備份，業(yè)務(wù)體系的數(shù)據(jù)通常保存在計(jì)算機(jī)硬盤上，我們一定要從硬盤上把當(dāng)日數(shù)據(jù)刻錄到光盤上。而現(xiàn)實(shí)工作中，常常沒有堅(jiān)持每日把硬盤上的數(shù)據(jù)刻錄到光盤之上，并脫機(jī)保存，有時(shí)隔幾天才實(shí)施刻錄，讓數(shù)據(jù)檔案保存不持續(xù)、不完整。

1.3電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)大。

因?yàn)殡娮訖n案管理牽涉到網(wǎng)絡(luò)信息，因此會(huì)受到外界的干擾多，經(jīng)常會(huì)存在風(fēng)險(xiǎn)。稍微做得不夠好不夠保密，檔案資料就也許會(huì)受到外泄或損失等。

2、解決電子檔案管理過程中問題的對(duì)策

2.1領(lǐng)導(dǎo)要高度重視電子檔案管理工作

單位領(lǐng)導(dǎo)要重視電子檔案管理工作，要把這項(xiàng)工作納入單位管理的一個(gè)關(guān)鍵范圍。在人員配置上，必須要配備專人實(shí)施管理，并對(duì)電子檔案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)歸檔，確保檔案資料隨要隨時(shí)能夠查找查到，并配備配齊有利于檔案管理的有關(guān)設(shè)備設(shè)施。

2.2保證有效的技術(shù)保護(hù)方法，建設(shè)存檔光盤長時(shí)間可讀的保障機(jī)制

因?yàn)殡娮訖n案載體非常容易受到環(huán)境中各類原因的影響，因此對(duì)于電子介質(zhì)必須要建設(shè)嚴(yán)格的保護(hù)方法。第一，建設(shè)符合電子檔案存放的環(huán)境。能夠建設(shè)專門的庫房，應(yīng)用專門的文件柜等；第二，擬定符合電子介質(zhì)操作的標(biāo)準(zhǔn)。這種標(biāo)準(zhǔn)要規(guī)定電子檔案管理者或應(yīng)用者在管理或應(yīng)用過程中要遵循的操作規(guī)范流程；第三，建設(shè)日?；蚨ㄆ诘木S護(hù)檢測方法。使用科學(xué)的方法或儀器對(duì)電子檔案實(shí)施日常維護(hù)或定期檢驗(yàn)，能夠確保電子檔案工作者及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，并加以改正。同時(shí)，為了確保光盤的長期可讀性，使光盤存檔風(fēng)險(xiǎn)降低，要對(duì)沒有進(jìn)館光盤把好質(zhì)量關(guān)，對(duì)已經(jīng)進(jìn)館光盤實(shí)施定期檢驗(yàn)，并產(chǎn)生定期檢驗(yàn)制度。

2.3擬定電子檔案管理制度。

為了確保電子檔案管理信息的安全，單位要依據(jù)管理方案擬定嚴(yán)格的管理章程，做到嚴(yán)格制度而起到預(yù)防出現(xiàn)事故、外泄信息機(jī)密、混亂的檔案程序等。在擬定制度的時(shí)候，能夠授權(quán)給具備檔案管理技能的人員依據(jù)現(xiàn)實(shí)狀況擬定。像規(guī)定不需要查找資料，檔案室是閑雜人員不可以隨便進(jìn)入的。除檔案直管人員外，不能動(dòng)檔案管理體系的電腦等配備。需要查閱有關(guān)資料，要由檔案管理人員直接操作。

2.4保障電子文件檔案的安全

電子文件是社會(huì)進(jìn)步的產(chǎn)物，保證電子文件檔案的安全是二十一世紀(jì)檔案工作遇到的新課題。要增強(qiáng)這方面的工作，不僅可以可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)操作體系的不足，改進(jìn)電子技術(shù)方法，使電子文件的安全性增加，讓檔案資源獲得安全、可靠的保護(hù)，更可以增強(qiáng)檔案信息交流，正確、迅速地向社會(huì)供應(yīng)有利的信息資源，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。

2.5提升電子文件歸檔管理水平

第一，各級(jí)主管部門一定要高度關(guān)注、大力支持，只有領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量才會(huì)獲得提高。第二，檔案人員本身的綜合素質(zhì)也需要持續(xù)提升。由于電子檔案的管理，牽涉到電子計(jì)算機(jī)軟硬件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)與檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，因此絕不是只懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或只懂得紙質(zhì)等載體檔案管理知識(shí)的人所可以勝任的。所以檔案人員一定要從制度入手，嚴(yán)把電子文件歸檔與電子檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，保證重要電子文件從形成之初到作為檔案保存的整個(gè)過程真實(shí)、完整和安全。第三，檔案人員還要大膽創(chuàng)新，拓展范圍，完成信息服務(wù)的多樣化、社會(huì)化。

2.6增強(qiáng)電子檔案所依賴的計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)施管理

計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代快，對(duì)于淘汰計(jì)算機(jī)軟、硬件存儲(chǔ)的電子文件，及時(shí)把轉(zhuǎn)換儲(chǔ)存工作做好，確保電子文檔的延續(xù)可用性。主動(dòng)開辟電子檔案存儲(chǔ)的新方法，為檔案管理部門配備重要的刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料使用通用格式的載體存儲(chǔ)。對(duì)管理軟件的安全漏洞進(jìn)行及時(shí)修補(bǔ)，對(duì)防火墻等軟件完成自動(dòng)升級(jí)，做好檔案上傳、下載的安全等級(jí)與訪問權(quán)限。同時(shí)完善電子文件與計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施與環(huán)境，加強(qiáng)防磁設(shè)施的完善與維護(hù)，及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)與數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，保證檔案信息數(shù)據(jù)在保存與傳輸階段中安全、穩(wěn)定。

2.7運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)電子檔案管理體系

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，各單位都有自己的網(wǎng)絡(luò)，它是本單位建設(shè)信息化的關(guān)鍵基礎(chǔ)設(shè)施，這為完成電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、一體化在硬件上供應(yīng)了可靠的保證，可是光有優(yōu)良的硬件基礎(chǔ)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還一定要開發(fā)出與之配套的運(yùn)用軟件體系。所以，要盡可能地組織技術(shù)力量開發(fā)或購買適用于本單位的電子檔案管理體系。

2.8提高電子檔案管理者的素質(zhì)

第一，提升檔案管理者的素質(zhì)一定要加強(qiáng)他們的服務(wù)意識(shí)。檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性非常強(qiáng)的工作，目的是服務(wù)，前提是服務(wù)，沒有優(yōu)良的服務(wù)，檔案管理的價(jià)值與作用就失去了。要主動(dòng)發(fā)揮檔案管理者的主觀能動(dòng)性，主動(dòng)展開職業(yè)道德教育，完善服務(wù)方法，提升服務(wù)質(zhì)量，積極、熱情地為檔案應(yīng)用者服務(wù)。

第二，要適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要，就一定要培養(yǎng)出可以把計(jì)算機(jī)科學(xué)與檔案學(xué)有機(jī)結(jié)合起來的復(fù)合型人才，使電子檔案管理人才隊(duì)伍進(jìn)一步的得到完善，提升電子檔案管理人才隊(duì)伍的現(xiàn)代化管理技能。同時(shí)，因?yàn)闄n案類型與載體的多樣化，對(duì)檔案管理人員在業(yè)務(wù)知識(shí)和管理操作能力等方面都提出了更高的要求，所以，檔案管理人員提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)是特別重要的。

結(jié)語

電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中無法回避的。電子檔案管理就是推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，它不但可以進(jìn)一步為單位發(fā)展做出貢獻(xiàn)，更是滿足人們?nèi)找嬖鲩L需求的重要途徑。能夠肯定的是現(xiàn)在檔案信息化正在如火如荼的展開，政府與學(xué)界都在努力，需要修改法律，完善制度，發(fā)展技術(shù)，轉(zhuǎn)變觀念，建設(shè)人才隊(duì)伍等等原因的共同作用，未來才有可能進(jìn)行完全的信息化檔案管理。

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