淺析文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

覃虹

摘要：隨著信息科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理逐漸被人們重視起來(lái)。但是現(xiàn)在文書(shū)檔案工作的整體水平實(shí)在是不敢讓人恭維，工作中存在的問(wèn)題比比皆然，怎樣打破思想的桎梏切實(shí)提高工作水平，漸漸成為事業(yè)單位不得不去面對(duì)的問(wèn)題。筆者提出了關(guān)于文書(shū)檔案管理中現(xiàn)存的幾點(diǎn)問(wèn)題，并對(duì)這些問(wèn)題做出了自己一些粗淺的理解。希望可以對(duì)大家有所幫助。

關(guān)鍵詞：文書(shū)管理；問(wèn)題；對(duì)策

前言：

文書(shū)檔案管理工作可以為事業(yè)單位資料文件的使用帶來(lái)很大的方便，提高單位整體的工作效率，所以事業(yè)單位要做好這項(xiàng)工作。本文立足于文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題，并且通過(guò)筆者自己的理解分析，提出了一些簡(jiǎn)單的對(duì)策。希望大家能夠從本文中得到一些啟發(fā)。

1.文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1文書(shū)檔案管理制度落后

社會(huì)方方面面的現(xiàn)代化改革越來(lái)越深入，文書(shū)檔案管理制度卻沒(méi)有及時(shí)的做出改革，那么的落后就是必然的結(jié)果了。單位的一些領(lǐng)導(dǎo)不想去為文書(shū)檔案管理工作投入更多的資金去建立合適的檔案系統(tǒng)，也不想去花費(fèi)更多的精力去完善相關(guān)的制度，進(jìn)而導(dǎo)致了部分工作人員得不到系統(tǒng)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，只能靠自學(xué)來(lái)滿(mǎn)足平時(shí)工作的技術(shù)需求，也就導(dǎo)致了相關(guān)的工作不夠科學(xué)、規(guī)范和文書(shū)管理制度的落后。在這種背景下，一些水平不夠高的工作人員只是將文檔資料放入檔案盒，并沒(méi)有及時(shí)將資料梳理，進(jìn)而導(dǎo)致文書(shū)檔案資料存放混亂的現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)也就不足為奇了。制度的落后也會(huì)對(duì)工作產(chǎn)生很大的影響，例如，隨著科技的發(fā)展，電子信息技術(shù)可以為人們的生活帶來(lái)很大的便利，近年來(lái)行新的電子檢索方式并沒(méi)有在大多數(shù)的單位興起，很多單位在查找資料文件時(shí)候還是會(huì)選擇人工檢索的方法，這對(duì)文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和效率產(chǎn)生了負(fù)面影響。

1.2文書(shū)工作與檔案工作脫節(jié)

文書(shū)與檔案管理工作既是相互獨(dú)立又是相互聯(lián)系的，二者相輔相成，互為表里。在平時(shí)工作中不能將二者分割開(kāi)來(lái)。否則彼此的工作都會(huì)受到負(fù)面的影響。但是在實(shí)際的工作里面，文書(shū)工作和檔案工作經(jīng)常會(huì)被分別管理，文書(shū)工作與檔案工作之間的關(guān)系被淡薄化了。具體則體現(xiàn)在，文書(shū)工作人員檔案意識(shí)淡薄，文書(shū)人員通常很少考慮檔案管理人員的工作需求，不使用統(tǒng)一的格式進(jìn)行相關(guān)的工作；檔案管理崗位多為兼職，沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，在公文收集、整理、保存和使用上存在自身的不足。這些不足之處使兩者在銜接的時(shí)候很多的問(wèn)題浮出了水面進(jìn)而導(dǎo)致了脫節(jié)的出現(xiàn)。

1.3文書(shū)檔案管理工作遭到輕視

在一些事業(yè)單位中，部分領(lǐng)導(dǎo)者覺(jué)得對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視并不能立竿見(jiàn)影的為單位帶來(lái)收入，朝夕之間做出很好的成績(jī)是十分困難的，他們的價(jià)值觀念受到了急功近利思想的影響，這部分單位領(lǐng)導(dǎo)往往輕視了文書(shū)檔案管理工作。在這種價(jià)值觀念的影響下，單位對(duì)工作人員不會(huì)進(jìn)行相關(guān)的培養(yǎng)，再加上安排的人員不夠充足，甚至這些員工還往往身兼數(shù)職。這些問(wèn)題的存在導(dǎo)致了一些工作人員的立卷檔案意識(shí)淡薄，沒(méi)有工作熱情，工作比較被動(dòng)，影響了文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。此外，部分單位對(duì)文書(shū)檔案管理工作的輕視也體現(xiàn)在沒(méi)有在現(xiàn)代的社會(huì)背景下結(jié)合現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，導(dǎo)致了文書(shū)檔案工作不夠現(xiàn)代化科技化。

2.做好文書(shū)檔案管理的對(duì)策

2.1提高文書(shū)檔案管理制度的水平

古人云，無(wú)規(guī)矩不成方圓。筆者以為這句話(huà)并不完美，當(dāng)我們制定的“規(guī)矩”達(dá)到完善合理的水平時(shí)，我認(rèn)為才是最嚴(yán)謹(jǐn)正確的說(shuō)法。結(jié)合現(xiàn)實(shí)中成功者的例子可以知道，當(dāng)事業(yè)單位根據(jù)自身的特點(diǎn)制定出一套完善的高水平的管理制度，并且把它落實(shí)到實(shí)踐中時(shí)，工作的效率和質(zhì)量往往會(huì)上升一個(gè)新的臺(tái)階。具體來(lái)說(shuō)，管理制度要盡量做到細(xì)化規(guī)定，文書(shū)紙張的規(guī)格，文書(shū)的格式等；可操作性強(qiáng)，不要提空頭理論，所提出的管理制度要在現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)中能夠具體實(shí)現(xiàn)，否則做出的改進(jìn)將毫無(wú)意義；簡(jiǎn)潔明確，便于讓工作人員理解記憶相關(guān)的規(guī)定制度，有利于在工作中規(guī)避相應(yīng)的違規(guī)行為。在制定好高水平管理制度的條件下，工作人員要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定來(lái)約束自己，同時(shí)在執(zhí)行相關(guān)規(guī)定的期間，發(fā)現(xiàn)新管理制度有不足之處，應(yīng)該立即及時(shí)向相關(guān)的部門(mén)反映問(wèn)題，制定者對(duì)于這些需要改進(jìn)的地方要反復(fù)研究，最終給出令人滿(mǎn)意的答復(fù)。筆者相信在基層和中高層兩方面的共同努力下，文書(shū)檔案管理制的水平會(huì)越來(lái)越高，工作做得會(huì)越來(lái)越好。

2.2加強(qiáng)文書(shū)工作與檔案工作的銜接

曾三同志曾經(jīng)說(shuō)過(guò)，“檔案是昨天的文書(shū)，文書(shū)又大半是明天的檔案”。筆者對(duì)這句是這樣理解的，“有什么樣的文書(shū)材料，就有什么樣的檔案。后一個(gè)階段的檔案又對(duì)前一階段的文書(shū)有反作用”。筆者認(rèn)為文書(shū)和文案之間的關(guān)系，引言已經(jīng)做出了通俗易懂的闡釋。想要加強(qiáng)文書(shū)工作與檔案工作的銜接，前提是文書(shū)工作、檔案工作都必須做好，否則即使兩者銜接緊密也不會(huì)有多大的作用。文書(shū)人員除了要科學(xué)規(guī)范的做好文書(shū)材料的收集歸檔工作，還要在起草和批閱相關(guān)文件材料的時(shí)候，有一種為檔案管理提供最大方便的意識(shí)。此外，要重視文件材料的質(zhì)量和可靠性，收集有效優(yōu)質(zhì)的材料。文件的處理一定要做到要準(zhǔn)確及時(shí)，文件的收發(fā)要切實(shí)的進(jìn)行記錄，為以后的檔案人員的工作提供方便。檔案管理工作的物質(zhì)前提就是文件資料的高質(zhì)量的收集，在文書(shū)工作做好的基礎(chǔ)上，調(diào)整文書(shū)檔案的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容，科學(xué)的控制檔案管理質(zhì)量，力爭(zhēng)做到于文件工作于檔案工作系統(tǒng)化。當(dāng)兩者的工作水平都得到平衡的發(fā)展，并強(qiáng)化彼此間的統(tǒng)一意識(shí)時(shí)，文書(shū)與檔案工作就能得到好的銜接。

2.3事業(yè)單位管理人員要提高重視程度

前文已經(jīng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重要性有所提及，顯然想要讓它得到足夠的重視不能只著手于單方面。要使文書(shū)檔案工作做的更好領(lǐng)導(dǎo)者的重視和支持是最為重要的，領(lǐng)導(dǎo)者要克服片面的經(jīng)濟(jì)效益觀念，要認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的價(jià)值屬性，要提高對(duì)相關(guān)人員的重視，使員工保持工作熱情，最好讓文書(shū)檔案工作在年度工作總結(jié)中被提及，出現(xiàn)在單位總體工作規(guī)劃中，同時(shí)也要增加相關(guān)的經(jīng)費(fèi)。檔案管理工作人員要多與單位管理者接觸及時(shí)反饋?zhàn)钚碌墓ぷ鬟M(jìn)展和完成的工作內(nèi)容，提高檔案管理工作的存在感，要讓領(lǐng)導(dǎo)了解到這項(xiàng)工作的重要性。此外，應(yīng)該自強(qiáng)不息努力學(xué)習(xí)新的知識(shí)，提高自身的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，為檔案工作提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案管理是單位必不可缺的組成部分，從而得到領(lǐng)導(dǎo)的重視。事業(yè)單位方面，要制定合適的管理?xiàng)l例，來(lái)對(duì)員工進(jìn)行科學(xué)的管理；要有人才培養(yǎng)的意識(shí)，最好要因人而異的制定培養(yǎng)方案，為打造更專(zhuān)業(yè)的檔案工作人員而努力；要有和合理的獎(jiǎng)懲制度，以此來(lái)激發(fā)員工的工作熱情，還能提高員工之間的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，讓文書(shū)檔案管理工作充滿(mǎn)活力。我們必須從領(lǐng)導(dǎo)、工作人員、事業(yè)單位三個(gè)角度來(lái)使文書(shū)檔案管理工作的被重視程度得到提高。

結(jié)語(yǔ)

一言概之，文書(shū)檔案管理和其他部門(mén)的工作之間都有著相關(guān)的聯(lián)系，是事業(yè)單位的一部分。我們要從管理制度的水平、文書(shū)工作與檔案工作的銜接、事業(yè)單位管理人員的重視程度，三方面入手來(lái)提高文書(shū)檔案管理工作的水平，從而可以讓它為事業(yè)單位的發(fā)展做出幫助。

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