關(guān)于加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

肖太琴

摘 要：現(xiàn)如今伴隨著我國(guó)時(shí)代不斷的進(jìn)步，信息技術(shù)發(fā)展在日常生活中占據(jù)著越來(lái)越重要的地位，通過(guò)對(duì)檔案管理的信息化進(jìn)行建設(shè)，在一定程度上滿足科學(xué)時(shí)代發(fā)展的必然要求。所以在本文中，主要針對(duì)提高檔案管理信息化建設(shè)做出全面的分析研究，同時(shí)也在此基礎(chǔ)上提出下文內(nèi)容，希望能夠給予同行業(yè)工作人員提供相應(yīng)的參考價(jià)值，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案在管理過(guò)程中的信息化建設(shè)，全面提高檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)；分析

引言：對(duì)于數(shù)字化的技術(shù)而言，其發(fā)展主要是時(shí)代的產(chǎn)物，也是時(shí)代進(jìn)步的重要標(biāo)志，為了能夠滿足時(shí)代發(fā)展要求，我們自身的生活方式和工作方式也發(fā)生了一定變化，在檔案管理的過(guò)程中，傳統(tǒng)的人工管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展需求，這點(diǎn)需要我們采取新的技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，這樣不僅能夠節(jié)約工作成本，同時(shí)還能在一定程度上節(jié)約工作中所花費(fèi)的時(shí)間，對(duì)其工作準(zhǔn)確性進(jìn)行全面的提高。

1.檔案管理工作信息化建設(shè)中的問(wèn)題分析

1.1由于缺少對(duì)檔案管理信息化的重視程度

由于重視才會(huì)被采用，因?yàn)橹匾暡趴梢缘玫桨l(fā)展，對(duì)于任何一件事而言，只有被領(lǐng)導(dǎo)人員所重視才能夠發(fā)揮出更好的效果。然而在進(jìn)行檔案工作信息化建設(shè)的過(guò)程中，現(xiàn)如今多數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有能夠充分的認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理的技術(shù)對(duì)于企業(yè)發(fā)展具有著的作用，沒(méi)有對(duì)本單位檔案管理人員的信息化技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，因此直接導(dǎo)致多數(shù)單位的檔案管理工作依然處于在較為落后的狀態(tài)下，這樣也直接阻礙了檔案管理工作的全面建設(shè)。

1.2由于檔案管理工作的信息化建設(shè)缺少針對(duì)性

針對(duì)于現(xiàn)如今的檔案管理工作而言，雖然從原來(lái)文字辦公轉(zhuǎn)變成為了無(wú)紙化辦公，但是依然缺少著具有針對(duì)性的軟件幫助信息化建設(shè)發(fā)展。以往雖然由很多的軟件可以在計(jì)算機(jī)中應(yīng)用，但多數(shù)都是一些文字類的辦公軟件，現(xiàn)如今的信息化檔案管理也是需要一些技術(shù)性的軟件去促進(jìn)信息化技術(shù)的快速發(fā)展，因?yàn)楹芏嗟募夹g(shù)并不是很成熟，同時(shí)和計(jì)算機(jī)之間的兼容性也比較差，這樣也在一定程度上導(dǎo)致檔案信息化管理中存在著文字不識(shí)別或者程序不讀取等問(wèn)題，直接阻礙了信息化建設(shè)的腳步，這點(diǎn)也不利于信息化技術(shù)的快速發(fā)展。

2.檔案管理工作信息化建設(shè)的措施分析

2.1需要提高對(duì)檔案管理工作和信息化建設(shè)的重視

在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，必須要對(duì)其重要性引起充分的重視，同時(shí)對(duì)其重視程度進(jìn)行提高，只有這樣才能在一定程度上更好的保證信息化的建設(shè)。此外信息化的建設(shè)對(duì)于檔案管理的工作也是存在著十分重要的作用，在進(jìn)行信息化建設(shè)的時(shí)候也是為檔案管管理工作提供出一定的便利和效率，促進(jìn)檔案管理工作人員自身的素質(zhì)進(jìn)行提高?，F(xiàn)如今隨著信息化時(shí)代發(fā)展越來(lái)越快速，只有提高對(duì)其認(rèn)識(shí)，并且采用信息化去進(jìn)行檔案的管理，才可以更好的滿足時(shí)代發(fā)展的潮流，對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行積極的改善，進(jìn)一步帶動(dòng)我國(guó)社會(huì)的不斷進(jìn)步。

2.2需要開(kāi)發(fā)檔案管理工作的一些辦公軟件

在檔案管理工作的時(shí)候，必須要有針對(duì)性的從事一些工作，這樣將會(huì)使其工作變得更加的明顯，由于現(xiàn)如今多數(shù)的辦公軟件是缺少著一定程度的針對(duì)性，因此也是直接的導(dǎo)致了很多的檔案管理工作無(wú)法有序的進(jìn)行，這樣則是需要我們?nèi)ゲ粩嗟拈_(kāi)發(fā)一些可以通用的辦公軟件，使其可以處于在信息化檔案管理工作中可以被數(shù)字化以及無(wú)紙化辦公去進(jìn)行取代，也是可以讓現(xiàn)如今的檔案管理工作被信息化的工作方式進(jìn)行取代，但更加重要的則是，信息化發(fā)展作為時(shí)代發(fā)展重要趨勢(shì)，檔案管理工作也是需要滿足時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。

2.3要幫助檔案管理人員適應(yīng)信息化建設(shè)的需求

在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，不僅只是技術(shù)以及設(shè)備方面的創(chuàng)新，也要變革和提高檔案管理人員自身的技術(shù)水平，此外對(duì)于檔案工作的管理人員來(lái)說(shuō)，也是作為檔案管理信息化建設(shè)的重要工作人員，只有不斷的提高自己的應(yīng)變的能力，并且對(duì)自身工作水平和素質(zhì)進(jìn)行提高后，才能更好的滿足信息化時(shí)代建設(shè)的發(fā)展需求，此外需要領(lǐng)導(dǎo)人員采取相應(yīng)的措施，不斷提高檔案管理人員自身的適應(yīng)能力，保證信息化建設(shè)得到快速的發(fā)展。

2.4要為各種信息化檔案建設(shè)管理提高設(shè)備

對(duì)于檔案管理工作而言，主要是一項(xiàng)復(fù)雜和系統(tǒng)的工作，每個(gè)環(huán)節(jié)和步驟都是需要檔案管理工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的對(duì)待，同時(shí)而又是需要細(xì)心的去進(jìn)行審核，這樣便是使其檔案管理工作具有著一定的復(fù)雜性和挑戰(zhàn)，通過(guò)提高信息化檔案工作設(shè)備，能在一定程度上減少工作復(fù)雜程度，同時(shí)有效的縮短工作的流程和工作的時(shí)間，更加重要的則是，能明顯的提高檔案管理工作的準(zhǔn)確率，使其檔案管理工作更加方便。

2.5需要對(duì)電子文件管理進(jìn)行完善

對(duì)于檔案管理工作而言，主要是對(duì)檔案信息安全度要求相對(duì)來(lái)說(shuō)比較高的工作，需要時(shí)刻要求管理人員對(duì)檔案進(jìn)行保密，進(jìn)一步導(dǎo)致對(duì)電子文件的管理和設(shè)備的應(yīng)用提出比較高的要求。此外在檔案管理的過(guò)程中，對(duì)電子文件管理進(jìn)行完善提出較高的要求，需要對(duì)檔案管理工作人員的工作態(tài)度做出嚴(yán)格考核，更加重要的則是，對(duì)電子文件的檔案進(jìn)行完善也是保證信息化建設(shè)的重要核心。在檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的同時(shí)，不僅需要檔案管理人員進(jìn)行積極配合，同時(shí)也需具有著先進(jìn)的設(shè)備，這樣才能進(jìn)一步保證檔案管理信息化的建設(shè)得到快速前進(jìn)。

總結(jié)：通過(guò)對(duì)上述內(nèi)容進(jìn)行分析研究后得出，檔案管理信息化主要是檔案管理模式從以往的檔案實(shí)體向著以檔案信息作為重心進(jìn)行轉(zhuǎn)變的過(guò)程，這也是比較漫長(zhǎng)的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，檔案部門必須要積極的滿足檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，提高采用多媒體技術(shù)在檔案管理信息化建設(shè)的作用，這樣才能在一定成程度上提高檔案管理以及服務(wù)的現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐良.關(guān)于城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，15（16）：123-128

[2]劉爽.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江科技信息，2017，18（08）：133-135

[3]葉敬連.關(guān)于信息化建設(shè)下醫(yī)院檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2017，19（08）：223+222.

[4]侯然然.強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江科學(xué)，2014，15（07）：123-129

[5]冉朝霞.關(guān)于檔案管理信息化與檔案信息倫理化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].檔案管理，2006，19（06）：133-139