檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問題分析

陳鶴齡

摘要：從我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)來看，現(xiàn)代化建設(shè)水平不斷提高，同時(shí)檔案工作也有了明顯的變化，現(xiàn)有的檔案信息化已經(jīng)成為發(fā)展的潮流，它和以往的檔案信息化管理工作相比較來看，現(xiàn)代化檔案工作效率有了明顯的提高，但是，其在發(fā)展的同時(shí)，也存在一些問題，比如說，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展給安全帶來不利的影響，所以，就需要制定完善的措施來解決問題。

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理；安全問題；措施

我國步入到新世紀(jì)以來，現(xiàn)代化學(xué)科學(xué)技術(shù)水平有了明顯提升，對(duì)于人們而言，也已經(jīng)邁入了信息化時(shí)代，無論是在政治方面還是在經(jīng)濟(jì)文化方面中，各個(gè)現(xiàn)代化領(lǐng)域都取得了很大的成就，所以說，在檔案信息管理方面，我國就需要進(jìn)行管理，加大力度進(jìn)行重視。

1、檔案信息化管理模式的優(yōu)勢(shì)

面對(duì)現(xiàn)階段的發(fā)展形勢(shì)下，我國以往的紙質(zhì)檔案就占用到很大的面積，并且在進(jìn)行查找時(shí)也比較麻煩，這樣一來，就需要使用高效、快捷的技術(shù)將檔案?jìng)魉偷诫娔X中，并且進(jìn)行儲(chǔ)存，同樣的檔案信息化也受到了更多人的關(guān)注，并且成為當(dāng)下管理的主要方式之一。所以說，信息化管理也就會(huì)自然代替以往紙質(zhì)管理方式，信息化管理方式自身存在的特點(diǎn)比較明顯，可以使用關(guān)鍵字就能找到相關(guān)的信息，還可以快速的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的傳送工作。

1.1 需要不斷提高信息化的搜索速度以及準(zhǔn)確性

一般情況下，從傳統(tǒng)性的檔案管理模式來說，如果在對(duì)檔案進(jìn)行搜索時(shí)，就要求相關(guān)的人員在案卷或者是目標(biāo)進(jìn)行手動(dòng)查找時(shí)，那么這樣的查找效率是比較低，當(dāng)然，也很容易出現(xiàn)問題。所以說，在實(shí)行了信息化檔案以后，不僅可以在很大程度上提高對(duì)檔案信息的查找效率，還可以減少可能出現(xiàn)的問題。

1.2 需要提高對(duì)檔案信息化的利用效率

隨著科學(xué)手段的發(fā)展，環(huán)保理念也在開始進(jìn)行。面對(duì)無紙化的辦公而言，就會(huì)受到更多人的重視，而且在對(duì)于各個(gè)單位部門來說，也需要引起重視。因?yàn)檗k公自動(dòng)化程度比較高，這樣就會(huì)使得紙質(zhì)檔案信息和辦公數(shù)字化辦公之間存在很大的區(qū)別，這樣在應(yīng)用信息化檔案以后，檔案的相關(guān)信息就可以以數(shù)字化或者是信息化的形式呈現(xiàn)出來，還可以直接在辦公的范圍內(nèi)應(yīng)用數(shù)字化系統(tǒng)，這樣一來，就不僅僅可以很好的解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和辦公數(shù)字化的沖突，還可以最大化的為使用者提供了很大的實(shí)用性。

1.3 使用檔案信息化管理可以方便信息的共享以及傳輸

目前，在以往的紙質(zhì)檔案管理方式中，相關(guān)的使用者需要根據(jù)對(duì)檔案管理部門來對(duì)信息進(jìn)行查找或者是郵寄，然而對(duì)于這些來說，就會(huì)給使用者帶來很大的不便。所以說，信息化檔案管理可以在很大程度利用信息網(wǎng)絡(luò)，將相關(guān)的管理信息傳輸?shù)绞褂谜呤种?，這樣一來，就節(jié)省了時(shí)間和人員。

1.4 檔案信息化可以節(jié)省國家資源

需要先對(duì)紙質(zhì)檔案來說，就需要對(duì)大量時(shí)間把信息材料復(fù)印出來，并且進(jìn)行制作，所以說，這樣的情況下就需也大量的紙張，同時(shí)也會(huì)造成國家資源浪費(fèi)。一方面來說，在復(fù)印的時(shí)候，過程是比較復(fù)雜的，不僅如此，還虎造成很多電力的浪費(fèi)，從而浪費(fèi)不必要的能演，所以說，過多的紙張會(huì)對(duì)環(huán)境造成污染，那么這樣說來，檔案的辦公不能再僅限于紙質(zhì)檔案了，就需要采取信息化檔案管理方式，在最大程度上節(jié)約國家能源資源，從而提高工作效率。

2、對(duì)于我國檔案信息化管理中存在的安全問題

2.1 檔案信息化的真實(shí)性以及合法性

在我國以往的紙質(zhì)檔案管理中，就要求相關(guān)的人員對(duì)信息進(jìn)行簽字或者是蓋章，這樣來說，就很容易識(shí)別出信息的真實(shí)性和合法性。

2.2 檔案信息傳輸和保管過程中的安全問題

電子信息檔案在管理過程中，都需要根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行運(yùn)輸，所以說，在進(jìn)行運(yùn)輸時(shí)，安全成為重要的問題。特別是在對(duì)檔案信息傳送的過程中，可能會(huì)被黑客進(jìn)行修改和盜取，如果是面對(duì)保密性的文件時(shí)，那么就會(huì)造成很大的安全問題。

2.3 檔案信息的病毒威脅

一般在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，病毒問題是現(xiàn)代化信息技術(shù)不可避免的問題，病毒種類比較多，并且復(fù)雜，所以說在進(jìn)行傳輸時(shí)嗎，如果是受到了病毒的破壞，那么就很有可能會(huì)危害到檔案信息管理系統(tǒng)，同時(shí)造成資料的泄露，也會(huì)給公司帶來影響，所以說，就需要不斷降低病毒侵害，這個(gè)已經(jīng)成為傳送過程中需要注意的問題。

3、檔案信息化管理中問題相應(yīng)的解決措施

3.1 需要不斷改善檔案信息管理的合法性和真實(shí)性

從很大一方面來說，檔案信息的真實(shí)性和合法性問題，就需要加強(qiáng)管理，有效的進(jìn)行預(yù)防。這樣一來，就需要使用加密技術(shù)進(jìn)行管理，而在當(dāng)前中使用的加密技術(shù)就可以分為兩個(gè)方面的內(nèi)容。分別是對(duì)稱類和非對(duì)稱類。而前者加密技術(shù)解密和價(jià)目的秘鑰相同，而另外一種其實(shí)就是加密技術(shù)在辦公過程中應(yīng)用的比較廣泛，所以說，對(duì)于非對(duì)稱類的加密主要是根據(jù)加密和解密兩種方式進(jìn)行管理，換句話說，在加密的過程可以使用密鑰進(jìn)行使用，相對(duì)于另外一種解密的秘鑰不得公開，在這樣的情況下，就需要指定人員進(jìn)行控制，同樣的也是根據(jù)當(dāng)前檔案信息化管理中應(yīng)用效果比較好的方式進(jìn)行應(yīng)用。

3.2 在檔案信息化管理中，需要引進(jìn)新型的管理技術(shù)以及管理理念

伴隨著社會(huì)信息化的不斷發(fā)展，對(duì)于每個(gè)行業(yè)來說，都需要不斷融入現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。這樣對(duì)于檔案信息化管理工作而言，也需要跟上時(shí)代的腳步，并且將落戶、傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行合理的改變，然后，還需要重新設(shè)計(jì)符合自身?xiàng)l件要求的檔案信息化管理模式，這樣一來，還可以提高各個(gè)方面的投入情況。比如說，在信息化管理過程中，需要對(duì)人力和物力進(jìn)行管理，還需要從根本上改變對(duì)檔案信息化管理工作。其中比較重要的是信息化管理內(nèi)容，主要是包括權(quán)限問題和監(jiān)控管理問題。還需要不斷提高對(duì)訪問方案用戶身份的驗(yàn)證，需要杜絕沒有關(guān)系的用戶隨意查看檔案信息等。一方面來說，在權(quán)限問題上可能就會(huì)給用戶帶來很大的影響，而在權(quán)限問題就需要給每一位用戶分配特殊符合或者是數(shù)字，由此，在這個(gè)時(shí)候，相關(guān)的用戶就需要輸入這些以后才可以進(jìn)行參看。另外，在對(duì)檔案信息化管理的手，防火墻就可以起到重要的作用，它可以有效的確保數(shù)據(jù)系統(tǒng)的進(jìn)、出方向的關(guān)聯(lián)，并且可以起到監(jiān)控的作用，進(jìn)而對(duì)于電子檔案的安全性和隱蔽性都會(huì)受到保護(hù)。需要注意的是，需要檢查所歸檔的文件是否是最終版本，然后在檢查電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件是否一樣，這樣對(duì)于技術(shù)方面來說，在對(duì)文件進(jìn)行檢查時(shí)，狀態(tài)是否含有病毒，所讀出的數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。

4、小結(jié)

以上所述，在本文中講述了檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)、存在的問題以及解決措施，所以說，對(duì)于各個(gè)行業(yè)部門來說，現(xiàn)代化電子信息檔案也會(huì)增加。同樣的情況下，檔案管理的安全性也會(huì)面臨著很大的挑戰(zhàn)。這樣在整體上說，在目前的發(fā)展過程中就需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理，這樣對(duì)于管理人員來說，就需積極的認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理存在的各種問題，而且在找出問題之后，就需要制定完善的措施進(jìn)行解決，進(jìn)而使得檔案信息化管理工作可以穩(wěn)定發(fā)展。

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