辦公室檔案管理人員綜合素質(zhì)提升策略研究

劉婕

摘 要：辦公室檔案管理工作影響著辦公室工作效率，提升辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)能有效地提升辦公室辦事效率，加快單位的發(fā)展。加強(qiáng)辦公室管理制度、優(yōu)化辦公環(huán)境、加強(qiáng)心理指導(dǎo)是提升辦公室檔案管理人員綜合素質(zhì)的主要方式。

關(guān)鍵詞：檔案管理;綜合素質(zhì);策略

中圖分類(lèi)號(hào)：G271

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、完善辦公室檔案管理制度

辦公室檔案管理工作是一項(xiàng)比較枯燥又要求極高的工作，一旦工作人員不認(rèn)真，檔案歸類(lèi)不科學(xué)或者檔案遺失，都將不利于單位的發(fā)展。完善辦公室檔案管理制度是提升辦公室檔案管理人員綜合素質(zhì)的首要條件。

完善辦公室檔案管理制度，首先，要明確崗位職責(zé)。在管理制度中要明確指出不同檔案管理人員的職責(zé)，嚴(yán)格要求辦公室檔案管理人員遵守崗位職責(zé)。其次，要提升檔案管理的科學(xué)性。隨著單位的發(fā)展，單位的檔案會(huì)越來(lái)越多，面對(duì)眾多的檔案，要求檔案管理人員對(duì)檔案管理能夠條理化，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)需要某個(gè)方面的檔案時(shí)要準(zhǔn)確快速地找出。并且，法律對(duì)不同的檔案的保存年限的要求是不同的，檔案管理人員要及時(shí)更新不同的檔案并對(duì)以往的檔案進(jìn)行封存處理。檔案眾多，給辦公室檔案管理人員的歸檔查詢(xún)工作帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)，因此必須提升檔案管理的科學(xué)性。要采用字母與數(shù)字相結(jié)合的檔案編號(hào)方式，對(duì)不同檔案進(jìn)行編號(hào)。方便檔案的調(diào)閱。最后，要嚴(yán)格檔案的借閱程序。單位的檔案屬于單位內(nèi)部的信息，具有一定的機(jī)密性，為保證單位的機(jī)密不泄露，一定要嚴(yán)格堅(jiān)持遵守檔案的借閱程序。并只能在單位內(nèi)部進(jìn)行查看，不能將檔案帶出單位。

二、優(yōu)化辦公環(huán)境

辦公室檔案管理工作主要是與文件文書(shū)打交道，處在封閉或者半封閉的環(huán)境內(nèi)，這樣的工作是枯燥乏味的，對(duì)工作人員的要求又極高，很容易給工作人員帶來(lái)一定的消極影響或者造成工作人員的流失。優(yōu)化檔案管理人員的辦公環(huán)境，為枯燥乏味的工作增添色彩，提升工作人員的心理愉悅度。

優(yōu)化辦公室工作環(huán)境，首先就是要將封閉的辦公環(huán)境開(kāi)放化。隨著科技的發(fā)展，電子文檔的應(yīng)用越來(lái)越多，檔案管理人員也越來(lái)越從堆積如山的文本文件中解放出來(lái)，與外界的接觸越來(lái)越廣泛。因此要將檔案管理人員從封閉的工作環(huán)境中解放出來(lái)，改善檔案管理人員的工作環(huán)境。但是改善工作環(huán)境并不僅僅指辦公室面積的增加，更多的是心理上的放松，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，從堆積如山的紙質(zhì)文書(shū)中解放出來(lái)，可以獲得更多的心理上的放松。

其次，要美化辦公環(huán)境。除去休息時(shí)間，在辦公室的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)在家的時(shí)間，工作環(huán)境的好壞，直接影響工作心情，進(jìn)而影響工作效率。美化辦公環(huán)境可以在辦公區(qū)域擺放一些綠植?；蛘咴谵k公室中設(shè)置專(zhuān)門(mén)的活動(dòng)區(qū)域，讓員工在工作之余可以進(jìn)行一定的合適的活動(dòng)，保證工作人員的身體健康，維護(hù)工作團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性。

最后，要豐富辦公室的工作氛圍。同事之間的良好相處能夠增強(qiáng)工作團(tuán)隊(duì)的凝聚力，提升工作的效率。豐富辦公室的活動(dòng)樣式，加強(qiáng)同事之間的溝通了解，保證辦公室良好的人際關(guān)系，能夠?yàn)楣ぷ魅藛T營(yíng)造一種輕松愉悅的工作氛圍，提升工作人員的工作積極性。

三、加強(qiáng)檔案管理人員的心理指導(dǎo)

檔案管理人員的工作環(huán)境是相對(duì)封閉的，溝通交流的圈子也較小，其工作成果也難以直接轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)利益，這些都給檔案管理人員帶來(lái)一定的挫敗感，檔案管理人員的心理素質(zhì)在工作中是非常重要的。人們參加工作，一方面是為了獲得一定的報(bào)酬，維持生活，另一方面是想通過(guò)工作來(lái)展現(xiàn)自身的價(jià)值。檔案管理工作屬于后勤工作，其工作成果難以直接轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)利益，在單位中的地位也不是很高，這就造成檔案管理人員懷疑自身能力，覺(jué)得個(gè)人價(jià)值較低，這樣的心理極不利于人員的成長(zhǎng)。檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提升也包括心理承受能力的提升，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的心理指導(dǎo)，為檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升貢獻(xiàn)力量。

辦公室檔案管理工作是單位工作展開(kāi)的前提，檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響檔案管理工作的優(yōu)秀程度。各單位應(yīng)不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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