淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑

劉思文

摘 要：作為一種重要的檔案材料，利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來開展辦公室檔案的管理可以大大提高其工作效率，也已經(jīng)得到了人們的廣泛重視。將辦公室文件以網(wǎng)絡(luò)信息的形式來進(jìn)行管理。其一方面對于數(shù)據(jù)的保管是非常有益的，而且對部門相關(guān)工作的開展也有很大的益處，推動本部門的工作的開展。本文對當(dāng)前辦公檔案管理效率提升的必要性進(jìn)行了探討，并總結(jié)改進(jìn)辦公文件管理效率的對策，希望可以給相關(guān)工作的開展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理工作；工作效率；辦公室檔案

現(xiàn)在社會發(fā)展水平不斷提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更新?lián)Q代還在繼續(xù)，可以說各種各樣先進(jìn)的信息技術(shù)層出不窮。作為一個鮮明的時代特征而言，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也將在社會生活和工作的各個領(lǐng)域當(dāng)中的應(yīng)用越來越廣泛。所以為了更好地適應(yīng)于實(shí)際發(fā)展的需求，在檔案管理工作開展的過程中，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮電子信息管理優(yōu)勢，如果要做好檔案管理工作，給業(yè)務(wù)發(fā)展做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，則必然需要在新時代之下積極修正管理戰(zhàn)略，不斷改良服務(wù)體系，這樣才能讓其適應(yīng)于各項(xiàng)工作開展的實(shí)際需求。

1 辦公室檔案管理的意義

眾所周知，辦公室檔案在內(nèi)容和性質(zhì)上存在較大的區(qū)別，因而檔案的重要程度差異很大。有些檔案屬于內(nèi)部的秘密檔案，其與單位工作能否順利進(jìn)行的關(guān)系是非常密切的。所以作為管理人員而言，文件管理和保密工作就顯得尤其重要，正確執(zhí)行才能給相關(guān)工作的開展提供幫助。人事檔案的保密級別較低，但即便如此也仍然需要妥善保管，一旦出現(xiàn)了文件數(shù)據(jù)丟失或泄露問題就會造成嚴(yán)重后果。更要防止被動工作由于檔案的丟失，導(dǎo)致工作的開展受到影響。

所以個人檔案的有效管理對于一個人在將來各個工作崗位的發(fā)展和將來的各種手續(xù)的辦理來說是非常重要的。因此必須做好所有員工的檔案管理工作，并將檔案的保密工作也納入管理范疇中來。如辦公室文件檔案資料是對單位業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)和指令性文件，是業(yè)務(wù)部門的工作方法和工作思路，對業(yè)務(wù)工作具有指導(dǎo)性作用。

對個人檔案管理工作，其對于未來階段個體工作的發(fā)展，以及未來階段各種程序的處理而言都有著相當(dāng)大的重要程度。所以，所有員工做好檔案管理工作應(yīng)當(dāng)盡量細(xì)化，并采取妥善的技術(shù)性手段做好，同時注重檔案管理工作的保密性。再比如，辦公室的檔案往往就是單位業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)性文件，也是相關(guān)部門的工作開展所應(yīng)用到的具體方法和思路，在業(yè)務(wù)開展過程中也是非常重要的。

在辦公室檔案中，做好重要檔案的管理，其一方面可以顯著提高管理效率，更促進(jìn)了網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)在相關(guān)工作中的使用，以便在信息可用時盡快訪問員工檔案，也可以在項(xiàng)目計(jì)劃有需求時進(jìn)行搜索，一旦使用高級搜索和模糊搜索，這可以顯著提高搜索效率，進(jìn)而可以更輕松地進(jìn)行數(shù)據(jù)搜索。

此外，還可以使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程管理新聞數(shù)據(jù)庫，因此很容易在不同地方查詢數(shù)據(jù)也成為可能，也使得文件可以發(fā)揮出更大的應(yīng)用價值。另外，在管理文件網(wǎng)絡(luò)信息文件時，可以使用授權(quán)方法設(shè)置讀取和使用文件的權(quán)限，結(jié)合實(shí)際需求來開展分級管理，不僅可以直接查閱相關(guān)檔案，還能記錄檔案的調(diào)用情況，妥善利用這項(xiàng)技術(shù)更可以成為辦公室檔案保護(hù)的重要手段。

2 提高辦公室檔案管理工作效率的措施

2.1 建立完善的辦公室檔案管理制度

要想做好辦公室檔案的管理工作，單位主要領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該給予高度重視，積極推動完善檔案管理機(jī)制的工作，建立健全的辦公室檔案管理制度。單獨(dú)建立存放檔案的資料室，將辦公室檔案合理有序地按照不同類別進(jìn)行存放，并寫明標(biāo)簽，便于日后查找。在存放檔案時，盡量不要將檔案存放在容易丟失檔案的較低樓層，而應(yīng)該將檔案存放在辦公室二樓以上，并且對一樓的門窗進(jìn)行加固圍欄處理，以保障檔案的存放安全。對于一些單位內(nèi)部重要文件，應(yīng)該進(jìn)行單獨(dú)的檔案存放，并及時跟進(jìn)檔案保密期限。根據(jù)檔案的機(jī)密程度和時間的推移，對檔案進(jìn)行相應(yīng)的升高密級、降低密級、解密等等的處理。

2.2 提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)水平

作為單位檔案管理員應(yīng)根據(jù)社會的發(fā)展和時代的進(jìn)步，經(jīng)常開展檔案管理工作培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)檔案管理人員對于檔案的管理和保密意識，提高辦公室檔案管理水平。對于管理人員，應(yīng)該加強(qiáng)保密法制教育，單位的其他成員也必須充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性、艱難性和復(fù)雜性，協(xié)助配合檔案人員做好檔案管理和保密工作。通過對管理人員不斷進(jìn)行專業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和相關(guān)的法制教育，大力提高其法律意識和對檔案保密工作的責(zé)任意識。在具體的培訓(xùn)工作中，應(yīng)該加強(qiáng)管理人員的專業(yè)性培養(yǎng)，使參加培訓(xùn)的每一位管理人員都能夠獨(dú)立掌握檔案管理工作的核心思想和主要檔案管理操作技能。

2.3 應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)電子信息化進(jìn)行辦公室檔案管理

將網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理時，電子化的處理方式是由集中立卷發(fā)展成對平時新聞檔案文件的處理。用這樣的方式不僅能夠把單位內(nèi)部的各種檔案資料按照不同類別進(jìn)行分類管理，而且可以對復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行有效的整理，還能夠?qū)k公室各類檔案資料進(jìn)行補(bǔ)漏，同時也不會使辦公室資料造成長期的堆積，不僅提高了檔案管理的效率，而且及時歸類整理公司檔案文件，能夠使資料檢索變的更加便捷。在檔案的管理人員對原有文件插入新文件的時候也變得特別方便。

2.4 加強(qiáng)辦公室檔案管理的責(zé)任意識

在檔案保密管理工作中，應(yīng)該將所有的保密工作落實(shí)到個人身上。單位主要領(lǐng)導(dǎo)要及時關(guān)注檔案管理工作，每一個員工都有自己負(fù)責(zé)的一部分工作內(nèi)容，加強(qiáng)保密工作人員的責(zé)任感。在日常的檔案保密工作中，實(shí)行嚴(yán)格的獎懲制度，對于因?yàn)樽约汗ぷ魇д`造成嚴(yán)重影響的工作人員及其直接領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該負(fù)有主要責(zé)任；對于在工作中表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員因給予其一定的物質(zhì)獎勵。通過一系列的措施提高檔案保密管理人員的工作積極性，全力發(fā)揮每一個工作人員的潛能，進(jìn)而確保將檔案的管理工作的順利進(jìn)行。

3 結(jié)束語

在我國經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的背景下，經(jīng)營體制和管理體制也在越來越完善，這些都給單位的發(fā)展提供了必要條件。在內(nèi)部管理工作當(dāng)中，辦公文件管理是非常重要的一部分，所以不難看出，提高辦公文件管理的效率在單位管理體系優(yōu)化中也越來越重要。本文總結(jié)了一些可行的檔案管理對策，例如增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，采用新的管理模式來開展辦公檔案管理，等等，希望可以給相關(guān)管理工作的開展提供一些參考。

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