淺談檔案管理現代化中應注意的問題

張延輝

摘 要：為了保證檔案管理工作能有良好的現代化發(fā)展，應認識到檔案管理的重要性，并能結合檔案管理工作現代化發(fā)展的需要以及現狀，制定有效的檔案管理工作現代化發(fā)展方案，推動檔案管理工作的現代化發(fā)展。本文就檔案管理工作現代化發(fā)展中需要注意問題進行了分析。

關鍵詞：檔案管理；現代化；關鍵點

檔案資料中記載了大量信息數據，對于各領域的當前發(fā)展以及長遠發(fā)展均有較大影響，因此也就需要檔案管理工作能不斷的得到強化，避免由于檔案管理方面的不足而影響社會發(fā)展。在檔案管理的發(fā)展中受到了現代化思想的影響，逐漸在檔案管理中實現了現代化的管理模式，提升了檔案整理以及分類的效率，推動了檔案管理質量的提升。但在當前的檔案管理中也存在一些不足，影響了檔案管理工作現代化的發(fā)展。

1 檔案管理工作現代化發(fā)展中存在的不足

1.1 管理工作現代化發(fā)展意識薄弱

社會發(fā)展實現了信息化之后，檔案資料數量也明顯增多，給檔案管理工作帶來了較大的難度，需要通過新型的管理模式實現管理工作質量的強化。而現代化的檔案管理理念則能實現檔案管理質量的強化，需要能在實際的檔案管理中增加檔案管理工作現代化發(fā)展的重視程度，但在實際的管理工作中卻由于對檔案管理工作現代化發(fā)展的重視程度不足而影響了檔案管理工作的長遠發(fā)展。在當前檔案管理工作發(fā)展中，要想全面的在檔案管理中實現現代化，那么首先就需要在思想理念上發(fā)生轉變，否則就難以真正的實現現代化類型的檔案管理。

在當前檔案管理體系發(fā)展中，部分檔案管理部門的現代化程度較低，還有部分檔案管理部門僅僅處在初級階段，導致這種情況出現的一個成因就是管理人員對于檔案管理工作現代化發(fā)展的重視程度不足，未能在檔案管理發(fā)展中投入足夠的建設資金以及人力，在缺乏資源支持下難以實現檔案管理的現代發(fā)展。而且在上層管理人員對方案管理工作現代化發(fā)展的重視程度較低的時候，檔案工作人員往往也缺乏積極性以及對本職工作的重視程度，限制了檔案管理工作的長遠發(fā)展。

1.2 檔案管理中工作人員素質不足

現代化類型的檔案管理中，管理設備、管理理念等方面均發(fā)生了改變，這些變革在推動檔案管理發(fā)展階段起到了核心性的作用，但在這些技術、設備的時候也需要技術人員具備相應的素質基礎，否則就會導致現代技術運用的時候難以發(fā)揮出其應有的價值。尤其是計算機已經被全面的應用到檔案管理工作中之后，對于方案管理方面工作人員的素質也有了更高的要求。不僅需要工作人員具有檔案學、圖書等方面的專業(yè)知識，同時還需要工作人員能具良好的學習能力以及現代先進設備運用能力，只有這樣才能真正的讓檔案管理工作實現現代化的發(fā)展。但從當前檔案管理領域現代化程度來看，部分單位還未能達到良好的現代化水平，這和檔案管理領域工作人員素質偏低有一定關系，這一因素也成為了制約檔案管理向前發(fā)展的一個障礙。

1.3 技術以及設備方面問題

在實現檔案管理領域現代化的階段中，先進的硬件設備是不可缺少的關鍵基礎，一旦缺少了現代化設備的輔助，那么檔案管理領域的現代化發(fā)展也就無從談起。但在實際的檔案管理領域中，部分檔案管路部分由于受到資金等因素的限制，未能引進新型設備，使得檔案管理工作只能繼續(xù)沿用過去的管理設備，不利于檔案管理工作的現代化發(fā)展。其次，還有部分檔案管理單位雖然已經引入了現代設備，但卻未能發(fā)揮出設備應有的價值。部分單位僅僅用計算機進行檔案索引，并且由于等級記錄等方面工作缺乏完善性，所以使用計算機能索引到的檔案數量也較為有限，甚至大部分檔案資料在索引的時候仍需要采用人工索引的方式進行，這不僅影響了檔案管理工作現代化的發(fā)展，同時也造成資源的浪費。

2 提高我國檔案管理現代化的有效措施

2.1 加強對現代化檔案管理重要性的認識

為了使檔案管理現代化水平有較大的提升，需要檔案管理人員積極轉變檔案管理理念，加強對檔案管理現代化工作重要性的認識，從而提高檔案管理現代化的建設水平。具體來說就是提高管理人員的現代化檔案管理意識，有利于提升單位整體的檔案管理水平，其次就是檔案管理工作人員的現代化檔案管理意識的提高，只有對現代化管理方式的運用，具體的檔案管理工作效率和質量才能得到較大的提升，有利于檔案服務工作質量的提升，而檔案資源的利用價值才能得到充分的發(fā)揮，有利于檔案管理的現代化建設。

2.2 加快硬件設施建設

這是實現檔案管理現代化的物質基礎和保障。要及時配備檔案管理現代化所必有的計算機、掃描儀、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發(fā)揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。為此，各級政府應加大財政投入的力度，檔案部門應努力提高自身的工作水平，爭取更多的經費支持；同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優(yōu)勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉化為經濟效益。

2.3 采用現代化管理

這是實現檔案管理現代化的主要途徑和必經之路。檔案管理包括宏觀管理和微觀管理，前者是指制訂檔案工作發(fā)展目標，以及為實現這一目標進行計劃、組織、協(xié)調、控制等一系列活動，后者是運用先進的科學方法，做好檔案的收集、整理、保護、鑒定及開發(fā)利用。檔案部門及檔案工作者應遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，采用科學的管理方法，最大限度地發(fā)揮人、物、財的效用，把檔案館建成一流的黨和國家管理的檔案基地和提供優(yōu)質服務的信息中心。

2.4 培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質

人才資源是單位發(fā)展的決定性因素，因此在檔案管理現代化建設的過程中需要加強對管理人員的重視，并定期開展檔案工作人員的業(yè)務培訓工作，從而使檔案人員的專業(yè)素質和工作能力得到較大的提升，做好檔案管理人員的現代化管理，有利于推進檔案管理現代化的進程。首先需要提高檔案人員的基礎業(yè)務素質，能夠保證檔案管理人員做好基本的檔案管理工作；其次需要檔案管理人員的現代技術的掌握水平，只有熟練的掌握計算機管理技術，才能夠提升檔案管理現代化建設的水平。從理論和實踐上認真解決檔案專業(yè)與各種現代化管理專業(yè)相結合的問題，提高檔案工作人員的業(yè)務素質，以滿足檔案信息化發(fā)展的需要。

3 結束語

我國現代化建設的過程中，檔案管理的現代化建設是其中一個重要的組成部分，其的發(fā)展和建設也是社會發(fā)展的一個必然趨勢，有利于促進我國檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。在具體的檔案管理工作中，工作人員需要采取有效的措施保證檔案管理工作的質量，并加強學習和積極參與培訓工作，從而使檔案管理工作的質量得到較大的提升，從而滿足社會各領域發(fā)展對檔案的需求。但由于受到各方面影響因素的制約的，促使檔案的現代化管理過程中還存在一些不足和缺陷，需要采取有效的措施進行處理，促進我國檔案管理的現代化發(fā)展。

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