淺論檔案實(shí)體的安全問題

宋斌杰

摘 要：在現(xiàn)階段的發(fā)展過程中，國(guó)家對(duì)檔案管理方面的工作越來越重視，很多地區(qū)為了強(qiáng)化檔案安全管理工作，投入了大量人力和資金成本。近年來，檔案實(shí)體的安全管理問題更是成為很多地區(qū)重點(diǎn)的研究對(duì)象，一些社會(huì)人士和檔案研究工作者也參與其中，為檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。本篇文章就檔案實(shí)體的安全問題展開簡(jiǎn)單論述，并提出了一些個(gè)人觀點(diǎn)，希望能對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案實(shí)體；安全問題；探究

隨著國(guó)家整體發(fā)展水平的提高，城市化進(jìn)程加快，檔案管理事業(yè)的發(fā)展也隨之成長(zhǎng)起來。檔案與人們?nèi)粘５墓ぷ骱蜕钣兄懿豢煞值年P(guān)系，更對(duì)人類社會(huì)的發(fā)展有著重要影響。因此，檔案的安全管理逐漸成為相關(guān)部門重視的部分，尤其是檔案實(shí)體的安全問題，更是得到了社會(huì)各界廣泛的關(guān)注。

1 檔案實(shí)體安全的內(nèi)容

檔案實(shí)體安全主要是指檔案的保管安全，就是利用現(xiàn)有的條件，確保檔案的完整和保密，不會(huì)讓檔案被泄露，尤其是科技的發(fā)展，在先進(jìn)技術(shù)得到應(yīng)用的同時(shí)也發(fā)生了很多的問題，有很多的人會(huì)通過這些科技手段來獲取國(guó)家機(jī)密或者是一些信息，這些信息的泄露會(huì)對(duì)國(guó)家造成嚴(yán)重的影響，檔案的保管就是將檔案進(jìn)行歸類整理后，按照檔案的成分和狀況做好保護(hù)措施，這檔案實(shí)體的安全主要是包括以內(nèi)容：制度安全、機(jī)制安全、技術(shù)安全和物質(zhì)安全，這幾個(gè)方面的檔案實(shí)體是檔案實(shí)體安全的廣泛內(nèi)容。

檔案保管主要是對(duì)檔案實(shí)體的日常維護(hù)和管理，讓檔案實(shí)體不會(huì)出現(xiàn)任何的損壞，因?yàn)槲覈?guó)的檔案主要是紙質(zhì)檔案，對(duì)檔案的保管就有著嚴(yán)格的要求，檔案不能夠放在潮濕的地方，如果放在了潮濕的地方就會(huì)對(duì)檔案造成損壞，一定要注意檔案的保管工作，在進(jìn)行檔案保管的過程中，除了需要對(duì)檔案自身進(jìn)行關(guān)注外，還要對(duì)管理檔案的人員及時(shí)的培訓(xùn)，增加檔案管理人員的安全意識(shí)，提高檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)，檔案管理人員是直接接觸檔案的人員，只有將檔案工作人員的安全意識(shí)得到提高，檔案的保管工作才能夠順利進(jìn)行。

檔案庫(kù)房安全，檔案庫(kù)房是保管檔案的地方，如果存放檔案的庫(kù)房出現(xiàn)了問題，就會(huì)影響檔案的安全，因此檔案庫(kù)房應(yīng)該保持整潔和衛(wèi)生，檔案庫(kù)房也不能夠出現(xiàn)在潮濕的地方，如果出現(xiàn)在潮濕的地方就會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案受潮，極容易發(fā)生損壞的現(xiàn)象。

檔案裝具安全，檔案的裝具也會(huì)影響著檔案的安全，如果檔案的裝具出現(xiàn)了問題，就會(huì)導(dǎo)致檔案的壽命縮短，因?yàn)槲覈?guó)的檔案大多數(shù)是紙質(zhì)的檔案，如果是紙質(zhì)的檔案就需要多加注意，因此存放檔案的裝具一定要滿足經(jīng)濟(jì)、耐用、美觀和方便，檔案裝具的使用還要提高檔案的庫(kù)容量，檔案裝具是保護(hù)檔案的主要工具，也是檔案館中的主要設(shè)備，一定要注意裝具的存放。

2 損毀檔案實(shí)體的因素

人為損毀主要是由于人為的破壞、盜竊和工作人員在搬遷、包裝、整理、取放、查借閱過程中的粗心大意和疏忽所造成的。影響檔案壽命的內(nèi)在因素主要是指檔案本身的質(zhì)量，即檔案制成材料與字跡材料的質(zhì)量，它們對(duì)檔案的壽命有直接影響。影響檔案紙張材料耐久性的因素很多，紙張?jiān)旒埨w維的主要化學(xué)成分-纖維素、半纖維素和木質(zhì)素的含量，纖維的形態(tài)，紙張生產(chǎn)過程帶來的有害化學(xué)雜質(zhì)等，這些都是容易使紙張發(fā)黃變脆，損壞檔案材料的本質(zhì)因素。損毀檔案的外在因素是指保管檔案的條件和周圍環(huán)境中各種有害因素對(duì)于檔案的破壞，外在因素可歸納為以下幾個(gè)方面：自然因素。檔案存在和運(yùn)用于自然界之中，自然界中的水災(zāi)、火災(zāi)、風(fēng)災(zāi)、地震等自然災(zāi)害時(shí)常發(fā)生，直接危害著檔案的安全。環(huán)境因素。環(huán)境條件不符合檔案保管的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)會(huì)對(duì)檔案的安全造成一定的危害。如不適宜的溫濕度和無防火、防水防有害氣體污染、防盜、防光等設(shè)施和措施，都會(huì)給檔案帶來不利的影響。管理因素。管理因素包括檔案保管的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)制度和工作人員的素質(zhì)、心理、責(zé)任心。如果沒有建立健全的規(guī)章制度，如庫(kù)房管理制度、應(yīng)急救援預(yù)案及檔案查借閱審批制度、工作人員的崗位職責(zé)等，將會(huì)給檔案安全帶來一定的損壞。

3 提高檔案實(shí)體的安全防范方法

3.1 提升專業(yè)思維模式

檔案實(shí)體安全管理的思維模式對(duì)其系統(tǒng)運(yùn)作起著至關(guān)重要的作用。有效的提升相關(guān)工作人員專業(yè)化的思維模式，對(duì)管理工作的開展有所幫助，具體提升方式有以下幾點(diǎn)。一是，相關(guān)工作人員一定要明確檔案實(shí)體對(duì)國(guó)家發(fā)展的重要性，不可在工作過程中出現(xiàn)馬虎、大意等情況。二是，檔案實(shí)體管理部門應(yīng)該定期對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)工作，讓工作人員提升檔案實(shí)體安全管理素養(yǎng)的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)和吸收，從而更好的在工作中發(fā)揮最優(yōu)水平。三是，檔案實(shí)體管理部門還要加強(qiáng)對(duì)檔案安全管理方面的宣傳工作，讓安全管理意識(shí)深入每個(gè)工作人員的心中，從而提升工作人員整體工作水平。四是，檔案實(shí)體安全管理工作人員要有良好的工作態(tài)度，對(duì)自身工作有高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，這樣才能降低檔案實(shí)體安全事故的出現(xiàn)。

3.2 嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行檔案實(shí)體安全管理工作

嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行檔案實(shí)體安全管理工作，也是提高檔案實(shí)體安全管理質(zhì)量的有效方法之一。具體做法從以下幾個(gè)方面體現(xiàn)。一，科學(xué)合理的規(guī)章制度是檔案實(shí)體工作順利開展的重要依據(jù)，所以相關(guān)工作人員在進(jìn)行工作任務(wù)前，一定要對(duì)相關(guān)的規(guī)章制度有所了解，這樣才能為后續(xù)工作提供便利條件。二，檔案實(shí)體管理部門還要根據(jù)社會(huì)發(fā)展的情況，更新變革不符合時(shí)代要求的規(guī)章制度，并對(duì)科學(xué)有效的規(guī)章制度加以創(chuàng)新理念的引入，以便檔案實(shí)體管理工作能夠持久展開。三，對(duì)一些特殊的規(guī)章制度要加強(qiáng)重視。檔案實(shí)體管理規(guī)章制度是由很多不同種類的種類的規(guī)章制度建立起來的，具有明顯的多樣性。如檔案查閱制度、技術(shù)管理制度和應(yīng)急制度等，都對(duì)檔案實(shí)體安全管理有著重要影響。因此，檔案實(shí)體管理部門要根據(jù)不同類型的規(guī)章制度，進(jìn)行不同方式的優(yōu)化處理，這樣才能讓檔案實(shí)體管理系統(tǒng)中的每個(gè)部分，都能安全順利的運(yùn)行。四，加強(qiáng)對(duì)檔案實(shí)體管理的監(jiān)督工作。檔案庫(kù)房在檔案實(shí)體安全管理過程中扮演著重要的角色，如果管理不當(dāng)，就會(huì)對(duì)檔案信息的安全有所影響。因此檔案庫(kù)房相關(guān)監(jiān)管人員，一定要按照相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行監(jiān)督管理工作，同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案實(shí)體管理設(shè)備的重視程度，定期進(jìn)行故障排查，為檔案實(shí)體安全管理系統(tǒng)的順利運(yùn)作提供便利條件。

4 結(jié)束語

從上面的內(nèi)容可以看出，檔案實(shí)體的安全管理不僅影響著檔案事業(yè)的發(fā)展，還對(duì)國(guó)家發(fā)展與建設(shè)起著至關(guān)重要的作用。在檔案實(shí)體安全管理工作開展的過程中，相關(guān)工作人員不僅要根據(jù)各地區(qū)實(shí)際發(fā)展的情況制定妥善的管理方案，還要在原有管理體系的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案實(shí)體安全預(yù)防工作的展開，通過這些方式，才能為檔案實(shí)體安全管理工作的順利開展提供條件，為國(guó)家檔案事業(yè)的整體發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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