在計算機辦公自動化中推廣信息技術(shù)

李巍 郝玉婷

摘 要：現(xiàn)階段，我國辦公自動化發(fā)展進(jìn)程已經(jīng)收獲一定成效，建設(shè)了具備人與系統(tǒng)全面集成化的開放式系統(tǒng)，常規(guī)事務(wù)處理的智能化模式，應(yīng)用方式不斷朝多媒體化方向發(fā)展，電子數(shù)據(jù)交換的自動化傳輸?shù)让黠@特征，同時伴隨信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，辦公自動化勢必會促進(jìn)獲取更多、更好的社會效益、經(jīng)濟(jì)效益。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的更新的時期，辦公室也會朝著自動化方向發(fā)展，本文對在辦公自動化中推廣信息技術(shù)進(jìn)行了探討，未來辦公室的工作方式不僅會使工作效率大大提高，同時還可以做出更加準(zhǔn)確和快速的決策。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；計算機；辦公自動化；推廣應(yīng)用

伴隨信息技術(shù)的迅速發(fā)展，辦公自動化應(yīng)運而生，其通過對一系列計算機技術(shù)的科學(xué)合理應(yīng)用，于企業(yè)內(nèi)容構(gòu)建起具備自動化屬性功能的信息處理系統(tǒng)，全力促進(jìn)企業(yè)辦公室辦公的自動化。辦公室辦公人員借助各種計算機設(shè)備，開展一系列與信息相關(guān)的工作，諸如加工、處理、存儲、更新、維護(hù)等，把企業(yè)公務(wù)管理系統(tǒng)、自動化辦公系統(tǒng)及信息處理系統(tǒng)等收攏至計算機網(wǎng)絡(luò)中。就本質(zhì)上而言，辦公自動化是一個對信息開展收集、分析、處理、利用、傳遞等的過程，其構(gòu)成要素包括辦公場所、組織結(jié)構(gòu)、辦公制度、辦公人員、技術(shù)工具等。

1辦公自動化的優(yōu)點及缺點

1.1辦公自動化的優(yōu)點

（一）辦公處理信息化是計算機辦公自動化系統(tǒng)中的重要內(nèi)容，其中主要包括：利用計算機網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)對信息文件的傳輸和收發(fā)，發(fā)揮自動化管理系統(tǒng)的作用，充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)；計算機具有存儲量大、效率高、書寫速度快等優(yōu)點，辦公自動化能夠使辦公效率大大提高，也能夠保證信息文件的質(zhì)量；計算機信息技術(shù)能夠促進(jìn)企業(yè)各類信息的處理，方面企業(yè)對財務(wù)、資產(chǎn)和檔案的管理；利用數(shù)據(jù)庫、多媒體、電子郵件和計算機網(wǎng)絡(luò)能夠?qū)崿F(xiàn)異地辦公，不再受到辦公環(huán)境的限制[1]。

（二）能夠使咨詢決策更加智能化。計算機辦公系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，實現(xiàn)智能化辦公，同時也能夠提高企業(yè)的辦公效率，這一特點預(yù)示著我國辦公自動化的主要發(fā)展方向。在辦公過程中，許多政務(wù)信息都能夠在網(wǎng)站中公開，這就減少了逐層下達(dá)指令的環(huán)節(jié)，也增加了企業(yè)工作的透明度，方便相關(guān)部門進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

（三）能夠?qū)崿F(xiàn)指揮調(diào)度的現(xiàn)代化。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠利用計算機辦公自動化的優(yōu)勢來審查企業(yè)的日常工作，能夠及時了解企業(yè)各項工作的執(zhí)行情況，并對辦理結(jié)果進(jìn)行反饋，這樣就能夠讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人及時了解公司業(yè)務(wù)的具體動向，從而使管理的現(xiàn)代化水平提高。

1.2辦公自動化的缺點

計算機辦公自動化可以讓使用人充分使用網(wǎng)絡(luò)上的資源，但也增加了泄密情況發(fā)生的概率。用戶同用戶之間、計算機同用戶之間利用網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系可能存在很多漏洞。資料共享不安全。另外，由于辦公電腦的公用性，也可能導(dǎo)致辦公自動化的安全隱患，電腦內(nèi)部文件很容易被人員帶走，亦或是外來磁盤攜帶病毒感染電腦等。同時，辦公人員并沒有良好的保密習(xí)慣，電腦沒有建立密碼，重要資料在桌面上。辦公自動化還可能由于員工每天面對電腦，導(dǎo)致人情關(guān)系冷漠，工作缺少激情，員工機械化操作，潛能被淹沒。

2信息技術(shù)在傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)辦公自動化中的作用

（一）能夠?qū)崿F(xiàn)辦公非專業(yè)化。在商務(wù)環(huán)境的影響下，大多數(shù)事務(wù)職員能夠?qū)ξ募M(jìn)行快速熟練的處理，所以需要擁有良好的的辦公環(huán)境做保證，這樣就能讓普通的用戶利用輸入知識和數(shù)據(jù)的方式，來制作出需要的文件，同時也能便于信息的檢索、傳播和共享。雖然這種方式制作出的知識質(zhì)量會低于專業(yè)水平，但其數(shù)量卻能夠占有一定的優(yōu)勢。在互聯(lián)網(wǎng)內(nèi)容日益增加的情況下，通過檢索的方式能夠?qū)⑦@些內(nèi)容快速高效的挑選出來。

（二）能夠使工作流更靈活。電子文件在網(wǎng)絡(luò)中的傳輸效率要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于普通的紙張傳輸，網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)膬?nèi)容中主要包含動畫、文字、語音和圖像等各類信息，并且傳輸?shù)男畔?nèi)容也比較豐富。文件只有在傳輸?shù)倪^程中才能夠充分體現(xiàn)其價值，文件需要進(jìn)行傳遞和流動，這種流動的過程就被稱之為工作流[2]。

（三）能夠?qū)崿F(xiàn)無線辦公場所。傳統(tǒng)的辦公作業(yè)會受到多種條件的限制，計算機信息處理技術(shù)的應(yīng)用，能夠打破原有的束縛。在無線技術(shù)不斷發(fā)展和引用的過程中，網(wǎng)絡(luò)通信方式也在悄然崛起，這些通信方式主要包括即時通訊、電子郵件和視頻會議等，這些方面都能夠體現(xiàn)出信息技術(shù)的飛躍和發(fā)展。封閉辦公室已經(jīng)不能適應(yīng)時代發(fā)展的需求，無線辦公場所能夠使人們在機場、大廳、賓館、咖啡館和車上進(jìn)行辦公，大大方便和豐富了人們的日常生活。

（四）技術(shù)革新使圍墻消失。信息技術(shù)的更新和進(jìn)步已經(jīng)將辦公室的概念淡化，有些公司認(rèn)為在信息技術(shù)的帶動下，咖啡館已經(jīng)成為最具發(fā)展?jié)摿Φ霓k公產(chǎn)品市場。隨著辦公室場所的分散化發(fā)展，辦公建筑的設(shè)計也出現(xiàn)了各種形式的變化，許多公司都將辦公建筑中的公共區(qū)域進(jìn)行擴展和設(shè)計，從而使辦公環(huán)境更加寬敞和溫馨[3]。

（五）能夠?qū)崿F(xiàn)視頻技術(shù)的大量應(yīng)用。在今后辦公自動化發(fā)展的過程中，將會使用到大量的視頻技術(shù)，由于視頻具有較強大的視頻感性，所以在大多數(shù)重要的場合中，都會被用到。在視頻技術(shù)和壓縮技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，視頻會議等形式也會受到普及和應(yīng)用。

（六）信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展能夠為其技術(shù)的推廣提供必要的技術(shù)支持和物質(zhì)力量，信息技術(shù)在各領(lǐng)域辦公自動化的應(yīng)用能夠為信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展提供一定的條件，也是信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的不竭動力。在信息技術(shù)發(fā)展和應(yīng)用的過程中，企業(yè)、政府部門和行業(yè)組織都在積極努力、密切配合，共同促進(jìn)信息技術(shù)的發(fā)展[4]。

（七）我國某機電公司開發(fā)出具有高節(jié)能作用的流化床鍋爐優(yōu)化控制系統(tǒng)，這一系統(tǒng)能夠能夠是燃燒效率提高，大約比以往的綜合熱效率提高了5%；某鋼鐵公司利用控制和通信技術(shù)，構(gòu)建出了能源管理控制中心，從而使鋼鐵生產(chǎn)所產(chǎn)生的消耗得到高效控制，也提高了能源的利用率；傳統(tǒng)工業(yè)政工的共性技術(shù)和關(guān)鍵產(chǎn)品的開發(fā)也取得了較大的進(jìn)展，在檢測技術(shù)和智能傳感器方面，應(yīng)該保證其符合集成化和網(wǎng)絡(luò)化的標(biāo)準(zhǔn)，主要開發(fā)高精度、高可靠性、微型化和低功率的智能傳感器；在數(shù)控技術(shù)中，我國主要以經(jīng)濟(jì)型數(shù)控系統(tǒng)為主；在工業(yè)控制技術(shù)發(fā)展中，PLC、DCS、IPC和FCS基本實現(xiàn)了產(chǎn)業(yè)化，并提升了我國傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)信息技術(shù)中的控制裝備和國產(chǎn)系統(tǒng)能力[5]。

（八）伴隨著信息技術(shù)的逐步發(fā)展，企業(yè)改革進(jìn)程的不斷深入，企業(yè)的管理模式也正逐步向創(chuàng)新型管理方面改變。為了更好的同企業(yè)的管理模式及發(fā)展方向相吻合，就應(yīng)增強辦公自動化、管理信息化的力度。假如企業(yè)沒有進(jìn)行辦公自動化，就可能導(dǎo)致其管理能力降低，工作效率下降，縮減企業(yè)經(jīng)濟(jì)收益。因此，企業(yè)應(yīng)全面推廣辦公的自動化，從而確保企業(yè)在市場激烈的競爭中屹立不倒。

結(jié)束語

隨著社會迅速發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，辦公機構(gòu)需要處理的信息量變得越來越龐大，過去勞動方式已然無法滿足社會發(fā)展需求，由此，辦公自動化應(yīng)運而生。辦公自動化是一種現(xiàn)代化辦公手段，其引入了各式各樣的先進(jìn)計算機技術(shù)。計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，能夠有效改善辦公水平、辦公效率，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、社會效益，對計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用展開研究有著十分重要的現(xiàn)實意義。

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