新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化對(duì)策

楊曉杰

摘 要：在社會(huì)主義體制建設(shè)不斷深化的過程當(dāng)中，人民群眾的生活水平以及生活質(zhì)量也得到不同程度的提高，對(duì)檔案管理工作所提出的要求也逐漸增加，在這一過程當(dāng)中檔案管理在社會(huì)主義體制過程中所占據(jù)的重要行也可得到較為直觀的體現(xiàn)。我們在實(shí)際分析檔案管理以及存在問題的過程當(dāng)中可主要從檔案管理現(xiàn)狀著手，進(jìn)而促使檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)得到較大幅度提升，同時(shí)這也是提高工作效率以及服務(wù)規(guī)范管理行為的重要手段。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重要性；規(guī)范化；規(guī)章制度；管理方案

在不斷實(shí)踐與發(fā)展的過程當(dāng)中檔案管理工作已經(jīng)在原有基礎(chǔ)上取得較為明顯的成績，但在實(shí)際使用過程中還是有諸多缺陷與不足存在其中。主要表現(xiàn)為人員不能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的高度重視、缺乏責(zé)任感以及管理觀念落后等。這要求我們必須在實(shí)際管理工作中嚴(yán)格遵守與時(shí)俱進(jìn)的原則，并對(duì)檔案管理工作的作用進(jìn)行明確，結(jié)合實(shí)際制定出適合的工作計(jì)劃促進(jìn)管理人員形成高度的責(zé)任感。這是提升檔案管理科學(xué)化以及規(guī)劃化的重要手段。

一、做好檔案管理工作的重要性

首先我們可從檔案管理人員自身角度對(duì)其進(jìn)行分析，現(xiàn)階段檔案管理工作面對(duì)的主要問題就是如何促使檔案管理人員的工作責(zé)任心得到有效提高，并且?guī)椭鷻n案管理人員實(shí)現(xiàn)對(duì)工作任務(wù)等問題的明確，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)解決方案的科學(xué)制定。

在推進(jìn)社會(huì)發(fā)展方面檔案管理工作起著不可替代的重要作用，同時(shí)也是單位尋求進(jìn)步與發(fā)展的基礎(chǔ)與前提，在單位以及部門日常工作當(dāng)中占據(jù)相當(dāng)重要的位置，也可作為主要依據(jù)衡量工作人員的職業(yè)素質(zhì)，并對(duì)企業(yè)以及個(gè)人的發(fā)展歷程進(jìn)行真實(shí)的記錄。

為在真正意義上促使檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展需要得到滿足，我們必須借助必要的措施與手段促使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的總目標(biāo)，也可將真實(shí)詳細(xì)的資料提供給決策者進(jìn)行一系列的決策工作。同時(shí)檔案也可幫助決策者實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)階段單位發(fā)展?fàn)顩r的熟悉與掌握，并在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的基礎(chǔ)之上結(jié)合人員素質(zhì)實(shí)現(xiàn)對(duì)工作結(jié)構(gòu)的科學(xué)調(diào)整。

目前，規(guī)范檔案管理工作，可以起到促進(jìn)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提升單位形象以及增強(qiáng)企業(yè)市場競爭力的作用。因此，在我國經(jīng)濟(jì)市場的經(jīng)營形式面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)的條件下，如何有效地發(fā)揮檔案管理工作的作用，提升其社會(huì)功能和價(jià)值，完善檔案管理的工作方式，真實(shí)地反映單位的具體情況尤為重要。

二、現(xiàn)階段檔案管理工作建設(shè)中存在的主要問題

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來臨，檔案管理作為一種傳統(tǒng)化的工作，已經(jīng)慢慢淡出了人們的視線，造成大部分人都形成了檔案管理工作不重要的認(rèn)知，認(rèn)為這是一個(gè)可有可無的工作。這一現(xiàn)象的出現(xiàn)，一方面是因?yàn)榇蠖鄶?shù)人不知道檔案管理工作的具體內(nèi)容和作用，在了解度和認(rèn)知度上存在誤區(qū)。

另一方面是由于檔案管理人員素質(zhì)不高、職業(yè)素養(yǎng)較低，在對(duì)檔案管理這一工作沒有足夠的重視，缺乏責(zé)任心和職業(yè)道德素質(zhì)，工作不認(rèn)真、做事馬虎，沒有敬業(yè)精神的奉獻(xiàn)精神，對(duì)待事情敷衍了事，對(duì)于專業(yè)知識(shí)的掌握少，造成檔案管理無法發(fā)揮出其應(yīng)有的積極作用。

因此，需要單位領(lǐng)導(dǎo)者從根本上給予高度的重視，不斷改進(jìn)管理模式，完善管理制度，對(duì)管理人員嚴(yán)格要求，強(qiáng)力清除影響檔案管理工作進(jìn)步的毒瘤，防止檔案管理觀念繼續(xù)弱化。文章從檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，分析當(dāng)今檔案管理存在的問題以及未來的發(fā)展策略，從而達(dá)到提高檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)、提高工作效率和服務(wù)規(guī)范管理行為等管理目標(biāo)。

三、新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的主要方法

1.完善檔案管理工作的規(guī)章制度

要想更好地規(guī)范檔案管理工作，首先應(yīng)該使檔案管理的基礎(chǔ)工作穩(wěn)定可靠，這不但是檔案管理工作法制化的要求，也是提升其科學(xué)化、合理化、規(guī)范化的保證。雖然我國政府針對(duì)檔案管理工作頒布了一系列的法律，保證了檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)不動(dòng)搖，也為檔案管理在收集、整理和管理等過程提供了有力的幫助。但隨著社會(huì)的不斷發(fā)展、檔案管理工作的進(jìn)步、管理設(shè)施的不斷優(yōu)化以及檔案種類的不斷增多，檔案管理的方法也需要改革創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)。

要求檔案管理的工作人員必須存有憂患意識(shí)，工作上有緊迫感，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)以提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)法制教育，幫助管理人員明確相關(guān)法律法規(guī)，保證其工作行為的合法化。單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該不斷完善制度建設(shè)，從單位檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，因地制宜，制定出一套行之有效的管理辦法，最大化地發(fā)揮檔案管理在社會(huì)發(fā)展中的作用。

2.制定出符合時(shí)代發(fā)展要求的檔案管理方案

現(xiàn)階段屬于信息技術(shù)高速發(fā)展的信息時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，網(wǎng)絡(luò)被廣泛地應(yīng)用于人們的生產(chǎn)生活中，這就為檔案管理工作在新時(shí)代的繼續(xù)發(fā)展帶來了巨大的挑戰(zhàn)，如何做好新時(shí)期的檔案管理工作以及如何推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展是管理人員現(xiàn)階段的首要達(dá)成目標(biāo)。

這就要求管理人員要結(jié)合以往的工作經(jīng)驗(yàn)，分析并歸總出工作的特點(diǎn)，提高管理者的服務(wù)質(zhì)量和知識(shí)儲(chǔ)備量，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)技能和管理能力的培訓(xùn)，以現(xiàn)代化的管理方法取代傳統(tǒng)的管理方案，以機(jī)器歸整取代手工操作，提高檔案利用率，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。但是，網(wǎng)絡(luò)信息也具有一定的不安全性，這就需要管理人員要加強(qiáng)日常的管理、鑒定和保管等相關(guān)工作，保證檔案的完整性和真實(shí)性。

3.采用科學(xué)的管理方法，提升檔案管理職能

檔案管理工作是為了國家和社會(huì)服務(wù)的一項(xiàng)工作，加強(qiáng)檔案管理工作，可以推進(jìn)國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的進(jìn)步，并且對(duì)于企業(yè)來講，優(yōu)秀的企業(yè)管理者可以通過檔案來把握市場經(jīng)濟(jì)的基本活動(dòng)規(guī)律和發(fā)展方向。

檔案管理工作的管理內(nèi)容就是檔案，而檔案具有被利用的價(jià)值，這同時(shí)也是檔案管理工作存在的價(jià)值，作為檔案管理工作者，只有做好合理開發(fā)，有效利用檔案的價(jià)值，才能夠更好地完成本職工作。因此，檔案管理者應(yīng)該掌握科學(xué)的管理方法，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，以科學(xué)的方法和先進(jìn)的管理手段來完成對(duì)于檔案的收集、整理、保管、鑒定等一系列工作，平時(shí)在工作中，要明確工作條理，掌握工作重點(diǎn)。

例如，檔案管理中最基本的編目、檢索等工作，雖然只是檔案管理的前奏，但如果完成的良好，則可以讓后續(xù)工作進(jìn)行得更加順利；對(duì)于一些利用價(jià)值比較高的檔案，應(yīng)該復(fù)制、備份，且原件不得外借，保證檔案的安全性。同時(shí)，檔案管理人員也應(yīng)該結(jié)合本單位實(shí)際的工作情況，對(duì)于檔案管理工作中不完善的地方及時(shí)地改進(jìn)，更正管理錯(cuò)處。

結(jié)語：在實(shí)際針對(duì)檔案管理工作制度進(jìn)行完善的過程當(dāng)中我們可充分結(jié)合社會(huì)發(fā)展需求，并在此基礎(chǔ)上對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)進(jìn)行不斷加強(qiáng)，促使檔案管理部門的職能得到科學(xué)合理的提升，這不僅可促使檔案管理價(jià)值與作用得到最大限度的發(fā)揮，同時(shí)也可幫助其重要性得到有效提升，最終促使社會(huì)經(jīng)濟(jì)實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的發(fā)展。檔案管理人員需要在這一過程當(dāng)中抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，并在堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則基礎(chǔ)之上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作科學(xué)化以及規(guī)范化開展的目標(biāo)，為檔案工作開展全新的局面。

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